合同保管及归档制度
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些
合同档案管理及档案利用管理制度有哪些第一章总则第一条为了加强合同档案的管理和利用，维护企业合法权益，提高管理水平，根据《档案法》及有关法规，结合企业实际情况，制定本制度。
第二条合同档案是企业重要的经济档案，包括合同文本、附属材料和有关文件。
合同档案管理应遵循真实性、完整性、及时性和安全性的原则。
第三条企业应设立专门的合同档案管理部门，负责合同档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
第二章合同档案的收集与整理第四条合同档案的收集范围包括：1. 合同文本及附属材料；2. 合同签订、履行过程中的相关文件；3. 合同履行完毕后的相关资料；4. 合同纠纷处理过程中的相关文件。
第五条合同档案的整理应遵循以下要求：1. 按照合同的类别、签订时间、履行情况等分类；2. 确保档案材料的真实性、完整性；3. 便于检索和利用；4. 符合档案保管的要求。
第六条合同档案的整理应由专人负责，确保档案材料的准确性和完整性。
第三章合同档案的归档与保管第七条合同档案的归档应按照规定的程序进行，确保档案的及时归档。
第八条合同档案应按照规定的格式进行编号，便于检索和管理。
第九条合同档案的保管应遵循以下要求：1. 确保档案的安全性，防止丢失、损坏、泄露；2. 档案室应具备防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施；3. 定期对档案进行检查、清理、消毒；4. 建立合同档案的查阅制度，限制查阅范围和次数。
第四章合同档案的利用与保管第十条合同档案的利用应遵循以下规定：1. 查阅合同档案应填写查阅申请表，经部门负责人批准；2. 查阅合同档案时，应遵守档案室的规章制度，不得污损、涂改档案；3. 查阅合同档案应限于内部使用，不得泄露给外部单位或个人；4. 合同档案的借阅应严格控制，仅限于内部使用，不得外借。
第十一条合同档案的保管期限应根据国家规定和企业实际情况确定，一般分为短期、中期和长期。
第十二条合同档案的销毁应按照规定的程序进行，确保档案的安全、及时、彻底销毁。
合同存档收纳管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强合同管理，规范合同存档收纳工作，确保合同档案的完整、准确、安全，提高合同管理效率，根据《中华人民共和国合同法》和国家有关档案管理的法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于公司所有合同存档收纳工作。
第三条合同存档收纳工作应遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格执行国家有关法律法规，确保合同档案的合法性、合规性。
（二）完整性原则：确保合同档案的完整性，不得遗漏、损毁、伪造。
（三）准确性原则：确保合同档案内容的准确性，不得篡改、伪造。
（四）安全性原则：确保合同档案的安全，防止丢失、泄密。
（五）保密性原则：严格保护合同档案中的商业秘密和保密信息。
第二章合同存档范围第四条合同存档范围包括以下内容：（一）公司与其他单位、个人签订的各类合同，包括但不限于购销合同、租赁合同、承揽合同、技术合同、服务合同、合作合同等。
（二）公司内部管理合同，如劳动合同、聘用合同、保密协议等。
（三）公司与其他单位、个人签订的补充协议、变更协议、解除协议等。
（四）其他需要存档的合同文件。
第三章合同存档程序第五条合同存档程序如下：（一）合同签订后，合同签订人应将合同原件及相关附件提交给合同管理部门。
（二）合同管理部门对提交的合同进行审核，确保合同内容合法、合规、完整。
（三）合同管理部门对审核通过的合同进行编号、登记，并将合同原件及相关附件存档。
（四）合同管理部门将合同电子版录入合同管理系统。
第四章合同存档管理第六条合同存档管理包括以下内容：（一）合同档案的整理、分类、编目。
（二）合同档案的保管、维护、修复。
（三）合同档案的查阅、借阅、复制。
（四）合同档案的销毁。
第七条合同档案的整理、分类、编目应遵循以下原则：（一）按照合同类型、签订时间、合同编号等进行分类。
（二）按照合同内容、合同签订人、合同履行期限等进行编目。
（三）确保合同档案的完整性和准确性。
第八条合同档案的保管、维护、修复应遵循以下原则：（一）确保合同档案的物理安全，防止火灾、水灾、虫蛀、霉变等。
纸质合同管理归档制度范本
纸质合同管理归档制度范本一、总则为了加强纸质合同的管理，确保合同的安全、完整和有效利用，提高合同管理的效率，根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合公司实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有纸质合同的管理，包括但不限于采购、销售、租赁、服务等经济活动所签订的合同。
