XX协同办公系统管理办法
协同办公系统使用管理暂行办法

协同办公系统使用管理暂行办法协同办公系统使用管理暂行办法第一章总则第一条为健全集团公司协同办公系统管理制度,规范工作流程,提高办公效率,充分发挥协同办公系统的作用,保证该系统的正常运行及信息安全,加强其维护管理能力,特制定本管理办法。
第二条协同办公系统是指镇江港务集团内部办公自动化系统。
第三条协同办公系统使用管理包括:用户管理、流程管理、系统维护管理、终端维护管理、电子签章管理、短信系统管理、邮件系统管理、系统功能需求管理等。
第二章部门职责第四条信息管理中心为协同办公系统的归口管理部门,负责该系统的维护和管理,保证协同办公系统安全,为集团用户使用协同办公系统提供技术服务。
第五条各部门、各分子公司向信息管理中心提供协同办公系统的用户、用户权限、办公流程、系统功能需求等相关的配置和调整申请。
第三章协同办公系统用户管理第六条协同办公系统用户包括业务用户和系统管理用户。
第七条协同办公系统用户管理是指对用户的增加、删除,以及用户属性、权限的配置和调整等管理。
第八条各部门、各分子公司根据各自工作需求,按照用户权限与岗位职责一致性原则,如实填写“协同办公系统用户及权限配置/调整申请表”(见附表1),按流程审批通过后,交信息管理中心处理。
第九条信息管理中心在接到申请表后两个工作日内完成相应的配置和调整工作,将执行结果反馈申请部门或单位进行确认。
第十条突发情况下,经申请部门领导和信息管理中心领导批准后,可进行紧急的协同办公系统用户及权限配置/调整,相关手续需在调整事件处理完毕三个工作日内补齐。
第十一条按照集团信息保密的要求,防止因用户口令破解造成的集团信息泄密、数据伪造、数据篡改等情况的发生,禁止协同办公系统用户使用缺省口令;口令组成建议采用大小写字母、数字以及其它字符混合形式,用户口令长度要求在6位以上,系统关键业务用户(具有审批权限的业务用户)口令长度建议在8位以上,系统管理用户口令长度建议在11位以上。
第十二条口令的更换和保管由用户本人负责;业务用户口令更换间隔不超过3个月,系统管理用户口令更换间隔不超过1个月,新建用户必须更改初始口令,禁止将用户口令转借他人使用;如发现口令泄密现象,相关用户应立即更换口令。
关于协同办公管理制度范文

关于协同办公管理制度范文协同办公管理制度范文一、前言协同办公是一种以提高工作效率、优化资源配置、促进团队协作为目标的办公模式,近年来得到了越来越多的关注。
为了更好地实施协同办公,需要建立一套科学、规范的管理制度,以提高工作效率、保障信息安全、规范团队协作,为组织的发展提供有力支持。
本文将从管理制度的角度出发,提出一套完整的协同办公管理制度范文。
二、协同办公管理制度范文1.协同办公基础1.1 定义协同办公是指通过信息技术手段,实现团队成员共享资源、高效沟通协作的工作方式。
1.2 目标协同办公的目标是提高工作效率、优化资源配置、促进团队协作,达到工作快速、高效、便捷的效果。
2.协同办公平台使用2.1 协同办公平台的选择根据组织的实际需求,选择适合的协同办公平台,并提供培训和技术支持,确保团队成员能够熟练使用。
2.2 协同办公平台的规范使用(1)所有团队成员必须使用指定的协同办公平台进行工作,不得使用其他非授权的工具。
(2)严禁在协同办公平台上传、传输涉密信息或非法信息。
(3)禁止对协同办公平台进行恶意攻击或滥用,如擅自修改系统设置、删除他人文件等。
(4)协同办公平台的使用日志应定期进行备份和存档,以备查证和追溯。
3.协同办公工作流程3.1 协同流程的确定根据工作任务的不同,确定相应的协同流程,包括任务的分配、审批等环节,确保工作的顺畅进行。
3.2 任务分配和追踪(1)任务的分配应由领导或负责人统筹安排,明确每个成员的工作职责。
(2)任务的状态追踪应及时更新,确保任务的进度可控。
3.3 会议管理(1)会议的目的和议程应提前确定,并通知相关人员。
(2)会议纪要应详细记录会议的内容、决策和行动计划。
(3)会议记录应及时发送给与会人员并妥善保存。
