新员工入职档案资料收集
人力资源档案资料收集、管理措施
人力资源档案资料收集、管理措施
背景
在现代企业中，人力资源是企业发展的核心资产之一。
为了高效地管理和保护企业的人力资源，需要采取有效的档案资料收集和管理措施。
收集措施
1. 个人信息收集：在员工入职时，要求员工填写完整的个人信息表，包括姓名、身份证号码、联系方式等核心信息。
2. 合同文件收集：收集员工签订的劳动合同、实协议等文件，并确保文件的完整性和合规性。
3. 学历、资格证书收集：要求员工提供相关学历证书、职业资格证书等文件的复印件，并进行备案和存档。
4. 健康档案收集：定期收集员工的健康体检报告和疫苗接种记录，确保员工身体状况的了解和管理。
管理措施
1. 电子化管理：将收集到的档案资料进行电子化管理，建立人力资源信息系统，方便查阅和传递。
2. 保密措施：对档案资料进行严格的保密，确保员工个人信息
的安全和隐私。
3. 定期更新：定期对档案资料进行更新和归档，删除已离职员
工的档案信息。
4. 存储安全：将电子档案进行备份，并采取防火、防水等措施，确保档案的安全存储。
相关法规遵循
1. 《中华人民共和国劳动合同法》：遵循劳动合同法的相关规定，如合同的签订、备案等。
2. 《中华人民共和国个人信息保护法》：确保档案资料的合规
收集、处理和保护，保护员工的个人信息安全。
以上是人力资源档案资料收集、管理的一些建议和措施，希望
能对贵公司的人力资源管理工作有所帮助。
人事档案收集工作制度
人事档案收集工作制度一、档案收集范围1. 公司员工的人事档案，包括但不限于员工的基本信息、教育背景、工作经历、技能专长、奖惩记录等。
2. 公司员工的社会保险、公积金等相关信息。
3. 公司员工的招聘、培训、考核、离职等过程中产生的文件资料。
二、档案收集程序1. 各部门应按照公司规定，定期将员工的人事档案和相关资料整理齐全，移交至人事部门。
2. 人事部门应对接收到的档案进行审核，确保档案的真实性和完整性。
如有缺失或错误，应及时通知相关部门进行补正或更正。
3. 对于新入职员工，人事部门应在员工入职后的一周内，为其建立人事档案，并及时更新相关信息。
4. 对于离职员工，人事部门应及时将其离职资料归入其个人档案，并妥善保管。
三、档案收集责任人1. 各部门负责人应负责监督本部门员工的人事档案收集工作，确保档案的及时性和准确性。
2. 人事部门负责人应负责监督和指导人事档案的收集、整理、审核和保管工作，确保档案的安全性和完整性。
四、档案分类标准1. 按照员工的入职时间、离职时间、部门归属、岗位等级等标准对档案进行分类。
2. 对于需要特别标识的档案，如涉及重大奖惩、重要职务变动等，应单独标识并分类存放。
五、档案保管方式1. 人事部门应设立专门的档案室，并配备必要的防火、防盗、防潮等设施，确保档案的安全。
2. 对于电子档案，应建立完善的备份制度和安全防范措施，防止信息泄露或损坏。
3. 对于纸质档案，应定期进行清理和整理，保持档案的整洁和有序。
六、档案利用制度1. 员工因工作需要查阅本人或他人档案时，需经过上级领导审批同意方可查阅。
2. 人事部门应对查阅档案的员工进行登记和监督，确保档案的安全和完整。
3. 在查阅完档案后，应及时将档案放回原位，保持档案的有序存放。
七、档案销毁制度1. 对于无需长期保存的档案，如离职员工档案等，可按照规定进行销毁。
2. 进行档案销毁时，应经过公司领导审批同意，并按照相关规定进行。
3. 在销毁档案前，应对档案进行彻底清点和核对，确保无遗漏或错误。
入职员工资料管理制度
第一章总则第一条为加强公司人力资源管理工作，确保员工资料的安全、完整和准确，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有入职员工，包括但不限于个人信息、劳动合同、培训记录、绩效考核等资料。
第二章资料收集与整理第三条员工资料收集1. 员工入职时，人力资源部门负责收集以下资料：- 身份证明文件（身份证、护照等）；- 教育背景证明；- 健康证明；- 合同签订文件；- 其他公司要求的相关文件。