三、管理职责3.1 合同管理部门负责纸质合同的签订、审核、审批、归档等工作。
3.2 档案管理部门负责纸质合同的保管、查询、借阅等工作。
四、合同签订4.1 合同签订前，应进行充分的市场调研和风险评估，确保合同内容的合法性、合规性和合理性。
4.2 合同签订时，应由合同签订人、审核人和审批人共同参与，确保合同内容的准确性和完整性。
4.3 合同签订后，应进行合同的复印、扫描和归档工作。
五、合同归档5.1 各部门应指定专人负责合同的归档工作，确保合同的及时、准确归档。
5.2 归档的合同应按照合同类型、签订时间等分类进行整理，并编写归档目录。
5.3 归档的合同应放置在安全、干燥、通风的环境中，确保合同的完好无损。
六、合同借阅6.1 合同借阅应经过合同管理部门的批准，并填写借阅申请表。
6.2 借阅人在借阅期间应妥善保管合同，不得涂改、损坏或遗失。
6.3 借阅期满后，应及时将合同归还档案管理部门。
七、合同销毁7.1 合同销毁应经过合同管理部门的审核，并报公司领导批准。
7.2 销毁合同应按照相关法律法规的规定，采用适当的方式进行，确保合同内容不被泄露。
八、合同管理制度的监督与检查8.1 合同管理部门应定期对合同管理制度的执行情况进行检查，发现问题及时整改。
8.2 公司审计部门应对合同管理制度的执行情况进行定期审计，确保合同管理工作的规范运行。
九、违约责任9.1 违反本制度的规定，造成合同丢失、损坏、泄露等后果的，应承担相应的法律责任。
9.2 对违反本制度的行为，公司有权采取相应的纪律处分措施。
十、附则10.1 本制度自发布之日起实施。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度。
1. 目的。
本合同保管及归档制度的目的在于规范和管理公司的合同文件，确保合同文件的安全保存和方便查阅，以保障公司的合法权益。
2. 适用范围。
本合同保管及归档制度适用于公司所有的合同文件，包括但不限于销售合同、采购合同、劳动合同、租赁合同等。
3. 文件管理。
3.1 所有合同文件均应在签订后立即归入合同管理系统，并按照合同编号进行分类和归档。
3.2 合同文件的存储应当采取防火防水防盗的有效措施，确保文件的安全性。
3.3 确保合同文件的完整性和准确性，禁止私自篡改或销毁合同文件。
4. 查阅权限。
4.1 公司内部设立合同管理部门，负责合同文件的归档和管理。
4.2 公司员工如需查阅合同文件，应当提出书面申请，并经过合同管理部门的批准方可查阅。
5. 归档期限。
5.1 合同文件的归档期限应当根据法律法规和合同约定进行规定，并严格执行。
5.2 合同文件到期后，应当按照文件管理规定进行归档转移或销毁处理。
6. 法律合规。
6.1 公司应当遵守国家相关法律法规，对合同文件的保管和归档进行合法合规管理。
6.2 对于涉及商业机密和个人隐私的合同文件，应当进行特殊保密处理，确保信息安全。
7. 其他。
7.1 对于特殊类型的合同文件，应当根据具体情况制定相应的管理办法，并纳入本合同保管及归档制度的管理范围。
7.2 公司应当定期对合同保管及归档制度进行评估和调整，确保其适应公司发展的需要。
本合同保管及归档制度自发布之日起生效，如有任何修订或补充，应当经公司相关部门审批并重新发布。
合同文件的保管和归档
合同文件的保管和归档合同文件的保管和归档协议书甲方：[甲方名称]地址：[甲方地址]联系人：[甲方联系人]联系电话：[甲方联系电话]身份证/统一社会信用代码：[甲方身份证/统一社会信用代码]乙方：[乙方名称]地址：[乙方地址]联系人：[乙方联系人]联系电话：[乙方联系电话]身份证/统一社会信用代码：[乙方身份证/统一社会信用代码]鉴于甲方与乙方之间自愿签订合同并履行相关义务，双方就合同文件的保管和归档事宜达成以下协议：第一条：合同文件的保管责任1.甲方负责对合同文件的保管和管理，并确保合同文件及相关资料的安全性和机密性。
2.甲方应制定相应的合同文件保管制度，明确合同文件的保存周期、管理流程和责任人，并向乙方提供相应的保管措施。
3.甲方负责合同文件的保管环境，确保合同文件不受损、丢失或被盗。
第二条：合同文件的归档要求1.甲方应按照相关法律法规和合同约定，将合同文件进行归档，保存备查。
2.甲方应对合同文件进行正确的分类、编号和标注，便于查阅和管理。
3.甲方应制定相应的合同文件归档制度，并向乙方提供归档要求和规范。
第三条：合同文件的备份和传输1.甲方应对合同文件进行定期备份，并妥善保管备份文件。
2.甲方应提供乙方访问合同文件的便利条件，如提供电子版合同文件的浏览或打印权限。
第四条：合同文件的保存期限1.合同文件的保存期限应根据相关法律法规和合同约定进行确定，并在合同中明确注明保存期限。
2.甲方应在合同文件保存期满后，及时通知乙方进行合同文件的处理，包括延期保管、移交他方或合法销毁等。