4.信息安全管理4.1 信息安全意识培训定期组织信息安全意识培训,提高团队成员对信息安全的重视程度与保密意识。
4.2 数据备份与恢复(1)定期对协同办公平台的数据进行备份,并保存在安全可靠的地方。
协同办公系统运行管理制度

协同办公系统运行管理制度协同办公系统是一种通过网络技术,将工作人员之间的信息、任务、日程等进行集成和协同处理的系统。
它可以有效地提高工作效率、降低沟通成本、提升工作质量。
然而,要使协同办公系统发挥最大的效益,就需要制定一套科学有效的运行管理制度。
首先,建立协同办公系统使用规定。
规定系统的使用人员、权限设置、数据输入标准等,明确各用户的职责和权限。
例如,要设定系统管理员、部门管理员、普通用户等角色,规定不同角色的权限范围和使用限制。
并且要规范数据的输入格式和标准,避免出现不一致或错误的数据。
此外,还需明确系统使用的时间、频次、方式等,确保系统在不影响正常工作的前提下发挥作用。
其次,建立协同办公系统维护和更新制度。
协同办公系统是一个复杂的信息系统,需要不断进行维护和更新,以确保系统的稳定性和安全性。
建立系统维护团队,负责定期检查系统运行情况、修复漏洞和bug、优化系统性能等。
根据系统使用情况和用户反馈,进行系统改进和升级,提高用户体验。
此外,要对系统进行定期备份,以防止数据丢失和系统故障的情况。
第三,建立协同办公系统培训制度。
协同办公系统的使用需要一定的专业知识和技能。
为了保证系统的高效使用,需要进行培训。
可以定期组织系统培训班,培训用户熟悉系统的操作方法和功能。
同时,对于新入职的员工,也要进行系统培训,使其能够快速上手使用。
此外,还可以建立一个在线帮助文档和教程库,方便用户随时查询和学习。
第四,建立协同办公系统监督管理制度。
监督管理是确保协同办公系统正常运行并发挥功能的重要环节。
建立监督管理团队,负责对系统的使用情况进行监控和分析,及时发现和解决问题。
对于系统的异常情况,如系统崩溃、数据泄露等,要及时处理并进行调查,保证系统的安全性和稳定性。
此外,还要定期评估系统的效果和用户满意度,采集用户意见和建议,为系统的改进提供参考。
最后,建立协同办公系统的风险管理制度。
协同办公系统的运行中存在一些潜在的风险,如数据泄露、系统崩溃等,可能对工作的进行造成一定的影响。
协同办公系统使用管理暂行办法

协同办公系统使用管理暂行办法协同办公系统已经成为现代企业高效工作的重要工具之一,为了保障协同办公系统的正常运行和管理,制定一套科学、合理的管理办法势在必行。
本文将从以下几个方面介绍协同办公系统使用管理暂行办法。
一、系统使用权限管理1.权限分级:根据职务和工作需求,将系统使用权限进行分级管理。
高层管理人员拥有最高权限,普通员工拥有较低权限。
2.权限审核:对于新入职员工或职务发生变动的员工,需要进行相应权限的审核和授权,确保只有合格人员能够使用系统。
二、信息安全保障1.密码复杂性要求:要求系统用户设置复杂密码,并进行定期更换。
密码应包括大小写字母、数字和特殊字符,以增加破解难度。
2.登录日志管理:建立登录日志记录机制,定期审查登录日志,确保系统的安全性。
发现异常登录行为及时进行处理。
3.数据备份和恢复:定期对系统数据进行备份,并建立恢复机制,以防数据丢失或损坏。
三、系统使用规范1.禁止私自传播公司机密信息:用户在使用协同办公系统过程中,应严守保密规定,不得将公司机密信息通过系统传播或外泄。
2.禁止滥用系统资源:用户不得以任何形式滥用系统资源,包括但不限于大量上传个人文件、利用系统发送垃圾信息等。
3.合理使用存储空间:用户应根据实际需求合理使用系统提供的存储空间,不得占用过多资源导致系统运行缓慢或崩溃。
四、系统维护管理1.定期检修和维护:对协同办公系统进行定期检修和维护,确保系统的正常运行和稳定性。
2.故障处理和反馈:用户发现系统故障或异常应立即向管理员或技术支持部门进行反馈,以便及时处理。
五、培训与意识提升1.新员工培训:新员工入职时应受到关于协同办公系统的培训,了解系统的基本使用和管理规范。
