集团总部各部门档案归档工作相关要求
关于组织开展公司档案移交归档工作的通知
关于开展公司文件材料移交归档工作的通知公司各部门：为进一步落实《公司“十四五”档案工作专项规划》要求，确保总部各类档案完整、准确、系统、安全，公司计划开展总部文件材料移交归档工作，现将有关要求通知如下：一、归档范围（一）2022至2023年度档案。
包括各部门在日常工作中形成的属于归档范围、具有查考利用价值的文件材料，例如业务活动中直接形成的具有保存价值的合同、协议、备忘录、证书、奖杯、奖牌、录音、录像、照片等材料。
（归档部门：公司各部门）（二）2015至2020年度会计档案。
包括会计凭证、会计账簿、财务报告等。
（归档部门：财务部）（三）专题档案。
包括设备仪器、重特大事件、科技研究项目、定点帮扶、党史学习教育等专题档案移交。
（归档部门：综合管理部、科技质量部、党群工作部）二、归档要求（一）移交主体。
请各部门根据《公司文件材料归档范围和档案保管期限表》（见附件1），汇总本部门需归档的各类文件材料，认真做好收集、归档工作。
（二）移交内容。
归档的文件材料包括纸质文件、照片、录音录像、电子文件、实物等各类载体档案。
各部门在其职能活动中获得的各类奖杯、奖状、证书、奖牌等荣誉类实物均属公司档案。
（三）移交方式。
通过线上线下相结合的方式进行移交。
各部门兼职档案员通过档案系统线上办理移交手续，档案系统内填写《档案移交清单》，可通过在线直接填写或批量导入数据（导入模板见附件2）两种方式完成。
涉及电子文件移交，在系统内直接上传电子文件。
文件归档流程可参见附件3，线下各部门将清单中的实体档案送至公司档案室，由办公室对照清单内容进行核对预审。
（四）整理要求。
各部门根据兼职档案员培训要求（见附件4），规范整理本部门档案，按照“档案门类”“年度”进行分别整理。
1.序号：归档文件顺序号，同一类型、同一年度、同一保管期限从1开始按照流水顺序排号；2.题名：规范填写文件标题。
没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”；3.保管期限：每份文件明确保管期限，同一类型同一年度的档案，按照保管期限从长到短排列，先排列“永久”保管的档案，再排列保管“30年”的档案，依此类推；4.日期：文件的形成时间，收文、发文以印发日期为准，用8位数字标注年月日，如20210615；无法精确月份、日期的以0补足8位，如20210600、20210000；5.载体类型：文件载体类型包括纸质、电子、实物等，同一份文件有多种载体形式，均应注明，如一份文件有纸质文件，同时有电子文件，应在载体类型注明纸质、电子。
公司档案的管理制度
公司档案的管理制度第一章总则第一条为规范和加强公司档案管理，保护公司档案的完整性、保密性和可追溯性，提高工作效率和信息化管理水平，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司范围内各类纸质档案和电子档案的管理，包括全公司内的档案管理机构、各相关部门、各级管理人员、全体员工及有关外部机构和人员。
第三条公司档案的管理遵循依法、规范、安全、高效的原则，强调档案管理的科学性、合理性、规范性和透明度，维护公司档案的价值和利益。
第四条公司档案管理按照分类、鉴定、归档、检索、传递、保管、销毁等环节进行，确保档案的准确、及时和恢复性管理。
第二章档案管理机构第五条公司设立档案管理机构，具体管理档案工作，负责全公司档案管理的组织、协调和督导，属于公司管理层次。
第六条档案管理机构负责统筹公司档案传统和数字化管理、文献档案和业务档案、档案保管和档案利用，保证公司档案工作的顺利进行。
第七条档案管理机构设立专门档案管理员，经过档案管理培训，具备一定的专业技能和管理能力，维护公司档案的权益。
第八条档案管理机构设立档案管理委员会或工作组织，进行档案管理工作的讨论、研究和决策，根据实际情况确定档案管理的具体措施和方案。
