公司传真文件收发管理办法
公司函件收发管理制度范本
公司函件收发管理制度范本一、目的与原则为保障公司内外部通信的顺畅、安全与保密，制定本管理制度。
所有员工应遵守以下原则：确保信息传递的真实性、准确性、及时性，并严格遵守保密规定。
二、函件接收管理1. 公司设立专门的邮件处理部门，负责统一收发所有进出公司的信件和电子邮件。
2. 收到的函件应当立即进行登记，记录包括来件时间、发件单位、主要事项等内容。
3. 对于特急或重要的函件，应立即通知相关部门或负责人，并按照紧急程度优先处理。
4. 普通函件应在收件后的一个工作日内分发至相关部门。
三、函件发送管理1. 各部门需发送的函件，应先由部门负责人审核，确认无误后交由邮件处理部门统一寄出。
2. 邮件处理部门应对发出的函件进行登记，记录包括发件时间、收件单位、主要事项等。
3. 重要或涉密的函件应由专人负责送达，并取得签收回执。
4. 所有对外发出的电子邮件必须通过公司指定的邮箱账号发送，并由信息系统管理部门监控以确保信息安全。
四、电子函件管理1. 公司内部电子函件系统应有严格的权限设置，确保不同级别的员工只能访问相应的信息。
2. 对于含有敏感信息的电子函件，应使用加密技术进行保护。
3. 定期对电子函件系统进行安全检查和维护，防止数据泄露或丢失。
五、档案归档与保密1. 所有纸质函件在处理完毕后，应由邮件处理部门负责归档，并按照公司档案管理规定保存。
2. 电子函件应备份存储于公司服务器，并定期进行数据备份，以防万一。
3. 未经授权，任何员工不得私自查看、复制或外泄公司函件内容。
六、违规处理违反上述规定的行为，将视情节轻重给予相应的纪律处分。
严重者可能面临解雇，并需承担法律责任。
七、附则本制度自发布之日起生效，由公司管理层负责解释，并根据实际情况不定期修订更新。
传真收发文件打复印管理规定
XXXX有限公司作业文件《传真收发、文件打/复印管理规定》编制部门：总经办编制：审核：批准：文件编号：版本号：受控状态：受控（加印章）1.0目的1.1为确保公司文件传输准确无误及保密性，制定此规定。
2.0范围2.1本规定适应于公司所有传真收发、文件打/复印工作及长途电话的使用。
3.0引用文件3.1 无4.0定义4.1 无5.0职责人力资源部对此项规定进行监督。
6.0策略6.1公司传真机、复印机及长途电话由人力资源部负责管理，收发传真及复印文件时应由人力资源部人员负责操作。
6.2人力资源部发送传真完毕后，应检查是否有文件遗漏在传真机旁；传真接收完毕后，应立即将传真文件交给发件人。
6.3员工因为工作需要而发送传真的，应填写《文件打印、复印、传真申请单》，经部门经理对传真或复印内容进行审核，如部门经理确认则递交上一级领导审批。
人力资源部人员在接收到审批后申请单后方可进行操作。
6.4对发送保密性高的因为有人，可由人力资源部人员进行指导，由员工亲自发送，并提前以电话方式通知收件人现场接收。
对涉及公司重大机密的文件不宜使用传真机发送，以免泄密。
6.5员工不得利用公司传真机发私人资料、文件。
6.6普通传真由人力资源部接收后送交相关部门。
6.7遇有重要传真，相关部门可提前通知人力资源部注意接收，或与对方明确接收时间后在人力资源部等待传真。
6.8传真的接收及发送，文件的打印、复印，长途电话的使用均需在人力资源部人员在记录。
7.0注意事项7.1 无8.0相关文件8.1无9.0相关记录9.1《文件打印、复印、传真申请单》9.2《文件打印、复印及传真记录清单》。
公司传真管理办法
公司传真管理办法为了加强传真收、发件的管理，使传真件及时、准确、无误地收发及查找并按时归档，特制定本办法。
一、级传真收、发件的管理（―）传真发件1、凡是工作需要，发往国内、国外单位涉及本业务重要的传真件，发往上级机关、各股东的请示、报告等传真，均列为级传真发件的范围。
2、级传真发件，一律用统一的传真发件文头纸。
文头纸由发件人填写、领导签发后，由企业策划部文书统编号并传出。
如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
3、经领导签发的传真发件一律存档，不退还本人。
（二）传真收件1、凡是署名的传真收件，上级机关或股东方发给的传真文件，重要通知、会议通知等传真收件，均由企业策划部登记，并按收文程序处理。
2、凡是署名领导一级的重要传真收件，由文书送交领导阅批，传阅后由企划部保存。
3、凡是署名其他人员的传真件，文书通知收件人领取，收件人签字后方可取走，企划部不保存。
如有保存价值，请收件人送企划部保存。
二、部门级传真收、发件的管理：为了严格管理部门传真件，请有关部门自行建立传真收、发登记制度，并指定兼职人员管理。