2.定期培训与宣传:定期开展协同办公系统的培训和宣传工作,提高员工对系统的使用效率和意识。
六、违规处罚措施1.严肃处理违规行为:对于违反协同办公系统使用规范的行为,将依据公司相应规定进行严肃处理,包括警告、罚款、降职、甚至解除劳动合同。
协同办公系统管理办法

协同办公系统管理办法随着信息技术的快速发展和企业管理模式的变革,协同办公系统已经成为现代企业不可或缺的工具之一。
协同办公系统管理办法旨在规范企业对协同办公系统的使用与管理,提高工作效率和团队协作能力。
本文将从系统选用、安装配置、权限管理和数据保护等方面进行详细阐述。
一、系统选用选择适合企业需求的协同办公系统是关键。
在选用系统时,应充分考虑以下因素:1. 功能完善:协同办公系统应具备基本的文件共享、任务管理、日程安排、邮件通知等功能,并且支持团队协作和跨部门协同。
2. 易用性和用户界面:系统应具备友好的用户界面,简洁明了的操作流程,方便员工上手使用,并且能够提供定制化的界面风格。
3. 兼容性和扩展性:系统应能够与企业现有的IT基础设施无缝集成,支持各类常用办公软件和移动设备,并且具备良好的扩展性,能够根据企业的需求进行定制开发。
二、安装配置协同办公系统的安装与配置是确保系统正常运行的关键步骤。
在进行安装与配置时,应注意以下几点:1. 硬件资源:根据系统的需求和企业的规模,合理配置服务器的硬件资源,确保系统能够稳定运行。
2. 软件安装:按照系统提供的安装指南进行软件的安装和配置,确保每个步骤都正确完成,并且进行必要的系统测试。
3. 数据库管理:根据系统要求选择适合的数据库,进行数据库的安装和配置,并进行合理的数据库容量规划。
三、权限管理合理的权限管理是保证协同办公系统正常运行和信息安全的重要措施。
对于不同的角色和岗位,应设置相应的权限级别,并实施严格的权限控制。
1. 账户管理:对于每个用户,应设置独立的账户,并定期进行账户权限的审核和管理。
2. 角色管理:根据岗位和职责划分不同的角色,并设置对应的权限,确保员工只能访问和操作符合其权限范围内的数据和功能。
3. 日志监控:对系统的日志进行监控,及时发现异常操作和安全风险,并采取相应的措施进行处理。
四、数据保护对于协同办公系统中的各种数据,应采取必要的措施进行保护,确保数据的安全和可靠性。
公司协同办公系统管理办法

公司协同办公系统管理办法一、引言随着信息技术的不断发展,越来越多的企业意识到协同办公系统在企业管理中的重要性。
公司协同办公系统是一种利用互联网和相关技术建立的信息管理系统,旨在提高企业内部协作效率、降低沟通成本,提升企业的整体竞争力。
本文旨在探讨公司协同办公系统的管理方法,以便企业能够更好地利用该系统。
二、公司协同办公系统的定义和功能1. 定义:公司协同办公系统是指通过计算机网络和相关技术,实现企业各部门之间信息共享、协作办公、任务分配和进度跟踪等功能的系统。
2. 功能:a) 信息共享:公司协同办公系统通过将企业内部的各类信息整合到一个平台上,使员工可以随时随地查阅和共享信息,提高工作效率。
b) 协作办公:系统提供了实时通信和协同编辑功能,便于员工之间进行沟通和协同工作,促进团队合作,提升工作效能。
c) 任务分配和进度跟踪:系统可以帮助管理者将任务分配给相应的员工,并实时跟踪任务的进度和完成情况,提高工作效率和管理效果。
三、公司协同办公系统管理的重要性1. 提高工作效率:公司协同办公系统可以减少传统办公方式中的信息传递时间和沟通成本,提高工作效率。
2. 促进团队合作:系统提供了多人实时协同编辑的功能,能够促进团队之间的合作,提高工作效能。
3. 加强任务管理:公司协同办公系统可以帮助管理者对任务进行合理分配和跟踪,提高任务管理效果。
4. 提升信息安全:系统提供了权限管理和数据加密功能,能够保障公司内部信息的安全性。
四、公司协同办公系统管理的具体方法1. 设立专门的管理部门或负责人:公司应设立专门的协同办公系统管理部门或由一位负责人负责系统的日常管理和维护工作。
