广州市电子文件档案资源管理中心二期使用手册培训用
档案管理--电子文件归档与管理(ppt 71页)
三、电子文件收集的时间与方法
电子文件一般应在电子文件形成或任务完成 后及时收集。对于跨年度完成的任务和项目，要 分阶段收集。
电子文件的收集，有的用计算机网络系统进 行；有的采取脱机的载体传递；还可建立电子文 件的收集数据库，或在电子文件数据库中对在收 集范围内的电子文件进行标识。无论采用哪种方 式收集，收集的电子文件应集中保管，不得由个 人分散保存。由于电子文件收集是个系统工程， 因此，应在档案管理部门指导下，先制定收集方 案，然后按步骤进行，以便有条不紊地开展收集 工作。
（ 1）按载体形式分的归档范围 A．磁带 B．磁盘 C．光盘 D、 优盘
（ 2）按文件内容分的归档范围（电子文件 归档的变化）
A、本单位的发文。主要指本单位有文号的正 式发文（磁盘、光盘等），本单位形成的 无文号的材料（磁盘、光盘等），本单位 用电子计算机辅助设计（ＣＡＤ）、辅助 制造（ＣＡＭ）的各种电子文件材料。
6、电子文件的格式必须统一。
文本文件：通用格式为： XML 、 RTF 、 TXT ， 并注明文字处理工具，如 WORD 等。
扫描型电子文件：通用格式为： JPEG 、 TIFF ， 如为非通用格式，应转换为通用格式；当无法转 换时，应收集其相关软件。
视频、多媒体、超媒体文件：通用格式为： MPEG 、 AVI ，如为非通用格式，应收集其压缩 算法和相关软件。
二、电子文件的分类
• 一是文本文件（ text,字或表处理文件）。
是指用文字处理软件生成的，由字、词、 数字或符号表达的文件。
• 二是数据文件(date，数据库电子文件)。以
数据库形式存在的具有文件属性的记录。 数据库、记录、字段是其三个层次。
• 三是图形文件（graphic）指根据一定算法
数字档案管理系统
数字档案管理系统数字档案管理系统1、局域网档案资源管理系统档案资源管理系统部署在局域网中，以建立档案核心资源总库为目标，涵盖信息资源的采集、接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等全过程规范化管理，由此建立档案数字化综合应用平台，提高档案馆业务管理的效率和资源服务的安全可靠性，满足利用者和档案管理者需求。
1）档案整理应实现对档案的录入整理、电子档案元数据项进行补录与修改、对著录目录和相应的档案数字资源进行自动挂接处理（逐条挂接、批量上载挂接）、整编等功能。
2）鉴定处理系统应提供建立鉴定任务、拟写鉴定意见、鉴定审批流程，并对于通过鉴定的档案，系统自动保存档案的鉴定结果等主要功能。
3）专题管理系统应提供专题管理功能，可以根据某一主题，建立档案专题库并对专题库进行维护。
4）档案利用系统应提供对档案数字资源的检索和阅览功能。
支持分类导航检索、模糊检索、高级组合检索、跨库跨类检索、关联检索、全文检索等方式，对检索结果可进行排序、导出、打印以及在结果中再次检索操作。
支持txt、Office、PDF、HTML、图像、音频、视频等文件的在线阅览。
系统应提供接口与档案馆内查档服务大厅的自助查询一体机进行数据对接，为自助查询一体机提供可公开发布的档案数据。
5）档案统计系统应提供对档案数据的统计功能，包括馆藏档案统计、接收情况统计、借阅利用情况统计、鉴定情况统计等，通过自定义统计公式和表格样式，最终形成统计报表。
6）系统管理系统应提供用户管理、权限管理、日志管理、元数据管理、代码管理、格式转换、介质管理等功能，对系统中数据和使用进行配置。
7）档案实体保管系统应实现对档案库房和档案实体进行准确、实时、高效的全面动态管理，提高实体库房的安全性、管理效率和准确性，实现库房管理方式无纸化、档案存储位置图形化和数字化、进出库手续自动化的现代化档案库房管理工作。
系统应提供库房配置、虚拟库房展示、对实体档案在库房中的保存位置信息进行维护及库房设备管理等功能。
调度台使用手册