（一）传真发件1、部门级传真发件只限于有关部门与各设计、施工、监理、供货商等相关业务单位的一般专业技术和业务往来。
2、凡注重要事项，需由各部门发往以外的业务往来传真件，必须经领导审核签字后，由各部门做好专项记录后再发出。
3、部门级传真发件，一律用统传真发件文头纸（见附件2）,文头纸由发件人填写、经部门领导审核签字并编号后，由各部门自行发出，如文头纸写不下，可续相同大小的续页纸。
（二）传真收件1、各部门的传真收件，均由各部门自行保管，重要收件年底归档。
2、如属于重要传真件，需要领导审阅的，送企业策划文书运转。
（三）传真件的归档各部门的传真收、发件于次年三月底前随其它归档文件一起交档案中心归档。
公司文件收发档案管理制度
公司文件收发档案管理制度1. 背景公司作为一个组织机构，文件的收发和档案的管理是必不可少的。
通过规范的文件收发和档案管理制度，可以提高公司效率，促进信息的流通和利用，减少工作人员的工作量，提高工作质量和效率。
2. 适用范围本制度适用于公司内所有部门的文件收发和档案管理工作。
3. 文件收发3.1 收文公司所有的收文应按以下要求进行操作：（1）收文人员应当及时领取公司来文，并对来文进行分类整理；（2）收文人员对收到的每一份文稿都必须认真阅读，并在文稿的右上角注明收文日期和收文人员；（3）针对每份文稿的主题和性质，将其交给相应的业务部门进行核实和处理；（4）在核实和处理完成后，将处理结果注明于文稿，并在规定的时间内及时发回原文送件人，并将来文存档。
3.2 发文公司所有的发文应按照以下要求进行操作：（1）发文人员应当了解收件人的身份、职务和需求，选择合适的方式和形式，准确、简明、明确的表达文意；（2）针对需求不同，发文可以采取信函、传真、电子邮件、短信等不同形式，并保存相应的材料；（3）发文人员应当在发文抄送单上注明收件人、福彩快三平台收到日期、发件人等基本信息，并将抄送单附在发出的文稿上；（4）发文人员应当定期检查所发出的文件，在保证文件安全和完整的前提下，及时将过时或不需要保留的文稿予以销毁。
4. 档案管理4.1 档案的归档公司的所有档案应按以下规定进行归档：（1）所有归档的文稿必须经过合法授权且内容真实准确；（2）将文稿归档前，应当对文稿进行必要的分类整理，按照文件类型、名称、编号、时间等要素，进行规范的归档操作；（3）对于重要的档案，一定要进行备份，确保档案材料的安全性和完整性；（4）档案馆库的存储和保管过程中，应当注意防潮、防火、防鼠等管理工作，保证档案的安全有序。
4.2 档案查阅在必要的情况下，公司员工可以通过档案查阅进行获取所需信息。
档案查阅应按照以下规定进行：（1）员工必须提出书面申请，注明查阅文件的名称、时间、编号、目的等信息，并在规定的时间内向档案管理员提交申请材料；（2）所有的查阅操作必须在统一的档案查阅室内进行，不能擅自带离任何档案资料；（3）档案查阅室内应设有专人负责，严格按照公司取消权限的规定执行；（4）对于重要的档案资料，员工必须遵守商业机密、保密和商业利益安全的要求，绝不可泄露和传播。
公司对外收发文件管理制度
第一章总则第一条为加强公司文件管理工作，确保文件收发、传递、归档等环节的规范化和高效化，提高公司工作效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司所有对外收发文件，包括信函、电报、传真、电子邮件等。
第三条公司文件收发工作应遵循以下原则：1. 守时原则：确保文件及时送达收件人；2. 准确原则：确保文件内容准确无误；3. 安全原则：确保文件在传递过程中安全无丢失；4. 经济原则：合理利用资源，降低文件处理成本。
第二章文件收发流程第四条文件收发部门负责公司对外收发文件的接收、登记、传递、归档等工作。
第五条文件收发流程如下：1. 接收：收到文件后，应立即进行登记，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期等。
2. 核实：对文件内容进行初步审核，确保文件符合公司规定和要求。
3. 传递：根据文件内容，确定文件传递方式，如专人送达、快递、电子邮件等。
4. 送达：确保文件在规定时间内送达收件人，并要求收件人签字确认。
5. 归档：将已送达的文件进行归档，确保文件完整、安全。
第三章文件登记与管理第六条文件收发部门应建立文件登记簿，详细记录文件收发情况，包括文件名称、文号、收件人、发送单位、接收日期、传递方式、送达日期等。
第七条文件收发部门应定期对文件进行整理、归档，确保文件档案的完整性和安全性。
第八条文件归档后，非经批准不得随意查阅、复制或借出。