2. 员工入职后，人力资源部门根据工作需要，定期收集以下资料：- 工作表现记录；- 培训记录；- 绩效考核结果；- 其他与员工工作相关的资料。
第四条资料整理1. 人力资源部门应将收集到的员工资料进行分类整理，建立电子和纸质档案。
2. 档案应按照员工姓名、入职时间等顺序排列，便于查阅和管理。
第三章资料保管与使用第五条资料保管1. 员工资料应存放在安全、干燥、防潮、防尘的环境中。
2. 人力资源部门应指定专人负责资料保管，确保资料的安全。
3. 严禁非授权人员查阅、复制、篡改或泄露员工资料。
第六条资料使用1. 人力资源部门应严格按照工作需要使用员工资料，不得滥用。
2. 使用员工资料时，应遵守保密原则，不得泄露员工隐私。
3. 如因工作需要向第三方提供员工资料，需经公司领导批准，并签订保密协议。
第四章资料更新与归档第七条资料更新1. 员工个人信息发生变更时，应及时更新资料。
2. 人力资源部门应定期检查员工资料，确保其准确性和完整性。
第八条资料归档1. 员工离职时，人力资源部门应将员工资料整理归档，并注明离职日期。
2. 离职员工的资料应按照公司规定进行保管，直至其档案期限届满。
第五章资料销毁第九条资料销毁1. 员工资料到期或不再需要时，人力资源部门应将其销毁。
2. 销毁前，应进行核实，确保无遗漏。
3. 销毁资料时，应采取符合国家规定的销毁方式，防止泄露员工隐私。
第六章附则第十条本制度由人力资源部门负责解释和修订。
HR-9新员工入职办理流程及员工档案资料清单
一、新员工入职办理流程第1步：新员工报到，人事专员接待（谁招聘谁办理）。
第2步：人事专员先收集：员工应提供的资料，核对并复印。
第3步：人事专员提供我方应准备的资料：劳动合同、保密协议、告知函、人事制度等，给新员工学习，并讲解，时间控制在15分钟以内。
第4步：告知其薪酬为面试时的约定，一周内由财务来核定其薪酬如何切分。
第5步：员工签订相关资料后，用手机钉钉通知IT部，开通邮箱/钉钉等权限，开通后由IT部发到其钉钉上。
第6步：人事讲解公司基本考勤制度。
第7步：人事介绍公司/部门/岗位基本情况。
第8步：人事协助员工安装钉钉，并讲解基本的钉钉使用技能。
第9步：引领员工，认识主要部门负责人，并熟悉公司环境。
第10步：引导员工：到IT部领取电脑设备，到行政部领取办公用品。
第11步：引导员工到部门负责人处报到，并安排好办公桌。
第12步：邮箱发送新员工报道通告，员工档案转交。
第13步：员工入职报到流程结束。
二、员工基本档案资料员工提供资料：1.身份证原件、复印件，公司核对原件，留存复印件；2.学历证书原件、复印件、学位证书原件、复印件（一般为最高学历），公司核对原件，留存复印件；3.专业技术职称证书原件、职业资格证书原件、上岗证书原件，公司核对原件，留存复印件；4.上家公司离职证明（原件）；5.上家公司劳动合同，公司核对原件，留存复印件；6.体检报告：最近三个月内、三甲医院体检证明原件；7.银行卡复印件（标配光大银行卡，入职一个星期后收取）；8.就业失业登记证（上海户籍员工）；9.公积金账号；人事专员准备资料：10.个人简历；11.员工求职/入职信息登记表；12.面试评估表（给入职者看薪资）；13.劳动合同（需签收）；14.保密协议（需签收）；15.用人单位基本信息告知函。
某单位人事档案收集工作制度
某单位人事档案收集工作制度某单位人事档案收集工作制度第一章总则第一条为规范某单位的人事档案收集工作，提高档案管理效率，保障员工档案的完整性和安全性，制定本工作制度。
第二条本制度适用于某单位的所有员工的人事档案收集工作。
第三条人事档案收集工作是指对员工的基本信息、入职、离职及其他相关信息进行采集、整理和存档的工作。
第四条人事档案收集工作的目标是确保员工档案的准确、完整、及时、安全和可访问，便于管理和查询。
第五条人事档案收集工作由人力资源部门负责实施，其他部门负责积极配合。
第二章人事档案收集程序第六条入职前，新员工须填写《员工个人信息登记表》并提供相关材料，包括身份证、毕业证、就业协议等。