第三章档案管理职责第九条公司档案管理机构负责公司档案管理制度的设计和实施，管理档案管理工作的规章制度和技术标准。
第十条公司各级管理人员负责全公司档案管理工作的推动和落实，履行档案管理的领导责任，保障档案管理的正常运转。
第十一条公司各相关部门负责本部门档案的管理，按照公司档案管理制度和要求进行档案管理工作，维护本部门档案的完整性和安全性。
第十二条公司全体员工负责本人档案信息的准确、完整和及时更新，按照公司档案管理要求进行档案管理工作，确保公司档案的信息化管理。
第四章档案管理流程第十三条档案管理流程包括档案采集、归档、检索、传递、保管、销毁等环节，在档案管理制度规定范围内进行。
第十四条档案采集包括新建档案、收集档案、整理档案、分类档案等工作，确保公司档案的信息全面和完整。
公司(企业)档案管理制度
公司(企业)档案管理制度一、目的与原则企业档案管理制度的建立，旨在规范企业内部文件资料的归档、保管与使用，确保档案的完整性、安全性及可追溯性。
该制度遵循合法、真实、完整、保密的原则，以实现档案资源的合理开发和有效利用。
二、档案分类与归档1. 档案分类：根据内容性质和管理需要，将档案分为财务档案、人事档案、合同档案、技术档案等类别。
2. 归档要求：所有文件资料应当在活动结束后及时归档，并按照既定的分类标准进行整理。
三、档案整理与编号1. 档案应按照规定的格式进行整理，确保内容的清晰和易检索性。
2. 每份档案应有唯一的编号，便于管理和追踪。
编号规则需简单明了，易于理解和操作。
四、档案存储与保护1. 实体档案应存放在专门的档案室内，环境要求干燥、通风、防潮、防火。
2. 电子档案应备份至少两份，分别存储在不同的安全设备或地点，以防数据丢失。
五、档案借阅与使用1. 借阅档案需经过审批，非相关人员不得随意查阅档案。
2. 借阅时需填写借阅登记表，注明借阅日期、归还日期等相关信息。
3. 借阅者应爱护档案资料，不得涂改、撕毁或私自复制。
六、档案的销毁与转移1. 对于过期或不再具有保存价值的档案，应按照国家法律法规和企业规定进行销毁。
2. 重要档案如需转移至外部机构保管，应选择信誉良好的专业机构，并签订保密协议。
七、制度的执行与监督1. 各部门应指定专人负责档案管理工作，定期对档案进行检查和维护。
2. 企业应定期组织档案管理培训，提高员工的档案管理意识和能力。
3. 违反档案管理制度的行为，将视情节轻重给予相应的处理。
八、附则本档案管理制度自发布之日起生效，由企业管理部门负责解释和修订。
集团总部档案管理制度
第一章总则第一条为了加强集团总部档案管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合集团总部实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于集团总部及其下属子公司、分支机构的档案管理工作。
第三条集团总部档案管理工作应遵循以下原则：（一）集中统一管理原则；（二）依法管理原则；（三）便于利用原则；（四）安全保密原则；（五）科学规范原则。
第二章档案分类与归档第四条集团总部档案分为以下类别：（一）文书档案；（二）科技档案；（三）会计档案；（四）人事档案；（五）声像档案；（六）电子档案；（七）其他档案。
第五条档案归档应当遵循以下要求：（一）按照档案分类和归档范围进行归档；（二）归档材料应当完整、准确、清晰，符合档案归档标准；（三）归档材料应当按照档案形成时间顺序排列；（四）归档材料应当经过档案管理人员审核，确保档案质量。
第三章档案收集与整理第六条档案收集应当遵循以下要求：（一）按照档案分类和归档范围进行收集；（二）及时收集集团总部及其下属子公司、分支机构形成的档案；（三）对归档材料进行审查，确保档案的真实性、完整性和准确性；（四）对收集到的档案进行整理，使其符合档案管理要求。
