合同档案管理制度
合同档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同档案的管理，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同档案的使用效率，根据《中华人民共和国合同法》及相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同档案的管理，包括但不限于：合同文本、附件、审批文件、往来函件等。
第三条公司合同档案管理应遵循以下原则：（一）合法性原则：合同档案的管理应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。
（二）完整性原则：合同档案应包括合同的所有相关资料，确保档案的完整性。
（三）准确性原则：合同档案的内容应真实、准确，不得伪造、篡改。
（四）安全性原则：合同档案应采取有效措施，确保档案的保密性和安全性。
（五）便捷性原则：合同档案的管理应方便查询和使用。
第二章管理职责第四条公司设立合同档案管理小组，负责合同档案的日常管理工作。
合同档案管理小组由以下人员组成：（一）组长：负责合同档案管理的全面工作；（二）成员：负责合同档案的具体管理、整理、归档和查询工作。
第五条合同档案管理小组的主要职责：（一）制定合同档案管理制度，并组织实施；（二）对合同档案进行分类、整理、归档；（三）负责合同档案的查询、借阅和保密工作；（四）对合同档案的保管设施进行维护和更新；（五）对合同档案的管理工作进行监督和检查。
第三章合同档案的归档与保管（一）公司签订的各类合同；（二）合同相关的审批文件、附件、往来函件等；（三）合同执行过程中产生的相关文件。
第七条合同档案的归档程序：（一）合同签订后，合同承办人应将合同文本、审批文件、附件等材料报送合同档案管理小组；（二）合同档案管理小组对归档材料进行审核，确认材料齐全、完整、准确；（三）对审核通过的合同档案进行分类、编号、整理，并填写归档登记表；（四）将整理好的合同档案存入档案柜，并做好标识。
第八条合同档案的保管期限：（一）一般合同档案的保管期限为5年；（二）涉及国家秘密、商业秘密等特殊合同的保管期限，根据相关规定执行。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、概述合同档案是企业管理中不可或缺的一部分，合同档案管理制度旨在规范合同档案的管理流程和要求，确保合同档案的完整性、安全性和便捷性。
本制度适用于所有与我公司签订合同的相关部门。
二、档案管理责任1.公司领导层要高度重视合同档案管理工作，并承担最终管理责任。
2.档案管理部门负责具体的合同档案管理工作，包括档案的归档、整理、检索等。
3.相关部门应按照本制度要求，积极配合档案管理部门的工作，并保证档案的及时提交和归还。
三、档案管理流程1.合同登记：签订合同后，相关部门应及时将合同的相关信息登记到档案管理系统中，包括合同名称、合同编号、签订日期、合同金额等要素。
2.合同归档：合同归档由档案管理部门负责，归档前应对合同进行分类和编号。
合同归档采用电子档案和实物档案相结合的方式，保证档案的安全性和便捷性。
3.合同检索：任何相关部门在需要查阅合同时，应通过档案管理系统提交申请，由档案管理部门负责提供相应的合同档案。
档案管理部门应确保信息反馈的及时性和准确性。
4.合同归还：合同期满或终止后，相关部门应及时将合同归还到档案管理部门，由档案管理部门负责更新档案信息，并将合同归档到相应的位置。
四、档案管理要求1.档案接收：档案管理部门在接收合同档案时，应对档案进行严格的验收和登记，并及时确认相关的档案信息。
2.档案保管：合同档案应存放在专门的档案柜或电子存储系统中，并定期进行备份和安全检查。
档案管理部门应制定相应的保密制度，确保档案信息的安全。
3.档案整理：档案管理部门应按照一定的分类和编目规则对合同档案进行整理和归档，确保档案的有序性和完整性。
4.档案销毁：合同档案在符合法律法规的前提下，经过一定期限（如合同期满后）或不再具备业务价值时，应按照档案管理部门的规定进行销毁。
销毁记录应详细记录销毁的档案信息。
五、档案管理考核公司领导层对档案管理工作进行定期考核，并根据考核结果对相关人员进行奖励或处罚。
档案管理部门应结合实际情况对档案管理制度进行持续改进，并提供培训机会，提高相关人员的档案管理能力。
合同档案管理制度(精选)
合同档案管理制度(精选)甲方：____________________乙方：____________________鉴于甲方与乙方在业务合作中涉及到大量的合同档案管理，为确保双方权益，规范合同档案管理流程，特制定本合同档案管理制度。
第一条合同档案的定义1.1本制度所称合同档案，是指甲方与乙方在业务合作过程中形成的，具有法律效力、业务意义和历史价值的各类合同文件及相关资料。
第二条合同档案的管理原则2.1保密性：合同档案涉及商业秘密，双方应严格保密，未经对方同意，不得向第三方泄露。
2.2完整性：合同档案应包括合同签订、履行、变更、解除等全过程的文件资料。
2.3准确性：合同档案中的内容应真实、准确、完整地反映双方业务合作的事实。
2.4及时性：合同档案应及时归档，确保档案的时效性。
