(档案管理)文书档案管理
文书档案管理制度(3篇)
文书档案管理制度文书档案管理是企业规范化管理的重要内容，也是企业发展过程中的重要见证资料。
文书档案的规范化管理是企业走向规范和成熟的重要条件，为进一步完善文书档案管理工作，结合本公司实际，制订本制度。
一、收文制度1、凡公司收到的文件、函、电报均由收发人员统一签收、拆封、编号、登记(函、电报直接分送有关部门)，及时送质管部主管领导签批后，分送有关领导阅批，部门阅办，并在文件传阅、处理单上签字。
文件阅后及时收回归档，送各部门的文件，由各部门指定专人保管，阅后及时送还。
2、公司领导及有关部门及时阅文，凡需收回的文件如数退回，不得积压、丢失。
3、外出参加会议带回的公文应交文书登记，个人不得保存任何文件。
二、发文制度1、凡以公司名义发出的公文，拟稿人必须用规定文稿纸撰稿，由部门领导签字，统一送秘书核稿，经领导审核签发(属董事会的由董事长签发，属公司的由总经理签发)，由文书统一登记、统一印制。
凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)交两份给文书统一收集管理。
2、公司会签外单位文件，经相关部门和领导审核后会签。
外单位会签公司的文稿，由相关部门起草，秘书核稿，公司领导签发后，再送有关部门会签。
3、联合发文经公司领导及联合发文单位领导分别签批后由文书统一编号、印发。
三、档案管理制度(一)归档范围1、本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2、重要会议材料，包括会议____通知、报告、决议、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3、公司在发展过程中获得的被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
4、公司经营管理活动中产生的各种文件材料(即内____文件)，如规章制度、调研材料、机构调整、人事任免、部门管理职能性文件、部门岗位职责等。
5、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
文书档案管理工作
文书档案管理工作
文书档案管理工作是指对组织内的文书档案进行收集、整理、归档、保管、检索和销毁等工作。
它是组织内重要的管理工作之一，能够有效地提高工作效率、保障信息安全并便于信息的检索和利用。
文书档案管理工作包括以下几个方面：
1. 文书档案的收集：负责收集组织内产生的各类文书档案，包括公文、合同、报告、会议纪要等。
2. 文书档案的整理：对收集到的文书档案进行分类、编码和整理，使其条理清晰、易于查找。
3. 文书档案的归档：将整理好的文书档案按照一定的分类体系进行归档，如按照文件种类、时间顺序、部门或项目等，以便于管理和查找。
4. 文书档案的保管：对归档好的文书档案进行妥善保管，采取防火、防水、防盗等措施，确保文书档案的安全性和完整性。
5. 文书档案的检索：根据需要，对归档的文书档案进行检索，提供给相关人员使用，如提供某个时间段内的报告、某个部门的合同等。
6. 文书档案的销毁：对已经过时或无需保留的文书档案，按照相关规定进行销毁，如通过纸质文件的破碎机销毁或电子文件的删除。
文书档案管理工作的重要性在于保证组织内信息的有序管理，减少信息的丢失或混乱，并为决策提供准确、及时的依据。
同时，文书档案管理也是一项法定要求，组织需要根据相关法律法规和标准要求进行文书档案的管理。
为了有效地开展文书档案管理工作，组织可以建立规范的管理制度和流程，并运用信息化的手段进行电子档案管理，以提高工作效率和文档档案管理的质量。
此外，还需要加强对人员的培训，提高他们的档案管理意识和技能，确保文书档案管理工作的顺利开展。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案治理制度11、文书立卷每年年初机关文书部门或业务部门首先要制订出当年可能形成文件的案卷类目，依据案卷类目做好平常的文件收集、分类工作。
在文件收集齐全的根底上，将文件按以下特征逐项分开。
①分年度。
将文件按其形成的年度分开。
②分级别。
将文件按其之间的关系分成上级、同级、下级。
对相互联系严密的文件，如上级的批复、下级的请示应放在一起。
③分机构。
将文件按其产生或承办部门分开。
④分问题。
将文件按其内容所反映的问题分开。
⑤分期限。
依据《文书档案保管期限的规定》，将文件按不同的保管期限分开。
在文书分类的根底上，依据实际状况，敏捷运用文件各特征（问题、、时间、地区、文件名称、文件往来机关），分别组合成若干个案卷。
拟写案卷标题，简明、准确地反映卷内文件的内容。
案卷正式确定下来后，依据卷内文件时间、重要程序、问题、、地区、文件名称、文书往来机关等详细状况系统排列。
编写卷内文件的页号；填写卷内文件名目和备考表；撤除档案文件上的金属物，装订案卷；填写案卷封面，包括案卷标题、卷内文件的起止年月、页数、件数、保管期限、案卷编号等。
2、档案治理将档案库房的档案柜、架科学排列编号。
保持库房内外清洁卫生。
学习和把握档案爱护技术。
库房要有防高温、防潮、防盗、防光、防尘等安全设施，避开灰尘、有害气体、微生物、虫、鼠等对档案的危害。
3、档案利用预备检索工具。