第七条档案整理应当遵循以下要求：（一）按照档案分类和归档范围进行整理；（二）对档案进行编号、编目，建立档案目录；（三）对档案进行分类、编目、整理，确保档案的系统性、完整性和准确性；（四）对档案进行数字化处理，提高档案的利用率。
第四章档案保管与保护第八条档案保管应当遵循以下要求：（一）按照档案保管期限和重要程度进行分类存放；（二）对档案进行定期的检查和维护，确保档案的安全；（三）对档案库房进行温湿度控制，防止档案霉变、虫蛀；（四）对档案进行防火、防盗、防潮、防尘、防紫外线等安全措施。
第九条档案保护应当遵循以下要求：（一）对档案进行定期消毒，防止细菌、病毒等生物污染；（二）对档案进行修复和保护，延长档案使用寿命；（三）对重要档案进行备份，确保档案的完整性和安全性；（四）对档案进行数字化转换，提高档案的利用效率。
档案管理规定
档案管理办法第一节总则第一条为规范档案的管理工作,有效地保护和利用档案,根椐中华人民共和国档案法以下简称档案法等国家有关法律、法规的规定,特制定本办法;第二条档案管理由集团行政部归口管理,集团档案室具体负责本办法的实施;第三条集团设立档案室,各类档案均应移交档案室统一保管,集团各部门及成员企业设档案管理员;第四条本办法所称的档案,系指集团自成立以来主要职能活动和员工在各种职务活动中形成的、对员工个人、集团、社会具有保存价值的文字或书面材料,包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案、安全监察档案、特殊文件证书等、边沿档案等;第二节档案的收集整理第五条根据集团特点,档案收集应采用“集中与分散相结合”的方式;第六条档案的收集整理应参照集团档案分类大纲进行档案分类设置详见附表;第七条各成员企业应具体负责本公司的档案收集整理;行政文书类档案由公司档案员收集整理；工程技术类档案,由工程技术部门按照时间先后顺序收集整理,多部门协同完成的工程档案,由负责主体工程的部门收集整理；其他业务类档案,原则上均为谁形成谁收集整理,但某类档案资料极少,且专业性不强的,可将档案资料交到公司档案员处整理;第八条应当立卷归档的材料应收集齐全,并进行整理、立卷,定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理；任何人都不得据为己有或者拒绝归档;第九条档案整理：1、整理原则：遵循档案形成规律,既保持资料之间有机联系,又区分不同保存价值;2、整理内容：包括修整、装订狭义、分类、排列、编号、编目、装盒;3、整理标准：分修整、分类、排列、装订的标准：▲修整常见有四种方式：A、修裱破损文件;修裱用粘合剂规定用方便胶固体胶,不得用浆糊或透明胶;B、复制字迹模糊或易褪变的文件;如传真件、圆珠笔书写文件等;复印件不易存档,但为了延长档案寿命,保存档案原内容,最好采用单面复印;C、超大纸张折叠,档案要求标准封面为A4型,超大纸张应折叠成与其它纸张相同型号,以便归档利用;D、去除易锈蚀的金属物;▲分类：又称组类,一般原则为：宜粗不宜细;应按照档案的基本分类方法,即：文书档案、专门档案包括会计档案和人事档案、科技档案、声像档案、边沿性档案进行档案分组;具体分类参照集团档案分类大纲;其中边沿性档案一般包括：大事记；组织机构沿革；数据汇编各机构企业证书号、注册资金数、每年员工变动情况、各项目占地面积或建筑面积等；人员换岗时的物品交接单、企业证书变更材料等;▲排列：按照问题或事由进行排列;此目的是为客观反映某一问题或事由的发生、发展、结束的全过程,可以进行快速查找,方便利用如电脑索引;另外,成套性文件材料也可集中排列;如某些事由形成的文件彼此间联系较松散,但这些事由间则有着较密切的联系,则将这较松散的文件按照相关事由进行排列;如公司名称或其他变更、兼并之类的档案,同一工程项目各种前期手续等;▲装订：狭义上的装订,指单纯的用线或固体胶进行装、粘;应注意三个问题：A、装订的前后顺序：同一件文档根据所具有的形式不同分为五种顺序：◆正本前,定稿后