2.5可追溯性：合同档案应具备可追溯性，便于双方查阅、核对。
第三条合同档案的管理流程3.1合同签订：合同签订后，双方应将合同正本交由各自档案管理部门进行归档。
3.2合同履行：合同履行过程中产生的各类文件资料，应由相关业务部门及时提交档案管理部门进行归档。
3.3合同变更：合同变更时，应将变更协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.4合同解除：合同解除时，应将解除协议等相关文件资料交由档案管理部门进行归档。
3.5档案查阅：双方有权查阅合同档案，但需提前向对方档案管理部门提出书面申请，并说明查阅目的。
第四条合同档案的保管期限4.1合同档案的保管期限自合同签订之日起计算，一般为五年。
根据业务需要，双方可协商延长或缩短保管期限。
4.2保管期限届满后，双方应协商确定档案的销毁方式。
如需销毁，应由双方共同派员监销。
第五条合同档案的电子化管理5.1双方可采用电子化管理合同档案，但应确保电子档案的真实性、完整性和安全性。
5.2电子档案的管理应符合国家有关电子档案管理的相关规定。
第六条违约责任6.1双方应严格遵守本合同档案管理制度，如一方违反规定，导致合同档案丢失、损毁或泄露，应承担相应的法律责任。
合同档案管理方法(最新13篇)
合同档案管理方法（最新13篇）合同档案管理制度篇一为进一步加强合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。
一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本(不包括业务部门与客户所签订的相关合同档案)。
二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司办公室集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。
2、办公室负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。
3、各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系，并确定一名行政人员负责合同文档管理。
三、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后须在一个月内将合同正本原件移交管理中心。
2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。
3、合同文档移交时，必须编制合同移交清册并当面清点。
以双方签字认可后方为完成交接手续。
四、合同文档的管理办法1、合同文档以年代结合项目性质进行分类编号。
2、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由办公室甄别，并予以销毁。
3、办公室要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。
5、各部门员工可在办公室查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经总经理签字同意后，方可在合同管理部门办理相关借阅手续，以影印件借出。
合同原件无特殊情况不得外借。
6、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
7、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。
8、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。
合同档案管理制度篇二为了更好地促进企业发展，提高企业的经济效益，保障企业在合同管理工作中能有条不紊的进行。
特对企业合同管理人员资格要求作如下规定：一、企业合同管理人员必须具备合同管理资格，有颁发资格证书者，方能上岗。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、引言合同是现代社会经济活动中不可或缺的重要文件，合同档案的管理对于企业的运营和发展至关重要。
为确保合同档案的安全、完整和便捷管理，制定并执行合同档案管理制度是必要的。
二、档案分类和命名合同档案应根据不同的合同类型进行分类，常见的分类有销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
每个分类下的合同档案需要进行逐一编号，并按照年度和月份进行命名。
比如，销售合同档案编号为S-2021-001，表示2021年销售合同档案的第一份。
三、档案存储和保管1. 存储环境：合同档案应存放在干燥、防潮、通风良好的档案库中，远离酸碱等化学物质，防止档案受潮、发霉或遭受物理损伤。
2. 档案盒和文件夹：每份合同应放置在统一的档案盒或文件夹中，并且在外部标明合同编号、日期和类型，以方便查找和管理。
3. 档案标签：每个档案盒和文件夹上都应贴有清晰的档案标签，标明档案名称、编号、存放日期和保管人员等信息。
4. 存储期限：合同档案的存储期限应根据法律法规和公司政策规定，对于已经到期或不再有效的合同，应及时进行销毁或归档处理。