编制案卷名目、全引名目、专题文件名目、资料卡片、档案资料存放索引、汇编有关文件、参考资料等，并积极开展档案史料的编研工作。
查阅、借阅有关文件，需经秘书长批准；对摘抄、复制的档案资料进展审核、登记，然后在摘抄、复印件上注明出外、时间。
借阅档案，应仔细填写借阅登记薄《档案利用效果登记表》，以便存查。
对借出的档案资料要按时收回入库。
4、档案统计建立档案收进、移出登记簿。
精确编制档案工作状况统计年报，准时上报有关部门。
5、档案鉴定依据国家有关档案保管期限的规定，制定档案保管期限表，由档案部门和有关业务部门的人员组成鉴定小组，定期对档案进展鉴定。
文书档案管理制度
文书档案管理制度文书档案管理制度一、总则文书档案是组织和反映各项工作活动的载体，是机构和个人知识和经验的重要积累，对于保障机构正常运行和维护公共利益具有重要作用。
为了规范文书档案的管理，提高机构运行效率，制定本管理制度。
二、管理目标1. 建立完善的文书档案分类体系和档案管理流程，确保文书档案的完整、准确和安全；2. 保障文书档案的长期保存和利用，为机构的决策、管理和研究提供可靠的依据；3. 加强文书档案管理的信息化建设，提高档案管理的效率和质量；4. 提高机构员工的档案管理意识和能力，确保文书档案管理的科学性和规范性。
三、档案管理制度的内容1. 档案管理组织机构1.1 档案管理委员会：由机构负责人担任主任，相关部门主管担任委员，负责制定档案管理政策和指导方针，协调处理重要的档案管理事宜；1.2 档案管理部门：设立专门的档案管理部门，负责具体的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、利用和销毁等；1.3 各部门档案管理员：各部门设立专门的档案管理员，负责本部门档案的管理和维护，协助档案管理部门完成各项工作。
2. 档案管理流程2.1 档案收集：各部门在进行工作活动时，要及时收集有关的文书档案，并归纳整理；2.2 档案分类：根据工作内容和性质，将档案按照一定的分类体系进行分类，确保档案的有序存放和检索；2.3 档案整理：对已归档的文书档案进行整理，包括装订、标注、分类号的标签等，确保档案的完整性和可查找性；2.4 档案保管：将整理好的档案按照规定的时间和地点进行保管，确保档案的安全性和完整性；2.5 档案利用：根据需要，机构内部的工作人员可以向档案管理部门提出档案利用申请，经批准后进行查阅和复印；2.6 档案销毁：根据规定的保管期限，对已经过时的档案进行销毁，确保档案的及时更新和腾出存储空间。
3. 档案管理的规范性要求3.1 档案管理要严格按照国家相关法律法规进行操作，确保档案的合法性和合规性；3.2 档案管理要遵循档案分类体系和档案编制标准，确保档案的有序存放和检索；3.3 档案管理要定期进行档案检查和评估，确保档案的质量和完整性；3.4 档案管理要采用信息化手段，提高档案管理的效率和质量；3.5 档案管理要加强人员培训和宣传，提高员工的档案管理意识和能力。
文书档案管理制度
文书档案管理制度一、制度目的为加强文书档案的管理，保障机构的正常运转及信息安全，制定本管理制度。
二、适用范围本管理制度适用于本机构所有文书档案的管理。
三、管理程序1.文书档案应当按照机构的流程进行归档。
2.文书档案的归档应当包括以下步骤：–制定档案归档计划–派出人员进行档案索引–对档案进行分类号编排–进行装订、封卷及分类标识–归入指定档案室。
3.文书档案要定期进行检查，对有缺陷、损坏或要求销毁的文书档案，应留下相应的证明文件。
4.文书档案的保管期限应按照《档案管理办法》的规定执行。
5.档案管理人员应对文书档案的保密、安全加强管理，确保档案信息的完整、准确和安全。
四、档案整理1.对已经归档的档案，应按照档案保管期限划分存储类别，如永久保管、长期保管、短期保管等。
2.对于档案管理中出现的问题，应及时进行整改。
对于出现的错误、缺陷和遗漏，应及时向机构领导报告，并给予相应的处罚。
3.对于新增的档案、更新的档案和废弃的档案，应当及时编制档案整理计划，并按计划进行整理。
五、档案借阅与使用1.档案管理人员在保证档案安全的前提下，应当配合机构领导和使用档案的人员开展档案借阅和使用工作。
2.档案管理人员对于档案的借阅和使用情况进行登记，对于不按规定使用档案的人员，应当予以相应的惩罚。
六、档案安全与保密1.档案管理人员应当履行保密责任，对于涉及机密、秘密和重要的档案，应当按照法律法规和国家机构的规定进行保护。
2.档案管理人员应当掌握安全技能，对于档案发生故障、裂条、日晒等情况，应当及时进行处理，并制定相应的修复计划。
保证档案的完好无损。
七、附则1.本制度自发布之日起正式实施，对于之前的文书档案管理工作，也适用本制度。
2.对于本制度执行中未尽事宜，由文书档案管理人员另行制定工作细则或与机构领导商议解决。
以上为本机构的文书档案管理制度，希望全体员工能够认真执行，遵守规定，杜绝乱存乱放、私存私用行为，深入推动机构文书档案管理工作的完善与规范。
文书档案管理细则（3篇）
文书档案管理细则是指企业或机构对于文书档案管理的具体规章制度，旨在规范和管理文书档案的使用、归档、借阅、保管等工作。
下面是一份简要的文书档案管理细则范本，供参考：一、文书档案的定义和分类1. 文书档案是指机构、部门或个人行为和活动所产生的书面材料，包括各种商务文件、报表、合同、备忘录等。
2. 文书档案可根据其性质、用途、保存期限等进行分类，如行政文件、财务文件、人事文件等。