；◆正文前,附件后；◆原件前,复制件后；◆转发文前,被转发文后；◆复文批复在前,来文请示在后;B、装订方法：◆5页以下用固体方便胶粘,不用胶水和浆糊；◆5-40页的,用缝纫机或针线手装；；◆40页以上的,则用三孔一线法进行装订,以不压字为主,前后不用加封面、备考表;C、装订位置：用固体胶粘一般应以左侧齐为主；用针线手缝或缝纫机则装在文件左上侧位置长约三四厘米；用三孔一线法进行装订则在文件左侧中部位置;第十条档案收范围凡是记述和反映本集团、公司生产经营、形象塑造、重大活动等具有保存价值的文字资料包括党群工作、董事会、监事会、行政管理、经营管理、生产管理、产品管理、科技管理、基建管理、设备管理、会计管理、人事管理等工作中形成的、办理完毕的特殊载体等不同形式形成的历史记录均属归档范围;1、文书档案公司筹建设立资料、企业发展规划、方针目标、经营决策、经济分析、可行性报告、项目建议书、请示与批复、会议纪要、大事记、各种计划、年报、外来文件资料、函、请柬等、公司章程、合同协议、制度办法、机构调整、职务任免、企业文化或形象策划等党工团行政、生产经营销售类文件通知资料;集团、公司召开各类工作会议资料、各种工作升级达标考核资料、员工外出培训、会议考察、学术研究带回的文件资料等、劳动定员、定额调配、劳动保护、安全管理、员工安全教育、工伤事故处理、环境保护、检测控制、排污治理、创优申请、规划、措施、成果申报、批准、评定、转售、奖状、奖章、注册商标,等等;2、设备仪器⑴自制设备、技术调查报告、设备方案、图样及计算材料、设备组装、调试、运行、记录、检测报告、设备安装使用说明、开工校验签单、技术项目攻关记录、成果报告、操作规程、维修保养、大修记录、事故分析与处理结果、设备报废报告与批复等文件材料;⑵外购设备设备仪器购置申请报告、来往信函、批复、设备技术、计算材料、设备订购协议合同、随机图册、说明书、合格证、装箱单、备件目录、软件系统、设备安装规程、设备安装、运行改造、保养维修、事故记录、设备开箱校验汇签单、索赔资料、设备停用、转售、报废、批准文等;3、工程技术档案⑴工程施工前期文件、请示、批复资料、图纸、工程预算、施工合同、协议及来往文件、开工报告、施工许可证、施工图会审记录、施工设计方案、计划、设计变更、工程更改通知单、图表、照片、地质勘探、工程校验材料;⑵工程验收文件资料图纸、工程质量鉴定、重大质量事故、缺陷及遗留问题、报告分析、全套土建、电器、管网、竣工图、总结、消防验收工程验收结论、工程结算及审批文件、与工程连体的设备安装文件资料、工程维修、改建、扩建形成的文件、图纸资料;4、会计档案经营活动中形成的各种凭证、帐簿、报表、报表分析、其他有关会计移交、保管、销毁、清册等;5、人事档案：个人应聘应交表格、资料、岗位变更手续、晋职降职记录、奖惩记录、定期考核与考评报告、个人政审、党工团申请书、志愿书、审批报告及登记表等资料;6、审计部各种审计报告、审计材料、审计凭据等资料;7、特殊载体档案上级领导视察题词、字画、赠品、照片及底片、录音录象带、光盘、奖状、奖杯、证书锦旗；本单位生产、经营、销售、宣传及职工文化生活中产生的声像材料;第三节保存第十一条档案室应根据档案法和本办法的要求,对归档资料进行筛选、归卷和编目定卷等工作,并分类、编号、编目、入柜保管,严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺;第十二条存档资料份数：普通要求一式三份一份有领导签字的原始稿,二份打印出的正式稿,特殊类别除外,并分别装订成甲乙两卷;甲卷内含原始稿和一份正式稿归交档案室,乙卷内含一份正式稿归交所在单位档案管理员备查;第十三条档案的保存期限分为短期和永久;临时资料实行短期保存,其它资料一律长期保存;第四节借阅第十四条需借阅档案的人员,应填写档案借阅审批单,办理档案借阅审批手续;第十五条借阅档案类型及借阅方式与审批人的对应关系为下表：第十六条档案的借阅、查阅应按下列规