第五条：合同文件的争议解决1.双方应积极采取对话、协商等友好方式解决合同文件的保管和归档争议。
2.如协商不成，双方可根据合同约定或有关法律法规选择争议解决方式。
第六条：协议的生效和变更1.本协议自双方签字盖章之日起生效，有效期为合同有效期。
2.本协议如需修改或补充，应经双方协商一致，并以书面形式进行变更。
第七条：协议的终止1.本协议在以下情况下终止：a) 合同文件达到保存期限并按照约定进行处理；b) 双方协商一致解除本协议；c) 法律法规或合同约定终止本协议。
合同_资料_档案管理制度
第一章总则第一条为规范合同资料档案管理，确保合同资料的完整、准确、安全，提高合同资料的使用效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有合同资料的收集、整理、归档、保管、借阅、销毁等环节。
第三条本制度遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司合同资料实行集中统一管理，确保合同资料的完整性和准确性。
（二）分类管理原则：根据合同资料的性质、类别、用途等进行分类管理，便于查阅和利用。
（三）安全保密原则：对合同资料进行严格的安全保密管理，防止泄露公司商业秘密。
第二章合同资料的收集与整理第四条合同资料的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议、承诺书等法律文件；（二）公司内部形成的与合同相关的文件、函件、会议纪要等；（三）合同履行过程中的相关凭证、证明材料等。
第五条合同资料的整理要求：（一）对收集到的合同资料进行分类、编目、归档；（二）对合同资料进行编号，确保编号的唯一性；（三）对合同资料进行数字化处理，建立电子档案。
第三章合同资料的归档与保管第六条合同资料的归档：（一）合同资料收集完毕后，由归档人填写《合同资料归档登记表》；（二）归档人将合同资料提交给档案管理员，由档案管理员进行审核、归档；（三）档案管理员对归档的合同资料进行编号、登记，建立档案目录。
第七条合同资料的保管：（一）档案管理员负责合同资料的保管工作，确保合同资料的安全；（二）合同资料应存放在通风、干燥、防潮、防虫、防鼠的档案室；（三）档案管理员应定期检查合同资料，确保其完整、完好。
第四章合同资料的借阅与销毁第八条合同资料的借阅：（一）借阅人需填写《合同资料借阅登记表》，说明借阅目的、期限等；（二）档案管理员审核借阅申请，批准后办理借阅手续；（三）借阅人应妥善保管借阅的合同资料，按时归还。
第九条合同资料的销毁：（一）合同资料达到销毁条件时，由档案管理员提出销毁申请；（二）档案管理员将销毁申请提交给公司负责人审批；（三）经批准后，由档案管理员组织销毁合同资料，并做好销毁记录。
合同等档案管理制度
第一章总则第一条为加强公司合同等档案的管理，确保档案的完整、准确、安全，提高档案管理水平，根据国家有关法律法规和公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内部各类合同、协议、项目文件、技术文件等档案的管理。
第三条合同等档案管理应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则：公司设立档案管理部门，负责合同等档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（二）真实性原则：档案内容应真实反映公司业务活动情况，不得篡改、伪造。
（三）完整性原则：确保档案的完整无缺，防止遗失、损毁。
（四）安全性原则：加强档案保密，确保档案安全。
第二章职责分工第四条档案管理部门职责：（一）制定档案管理制度，并组织实施。
（二）负责合同等档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。
（三）负责档案的保密工作，确保档案安全。
（四）对各部门的档案管理工作进行监督、检查。
第五条各部门职责：（一）按照规定及时、准确地将合同等档案报送档案管理部门。
（二）协助档案管理部门进行档案的整理、归档和保管。
（三）按照规定使用档案，不得擅自涂改、损毁或泄露档案内容。
第三章收集与整理第六条合同等档案的收集范围：（一）公司签订的各类合同、协议。
（二）公司内部各部门形成的各类项目文件、技术文件等。
（三）其他具有保存价值的档案资料。
第七条合同等档案的整理要求：（一）按照档案类型、项目、时间等进行分类。
（二）对档案资料进行编号、编制目录。
（三）确保档案资料完整、准确。
第四章归档与保管第八条合同等档案的归档：（一）档案管理部门在收到合同等档案后，应及时进行审核、整理、归档。
（二）归档时，应确保档案的完整、准确、安全。
第九条合同等档案的保管：（一）档案管理部门应按照规定设置档案库房，确保档案安全。
（二）档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫等设施。