四、档案检索和归档1. 档案检索：合同档案的检索应方便快捷。
可以根据合同编号、客户名称、合同类型等信息进行检索。
合同档案的检索记录应详细记录下来，以供后续查阅。
2. 归档：合同档案的归档是保证档案管理有序进行的重要步骤。
归档时，需要将合同按照分类放置在指定的位置，并进行登记记录。
同时，应定期检查合同档案的完整性，确保没有遗漏或错误归档的情况发生。
五、档案安全和权限控制1. 档案备份：合同档案应定期进行备份，确保档案的安全性和可恢复性。
备份文件应存放在安全的地方，与原始档案分开存放。
2. 权限控制：对于档案管理系统，需要进行权限控制。
只有经过授权的人员可以进行档案的查阅、修改和删除操作。
同时，需要建立档案管理日志，记录每一次的操作与变更情况。
六、档案销毁合同档案的存储期限到期或合同失效后，应及时进行销毁。
合同档案管理制度
合同档案管理制度合同档案管理制度1档案管理制度【1】一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性，特制定本制度。
二、归档范围公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。
三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。
四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。
五、资料的收集与整理1、公司的归档资料实行季度归档及年度归档制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。
2、在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。
各主管部门经理应积极配合与支持。
3、凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。
4、各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。
凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。
5、档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。
六、资料的`分类与归档1、公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。
2、公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。
七、档案的借阅1、总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。
2、因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。
3、公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。
秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。
总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。
4、档案借阅者必须做到：①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。
②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。
合同档案管理制度
合同档案管理制度一、背景和目的合同是企业重要的商务文件，管理合同档案对于企业的正常运营和风险控制至关重要。
为了实施合同档案的有效管理，确保合同文件的准确性和完整性，提高合同文档的检索和利用效率，制定合同档案管理制度是必要的。
二、适用范围本合同档案管理制度适用于公司内部所有的合同文件的管理和归档工作。
三、合同档案的定义和分类1. 合同档案的定义合同档案是指我公司在与内外部机构或个人进行商务交易过程中产生的所有文件和记录，包括但不限于合同、协议、投标文件、往来函件等。
2. 合同档案的分类合同档案按照合同类型、客户名称、合同金额等因素进行分类，以便于档案管理和检索。
四、合同档案管理流程1. 合同档案的收集和归档合同档案由各相关部门负责收集，汇总后交由档案管理部门进行归档。
归档时，应按照文件分类标准进行整理和编号，并制作档案目录，以方便合同档案的查找和利用。
2. 合同档案的保管和存储合同档案应妥善保管，存放在安全、防火、防潮的档案室内，避免接触灰尘、阳光和湿气等对文件造成的损害。
同时，应定期进行档案的整理、翻新和更新，确保合同档案的完好无损。
3. 合同档案的检索和利用任何需要查阅档案的人员都可以提出申请，但需填写申请表，并得到主管部门的批准方可进行查阅。
档案管理部门应根据申请信息进行检索，及时提供所需的档案信息，并记录查阅情况。
五、合同档案的维护和销毁1. 合同档案的维护合同档案管理部门应定期检查合同档案的完整性和准确性，对于发现的问题及时予以修复和补充。