定执行：1、查借阅人应填写档案借阅审批单,并按下述规定完备手续后,方可查借阅;2、文件资料类档案,查阅人员经所在单位负责人签字批准后,由集团档案主管领导审核同意后方可到档案室借阅;3、技术人员查阅技术资料类的,需经项目经理签字,所在单位负责人批准后,方可查阅;4、财务人员查阅财务资料的财务,需经本单位财务负责人签字并经单位负责人批准后,方可查阅;5、档案原件原则上不外借,特殊原因需经董事长同意;如需复印的,需登记详细并记录须带出原件原因,经档案室同意后并写明归还期限方可带出；归还时双方要当场清点;6、原则上不准外单位人员查借阅公司档案资料,特殊情况必须由董事长审批;7、凡借阅档案不按程序办理审批手续者,档案室应拒绝办理;各成员企业办公室负责本单位所有人员借阅资料手续的办理与监督;8、档案资料如出现被损坏缺页丢失等情况,当事人应立即向档案管理员和公司主管领导报告,分清责任后视严重程度做出处理,对隐瞒不报者,发现后应严肃处理;9、查借阅人所在单位负责人必须对查阅种类档案进行严格审批,并对产生的后果负责;第十七条档案原件借出的有关规定：1、借阅人将原件借出的,必须在借阅审批单上注明归还日期;若到归还日而未归还者,集团档案室对借阅人进行30元/次的罚款,并督促其尽快归还,否则,每按规定逾期三天,罚款增加一倍,依此类推;同时,在集团内通报借阅人和批准人;2、借阅人若将原件借出而无正当理由地丢失或归还复印件,统一按丢失档案进行处罚：能补办原件的尽量补办原件,若补办不到原件的,将视档案的重要程度进行每份100元至1000元的罚款,并进行通报;第五节档案管理第十八条集团档案室对成员企业档案管理应进行不定期检查,检查主要内容为：1、是否按规定收集档案并按规定的整理标准进行整理；2、档案保管条件是否已危及档案安全；3、执行制度是否严格,是否有可能造成档案损毁或遗失；4、是否有发现档案破损、变质、下落不明或泄密等情况,未及时采取有效防治措施；5、是否有拒不向本单位档案部门移交应当立卷归档的文件材料；6、科研成果、产品试制、基建工程或其他技术项目鉴定验收时,未按规定验收档案,致使档案残缺不全的；7、借阅档案未按规定及时归还,且屡催不还的；8、在保管或利用档案中涂改、撕毁、丢失档案的,借原件还复印件的；9、其它可能导致档案损毁的行为；违反上述9个方面其中之一的,要求当事人、部门或公司立即整改,问题较为严重的或屡教不改的要上报集团董事会处理;第十九条集团总部各部门、各成员企业每年1月份上报上年度案卷总目录,每月15日前上报本部门、本公司上月档案收集情况,填写档案收集目录表和遗失档案备案表附后,并将两表报至集团档案室可用电脑操作或网络进行,逾期不报者一次罚款20元,并在集团内通报;第二十条各公司档案员必须认真登记其他部门所交档案见附表：日常档案收到登记表,并要求上交档案的人员在登记表中签字,若发现此表主要项目未登记完全的,则参照第十条进行处罚;第二十一条各公司档案向集团档案室移交时间一般定为每年的四月份进行;逾期不交或未交完整者,对公司经理在全集团范围内通报批评;第二十二条档案室应严格执行保密制度,做好档案密级的划控和守密、解密工作,严防泄密事件发生;第二十三条对绝密类文件资料、科技专利档案等,档案室应单独登记,分密级入柜,并妥善保管,严防失、泄密事件的发生;第二十四条凡已归档的文件资料,任何人不得擅自复印、摘抄、涂改等;第二十五条董事长或集团总裁可视情况下令封存全部或部分档案资料;第六节附则第二十六条档案管理人员调离工作岗位时,应将本人管理的档案按本办法的规定移交、清退,未办理完成移交、清退的不能调离;第二十七条本办法解释权归集团行政部,集团档案室具体负责本办法的实施;第二十八条本办法自发布之日起施行;。
公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度一、总则为规范公司文件档案管理工作，提高档案管理效率和安全性，依据相关法律法规和公司管理制度，制定本档案管理制度。