ADV2003调度维护台使用手册广州智讯通信系统有限公司版本：00.01电子文件：调度维护台使用手册.doc更新日期：2005-06-27（文件编号）XXXXX目录1.前言 (1)2.运行环境 (2)2.1.硬件环境 (2)2.2.软件环境 (2)2.3.支持的调度台软件 (2)3.安装 (3)3.1.安装硬件 (3)3.1.1.地线的连接 (3)3.1.2.采用内置式ADIB板的维护台连线 (4)3.1.3.采用MCA的调度维护台的连线 (4)3.1.4.注意事项 (6)3.2.安装软件 (6)3.3.参数设置 (9)4.使用说明 (10)4.1.登录程序 (10)4.2.主界面 (10)4.3.数据编辑 (11)4.3.1.系统功能 (11)4.3.2.席位参数 (19)4.3.3.热线用户 (26)4.3.4.组参数 (32)4.3.5.保存数据 (35)4.3.6.退出数据编辑 (35)4.4.数据传送 (36)4.4.1.数据发送的说明 (36)4.4.2.发送数据 (36)4.4.3.接收数据 (37)4.4.4.席位重组 (37)4.4.5.通信数据 (38)4.5.席位监视 (39)4.6.密码管理 (39)4.7.网管设置 (40)4.8.关于软件 (41)5.与老版本调度维护的兼容 (42)5.1.获取热线用户数据 (42)5.2.获取附加显示数据 (42)5.3.获取标签名数据 (42)5.4.获取席位参数 (42)5.5.获取其他参数 (42)5.6.调度台软件升级 (43)5.6.1.使用ADV调度维护台2003进行维护的调度系统 (43)5.6.2.老版本调度维护台（P/N:800048）进行维护的调度系统 (43)图表图 1 调度系统接地图 (3)图 2 维护台接口示意图 (4)图 3 维护台连线图 (4)图 4 外置MCA系统接线图 (4)图 5 外置MCA系统接线图 (5)图6 资源管理器界面 (6)图7 调度维护台安装程序_欢迎界面 (7)图8 调度维护台安装程序_选择安装路径 (7)图9 调度维护台安装程序_选择程序组名称 (8)图10 调度维护台快捷方式图标1 (8)图11 调度维护台快捷方式图标2 (9)图12 登录界面 (10)图13 主界面 (10)图14 系统功能 (11)图15 创建调度台组_第一步 (12)图16 创建调度台组_第二步 (12)图17 创建调度台组_第三步 (13)图18 调度台组列表 (14)图20 备份/恢复数据 (15)图21 备份数据_路径选择 (15)图22 备份数据_确认 (16)图23 备份数据_成功 (16)图24 恢复数据_选择路径 (16)图25 恢复数据_确认 (17)图26 恢复数据_成功 (17)图27 数据拷贝 (17)图28 数据拷贝_确认 (18)图29 数据拷贝_成功 (18)图30 全局参数 (18)图31 选择调度台组 (19)图32 增加调度台席位 (20)图33 调度维护台主界面 (20)图 34 编辑调度台席位 (23)图35 删除调度台席位 (23)图36 添加调度台手柄 (24)图37 添加调度台手柄 (24)图38 编辑调度台手柄 (26)图39 删除调度台手柄 (26)图40 选择调度台组号、席位号 (27)图41 创建调度台热线用户 (27)图42 热线用户界面 (28)图43 热线用户编辑界面 (28)图44 用户数量重置 (29)图45 插入热线用户 (29)图46 移动热线用户1 (30)图47 移动热线用户2 (30)图48 删除热线用户 (30)图49 标签名编辑界面 (31)图50 附加显示编辑界面 (31)图51 选择调度台组参数 (33)图52 选择调度台组参数 (33)图53 紧急号码 (35)图54 退出保存数据 (35)图56 接收数据 (37)图57席位重组设置 (38)图58 通信数据 (38)图59 席位监视 (39)图60 密码管理 (40)图 61 网管设置 (40)图62 关于软件信息 (41)1. 前言ADV调度维护台2003（以下简称：调度维护台）是在DDS-200 ADV型系统调度台软件版本为800038-02A及其以上版本的基础上专门设计的新版本调度维护台软件。