（三）档案管理人员应定期对档案进行检查、清理，确保档案安全。
第五章利用与销毁第十条合同等档案的利用：（一）档案管理部门应根据公司业务需求，提供档案查询、复制等服务。
合同保管及归档制度
合同保管及归档制度合同保管及归档制度一、制度目的本制度的目的是为了确保公司合同的安全、完整和准确的保管，提高合同管理效率，确保合同的有效性和公司的合法权益。
二、适用范围本制度适用于公司内所有与合同签订、保管和归档相关的工作。
三、制度内容1. 合同保管（1）合同保管人员：公司指定专职人员负责合同的保管和管理。
（2）保管地点：公司设立专门的文件室，统一保管合同文件。
（3）保管原则：合同文件应妥善存放于专门柜橱中，分门别类，采用数字化归档和纸质备份相结合的方式进行保管。
（4）安全控制：文件室需设密码和指纹识别等安全措施，严禁非相关人员进入。
2. 合同备案（1）合同备案人员：公司委派专人负责合同的备案工作。
（2）备案内容：必须对合同的签订日期、合同方名称、金额、合同编号等进行清晰记录。
（3）备案流程：合同正本应及时送交备案人员备案，备案人员在3个工作日内完成备案工作并反馈。
3. 合同归档（1）归档人员：由文件室负责将已备案的合同进行归档。
（2）归档原则：根据合同的类别、时间和重要性等因素进行归类、编号和归档。
（3）归档存储：归档文件应妥善存放于合同归档柜内，并设有防火、防潮等措施。
（4）索引建立：建立合同档案的索引清单，方便检索和管理。
4. 合同查询（1）查询人员：除了保管人员外，经过特殊审批的管理人员可以查询合同档案。
（2）查询流程：查询人员必须遵守合同保密的原则，向保管人员提出书面申请，并提供相关信息查询所需的合同。
（3）查询记录：每次查询合同档案都应有记录，包括查询日期、查询人员姓名和查询事由等。
5. 合同销毁（1）销毁程序：根据公司规定的保留期限，在合同保管期限届满后，由文件室负责对合同进行销毁。
（2）销毁记录：销毁人员必须填写销毁记录，并有专人进行核对。
四、责任追究对于保管人员未按照本制度进行合同保管和归档，造成合同遗失、损毁或泄露的，将追究其相关责任，并承担相应的赔偿责任。
五、附则本制度的解释权归公司所有，并可以根据实际情况进行修订和完善，修订后的制度须告知全体员工并进行培训。
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合同保管及归档制度篇一:合同发放与保管制度合同发放与保管制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定本管理制度。
二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议及与此相关的具有保存价值的材料形成。
第二章合同分类一、xx合同: 解释说明二、xx合同: 解释说明第三章合同管理的责任分配一、合同管理的归口部门为xx部。
xx部合同管理专员负责所有文件编号归档;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。
二、各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。
第四章合同归档要求1一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。
1( 年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材料形成的年度。
2( 分类号:分类号是档案号的主体, 分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。
3( 顺序号:顺序号4位，用阿拉伯数字表示:0001、0002 …… ，表示公司当年某一类合同的序号。
4( 部门代码: 部门代码仅限销售合同，为各部门的汉语拼音简称; 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人或经办人办理合同手续;经领导审批后，到合同管理员处编号并登记并盖章。
合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到合同管理员处存档。
三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给合同管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整。
四、所有以公司名义签订的有效合同原件一律要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查。
合同管理员每月初将统计出各部门签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子邮件或传真的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归档。