二、档案管理范围本制度适用于公司所有部门、单位的文件档案管理工作，包括纸质档案和电子档案。
三、档案管理职责1.公司文件档案管理部门负责整个公司的档案管理工作，包括档案的采集、整理、归档和借阅等工作。
2.各部门负责本部门文件档案的管理工作，保证文件档案的完整性、真实性、保密性和可查性。
3.公司领导负责档案管理工作的监督和检查，确保档案管理工作的顺利进行。
四、档案管理流程1.档案采集：各部门每天定时将产生的文件进行采集，分门别类整理。
2.档案归档：对已整理好的文件进行归档，按照文件的类型、重要程度进行分类存放。
3.档案借阅：员工需要查阅档案时，填写借阅申请表格，经过部门主管审批后方可查阅。
4.档案销毁：对于已经过期或无用的档案，按照相关规定进行销毁处理。
五、档案管理原则1.真实性原则：对于档案内容应真实准确，不得篡改或隐瞒任何信息。
2.保密性原则：对于需要保密的档案应加密存放，避免泄露。
3.可查性原则：对于需要查阅的档案应方便员工进行查询。
4.整理规范原则：文件档案的整理应按照一定的序列和规范进行，便于管理和查阅。
5.保护原则：对于重要档案应加强保护，防止遭到损坏或丢失。
六、档案安全保护1.对于电子档案，设置密码进行保护，定期备份数据，防止数据丢失。
2.对于纸质档案，设置保险箱或密封柜进行保护，避免被人非法取阅。
3.严格控制档案的借阅权限，避免档案泄露。
4.定期检查档案的存放状态，保持档案的完好性。
七、违规处理对于违反档案管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处理，包括警告、记过、记大过等处罚。
八、附则1.本档案管理制度经公司领导批准后施行，如有需要修改，须经公司领导同意后方可调整。
2.本档案管理制度解释权归公司领导层所有。
以上为公司文件档案管理制度，各部门和员工要严格遵守，确保公司档案管理工作顺利进行。
万科集团档案管理办法
万科集团档案管理办法（ MHKG-ZG-ZD-009档案管理流程 总部各部门/项目公司及其总部总部 他子公司各部门综合管理部分管副总ABC总裁提交归档文件资 料及存期建议收集各种归档资料 *L并审核资料完备性根据保管期限、类 别分类立卷、归档存档提出借阅需求经 部门负责人审批汇总借阅/复印资料需求综合管理部 经理审批结束 借阅/复印登记复印N_Y归还登记审核 结束 查阅人在档案 室查阅资料复印资料发放 给承办人借阅人使用后归还资料是否需H 要归还阅 借 案 档 毁销案档多余存档资料结束超出保管期档案资料提出销毁或延期保管建议J档案资料整理并 提出销毁申请汇总形成销毁文 件资料清单延长档案保管期 并办理相关手续 造具清册提出销L 毁报告 Hl销毁档案* 审批审批1.目的为了有效的保护和利用档案，充分发挥公司历史资料的作用，规范公司档案管理，特制定本制度。
2. 适用范围万科控股集团有限公司及下属各控股子公司。
3. 定义：4. 职责：4.1. 综合管理部4.1.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管公司的所有文书档案。
4.1.2. 负责对档案的借阅进行审批、登记管理。
4.1.3. 负责档案销毁申请的提出及审批后的档案销毁执行。
4.2. 集团各职能部门及各子公司4.2.1. 负责收集、整理、立卷、鉴定、保管与本部门/子公司业务有关的所有文书档案。
4.2.2. 负责对与本部门/子公司业务有关的文书档案销毁申请的审核。
4.2.3. 负责在本部门/子公司阶段业务结束后将有关重要文书档案移交集团综合管理部。
5. 程序和内容：5.1. 档案立卷范围5.1.1. 公司成立所形成的一切文件。
5.1.2. 公司章程类文件。
5.1.3. 公司管理规章制度。
5.1.4. 重要会议记录、会议纪要。
5.1.5. 经营计划、工作总结；5.1.6. 意向书、合同、协议、立项报告及可行性报告。