东莞二期投标文件管理软件操作手册V2.0.0.3
投标文件管理软件（V2.0.0.3）用户使用手册深圳市斯维尓科技有限公司二〇一三年三月五日目录1引言 (3)2 程序运行环境 (4)3 程序安装 (4)4 软件启动 (9)5软件整体说明 (12)6 软件操作说明 (15)6.1导入查看招标文件 (15)6.2新建投标文件 (16)6.3投标文件的管理功能 (23)6.4校对工程量清单 (29)6.5转换投标文件 (30)6.6 电子签章 (32)6.7生成投标文件 (34)6.8查看数字签名信息 (41)7 程序卸载 (42)1引言编写本手册的主要目的是为东莞市建设工程交易中心电子评标系统的投标文件管理软件的使用提供帮助。
投标文件管理软件主要提供给投标单位使用。
投标单位通过投标文件管理软件将工程招标文件的一些主要内容导出，根据招标要求制作投标文件；加入已经制作好的工程投标文件所包含的所有文档（包括：技术标文件、工程量清单、工程图纸以及其它文件等），并进行管理，对文件包进行CA数字签名以防篡改，并生成压缩加密的电子投标文件包的功能。
投标文件管理软件的使用总体流程如下图所示：2 程序运行环境✧硬件环境：CPU: P4 2GHZ 内存2G,硬盘80GB✧软件环境：Windows 2000/XP/Windows Server 2003✧软件支持：OFFICE2007+PDF转换插件/OFFICE2010✧网络环境：带宽10/100Mbps3 程序安装东莞市建设工程交易中心网站(/)上下载最新安装包，点击安装程序，安装程序引导用户进行系统安装，主要有以下步骤：一、启动安装程序，进入安装系统欢迎界面。
如下图：点击“下一步”安装程序进入下一个环节。
二、阅读许可协议。
在安装前用户要认真阅读关于软件的许可协议，如下图：认真阅读完以后，用户如果同意此协议，请点击“我同意以上条款”，点击“下一步”进入下一个环节。
如果不同意此协议，请点击“我不同意以上条款”，点击“取消”退出安装程序。
电子文件档案管理培训
• 3．明确电子文件的法律效力
• 二、电子文件归档的组织管理 • 1．加强电子文件归档的组织领导 • 2．采取措施，保证电子文件归档的质量
• 三、电子文件的归档方式 逻辑归档 物理归档 • 四、电子文件的归档范围
• 五、电子文件的归档时间 注意：已归档的文件该需保存一年 • 六、电子文件的归档要求
第一节 电子文件管理工作的原则及要求
一、准确完整 二、高效易用 1 .及时 2 .简便 三、安全保障
第二节 电子文件的管理体制
• 一、电子文件管理体制的基本原则——集中统一
• 具体内容主要包括三个方面： • 1．国家电子文件及电子档案也应按规定分别由各
级、各类档案保管机构集中管理 • 2．全国档案工作在各级人民政府领导下，由各级
档案行政管理机构统一、分级、分专业管理。 • 3．对党政电子文件工作实行ห้องสมุดไป่ตู้一管理
二、机构内部电子文件的管理体制
• 1．机构内部电子文件管理的组织体制 • 2．机构内部电子文档管理的技术机制
三、电子文件管理有关法规及标准
•《中华人民共和国电子签名法》 •《国家标准：电子文件归档及管理规范 》 GB／T 18894—2002 •《电子公文归档管理暂行办法》 国家档 案局第6号令 •《公务电子邮件归档及管理规则》
电子文件档案管理培训
目录提纲
电子文件管理基础
第一讲 电子文件概述 第二讲 电子文件管理工作概述 第三讲 电子文件的积累、鉴定及归档
第一讲 电子文件概述
第一节、电子文件的产生及发展
• 一、历史的必然 • 二、电子文件的发
展历程
第二节 电子文件的概念
演示模板THPFSL-2型实训指导书(含使用说明书).doc