第七条人事部门在验收新员工提供的材料后，将《员工个人信息登记表》归档，并将材料复印件存入员工个人档案。
第八条在员工入职后，人事部门负责收集员工个人信息的变动情况，如婚姻状况、户口地址、联系方式等，并及时更新档案。
第九条离职前，员工须填写《离职申请表》并提供相关材料，包括辞职信、工作交接材料等。
第十条人事部门在办理员工离职手续时，将《离职申请表》归档，并将相关材料存入离职档案。
第十一条人事部门应及时更新员工的离职原因、离职日期等信息，并通知相关部门进行档案变更。
第三章档案归档和维护第十二条人事部门按照员工的入职时间顺序，对员工档案进行编号、归档和存储。
第十三条每个员工的档案均应封存，并标明员工的姓名、编号、入职日期和存储位置。
第十四条档案室应定期进行档案整理工作，确保档案的完整性和有序性。
第十五条档案室应建立档案借阅和归还登记制度，对所有借阅档案的人员进行记录。
第十六条档案室应配备专人负责对档案进行保管、维护和更新，确保档案的安全性和可访问性。
第四章档案查询和利用第十七条任何部门需要查询员工档案的，应向人事部门提出书面申请，并提供合理的理由和查询范围。
第十八条人事部门对查询申请进行审批，并在规定的时间内提供相应的档案复印件或相关信息。
人事档案收集归档管理流程
人事档案收集归档管理流程嗨，小伙伴们！今天咱们来聊聊人事档案收集归档管理这个事儿。
这可是公司管理里很重要的一部分呢！首先呢，得知道从哪儿去收集人事档案相关的材料。
一般来说，新员工入职的时候，会有一堆资料，像简历啦、学历证明啦、身份证复印件啥的。
这时候负责收集的小伙伴就得瞪大眼睛啦，可别漏了啥重要的东西！不过呢，有时候也会有特殊情况，比如说员工在工作期间取得了新的证书或者参加了新的培训，那这些材料也要及时收集起来。
我觉得这部分工作要细心再细心，因为一旦漏了什么，以后可能会有大麻烦呢！接下来就是整理这些材料啦。
你可不能把它们乱七八糟地堆在一起，得按照一定的顺序或者类别来放。
比如说，可以把学历相关的放一块儿，工作经历相关的放一块儿。
这一步其实不难，就像整理自己的书架一样，让它们井井有条。
当然啦，这个顺序或者类别可以根据公司的习惯或者实际需求来定，没有特别死板的规定。
整理好之后呢，就该检查这些材料有没有问题啦。
比如说，学历证明是不是真的呀？有些时候可能会遇到一些不太靠谱的情况哦。
如果发现有问题，一定要及时跟员工沟通，让他们重新提供正确的材料。
这一步可千万不能马虎呀！然后就是把这些整理好、检查好的材料归档啦。
找个合适的地方存放这些档案，最好是有专门的档案柜，并且做好标记，这样以后查找的时候就方便多了。
小提示：别忘了给每个档案编个号哦，这样就像给每个员工的档案都安了个“家”的门牌号码一样，找起来超容易！最后呢，可别忘了定期更新这些档案。
员工的情况是会变的呀，像升职啦、调岗啦，这些信息都要及时更新到档案里。
刚开始可能会觉得这事儿有点麻烦，但习惯了就好了，毕竟这对公司和员工都很重要嘛！。
人事档案收集工作制度
人事档案收集工作制度一、前言为了规范人事档案的收集工作，确保员工档案的完整、准确和安全，提高人事管理的效率，制定本《人事档案收集工作制度》。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工在进行人事档案收集工作过程中的各项规定。
三、工作内容与程序1. 常规档案收集（1）新员工入职时，应当及时向人事部提交个人简历、入职材料及相关证明，人事部门应当在入职后的三个工作日内完成员工档案的收集工作。
（2）员工离职时，人事部门应当在员工离职当天及时收集并整理好其离职手续资料，并归档存储至离职档案库中，以备后续查阅使用。
2. 特殊档案收集（1）特殊员工情况(如长期病假、调动等)的档案收集，人事部门应当及时收集与整理其相关资料，并按规定存储与管理。
（2）公司规模扩大、业务拓展等情况下，新岗位员工的档案收集，人事部门应当与招聘部门协作，确保个人档案的及时收集，保证员工信息的完整性。