第四章文件传递要求第九条文件传递应选择安全、可靠的传递方式，确保文件在传递过程中不受损坏或丢失。
第十条文件传递过程中，应确保文件保密，不得泄露公司机密信息。
第十一条文件传递时，应注明收件人姓名、职务、联系方式等，以便及时联系。
第五章奖励与处罚第十二条对在文件收发工作中表现突出、成绩显著的员工，给予表彰和奖励。
第十三条对违反本制度，造成文件丢失、损坏、泄露等后果的，视情节轻重给予相应处罚。
第六章附则第十四条本制度由公司行政部门负责解释。
第十五条本制度自发布之日起施行。
注：本制度可根据公司实际情况进行调整和补充。
公司文件收发管理办法
公司文件收发管理办法公司文件收发管理办法第一章总则第一条为了使公司文件处理达到规范化、制度化和电子化，提高办文质量和效率，保障文件的安全性，特制定本规定。
第二条本规定所述“文件”包括公司与外部往来及公司内部间往来的文件。
一、外部文件:(一) 政府主管部门和其它管理关系单位下发给公司的指示、决定、通知、批复，往来单位或个人(含业主、租户、意向客户等)送达给公司的通知和信函，法律文书等;(二) 公司向政府主管部门或其它管理关系单位发出的请示、报告和信函，以及向往来单位或个人发出的信函、通知、管理规定等。
二、内部文件:(一)公司内部上传下达、平级单位间联系的文件包括通告、通知、请示、批复、报告、计划、总结、决议、决定、会议记要、联系函等。
子公司上报公司领导和与公司各部门间往来的文件属于内部文件;(二)内部规章制度;(三)经济合同。
第三条本规定适用于总公司，子公司可参照本规定执行，并按实际拟定相应收发文管理细则。
第四条文件收发处理应遵循以下原则:一、高效简捷原则。
文件批转会签时应高效处理，在规定时间内会签完毕。
对于一般的内外文件(文件页数10页以内)，原则上采用OA 会签、批转，减环提效;重要机密文件或其他文件(10页以上或需要采取纸质的)采取纸质会签、批转。
1二、安全性原则。
办文窗口要做好收、发文和批转处理登记。
重要文件使用复印件流转处理，原件登记后送档案室保管。
文件处理完毕后，办文窗口将流转的纸质和电子文件连同文件处理表单一并交档案室存档。
三、时限性原则。
文件处理相关部门和人员应限时处理。
对于办毕时限内无法完成文件处理时，应在文件处理表单上说明，并及时通知办文窗口;对于外收文件，主办部门同时要在办文时限内先书面或口头予对方以简要回复，回复方式、时间、内容和对方联系人须在文件处理表单上注明。
第二章职责第五条行政人事部为公司文件的管理部门，并设立办文窗口主办文件的流传工作。
主要职责是:接收处理外单位来文、公司各部门和各子公司呈报公司领导的各类文件，按程序上报或分转处理;一、按公司领导批示，分转文件至相关单位传阅或阅办;二、跟踪文件的传阅和阅办过程，及时检查、督促文件中所承载事项的办理;三、指导、检查、监督各部门和子公司文件管理工作，定期对各公司办文窗口及部门文件管理员进行培训。
传真使用管理办法
传真使用管理办法一、目的为加强公司传真使用管理，根据集团相关制度，并结合公司实际，特制定本办法。
二、适用范围本办法适用公司各部门三、规定和要求（一）传真的接收管理1、传真件的接收纳入公司收文管理办法范围内，由办公室专人负责接收。
2、传真件接收后，填写收件登记表（见附表1），并及时送至各收件部门和个人，做好签收登记。
3、公司传真机应24小时处于开机接收状态。
（二）传真的发送管理1、发送传真应按公司统一格式（见附表2）由主管领导签字，填写传真发件登记表后（见附表3）发送，原件存档。
2、公司各业务部门人员发送传真，按照“谁的客户谁负责”的原则，由本人登记后发送；公司事务由办公室专人统一发送。
3、任何个人不得私自发送公司及个人资料。
（三）传真机的管理1、传真电话不能被占用为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机由专人使用管理，做好对传真机的日常维护保养，掌握传真收、发技术，会处理简单故障。
四、附则本规定修订及解释权归公司办公室所有。
本规定自签发之日起实行。
附表一：传真收件登记表序号文件名页数签收人部门收件时间备注附表二：FAX传真函地址（Add）：邮编：电话（Tel）：传真（FAX）：邮箱E-mail:收件人单位WRITE UNITS ：发自FROM：收件人ATTENTION：签发人SIGN：电话Tel：项目ITEM：传真号FACSIMILE No：编码No：总页数PAGE：日期DATE：附表三：传真发件登记表序号文件名页数发件人部门签发人发件时间备注。
公司通讯管理制度范文(三篇)