2. 培训和指导:公司应定期组织相关人员进行协同办公系统的培训和指导,确保员工熟练掌握系统的使用方法和注意事项。
3. 全员参与:公司要鼓励全员参与协同办公系统的使用,建立系统使用的习惯,并定期提供使用报告,以便及时发现和解决问题。
4. 设定权限和保障信息安全:公司应合理设定各员工的权限,避免信息泄露和误操作。
协同办公系统管理制度范本

第一章总则第一条为规范我单位协同办公系统的使用和管理,提高工作效率,确保信息安全和保密,特制定本制度。
第二条本制度适用于我单位内部所有使用协同办公系统的员工。
第三条协同办公系统是我单位内部信息交流、协同办公的重要平台,各部门应充分认识其重要性,确保系统的高效、安全运行。
第二章系统使用与管理第四条系统登录与权限管理1. 员工应使用统一分配的用户名和密码登录协同办公系统。
2. 用户权限分为系统管理员、部门管理员和普通用户,根据工作需要分配相应权限。
3. 系统管理员负责系统维护、用户管理、权限分配等工作。
4. 部门管理员负责本部门用户的管理,包括新增、修改、删除等。
5. 普通用户按照权限范围使用系统功能。
第五条信息发布与交流1. 员工发布信息应遵守国家法律法规、单位规章制度,不得发布违法、违规、低俗、虚假等信息。
2. 信息发布应真实、准确、及时,不得故意隐瞒或歪曲事实。
3. 在线交流应文明礼貌,尊重他人,不得恶意攻击、诽谤他人。
4. 系统内交流内容应与工作相关,不得进行与工作无关的闲聊。
第六条文件管理与共享1. 员工上传文件应遵守单位保密规定,不得上传涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的文件。
2. 文件命名应规范,便于检索和管理。
3. 文件共享应明确共享范围和期限,确保信息安全。
4. 文件下载应遵循相关法律法规,不得非法复制、传播他人文件。
第七条系统维护与故障处理1. 系统管理员负责系统日常维护,确保系统稳定运行。
2. 发现系统故障,应及时上报,并配合技术人员进行修复。
3. 不得随意修改系统设置,如需修改,应经系统管理员批准。
第三章信息安全与保密第八条信息安全1. 员工应遵守国家信息安全法律法规,加强信息安全意识。
2. 定期对系统进行安全检查,发现安全隐患,及时整改。
3. 不得利用系统进行非法侵入、攻击他人信息系统。
第九条保密1. 员工应严格遵守国家保密法律法规,保守国家秘密和单位商业秘密。
2. 对涉及保密信息的文件、资料,应采取保密措施,防止泄露。
协同办公系统管理制度模板

一、总则为规范公司内部协同办公系统的使用,提高工作效率,加强信息管理,保障信息安全,特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司所有使用协同办公系统的员工。
三、系统管理1. 系统登录与权限管理:- 员工需使用公司统一分配的用户名和密码登录系统。
- 系统管理员根据员工岗位和职责分配相应权限,确保信息安全。
- 任何员工不得将用户名和密码泄露给他人。
2. 系统操作规范:- 员工应熟悉系统操作流程,按照规定进行操作。
- 不得随意修改系统设置,如遇问题应及时联系系统管理员。
3. 数据备份与恢复:- 系统管理员定期进行数据备份,确保数据安全。
- 如发生数据丢失,系统管理员应及时恢复数据。
四、信息管理1. 信息发布与审核:- 所有信息发布需经相关部门审核,确保信息准确、及时。
- 信息发布者需对发布内容的真实性、合法性负责。
2. 信息保密:- 员工应遵守信息保密规定,不得泄露公司机密信息。
- 对涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息,需严格控制访问权限。
3. 信息更新与维护:- 各部门应及时更新信息,确保信息时效性。
- 系统管理员定期检查信息维护情况,发现问题及时处理。
五、流程管理1. 流程定义与优化:- 各部门根据业务需求,定义和优化业务流程。
- 流程优化需经相关部门和领导审批。