目录第一章可编程控制器的概述 (1)第二章可编程控制器基本指令简介 (5)第三章 GX Developer软件的使用及编程规则 (6)第四章 MCGS组态软件的介绍及使用 (9)第五章实训内容 (12)实训一 PLC认知实训 (12)实训二数码显示控制 (15)实训三三相异步电机点动与自锁控制 (18)实训四三相异步电机联锁正反转控制 (20)实训五三相异步电机带延时正反转控制 (22)实训六三相异步电机Y/△换接起动控制 (24)实训七水塔水位控制 (26)实训八LED数码彩灯控制 (29)实训九传送带电机的模拟控制 (31)实训十装卸料小车的模拟控制 (34)实训十一智力竞赛抢答装置的控制 (36)实训十二加热炉自动上料系统的模拟控制 (38)实训十三钻孔动力头装置的模拟控制 (40)实训十四仓库门自动开闭装置的模拟控制 (42)实训十五液体混合装置控制的模拟 (44)实训十六机械滑台的模拟控制 (47)实训十七机械手动作的模拟控制 (51)实训十八十字路口交通灯控制 (54)实训十九装配流水线控制 (57)实训二十自动配料装车系统控制 (60)实训二十一自控成型机控制 (64)附录一 THPFSL-2型网络型可编程控制器综合实训装置使用说明书 (67)第一章 可编程控制器的概述可编程序控制器，英文称Programmable Logical Controller ，简称PLC 。
它是一个以微处理器为核心的数字运算操作的电子系统装置，专为在工业现场应用而设计，它采用可编程序的存储器，用以在其内部存储执行逻辑运算、顺序控制、定时/计数和算术运算等操作指令，并通过数字式或模拟式的输入、输出接口，控制各种类型的机械或生产过程。
PLC 是微机技术与传统的继电接触控制技术相结合的产物，它克服了继电接触控制系统中的机械触点的复杂接线、可靠性低、功耗高、通用性和灵活性差的缺点，充分利用了微处理器的优点，又照顾到现场电气操作维修人员的技能与习惯，特别是PLC 的程序编制，不需要专门的计算机编程语言知识，而是采用了一套以继电器梯形图为基础的简单指令形式，使用户程序编制形象、直观、方便易学；调试与查错也都很方便。
电子档案管理手册
电子档案管理规定1 目的为了适应电子文件日益增多的需要，及时做好这一信息资源的保护保存和利用工作，更好地实现纸质载体向磁性载体的过渡，更有效地提供档案信息资源，制定本规定。
2 范围本规定适用于公司和所属各单位的电子档案管理。
3 术语和定义3.1 电子档案本规定所称电子档案是指具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件、参数和其它相关数据。
3.2 电子文件本规定所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
3.3 完整性本规定所称完整性是指电子文件的内容信息、背景信息、元数据等无缺损。
3.4 真实性本规定所称真实性是指按规定对电子文件的内容和显示形态进行鉴定后,确认其与形成时的原始状况一致。
3.5 有效性本规定所称有效性是指电子文件在保管期限内应具备可理解性和利用性，包括载体的完好性、信息可识别性、存储系统的可靠性、载体的兼容性等。
3.6 元数据本规定所称元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.7 双轨制本规定所称双轨制是指电子文件双轨制，就是纸质文件与电子文件并存，具体的讲就是在进行纸质档案归档的同时，将对应的电子文件同时归档。
3.8 物理归档本规定所称物理归档是指把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。
又称卸载式归档。
3.9 逻辑归档本规定所称逻辑归档是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。
又称在线式归档。
4 职责4.1 办公室（党委办公室）(以下简称办公室)。
电子文件归档与电子档案管理制度(1范本)
电子文件归档与电子档案管理制度1. 引言电子文件归档与电子档案管理制度是为了规范和管理组织内部的电子文件与电子档案的归档和管理工作，确保信息的可访问性、安全性和可持续性。
本制度适用于所有与电子文件和电子档案管理相关的部门和人员。
2. 定义2.1 电子文件电子文件是指以电子形式存在的各种文档、图像、音频、视频等信息载体。
2.2 电子档案电子档案是指利用信息技术手段对电子文件进行组织、分类、存储、检索和保管的记录性文件。