对于重要合同文件，应复制并保存电子档案备份，以防止意外丢失或损坏。
2. 合同档案的销毁合同档案的保管期限根据国家法律法规和公司政策规定执行。
一旦合同档案超过保管期限，应按照公司的文件销毁程序进行销毁。
销毁前，必须经过合同档案管理部门和法务部门的审批，并记录销毁过程和结果。
六、合同档案管理制度的执行和监督各部门应按照本制度的要求完成相应的合同档案管理工作。
合同文件档案管理制度
第一章总则第一条为规范公司合同文件档案管理，确保合同文件档案的完整、安全、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同文件档案的管理，包括合同起草、签订、履行、变更、解除、终止等各个环节的文件。
第三条公司合同文件档案管理遵循以下原则：1. 完整性原则：确保合同文件档案的完整性，不得遗失、损毁、篡改。
2. 安全性原则：确保合同文件档案的安全，防止泄露、丢失、火灾、盗窃等风险。
3. 准确性原则：确保合同文件档案的准确性，保证合同内容与实际相符。
4. 有效性原则：确保合同文件档案的有效利用，提高工作效率。
第二章管理机构及职责第四条公司设立合同文件档案管理小组，负责公司合同文件档案的全面管理工作。
第五条合同文件档案管理小组职责：1. 制定、修订合同文件档案管理制度，并组织实施。
2. 组织、协调、监督各部门合同文件档案管理工作。
3. 指导各部门合同文件档案的收集、整理、归档、保管、借阅等工作。
4. 负责合同文件档案的鉴定、销毁工作。
5. 负责合同文件档案的保密工作。
第六条各部门应指定专人负责本部门合同文件档案管理工作，具体职责如下：1. 收集、整理、归档本部门合同文件档案。
2. 保管好本部门合同文件档案，确保其完整、安全。
3. 按规定向合同文件档案管理小组报送合同文件档案。
4. 协助合同文件档案管理小组做好合同文件档案的鉴定、销毁工作。
第三章收集与归档第七条合同文件档案的收集范围：1. 合同文本及附件。
2. 合同签订、履行、变更、解除、终止等相关文件。
3. 合同履行过程中的各类凭证、记录、证明材料。
4. 合同纠纷解决的相关文件。
第八条合同文件档案的归档要求：1. 合同文件档案按照年代、项目性质进行分类编号。
2. 合同文件档案的归档时间应在合同签订后一个月内完成。
3. 合同文件档案的归档材料应齐全、完整、准确。
4. 合同文件档案的归档应按照档案管理要求进行装订、封存。
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合同档案管理制度
合同档案管理制度
一、目的和范围
为规范公司合同档案管理流程，加强合同档案的保管和利用，
提高管理效率，制定本制度。
本制度合用于公司所有合同类型的档案管理，包括合同签订、
存档和利用等环节。
二、职责和权限
1.公司领导层应提供合同档案管理所需资源和支持，并确立制
度的执行责任和管理机构。
2.合同管理部负责维护和管理合同档案，并负责制定、完善相
关政策和流程。
3.各部门应按规定办理合同，并将合同正本同时送交合同管理
部门存档。
同时各部门负责，合同实际执行情况的记录与报告。
4.外部合作火伴负责该公司的合同档案的处理，包括签署、生成、交付正本等。
5.公司全体员工应遵守合同档案管理制度，认真履行各项职责。
三、具体措施
1.合同存档
1.1 所有合同正本交与合同管理部门统一存放，每份合同应设有明确编号，编号牌设置在生效版的合同封面上。
合同管理部门应对所有合同进行统一分类、编号和管理。
1.2 合同存档原则上采用电子化存储，确保合同原文及所有附件完整并可查阅。
1.3 合同管理部门在电子文档记录中应贴上存储记录，包括存储地点、存储日期、存储人员等。
1.4 合同存储期限根据公司政策，应按不同类型和性质的合同进行区分处理，存储期至少不少于10年，并在期满时进行定期检查并保留。
1.5 合同档案存储区仅限授权人员进入，避免泄露和损毁。
2.合同查询
2.1 查询合同应先进行电子系统查询，如未找到，则向合同管理部门提出书面申请并说明查询原因。
2.2 查询时，应首先向合同管理部门进行咨询和查询，确保查询的准确性和合法性。
3.合同利用
3.1 公司员工如需查询或者借阅已存档的合同，需向合同管理部门提出申请，经过审核允许后方可查阅和使用。
3.2 合同管理部门应对合同查询或者利用情况进行记录，并做好信息保密工作。
四、附件
所涉及的附件如下：
1.合同档案存储记录表格
2.合同档案借阅记录表格
3.合同档案销毁调查记录表格
五、法律名词及注释
1.合同管理部门：负责公司合同类档案管理工作的部门。
2.合同正本：合同签署双方在签字盖章后所持有的文本。
3.存储期限：将某一合同所必须存储的时间段归置为一个固定的时间大小，例如10年或者15年之类。
4.电子化存储：将合同及附件以电子文档的形式存放，执行人员可以根据需要快速查阅。
六、遇到的艰难和解决办法
1.人为的错误对合同档案的维护和查询造成艰难。
解决办法：对操作手册进行培训，同时建立审核体系，并对人员进行考核和监控。
2.电子化存储方式对于一些较老的合同存在兼容性问题
解决办法：对于无法电子化处理的合同，采用拍照和图象存储的方式来进行档案存储和备份。