2. 流程执行与监控:- 员工按照定义的流程执行任务,确保流程顺畅。
- 系统管理员对流程执行情况进行监控,发现问题及时反馈。
六、培训与支持1. 系统培训:- 公司定期组织系统培训,提高员工使用效率。
- 新员工入职后需参加系统培训。
2. 技术支持:- 系统管理员提供技术支持,解答员工在使用过程中遇到的问题。
七、违规处理1. 违规行为:- 未经授权泄露公司机密信息。
- 故意破坏系统或数据。
- 违反信息发布审核规定。
2. 处理措施:- 对违规行为,公司将根据情节轻重给予警告、罚款、停职等处理。
- 情节严重者,将移交相关部门依法处理。
八、附则1. 本制度由公司信息管理部门负责解释。
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- 3、如文档侵犯您的权益,请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间:9:00-18:30)。
XXX有限公司
协同办公自动化(OA)系统管理办法
一、目的
为加强XXX有限公司办公自动化系统(以下简称OA系统)管理,实现公文无纸化传输、提高办公效率和降低管理成本,结合集团实际情况,特制定本办法。
二、适用范围
1、本办法适用于XXX有限公司及所属分公司协同办公。
2、运行范围包括协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安
排、BBS论坛、领导会签及审批等日常办公。
三、管理部门及职责
1、公司企管部负责系统的维护和管理,对系统实行统一部署,
分级管理。
其主要职责:
1.1负责对OA系统维护及各板块内容的统一管理工作;
1.2、负责根据公司组织架构和人员调整,办理OA系统使用单位及人员的注册、名称、功能变更、撤销、注销等手续;
1.3、负责根据管理需要开放权限,各类行政办公及业务环节电子流程单模板制作;
1.4、征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的系统性问题;
1.5、培训各使用单位系统管理人员和使用人员;
1.6、做好其他相关工作。
2、人事及财务类公告、通知由所在单位人力资源部负责发布;
集团组织架构调整,各类管控体系文件及权限管理,对使用
权限和电子流程的审核,以及对论坛违规行为及违反此制度
要求的考核工作。
3、企划部负责新闻板块的管理工作。
4、行政办公室负责集团行政公告、通知、日常会议安排等管理
工作。
四、系统主要模块及功能管理
1.账号及个人信息管理
1.1、各单位/部门需要通过OA协同办公的人员方可申请账号使用,按所在单位填写《信息部OA申请单》(“我的模板—信息技术部表单”),详细填写申请OA理由,经所在部门领导、人力资源部(提供档案号)、信息技术部审核,信息技术部分管领导审批后,由信息技术部分配账号和密码;
2、员工在第一次登录OA后应对自己的密码进行修改(严禁使用111111,123456,654321等类似密码),限本人使用,不得转借他人使用,应对其所有使用及管理负全责。
若密码丢失,需通过OA流程,经部门领导审批后,由信息技术部予以恢复初始密码;同时,因密码管理不善或他人使用造成的一切后果由其本人负责,造成公司重大损失公司保留追究法律责任的权利;
3、员工在使用OA系统后,须对自己的个人信息进行添加,如办公电话,个人联系方式、邮箱(须是公司邮箱,填写《信息部邮箱申请单》申请)等,以便同事之间联系时查找方便;
4、员工在办理调岗、离职手续审核时或某些特殊情况不再使用协同办公时,在办理相关手续时,各部门负责人应审核该员工OA内的重要信息、文件、资料是否交接、保存完善,信息技术部应根据其部门负责人审核情况对账号进行调整或注销,不接受电话申请。
(二)系统文件发布及发帖管理
1、集团内部各类公告、通知、有关工作情况通报,以及其他只在系统内部需要贯彻的、决策性的、告知性的、事务性的文件等,只通过OA系统进行发布,不再发送纸质文件;电子文件与相同内容的纸质文件,具有同等效力,可作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。
