行政办公室管理手册

第一章行政办公室配置

第一节行政办公室架构图

行政办公室组织架构

行政办公室

行政管理仓库管理

第二节行政办公室部门职能

第三节行政办公室岗位职责行政经理/副经理岗位职责

行政主管岗位职责

行政专员岗位职责

计划运营专员岗位职责

仓库管理员岗位职责

第二章行政办公管理规定及流程

第一节行政办公管理基本规定

一、会议管理规定

1、公司行政办公室负责分公司工作例会的召集、会议纪要的整理、会议决议的落实和督办及会议文件的归档备查。

2、公司行政办公室负责各管理处办公会议落实执行情况的收集、审核与归档工作。

3、公司行政办公室负责各类外联性质培训及座谈会的筹备跟进工作。

4、公司行政办公室协助分公司内部各类临时性协调、方案研讨会议的相关工作。

5、公司例行会议原则上每周召开一次，遇特殊情况或节假日可顺延。

6、会议由公司总经理或总经理委托的其他领导主持。分公司各职能部门及管理处负责人参加。根据会议议题，总经理可决定其他人员列席会议。

7、公司例行会议主要内容如下：贯彻落实集团相关战略及华南城、总公司相关精神、重大决定、具体方案；对各职能部门、管理处近期工作做出指导，对需协调的相关工作做出安排；决定总经理认为需要讨论研究落实的其它问题。

8、会议结束后由行政办公室拟写会议纪要报经理签批后，发各职能部门及管理处。会议纪要由行政办公室存档。

9、公司内部临时性专业协调、研讨会议：由总经理根据工作需要发起，由总经理或总经理委托的其他领导主持。根据会议需要，总经理可决定其他人员列

席会议。

若是由需要召开会议的职能部门或管理处发起，并须以OA邮件的形式报分管领导批准。

10、会议发起人可根据会议议题，决定并通知列席人员，如需集团或总公司相关人员列席，统一由行政办公室联系。

11、会议形成的会议纪要或其他文件也必须由行政办公室存档备查。

二、公文管理规定

1、公文是指以公司名义正式发布或需要向公司报批的各类公文。

部门公文指公司内部各部门以本部门名义向其他部门发布的工作联系函等公文，或者向商户发布的通知、提示类公文。

2、分公司行政办公室负责对所有公文进行规范化管理，并指定专人具体负责公文的编号、登记、分发、查办、立卷、原件归档等工作。

3、所有外部来文统一由行政办公室填写《公文处理表》后呈报总经理批示，再转由相关部门承办。承办部门可留存复印件。

4、各部门起草的公司发文必须经行政办公室确认，获取统一发文编号。对集团其他部门工作联系函类公文，由承办人以部门名义拟文，再根据OA签报流程逐级审批后外发。

5、其他纸质公文由承办人以部门名义拟文后由部门经理签字，分管领导审核，总经理审批后，统一由行政办公室外发。

6、公司发文（除集团内部请示、报告、工作联系函），均须填写《发文呈批表》。

7、公司发文原件均由行政办公室登记、存档，并将扫描件发拟办部门。

8、部门公文由承办人以部门名义拟文，经部门经理审核，分管领导审批后，再呈送协办部门或发布，并由承办部门登记、存档。

9、根据国家公文处理有关规定，并结合公司实际情况，公文文种主要有：决定、通知（包括温馨提示）、通报、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要等九种：

（1）决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。

（2）通知（温馨提示：适用于批转下级单位的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文；发布规章制度；传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；对员工、公众、商户的善意提示。