电子文件归档与档案管理课件

• 二、辅助性电子文件，即纸质文件为正本，电子文件为副本
• 三、电子文件阶段，即电子文件为正本，纸质文件为副本
• 四、无纸阶段
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电子文件管理原则
• （一）档案管理的一般原则对电子文件的管理仍具有宏观指导作 用
• （二）电子文件的“电子”特点使电子文件工作须注意的两方面内 容：
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电子文件的收集与积累的要求
• （8）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通 用格式的相关软件。音频电子文件以wav、mp3为通用格式
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课程综述
• 一、电子文件管理 • 二、文书档案机读目录格式 • 三、纸质档案数字化规范 • 四、机关档案数字化规程
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一、电子文件管理基础
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电子文件的产生
• 1、信息技术的革命给各行各业带来的深刻的影响 • 2、办公自动化产生的电子文件 • 3、生产领域产生的电子文件 • 4、电子商务产生的电子文件
• （1）国家所有的电子文件与电子档案也应按档案规定分别由各级、各类档 案保管机构集中管理
• （2）全国电子文件工作在各级人民政府的领导下，由各级档案行政管理机 构统一、分级、分专业管理
• （3）对党政电子文件工作实行统一管理
•
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电子文件的收集与积累的要求
• （1）记录了重要文件的主要修改过程和办理情况、有查考价值的电子文件 及其电子版本的定稿均应保留。正式文件是纸质的，如果保管部门已开始进 行向计算机全文的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保 留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留
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电子文件的收集与积累的要求
• （4）对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件的存储格 式、文字处理工具等，必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件 以xml、rtf、txt为通用格式
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电子文件的收集与积累的要求
• （5）对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集 时应将其转换成通用格式，如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描型 电子文件以jpeg，tiff格式为通用格式
•
文档一体化的全过程管理
•
保障电子文件真实、完整、有效性
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电子文件管理原则
• 文档一体化
• 是从文书和档案工作全局出发，实现从文件生成制发到归档管理 的全过程控制。
• 包括：
•
文档实体生成一体化
•
文档管理一体化
•
文档信息利用一体化
•
文档规范一体化
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电子文件管理原则
一致 • 完整性：电子文件的内容、结构、背景信息和元数据无缺损 • 有效性：电子文件的可理解性和可被利用性
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电子文件工作的原则
• 准确完整 • 高效易用 • 安全保障
•
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电子文件工作管理体制
• 电子文件工作管理体制的基本原则：
• 集中统一
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电子文件的概念
• 电子文件包括数字、图形及文本的信息。它可以记录在计算机能 够阅读的任何一种介质上，并且符合文件的定义。
•
美国
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电子文件的概念
• 电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输和处理的文件。
•
国际档案理事会
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电子文件的概念
•。
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电子文件的收集与积累的要求
• （2）当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时，应采用严格的安全措 施，保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份，存储 于能够脱机保存的载体上
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电子文件的收集与积累的要求
• （3）对在网络系统中处于流转状态，暂时无法确定其保管责任的电子文件， 应采取捕获措施，集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中，以防 散失
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电子文件的特点
• （一）电子文件具备文件的基本特征 • （二）电子文件自身的技术特点
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（一)电子文件具备文件的基本特征
• 1、电子文件也要求由法定作者制发 • 2、具有法定的权威性和现行效用 • 3、具有规范的体式和特定的处理程序
• 电子信息中，只有具有凭证作用和上述特点的，才能视为电子文 件。
• 文档一体化的意义： • 使档案收集完整、系统、便捷、准确、安全 • 文档超前控制 • 提高信息检索效率 • 有助于科学决策 • 提高行政效率 • 有利与人、财、物的合理利用
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电子文件的技术鉴定
• 电子文件的真实性、完整性、有效性 • 真实性：电子文件的内容、结构和背景信息与形成时的原始状况
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电子文件的收集与积累的要求
• （6）对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件，收集时应注 明其软硬件环境和相关数据
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电子文件的收集与积累的要求
• （7）对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件， 应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件。视频和多媒体电子文件以 mpeg、avi为通用格式
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(二)电子文件自身的技术特点
• 编码形式上
• 二进制编码带来以下特性 • 非人工识读性 • 对计算机系统的依赖性 • 信息的易更改性
• 载体特性上
• 载体与信息的可分离性 • 信息存储的高密度性 • 载体的不稳定性
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电子文件发展的四个阶段
• 一、电子文件是形成纸质文件过程的产物，即“草稿性电子文件”
• 以数字代码形态存在，通过电子计算机系统进行信息记录、传输、 存储和利用的文件。
•
本书给出的概念
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电子文件的概念
指在计算机及网络中生成 的社会活动记录，即以数码形式 记录于磁带、磁盘、光盘等载体， 依赖计算机系统阅读、处理，并 可在通信网络上传送的文件。
----------国家档案局制定的《电子文件 归档与管理规范》（修改稿）的定义 p43