3. 电子文件归档3.1 归档流程电子文件归档的流程包括几个环节：1.文件鉴定：对待归档的电子文件进行鉴定，确保其符合归档的要求和标准。
2.文件分类：根据文件的内容和属性，对电子文件进行分类和整理，建立合适的分类目录。
3.文件命名：规范文件的命名方式，使用有意义、简洁明了的文件名。
4.文件存储：将文件存储至指定位置，确保文件的安全性和可访问性。
5.归档记录：对归档的文件进行记录和备案，包括文件的归档日期、归档位置等信息。
3.2 归档要求电子文件归档要求遵循原则：1.安全性：对归档文件进行加密和权限控制，确保文件不被非授权人员访问和修改。
2.可访问性：建立合理的文件目录结构，确保文件可以被快速检索和访问。
3.完整性：归档文件应保留原始的完整性，不得随意删除、修改或更改文件内容。
4.保存期限：根据文件的重要性和法律法规的要求，设定合理的归档保存期限。
4. 电子档案管理4.1 档案组织电子档案管理要求进行档案组织，包括方面：1.档案分类：将电子档案按照业务类型、时间周期等进行分类，建立清晰的档案分类体系。
2.档案编目：对归档的电子档案进行编目，建立档案目录和检索工具，便于查找和使用。
3.档案保管：确保电子档案的安全存储，包括定期备份、灾备措施等。
4.2 档案检索和利用电子档案管理要求方便地进行检索和利用档案，包括工作：1.档案检索：提供多种检索方式，如关键词检索、日期范围检索等，便于用户快速找到需要的档案。
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广州市荔湾区电子文档管理中心用户操作手册目录第一部分系统概述1.1建设目的1.1.1实现政务、档案信息资源共享传统的档案管理模式，各单位的电子文件、电子档案信息资源都是独立的，就如信息海洋里的一个个孤岛。
建成数字档案馆系统后，把各单位的档案资源整合起来，集管理，通过统一的利用平台，提供对外服务。
1.1.2保障数据的安全性完成数字档案馆建设后，将配备专门人员进行日常的维护和管理工作。
可以通过采用多种措施保障数据的安全性，如建立完整的权限体系、数据实时备份等。
通过这些手段在安全性方面将比数据分散在各个单位管理有更强的保障。
1.1.3统一标准、规范管理所有政府关于电子文档信息的标准和规范均由数字档案馆系统来制定，各单位必须依照制定的技术标准和规范，这样才能统一数据形式、统一操作规程、统一利用方式，充分发挥管理系统在信息管理、信息利用方面的作用，将电子文档信息的价值最大化。
1.1.4统一窗口，开放利用政务人员可以通过政务网络在线查询档案，只需简单输入查询条件就可以查询到指定档案。
提高电子文档的利用率，能有效地辅助政务工作，发挥窗口作用，更好地为政务工作服务。
1.2总体功能概述《广州市电子文件档案资源管理中心-主系统》是《广州市电子政务内网电子文件归档管理系统暨广州市电子文档数据中心系统建设第二期项目》的主系统统部分，主要提供给广州市档案局以及广州市各区档案局进行接收下级立档单位数据、接收OA数据；集中安全存储、全面管理、合理利用本地区档案资源。
主系统包括“管理平台”和“利用平台”两个部分；管理平台供给档案局工作人员使用，利用系统供给本地区各机关、企事业单位查询档案和档案业务沟通使用。
管理平台主要功能包括“档案采集”、“综合管理”“编研管理”“统计管理”“综合检索”“全宗管理”“后台管理”“安全维护”“数据维护”；利用平台主要功能包括开放档案的“条目检索”、“全文检索”、“专题下载”，不开放档案的“查档申请”和立档单位对申请的“单位审批”，业务沟通的“个人意见”“办事指南”“反馈管理”。
第二部分使用前须知2.1 IE浏览器设置打开浏览器，点击菜单栏“工具”，点击“Internet选项”，如下图：操作步骤：1、打开Internet选项后选择“安全”页面，点击图标，然后点击按钮，如下图：2、进入安全设置页面，添加系统的访问地址，然后点击“添加”按钮，再点击“确定”按钮即可，如下图：3、把受信任站点的安全级别选择“低”（如下图蓝框所示），然后再点击“自定义级别”按钮（如下图红框所示）。