2五、档案管理员每月汇总上月度的完整合同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交相关部门。
第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。
三、档案销毁1(任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。
2(各合同管理人员应定期对合同进行检查。
3. 合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。
第六章合同借阅发放一、公司合同原件，一般不予借出。
二、特殊原因需要借阅公司合同的，若借阅本部门签订的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到合同管理员处办理借阅手续。
若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外，还要报公司主管业务负责人批准方可发放借阅。
三、合同发放借用期限为一周。
借阅人应到期归还。
确因工作需要继续借用的，必须再次办理借阅手续(续借)。
对逾期1周仍不归还者，由合同管理员催还。
四、借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、损3坏、遗失。
第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归合同材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款xx元，并予以批评。
二、公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案机密的，涂改、拆散或未经相关部门批准转借、复印或携带档案外出的，视具体情况，对其部门领导和当事人各罚款xx-xx元，并予以批评;三、公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚xx元;四、一般合同资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚xx元;如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追究其相关责任。
六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的，公司将追究其法4律责任。
第八章附则一、本制度由xx部门负责解释及修改，由总经理办公会批准后执行。
该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订, 修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。
公司全体员工应遵循最新版本的规定。
二、本制度自下发之日起执行。
三、附件附件1 《合同借阅单》附件2 《合同登记本》附件1:附件2:合同登记本篇二:合同档案管理规定(定稿)合同档案管理规定一、目的为了加强营销合同档案管理，使营销合同档案管理工作程序化、规范化、科学化、便捷化，特编制本规定。
二、范围本规定中的合同资料适用于公司对外经营过程中所签订的合同及相关书面资料档案，包括销售合同、工程合同、与销售工程合同相关的各种书面文件资料、以及为执行上述合5同的相关信息资料等。
三、责任部门及责任人合同管理科负责各科室提交的合同档案的收集、整理、保管及向公司各相关部门分发合同档案资料;定期对部门内的合同档案进行清理核对;合同管理科合同管理人员负责上述具体工作。
四、合同档案流转管理 (一)合同资料提交管理:1、凡对外签订的营销合同及相关资料都应由责任部门提交合同科统一归档保管，原则上各签约科室和个人不得分散存放保管。
2、提交的合同资料符合以下要求:(1)文字清晰、禁止使用铅笔、圆珠笔等抄录及修改;如有修改，必须加盖相应的合同修正章。
(2)合同资料完整、准确、齐全，合同和配套资料(原合同复印件、主件和附件、报告和批复等)应一并归档。
(3)合同资料需按照规定份数及是否原件提交;特殊情况下暂缺失或需要补交的，必须由合同评审人员进行评审登记方可先行提交。
(4)修改协议的提交:营业科室需提交修改协议书3份，修改协议申请表1份，若有技术规格表和土建资料随之提交。
(5)归档的合同资料，由合同经办人在合同管理人员处登记《合同移交签收表》，并经双方当面清点，核对无误后方可签收，以备存查。
(二)、合同资料移交管理:61、根据合同履行规定，需向公司相关部门移交合同资料，基本情况如下: (1)合同资料的移交:2、移交流程:(1)正常情况下，营业科室提交完整的合同、修改协议等合同资料后一个工作日内采用人工传递、快递等方式进行资料移交;(2)若有紧急合同，由营业科室发起经其科室领导审批，营业技术科确认技术资料无误，再经合同科领导批准，走OA电子版合同传递流程，纸质合同随后移交相关部门以备存查。