3. 档案保密员工个人档案属于公司机密信息，人事部门需严格遵守有关保密规定，确保档案信息不被泄露、篡改或非法使用。
四、人事档案存储1. 纸质档案存储所有员工档案应当按照规定分类整理，并存放于专门的档案室，档案室内应当保持通风干燥、安全密闭。
2. 电子档案存储人事部门应当建立电子档案存储系统，将员工档案进行数字化管理，确保档案的安全、便捷及长期保存。
五、管理责任1. 人事部门应当负责制定并修改本制度的内容，定期对档案收集工作进行审核与总结，保障制度的有效执行。
2. 所有员工应当严格遵守本制度的各项规定，全面配合人事部门的档案收集工作。
六、违约与处罚对于违反本制度规定的员工，人事部门应当根据公司相关规定，给予相应的纪律处分，确保人事档案收集工作的顺利进行。
七、附则1. 本制度解释权归公司人事部门所有，如有需要，可根据实际情况进行适当调整。
2. 本制度自发布之日起正式执行。
本《人事档案收集工作制度》应用于公司员工档案的正常收集与管理工作，确保员工的相关信息得到安全、便捷的妥善保存。
人事档案收集工作制度
人事档案收集工作制度一、制度目的：为了规范人事档案收集工作，保障员工信息的安全和完整性，提高人事管理的效率和质量，特制定本制度。
二、适用范围：本制度适用于公司所有部门的人事档案收集工作，包括员工入职、离职和变动等各个环节。
三、工作责任：1. 人事部门负责设计、制定和调整人事档案收集工作规程，明确收集流程和标准。
2. 各部门人事岗位负责人负责组织并监督本部门的人事档案收集工作。
3. 员工应配合人事档案收集工作，如如实提供个人信息和资料，并按要求主动提交相关证明文件。
四、操作流程：1. 入职阶段：员工须在入职当日或者前一天向人事部门提交个人基本信息和入职所需证明文件，如身份证、学历证书等。
2. 离职阶段：员工离职前应主动向人事部门提交离职申请和必要的离职证明文件，如离职申请表、交接清单等。
3. 变动阶段：员工如发生职称、职务、薪酬等变动，须及时通知人事部门，并提交相关变动证明文件。
五、保密注意事项：1. 人事档案涉及员工的个人信息，包括但不限于身份证号、联系方式、家庭地址等，所有收集、存储和使用都应遵守相关法律法规，严格保密。
2. 任何人员不得擅自查阅、泄露或篡改他人人事档案信息，如有违反，一经发现，将严肃追究责任。
六、档案管理：1. 人事档案应建立电子档案和纸质档案并行的管理模式，确保档案信息的保存和查阅安全。
2. 档案管理员负责对电子档案进行备份和存储，对纸质档案进行分类、编号和妥善保管。
七、违纪处罚：对于违反本制度规定，影响人事档案管理工作的行为，将按照公司相关规定给予相应的处罚，情节严重者可能追究法律责任。
八、其他：1. 本制度须每年进行一次审查和更新，并在公司内部进行宣传和培训。
2. 公司应按照本制度建立相应的档案收集工作考核和奖惩机制，鼓励和规范员工的行为。
以上为人事档案收集工作制度的基本内容，希望能够得到各部门的支持和配合，确保人事档案工作的顺利进行。
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材料项目
备注ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
1
身份证复印件（验原件）
2
毕业证书、学位证书复印件（验原件）
3
照片（4张蓝底1寸证件照）
在照片背面注明本人姓名
4
标准简历1份
5
报到证原件
应届毕业生提供
6
办理中国工商银行工资卡
7
户口迁移证原件
8
党团组织关系介绍信原件
党员提供
9
职称（职业资格）证复印件（验原件）
10
人事档案
邮寄至省人才市场（地址见下文）
11
工作档案
适用于社会招聘员工，包含与原单位签订的劳动合同与离职证明（劳动合同解除证明）原件、奖惩文件、任职文件等
12
个人社会保险缴纳相关资料
办理社保转移所需的社保缴费证明等相关资料、原单位及时停缴相关资料，以便公司按时办理新入职员工社保
13
员工入职差旅费发票
14
个人信息承诺书