4、进入安全设置页面，设置“ActiveX控件和插件”的选项，将所有ActiveX的控件和插件的内容都设置为，然后点击“确定”按钮，如下图：5、所有设置完成后点击Internet选项中的“确定”按钮退出，重启IE浏览器。
2.2插件安装为了使系统能正常显示与操作，第一次使用本系统前必须安装相关的插件。
相关插件在登录页面中有链接地址（如下图红框所示），点击下载并运行安装即可。
2.2.1客户端环境下载安装（Java虚拟机）增加记录上传电子文件、预览报表、需要Java虚拟机的支持。
在登录页面中点击“客户端环境下载安装”链接，保存压缩包，如下图：选择保存路径，点击“保存”按钮，如下图：到所保存的路径下，双击压缩包（解压压缩包必须确保系统已经安装解缩软件），如下图：双击进入解压文件页面，如图：在目标文件夹框中选择【浏览】，找到指定解压文件路径，点击【安装】，如下图：显示安装java虚拟机进程如下图所示：注意：如果您的计算机上已经安装了其他版本的Java虚拟机而仍然无法导入电子文件，则请您先卸载您原来的Java虚拟机，具体操作如下：从开始－>设置－>控制面板－>添加或删除程序－>更改或删除程序（H）选中“Java 2 Runtime Environment,SEv1.4.1_03”（根据具体机器上安装的版本而定）程序，点击“更改/删除”按钮即可。
卸载完毕后需要重新启动机器，然后安装本服务器提供的Java虚拟机就可以了。
系统弹出运行环境安装框，如图：默认“典型安装”，单击【接受】后如图：进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，经过几分钟安装后，显示安装成功，如图：点击【完成】退出向导，显示客户端环境插件安装完成：2.2.2安装CEB阅读器本系统的通用格式的电子原文（doc、xls、wps、tif、jpg等）如果都统一转换成ceb格式的文件，则第一次查看电子文件前需要下载ceb阅读器。
在登录页面中点击“下载CEB阅读器”链接，直接打来运行或保存到指定目录后运行安装，进入安装界面后依次默认选“下一步”即可，安装过程界面如下所示：第三部分管理平台功能使用说明1.登录系统1）打开浏览器，在地址栏输入本系统的地址，进入本系统的登录界面。
(如图) 2）在登录界面输入正确的用户名、密码便可成功登录主系统，3）登录成功后显示界面。
2.档案采集2.1未归管理【功能概述】：未归管理主要是管理由OA接收过了的待归档的文件、手工录入待整理归档的文件记录；档案员可在此对待归档的记录进行补充着录、修改、整理后对记录进行分类归档。
【操作】：点击【档案采集】-【未归管理】，进入未归管理主页面，点击左边分类树上各分类名称前面的展开下一级分类，如图：2.1.1增加点击左边树节点，选择档案类型，例如会计文件，点击【增加】按钮即可进行文件的增加.(如图)输入完相关信息以后点击【保存记录】按钮,该文件就保存并显示在了文件的列表中了.(如图)特殊说明：连续录入：如果勾选了顶部的“连续录入”选项，在录入第一条记录后点“保存记录”按钮则自动进入下一条记录的录入界面，而无需重新返回列表界面点击“增加”按钮。
序号递增：如果勾选了顶部的“序号递增”选项，必须同时勾选“连续录入”选项才能生效。
在录入第一记录后点“保存记录”按钮，自动进入下一条记录的录入界面时，文件流水号会自动递增一位，而无需手动修改。
主题词：1）直接输入，主题词间用“/”间隔；2）点击下拉框选择主题词；3）点击“主题词标引”按钮：可以获取公文题名中含有的主题词。
备注：事先必须先安装好office2003办公软件和CEB阅读器，才可正确浏览相关电子原文。
电子文件：在数据增加界面中点击“电子文件”后面的按钮，进入“查看电子文件”界面。
（如图）在上图中点击“增加”按钮，进入引入电子文件界面。
系统默认打开5条电子原文的附件框。
（如图，注意：图中的每条附件框只能附加一份电子原文的路径。
）增加：点击右上角的“增加”钮可以增加一行电子文件的附件框。