公司通讯管理制度范文第一章总则第一条根据公司的业务需要和发展要求，为了加强和规范公司内部的通讯管理，特制定本通讯管理制度。
第二条本制度适用于公司内部各级部门和人员的通讯活动管理。
第三条通讯管理应以加强内部沟通和协作、提高工作效率为目标，遵循公平、公正、高效、安全、便捷的原则。
第四条公司内部通讯包括口头和书面两种形式，包括但不限于会议、报告、通知、公告、邮件、聊天工具等。
第五条公司内部通讯应当遵循法律法规和公司规章制度，不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。
第六条公司鼓励员工积极利用通讯工具进行专业知识学习和交流，提高自身能力和业务水平。
第七条通讯工具的采购、使用和维护由公司统一管理，不得擅自更改设置或私自安装其他软件。
第八条公司对通讯记录和通讯内容进行监督和审查，并对违反规定的行为进行相应处罚。
第九条公司建立通讯管理制度宣传和培训机制，让员工充分了解和遵守本制度。
第二章通讯工具管理第十条公司提供的通讯工具包括但不限于公司内部网络、固定电话、移动电话、电子邮件、即时通讯工具等。
第十一条通讯工具的采购应当符合公司的要求和规定，并由专门的人员进行维护和管理。
第十二条员工必须妥善保管妥当使用通讯工具，个人在使用通讯工具时应当遵守公司规定的时间、地点和方式。
第十三条不得擅自将通讯工具外借、转让或私自更改设置，不得将通讯工具用于非工作相关活动。
第十四条公司对通讯工具进行定期检查和维护，确保其正常运行和安全使用。
第三章通讯内容管理第十五条公司对员工的通讯内容进行监督和审查，以确保其合法合规和工作相关。
第十六条员工在通讯过程中不得泄露公司机密和他人隐私，不得传播虚假信息和不良言行。
第十七条员工不得以公司名义发布未经授权的信息，不得以个人名义发布与工作无关的信息。
第十八条公司对违反通讯管理规定的员工将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、通报批评、辞退等。
第四章监督与评估第十九条公司对通讯管理制度的执行情况进行监督和评估，及时发现问题并提出改进意见。
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公司传真文件收发管理办法
1.目的
为加强公司传真文件治理,保证传真信息能得到及时反馈,保证公司领导能及时,全面地处理好公司传真信息,保证公司工作顺利开展,特制定本方法.
2.适用范畴
本方法所指传真文件包括:与项目招投标相关的传真文件;与客户,设计院及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件;政府下发的相关传真文件;公司生产经营治理有关的传真文件,以及其它往来传真文件.
3.职责
总经理办公室负责传真文件的收发统一治理,负责传真文件收发登记与存档,传真收件的传阅与阅签意见的督办落实.
4.传真收发治理工作要求
4.1总经理办公室文秘专员为收发传真执行者,必须严格遵照传真收发治理程序执行.
4.2文秘专员外出,由总经理办公室主任指定人员按照规定程序代为治理.
4.3传真文件的收发登记,分类,批转,传阅应讲究效率,幸免延误工作.
4.4公司传真收件人,发件人须积极配合文秘专员执行本治理方法,如因个人缘故违反程序规定,对公司生产经营造成负面阻碍的,将依照情形的严峻性追究当事人的责任.
5.治理程序
5.1传真收件的治理程序
办公室文员接收传真后,分类登记.关于收件人明确,涉及内容为单纯业务联系的传真文件,直截了当复印存档,并将原件直截了当交收件人.关于收件人或责任人不明确,涉及咨询题复杂,或其它需要请示领导指示的,应加《传真文件传阅笺》报总经理办公室主任阅批,由其决定传给相关责任人或相关领导阅示.传阅完毕或转交相关责任人办理时,应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存.
5.2传真发件的治理程序
因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由总经理办公室文秘专员登记,发送后签发件交文秘专员留存.
5.3传真文件的存档
5.3.1与项目相关的传真文件,项目完工后收集整理项目档案时,由文秘专员将传真文件复印件和《传真文件传阅笺》移交项目档案治理人员,由其归档,自己保留备份,供综合档案归档.其它传真文
件,按档案治理要求,由文秘专员每年定期整理,归入综合档案.
5.3.2传真文件原件不得直截了当存档,必须通过复印,以确保能够长期储存.
6.记录
《传真收件登记簿》,《传真发件登记簿》,《文件传阅笺》.。