5.1.7. 重要的来往信函。
5.1.8. 一切与公司业务、技术、项目有关的资料。
中国石油天然气集团公司档案工作规定
★★★★★中国石油天然气集团公司档案工作规定第一章总则第一条为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，制定本规定。
第二条本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。
第三条本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。
第四条档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。
集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。
第二章档案管理机构和人员第五条集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。
（二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。
（三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。
（四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
（五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。
（六）负责档案信息化建设。
（七）负责档案编研工作。
第六条各单位档案工作机构的基本职责是：（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。
（二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。
（三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。
指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。
对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。
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集团总部各部门档案归档工作相关要求
责任 部门 序号
1 总裁办 2 3 1 2 3 监察室
归档范围
归档要求与时间
备注
办理完工商登记的公司各类证照相关资料，如基本证照（营业 办理完毕1个工作日 执照、组织机构代码证、税务登记证、开户许可证）、公司章 以内归档 程、各单位董事的决议资料等 以集团名义发出或制定的文件，包括决议、决定、通知、通 报、纪要、制度等 董事局领导签字的各类批示及登记本 上报集团董事局领导的专项调查报告以及相关批示 管理监察月报 监察室对其他部门发出的重要函件 与法院判决有关的专案调查全套资料（包括调查申请、请示、 批示、专项调查审批表、初步调查报告、询问笔录、公司内调 取的档案、财务资料、报案书、证据清单、证据复印件、报案 回执、立案通知书、检查机关起诉书，法院判决书、照片 等），以及从公安机关取得的资料（讯问笔录、搜查证、银行 查询通知、刑事拘留证、逮捕证、在押人员照片和环境照片 等）和公司处理决定 公司年度、季度和月度重要节点工作计划，包括工程开发建 设计划、融资计划和销售计划等 所有经投资中心审查报批的各类合同 文件发出立即归档 年末移交 调查完毕5个工作以 内归档 每月归档一次 每月归档一次
公司重要活动，庆典和重大仪式等策划活动方案和实施计划 公司和楼盘表彰评选、议程等重要资料（含上级部门或评选组 织机构的来文、评选文件、获奖文件等） 各个时期领导班子及有关重要活动，及反映公司各个历史时期 建设面貌的声像资料； 本公司内外部组织或参加的重要会议及活动声像资料；