删除附件：点击附件框后方的“删除附件”按钮，可以删除该行附件框。
附件框的行数与实际电子原文件的数量是没有联系的，也就说，就算系统默认打开了5行附件框，在实际操作时如果引入少于5个电子原文，系统也会自动判断实际的电子原文数量，因此在实际操作时无需将附件框设成实际电子原文对应的数量，当然，实际电子原文数量超过5份时，可以通过右上角的“增加”按钮来添加附件框。
附加电子原文：点击“浏览…”按钮，选择本地要上传的文件。
（如图）在上图中点击“打开”按钮，该文件的路径将显示在附件框中。
（如下图）引入本机文件后，点击“确定”按钮，则所选的文件被上传到服务器端，返回“查看电子文件”界面，左侧将显示所上传的文件列表，点击文件名，右侧可对其进行预览。
（如图）上图中，如果本条公文记录要继续引入更多的文件，则可再点击“增加”按钮，重复上面的步骤；如果要删除其中的文件，则选中该份文件后点击“删除”按钮；如果要下载到本机，则点击“下载”按钮；如果要对文件进行打印，则点击“打印”按钮；完成文件引入，点击“关闭”按钮，返回记录的增加界面。
2.1.2删除勾选需要删除的记录，点击【删除】按钮，弹出确认删除询问框，点击【确定】即可删除记录，点击【取消】返回当前页面。
（如图）2.1.3修改勾选所要修改的文件，点击【修改】按钮，进入数据修改界面。
（如图）修改相关信息，点击【保存记录】，即完成文件修改操作。
2.1.4归档【功能概述】：把整理好的待归档的记录在此进行分类归档勾选所要归档的文件(如图)，点击【归档】，如图：打开的归档界面如下图：选择归档方式：选择档案分类：系统将打开归档着录信息界面：在上述界面中：红色字体字段是档号组成部分，可以在档号设置里修改这里的项。
点击“排序设置”按钮，打开排序设置对话框，可以设置要归档的条目的排序，这直接对归档后条目的件号产生作用，点击“确定”按钮即可使用新的排序设置，排序界面如下图：填好归档着录信息之后点击“下一步”按钮，如下图：点击在打开的页面中点击“归档”即可完成归档操作。
可进入档案采集-归档管理：对应的单位和分类下查看归档后的数据。
2.1.5导入OA【功能概述】将OA系统生成的标准数据包导入到未归管理中。
【操作步骤】点击“导入OA”按钮即可，系统会自动读取从OA移交的数据，并将数据导入未归管理模块，成功导入后会生成导入报告，如下图：2.1F.6常用控件使用说明1.数据浏览本系统数据主要以单位和档案门类进行分类浏览，分类在左边列出，点击某分类，在右边对应显示该分类的数据：如下图：2.展开分类上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以展开下一级分类3.隐藏分类上图中，点击左边分类树上各分类名称前面的可以隐藏下一级分类4.展开隐藏分类树框点击下图中红色框内的的箭头控件，可以展开或隐藏左边的分类树框，以便用户调整数据浏览列表的宽度。
5.简单查找控件如上图所示，选择查找项和条件项，输入查找值后点击按钮，则可以检索到对应的数据。
点击按钮，清空查找条件，显示当前分类的全部记录。
6.在结果中检索如果想在当前的检索结果中做进一步缩小范围的检索，则勾选上图中的“在结果中检索”框，在查找控件里输入第二次检索的条件，则检索出的记录就会同时满足第一次和第二次的检索条件。
7.选择记录本系统提供了以下四种选中记录的简便方式：选中单条或几条记录：直接点击勾选要操作的记录前面的选择框，如下图：全选当前页：要选中本页所有记录进行操作，则点击”全选当前页”，如下图反选当前页：如果要选中本页的多数记录进行操作，则先勾选不要操作的记录，然后点击“反选当前页”，如下图：步骤一：选中不要的记录：步骤二：点击“反选当前页”，结果如下：选择所有：选择当前条件的全部记录例如如果要把案卷档号为“001-A2.01-001”的记录全部选中进行操作，则先用查找控件“档号类似于001-A2.01-001”查找出结果。
然后点击”选择所有”选中当前条件的全部记录，就可以进行进一步的其他操作。
8.查看记录勾选记录，点击“查看”按钮，如果选择了多条记录：则可以通过“上一条”“下一条”按钮进行连续查看选中的记录。