二、文书档案的使用1. 文书档案使用应符合法律法规和企业规定，遵循实事求是、准确及时的原则。
2. 使用文书档案应填写相应的使用申请表，并经过审核批准后方可使用。
3. 使用后的文书档案应及时归档，不得私自保留或外借。
三、文书档案的归档1. 归档应按照规定的分类和编号系统进行，确保档案的组织和检索便捷。
2. 归档前应对文书档案进行整理、摘要和索引等处理，有必要时应制作文件目录。
3. 归档文书档案应填写相应的归档登记表，并保留归档凭证。
4. 归档的文书档案应有定期检查和整理，确保档案的完整性和可读性。
四、文书档案的借阅1. 文书档案的借阅应填写相应的借阅申请表，并经过相关部门或负责人的审核批准后方可借阅。
2. 借阅文书档案应在规定的借阅区域内进行，并不得影响档案的完整性和安全性。
3. 借阅期限一般不超过一个月，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前申请并获得批准。
4. 归还文书档案时应填写相应的归还登记表，并保留归还凭证。
五、文书档案的保管1. 文书档案应存放在专门的档案室或档案柜中，保持干燥、通风和防火等条件。
2. 档案室或档案柜应设置相应的进出门禁和监控设施，确保档案的安全性和机密性。
3. 定期对档案进行保管检查，防止遗失、损毁和泄露。
4. 长期保存的文书档案应按照规定的保存期限和程序进行销毁或转交档案馆。
以上仅为文书档案管理细则的一些基本要点，实际应根据企业或机构的具体情况进行具体化和细化，并加入对于文书档案管理工作的监督、培训等相关内容。
文书档案管理规定（三篇）
文书档案管理规定第一章总则第一条为加强文书档案管理，规范文书档案的建立、使用、保管和销毁工作，提高机关、单位的管理和服务水平，保证机构的正常运转和工作的顺利进行，特制定本规定。
第二条文书档案管理是指对机关、单位内产生的文书档案活动进行组织、协调、督导、监督和管理的工作。
第三条文书档案管理应坚持的原则是：（一）法律、法规原则：遵循国家有关法律法规的规定。
（二）实事求是原则：根据实际情况开展工作。
（三）全面规范原则：按照规范的要求做好文书档案管理。
（四）服务中心原则：以用户为中心，满足用户需求。
（五）信息化管理原则：充分利用信息化手段提高管理效率。
第四条文书档案范围包括机关、单位内的各类纸质文书档案和电子文书档案。
第五条文书档案管理应按照以下要求进行：（一）健全管理制度：建立健全文书档案管理制度，明确各类文书档案的管理责任和流程。
（二）严格分类归档：对文书档案进行分类归档，确保文书档案的组织和检索的便捷性。
（三）及时归档备案：对机关、单位内产生的文书档案，要及时进行归档备案工作，确保档案的完整性和可阅读性。
（四）保密措施：对涉密的文书档案加强保密措施，确保信息安全。
（五）定期检索整理：定期对文书档案进行检索整理，及时处理过期文件。
（六）合理利用档案资源：合理利用档案资源，提供文书档案的查询和服务功能。
（七）加强培训和技术支持：加强对文书档案管理人员的培训和技术支持，提高管理水平和专业能力。
第六条文书档案管理工作由机关、单位的档案管理机构负责，档案管理机构应具备以下条件：（一）具备档案管理专业知识和技能。
（二）配备相应的档案管理人员。
（三）配备相应的档案管理设施和设备。
（四）充分利用信息化手段，提高管理效率。
第二章文书档案的建立和登记第七条机关、单位内产生的各类纸质文书档案和电子文书档案，经过正式审核和签字后，即为有效文书档案。
第八条机关、单位内产生的纸质文书档案应按照相关要求进行编号，制作文书档案封面，并在文书档案封面上登记以下事项：（一）文号；（二）文件标题；（三）发文单位和发文日期；（四）收文单位和收文日期；（五）主题词；（六）文件的密级；（七）文件的分类号；（八）文件的保管期限；（九）文件的存放位置。
文书档案管理制度(三篇)
文书档案管理制度一、文书档案管理1.归档文书档案应当字迹清晰、完整有效。
2.各部门应将文字资料的收集归档工作列入文书人员的职责范围。
3.文书档案归档范围(1)具有保存价值的本单位正式收文、发文，除证件外还应有其附件。
(2)本单位在经营管理活动中产生的与上级领导部门间的往来文件、请示、报告、项目立项、重要函件和经营合同等。
(3)本单位在经营活动中产生的各种文件材料规章制度、调研材料、岗位职责等。
(4)企业在发展过程中被国家或社会认证或认可的证明其实力和相关资格的证书材料等。
(5)归档文件要分开外来文件和本单位的文件。
二、文书档案归档要求1.已经办理完毕并有保存价值的文件都应及时归档，任何人不得随意留存，各部门每季度应将归档的文件资料整理一次，造册登记，对重要的文件要标明密级。
2.归档的文件材料要收集齐全，剔除其中不重要的材料，按照文件形成的先后次序排列清楚并依次编号和加盖年代号。
3.存档文件必须是原件，至少有一份影印件。
4.文件归档时要有交接手续。
－１－甘肃金兴工贸有限公司办公室规章制度5.每年____月份各部门向档案室移交已归档完毕的上一年档案文书。
三、文书档案的借阅1.档案室需设立“文书档案借阅登记薄”，凡借阅者需说明其利用目的，并做登记手续。
2.根据公司实际情况，将文书档案分为重要档案和一般档案。
3.因工作需要借阅机密、秘密类档案，需经部门经理、办公室主任、副总签字方可借阅，绝密类文书需总经理签字。
4.借阅一般性文书需经部门负责人签字。