若需在部门内张贴或存档保存,由各部门负责人安排人员自行打印张贴或存档;
2、集团各类请示、报告或管控体系文件通过电子会签审批完成后,由各业务归口管理部门进行统计发布和管理。
人事、财务类公告或通知、各类管控体系文件由人力资源部负责发布和管理;行政类由行政办公室负责发布和管理;新闻类由企划部负责发布和管理;
3、以上各归口管理部门在OA系统发布、流转相关公告、通知及信息时,应保证其信息和文件的内容完整、准确,并对所发布的内容负责;若在公司内部造成不良影响,追究责任人及部门负责人责任;
、
4、OA系统实行实名制,论坛模块不得发布与公司工作无关的信息和不当话题,不得上传无关的文件(歌曲、视频等),严禁黄、毒、赌等不良文化的传播。
各位使用人员应尊重他人权益及隐私,言论应遵守国家相关法律法规。
若发布的帖子或话题在集团内部造成不良影响,将追究责任人及部门负责人责任。
将对责任人罚款 200元,部门负责人罚款 500元;
(三)网上签审管理
1、集团行政办公请示、报告在OA系统中(“我的模板”)建有固定的电子流程单,各单位/部门须严格按照固定模板进行汇报;同时,在会签时,应遵循逐级审批的会签流程,不得越级审批,若因特殊情况须越级,须通过上一级领导加签访问;
2、集团各类业务流程在OA办公系统中建立了相应的电子流程单,各部门须严格通过电子流程单固定模板操作(若固定模板未生成,可向人力资源部提出,督办相关部门建立对应模板),其会签和报批须严格按照集团管控体系文件(核决权限、决策汇报关系、规章制度)相关流程和要求执行;
3、集团各业务归口管理部门,需要增加通过OA系统以电子流程单形式会签的,将流程及各环节管理人员报人力资源部审核通过后,递交信息技术部在系统中建立固定模板;
4、流程及公文处理时间及要求
为保证各类电子文件及时收发,各员工在办公时间内须登录OA
系统,保持在线,及时接收文件,处理待办事项。
(1)业务流程类从收文到办理过程完结不得超过2个工作日(指令明确的除外);文字类公文从收文到办理过程完结不得超过3个工作日(指令明确的除外);若因特殊情况不能及时处理,在处理时应做出适当说明,理由充分;
(2)通过OA 系统发布的信息、发起的工作流,OA使用人员在获取办公信息、处理相关业务时,须在流程单对应意见栏签署意见,“已阅”、“同意”或者“不同意”;若是审核、批阅性质公文时,审阅人须明确“同意”或者“不同意”,并在流程单对应意见栏批示意见,“已阅”按不同意处理。
(四)其它模块管理
OA系统其它各板块业务管理由信息技术部统一管理,若有疑问可咨询信息技术部,需协调处理的问题,及时向集团人力资源部反映。
五、应急处理
(一)系统出现故障,导致电子公文与信息无法在系统中进行正常传递、交换,应及时通知信息技术部,由信息技术部尽快组织有关人员查明原因,排除故障,并在24小时内做出响应。
(二)若24小时内仍未排除故障,造成系统不能正常运行的,由信息技术部提出解决办法,同时报告集团相关领导,并以纸质文件的方式通知使用单位,保障公文与信息传递、交换工作的正常运行。
六、考核
1.OA系统用户的人员编码、用户名称和登录名称均是员工
在系统内进行操作的标识,用户要妥善保管用户密码并
不定期更新,禁止将用户账号提供外来人员登录系统进
行操作,发现一次考核责任人及关联使用人各500元;
同时建议由公司给予其它处分。
2.流程中的上一节点处理人员有催办的义务,下一节点处
理人员有审核是否按本流程执行的义务,并应互相监督,
出现问题两者负相同责任,同时考核。
3.其它违规依据《员工管理办法》相关规定考核。
七、附则
(一)本办法自下发之日起施行。
(二)本办法由公司企管部负责解释,并修订、完善。
XXX有限公司 2014年07月17日
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