文件下发当即归档 颁奖结束后3日以内 归档
上级领导、知名人士等赠送给本单位的题词、锦旗、牌匾、 字画、工艺品等 公司各种诉讼法律文书，包括：传票、诉状、判决书、裁决书 、律师函等 地区公司报批的各类方案审批确认书（原件） 技术标审核意见表（复印件） 与方案审批有关的各类联系函 成本质量控制简报 其它事关公司经营管理和重要事项的相关资料
资料产生后，业务部门 及时与监察分室沟通， 意见明确后按要求归档 原件交招投 标中心归档
2 3 4
征召 投标 单位 的资 料
合同签订且生效之日 起20日内移交单位档 案室
5 招投标 中心 6 7 8
定标 资料 移交 清单
预决算审计部出具的定标价格审核报告、预决算审计部盖章确 认的最终报价清单、招标文件和招标答疑收发记录、对招标文 件澄清、答疑、修改的文件 技术标评标报告、中标通知书、落标通知书 中标人投标文件正/副本(包括投标报价的投标函、报价汇总表 等)、未中标人投标文件正/副本、需归档的其他资料
其它具有新闻价值和保存价值的声像材料等 受到上级奖励的奖状、奖牌、奖杯、奖章和荣誉证书，公司 大型活动中获得的锦旗、礼品、纪念品（册）、上级领导题词 实物 及在对外交往中获赠的重要纪念品等
声像文件最终形成后 当天归档
档案 18 法律事务 中心 1 1 设计成本 质量控制 中心 2 3 4 其它 1
相关活动结束后3个 工作日内归档
案件结案后5个工作 日内完成诉讼档案归 档
注:本表中“归档”均指向监察室归档。
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合同签订且生效之日 起20日内移交单位档 案室
单项 不随具体项目归档或多个项目共用，且有地区公司领导或集团 文件 董事局领导1 营销品牌 中心 2 3 4 5 6 7 8 9 10 营销品牌 中心 11 12 13 14 15 16 17
项目 营销 许主席审批的媒体投放审批和各类广告投放立项报告等 文书 类
项目楼盘平面广告、楼盘新闻（报纸、杂志类） 刊登董事局领导接受访问的报刊、杂志； 公司品牌宣传方面的形象广告和新闻宣传
与营销策划、品牌推广等有关的合同、协议
合同签订用印完毕当 天即存档 与申请用印的文件同 时交监察室归档 刊登后相应报刊杂志 3日内归档
刊登后相应报刊杂志 3日以内归档
品牌 刊登本公司重要管理和业务活动的画册、报纸、杂志、简摘等 文书 企业文化和品牌宣传刊物； 类
声像 反映本公司主要职能活动和工作成果的声像资料； 档案
级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资 料； 上级领导来本单位视察、检查工作形成的声像材料； 公司项目重要活动形成的主要声像材料（包括开工仪式、重要 施工阶段、售楼开盘仪式、楼盘重要促销活动等）；
声像文件最终形成后 当天归档
声像 档案 荣获各种荣誉证书、奖状、奖旗、奖杯等的声像材料；
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案件结案后5个工作 日内完成归档
管理 中心 投资 中心 合同管理 中心 1 招投标 中心
1
计划相关文件下发及 归档 合同签订用印完毕当 天即存档 合同签订用印完毕当 天即存档
1
所有经合同管理部门审查报批的各类合同 资格审查合格单位、初选单位基本情况表、入围单位联系情况 表、《营业执照》副本、快递投递申请登记表 招标项目立项书、搜集单位通知书、委托书、企业基本情况表 、资质证书、安全生产许可证、社保清单、近两年业绩清单、 典型业绩合同 约见单位记录表、考察时间安排表、考察单位记录表、考察报 告 定标审批表、招标立项意见书、资格审查合格单位表、开标情 况统计表、招标文件、议标呈批报告