5.借阅文书一般不超过一天，借阅后应及时归还，超过____天的需向档案室说明并办理续借手续，否则将给予____元—____元的经济处罚。
6.借阅人应妥善保管借阅的文书档案，不得损坏、遗失、复印、涂改或转借他人，如发生泄密应及时向公司领导汇报，采取补救措施。
给公司造成经济损失的要追究其责任，给予____元—____元的经济处罚直至开除。
7.因工作需要需复印档案资料的，须经办公室主任签字，使用后须将复印件交还办公室，如工作需要无法拿回复印件的需报公司批准，并在借阅登记薄中注明。
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文书档案工作之我见档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。
档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。
如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。
通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提1、爱岗敬业，争取领导的重视。
领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。
因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。
单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。
这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。
首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。
管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。
电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。
文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。
所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。
纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。
而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。
在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。
而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发挥计算机管理优势，提高了工作效率。
真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。
传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及。
改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。
以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。
这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。
另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。
由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。
原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。
因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。
一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。
严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。
按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。
凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。
急件要随到随打。
保证打印文件、材料的质量。
三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。
负责到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。
接转电话，下达校内临时性通知等。
四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。
做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。
与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
八．做好校外来访人员的接待工作。
九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
十．严格执行保密制度。
3、强制度建设，建立长效培训机制。
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。
约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。
比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
4、确在职教育的原则，选择课程内容。
相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。
在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。
坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。
第一，学习文档专业知识。
为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。
文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。
现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。
集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。
1、归档范围（1）确定归档范围需考虑三个因素A机关的职能活动B文办理完毕C有查考利用价值(2)内容A级针对本机关的指导性公文B级机关主要职能活动中形成的公文材料C级机关呈送的报请类公文D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文（3）注意问题：A合办理的公文；B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录2、归档时间一般在第二年6月底之前3、归档要求A类、份数以及每份文件的页数B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；C 案卷要系统排列，交接时履行手续；D 字迹材料要符合耐久性要求；E 公文必须是正式的生效的公文（二）严格按归档制度规定进行接收。
收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。
归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。
齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。
质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。
归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。
（三）建立相关制度加强零散文件的收集1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。
2、建立外出开会人员带回材料归档制度。
3、保证工作变动人员手中材料归档制度(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。
2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。
3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。
一般指不走收发文程序的文件。
4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。
五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。
当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。
一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。
二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。
如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。
如干部任免、各类审批表、下级单位报送的年度以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。
这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。
三是保管期限划定尽量明确。
只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。
如长期为１６-５０年，跨越年度如此之大，令鉴定人员无所适从。
2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。