3、移交合同签收要求(1)合同科向各部门移交合同资料时，附《合同移交签收表》，各部门应在收到后当日内签收并传真给合同科留档，备以存查。
(2)若先使用电子版合同传递的，签收日期以收到电子版合同日期为准。
五、合同资料归档管理1、合同档案编号及排列归定(1)合同号编制:归档合同以年份和合同形成时的编号为原则，例如11000(转载于: 小龙文档网:合同保管及归档制度)1、110666合同。
(2)柜编号:合同库的文件柜以英文字母进行排序，例如:A、B...AA、AB柜等。
(3)盒编号:按柜内文件盒的排列以数字进行编排，例7如1、2、19、20等，每个文件柜一般存放40个文件盒。
(4)合同档案排序:按盒內存放的合同的合同序号排列，每个文件盒内存放20~30个合同。
(5)合同的整理单位:归档的合同档案以一份完整的合同为单位，进行整理、分类、编号、排列、编目、装订、装盒。
(6)一份完整的合同的装订顺序:电梯合同审查表、商务分析表、买卖合同、技术规格表、土建资料、调试或安装合同、运输费/调试费/安装费申请单、承诺函/保证函、身份证复印件/房产证/组织机构代码证/修改协议及其他与合同相关的资料。
2、合同档案电子化检索编制及执行(1)编制目的:电子化的入库合同目录可便于对合同在库情况的管理，便于查找，提高工作效率。
(2)期望效果:可达到快速地查找到已提交合同的具体位置，不进入合同库也可以准确的知道合同在库情况以及其传递、修改、借阅等情况。
(3)更新时间:每周一更新一次，将相应更新的统计表发给科室中相关人员，相互配合工作。
(4)相关信息:入库时间、在库位置、是否在库、修改记录、借阅记录等方面。
3、保管事项1、合同管理人员接收移交的文件材料后，应按规定分门8别类进行系统的加工整理、装订、鉴定、编号入库保管并开展利用。
2、合同档案管理员必须加强责任心，对每天处理的合同要及时归档入库，并对现存合同档案经常检查，发现破损及时修补。
3、做好库房清洁工作、八防工作(防火、防盗、防虫、防潮、防有害气体、防光、防高温、防霉)，档案室须由专人进行管理。
每天下班前要检查门窗是否锁好。
4、一般情况下，本规定中的合同资料在应在执行完毕且无纠纷后再进行一年的保留期，上述期限过后正式封存，另行保管;特殊合同按实际情况确定具体的保管期限。
六、合同档案借阅规定本公司内部人员因工作需要，临时或定时借阅合同资料原件，借阅者要爱护合同，妥善保管，不得进行转借、拆除、涂改、抽换等，并需遵循以下规定进行借阅:1、内部查阅:即借阅者临时借阅合同合同资料查阅，借阅当天下班前归还。
需到合同管理员处填写《合同借阅登记簿》，注明需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期等，归还时登记注销。
2、外借使用:即借阅人将合同资料原件带出公司使用(1)由借阅人员在OA系统上发部门工作联系单，注明9需借阅合同的合同号、借阅事由、内容、借阅日期; (2)借阅人员科室领导审批;(3)合同科科长审批，若科长不在由其授权人审批;(4)借阅人员将所借内容复印留底并保证及时归还(借阅期限一般为7天)，并填写《合同借阅登记簿》;如需要延长借阅期限的，必须办理续借手续(续借手续即按同样的流程再申请一次)。
(5)合同归还后，合同管理员要认真检查，及时处理工作联系单并将合同归档。
七、合同档案保密规定1、公司工作人员必须保证对合同档案的绝对保密，未经许可，不准私自抄录和复制，更不准擅自将合同档案携带出外转让和扩散。
2、库房门、窗必须牢固，工作人员进出档案室必须进行登记;非合同管理人员，未经允许，不得随意进入合同档案室。
八、生效情况本规定自颁布之日起生效，如有疑问由合同管理科负责解释。
合同管理科2011年5月10日附表:1、合同管理汇总登记表(总表)概况及检索用2、合同资料归档登记表(一级子表) 详细情况登记3、10合同资料流转登记表(一级子表) 详细情况登记 4、合同资料借阅登记表(一级子表) 详细情况登记 5、欠缺资料登记表(二级子表)-----即资料欠补详细情况6、合同提交登记表(二级子表)-----即资料收取详细情况 7、合同修改登记表(二级子表)-----即合同修改资料情况 8、合同移交登记表(二级子表)-----即资料移交详细情况 9、合同借阅记录薄(二级子表)-----即资料借阅详细情况10、合同内附记录(综合三级子表)-----单个合同内附入库、修改、补交、借阅详细情况篇三:合同档案管理制度合同档案管理制度一、合同档案管理原则本合同档案管理制度所指的是公司在业务经营中形成的涉及合同的资料总和，其构成包括项目建议书、可行性研究报告、章程、资信调查材料、意向书、合同正本，以及有关合同修改补充、转让、变更、解除、协调、终止等方面的材料，都必须及时归档，个人不得擅自留存。