关于协同办公系统试运行的通知

关于协同办公系统试运行的通知

集团公司各单位：

集团公司协同办公系统经过培训、安装和测试，已基本具备试运行条件。根据项目总体计划的要求，决定2008年5月21日起在集团公司范围内试运行，请各单位接到通知后即刻进行系统检查，完成上线前的准备工作，确保按照《中国一拖集团有限公司协同办公系统试运行方案》的要求落实各个环节，保证此项工作的顺利进行。

附件：中国一拖集团有限公司协同办公系统试运行方案

二〇〇八年五月十四日

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附件：

中国一拖集团有限公司

协同办公系统试运行方案

一、试运行目的、范围与内容、时间

（一）目的：巩固系统培训效果，促进办公人员熟练掌握系统操作，通过实际办公业务进一步测试和检验系统功能，实现集团公司总部与所属二级单位公文和一般性通知的网上传递、电子收发与管理，提高各部门、各层级之间的办公协同性，加快实现职能部门传统办公模式向电子化办公模式的转变。

（二）范围与内容

1、范围：集团公司总部，各二级单位党政办公室。

2、集团公司总部试运行内容：已部署的所有功能模块，重点是公文管理（公文处理、档案管理）、信息发布（新闻中心、通知公告）和知识管理（知识中心）。

3、二级单位试运行内容：与集团公司公文的收发传递，包括集团公司、股份公司及职能部门、事业部下发到各二级单位的公文、二级单位上报集团公司及职能部门的公文。

4、协同办公系统的日程安排、电子邮件、会议管理、等其它功能，由各单位根据本单位实际情况推进并组织应用。

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（三）时间：2008年5月21日至6月30日。

二、试运行工作要求

(一)协同办公系统试运行期间，电子公文和纸质公文双轨运行。试运行结束后，以电子公文为主，纸质公文适时停发。需要集团公司领导签发或审批的文件以纸质公文为主，电子公文同步处理。集团公司总部与二级单位之间的文件收发通过协同办公系统办理。各类公文的拟稿审批通过协同办公系统完成。

（二）协同办公系统试运行前，各单位要按以下要求进行系统检查。

1、系统管理员要认真检查相关人员帐号是否齐全、角色配置是否正确、权限设置是否适当，如有不全或不当设置，应及时按相关程序申请补充或进行调整。

2、各单位文书管理员要认真检查本单位各类纸质公文当前收、发文编号、文件代字，并在协同办公系统中将收、发文编号调整到合适的序号，保持编号的连续、有效。

3、各单位系统管理员要检查和测试相关流程的完整性和可用性，包括各类表单、公文红头使用等。

4、协同办公系统用户检查个人在系统中的信息是否完整、有效，修改本人登录系统的密码。

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（三）集团公司总部试运行期间出现的问题由信息技术中心负责解决，二级单位的问题由本单位系统管理员负责解决，信息技术中心提供技术支持。

（四）各单位在配合集团公司系统协同应用的同时，要积极开展单位内部的系统实施和应用。要设置内部公文处理流程，普及文件传阅、知识中心等功能的应用，完善网络管理、安全保密管理制度，保障办公网络信息安全，建立本单位的协同办公管理平台。

（五）试运行期间，项目组将对各单位协同办公系统使用情况进行检查，不定期通报使用情况，并根据《关于集团公司协同办公系统上线运行方案的通知》进行考核。

三、试运行期间有关事项说明

（一）系统登陆

登陆地址：

集团公司内网中的用户直接登陆并使用系统

（二）用户权限

1、各单位的领导、工作人员（统称为用户）均在系统中分配了唯一实名帐户。用户根据系统中管理权限的不同，分为系统管理员、流程管理员、栏目管理员、文件管理员、普通用户等。各类用户在设定的权限范围内使用OA系统。

2、用户权限由系统管理员按要求设定，信息技术中心对各单位系统管理员授权，各单位系统管理员对本单位用户

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进行授权。用户权限变更，填写用户权限变更表，系统管理员进行权限变更。

3、各单位系统用户名单报信息技术中心备案。

4、新增用户或人员流动时，填写新增(变更)用户表，单位领导签字后，人事部门确认（并在金蝶人力资源系统中完成组织岗位调整、人员移动操作），提供相关信息（按用户信息模板），由项目组完成用户创建。

（三）办公业务处理

1、集团公司外来的非涉密行政公文，由公司办文书扫描输入协同办公系统，登记后以电子文档形式进入收文流程处理，涉密文件按原有手工办公流程处理。对外发文的报送仍采用纸质形式，但拟稿审批过程需通过协同办公系统完成。

2、公文若带有不方便进行电子化处理的附件(如书籍、图纸等)，可只将公文正文以电子公文形式进行处理，附件暂按纸质公文方式进行处理。

3、公文流转过程中，每一环节的办理人使用系统提供的功能完成各自应该处理的工作，并在公文表单上留下办理痕迹；处理完事务后，根据公文的内容和集团公司公文管理规定，确定正确的发送对象进行发送；接受方收到后应及时办理，如根据公文内容判断不属于自己的处理范围，可退回流程的上一人。电子文件发送后，应根据公文的缓急程度对

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所发公文的接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与有关人员联系。

4、为保证公文处理的及时、有效，有关人员应定时进入系统查看有无需要自己处理的事宜。如本人出差，应在系统中执行“工作授权”，以免耽误公文处理。

5、知识中心的应用。各单位内部的文件、业务资料、规章制度、电子刊物、工作总结、经营月报等，在知识中心按区域、部门、内容进行分类管理。知识中心各栏目发布范围由各单位栏目管理员根据工作需要设定。

6、通知公告用于各单位发布活动预告、会议通知、值班安排等公共信息。通知公告由各单位栏目管理员发布、管理。

7、新闻中心用于集团公司各方面的新闻发布，在集团公司内网上发布的新闻应同时在协同办公系统中相应的新闻栏目中发布。新闻中心的设置中有很大的灵活性，可实现不同的部门管理新闻的不同栏目，由各单位栏目管理员负责管理。

（四）系统安全管理

1、信息技术中心指定管理员专门负责协同办公系统维护，工作时间内始终保持协同办公系统处于正常的运行状态，系统补丁等维护性操作在非工作时间进行。建立服务器

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的运行日志，并保存30天以上。定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全运行。

2、密级的文件不入OA系统，按照现有公文流转方式处理；电子文件严格按发文范围发送，发文范围的审批按集团公司公文管理有关规定执行。

3、公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息发布的同时，发布人应进行备份，以避免信息丢失；需要归档管理的资料、指定专人备份。

4、所有OA用户应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。登录系统后因故离开要退出系统，以确保帐户安全。用户密码有误或遗失请及时与系统管理员联系。

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