信息管理系统结构及功能分析

信息管理系统结构及功能分析
作者：王朝柱
来源：《科技传播》2013年第01期
摘要信息管理作为任务里信息交流与传递的一箱基本活动早已存在。

随着人类社会步入信息时代，西悉尼管理的理论与方法逐步科学化。

本文从管理信息系统的概念入手分析了管理信息系统的结构及其功能。

关键词信息管理；系统；结构；功能
中图分类号TP39 文献标识码A 文章编号 1674-6708（2013）82-0215-02
在国内外知识经济、社会西悉尼化迅速发展和激烈竞争的形势下，信息管理、信息科学信息技术、信息产业与信息教育共同成为信息社会战略上需要优先发展的行业。

1 管理信息系统的概念
“管理信息系统”一词最早是在1961年由美国经营管理协会及其事业部的J.D.Gallagher提出。

1985年，戴维斯在其经典著作《管理信息系统》一书中，对管理信息系统做了如下定义：“管理信息系统是一个利用计算机硬件、软件、手工作业、分析、计划、控制和决策模型以及数据库的‘人一机’系统。

它能提供信息，支持企业和组织的运行、管理和决策功能。

《中国企业管理百科全书》认为：“管理信息系统是一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、储存、加工、维护和使用的系统。

管理信息系统能实测企业的各种运行情况；利用过去的数据预测未来；从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为；帮助企业实现其规划目标。

”
综上所述，管理信息系统（Management Information Systein，MIS）是一门综合了经济管理理论、计算机科学、现代通信技术、运筹学、统计学、系统工程学等学科的系统方法论的边缘科学。

MIS是面向管理决策的、拥有大型数据库集中管理数据和综合数据处理能力的人机复合系统。

2 管理信息系统的结构
MIS的结构是横向和纵向划分的矩阵结构。

纵向概括了基于管理任务的层次结构，横向则从组织职能上概括了MIS的主要功能部件。

横向和纵向的结合描述了MIS在各个阶段的构成特点。

2.1 MIS的纵向结构
按照R.N.Anthonyr提出的3级管理模型的思想，任一组织或企业的管理功能都可分为3个层次：战略计划层、管理控制层和作业管理层，即人们通常所说的高层、中层和基层。

高层管理的主要任务是确定或改变组织的总目标，确定达到目标所需的各种资源，以及获取、使用和分配这些资源的政策；中层管理的任务是根据上述总目标及所拥有的资源，制订资源分配计划及进度，并组织基层部门去实现这个总目标；基层管理的任务则是按照上述计划去执行日常的具体管理工作。

在管理活动中，为了支持不同层次的管理，就需要使用不同种类的管理信息系统。

现代管理学派的代表人物H.A.Simon认为：管理就是决策，决策贯穿于管理的全过程。

他将决策按照结构化程度划分成3个层次：结构化决策，是能用形式化方法描述和求解的一类管理决策问题；非结构化决策难以用确定的形式来描述，仅能凭经验求解；半结构化决策则介于上述两者之间。

根据Simon的观点，可以将管理信息系统按照系统所面临的管理决策问题的结构化程度从低到高，将其依次分为事务处理系统（TPS）、传统的管理信息系统（MIS）、决策支持系统（DSS）和知识管理系统等。

2.2 MIS的横向结构
1）销售与市场子系统基本职能是产品的推广销售以及售后服务等；
2）生产子系统基本职能是产品的设计与制造、生产及设备管理、作业调度和运行、生产者的培训和管理以及质量控制和检验等；
3）物资供应子系统基本职能是产品原材料及成品、半成品的采购、收货、验货、库存控制和物料分配等；
4）财务和会计子系统财务的基本职能是保证企业资金的正常运转，包括托收管理、现金管理和资金筹措等。

会计的基本职能是财务工作分类、汇制标准财务报表、制订预算及成本核算等；
5）人事子系统基本职能是统筹管理企业的人员录用、培训、业绩考核、工资以及人员的离退休或辞退等。

也称为人力资源管理；
6）高层管理子系统基本职能是全面动态地掌握企业的各种信息，处理各种备忘录和法律法规，制订经营方针和资源计划等；
7）信息处理子系统基本职能是为各职能部门提供基础信息资源和信息处理服务，包括硬件设备的维护管理、中心数据库管理、公用软件的维护及信息系统开发的指导等。

可以将MIs矩阵结构进行综合，形成不同风格的管理信息系统。

横向综合是把同一管理层次的各种职能综合在一起，如把同属作业管理层的市场销售、供应和财会子系统联接在一起，形成一个横向多级结构的管理系统，使供、销、结算信息一体化。

横向多级结构有利于各类资源的统一管理。

纵向综合是把同一管理职能的不同管理层次结合在一起。

这种结构可以良好地沟通上、下级之间的关系，便于决策者掌握情况，进行正确分析。

如各部门和总公司的各级财务系统可以综合起来，构成综合财务子系统。

纵横综合是将纵向多级结构和横向多级结构综合到一起，形成一个完全一体化的系统，能够做到数据的完全集中统一，各子系统功能无缝集成。

但是它的逻辑非常复杂，对信息技术和企业管理水平的要求较高。

3 管理信息系统的基本功能
可以把MIS的基本功能概括为4个子系统，即市场经营管理子系统、生产(物资供应)管理子系统、财务管理子系统和人事管理子系统。

这些系统与一个逻辑的中心数据库联接，共享企业的信息资源并提供信息的管理。

3.1 市场经营管理子系统的功能结构
市场经营管理子系统的主要功能是为企业决策者提供关于市场信息，并解决诸如生产什么产品、采用什么销售方法和渠道将产品尽快推销出去等问题。

为此，其功能结构由订货和顾客服务模块、销售分析模块、计划与市场研究模块、分配模块等组成。

1）订货和顾客服务模块编辑顾客订单；建立和维护顾客档案；销售合同管理；输出合格的订单数据；
2）销售分析模块分别按产品种类、区域、顾客群统计月、季、年的销售数据；修改销售历史数据；修改顾客购货历史数据；
3）计划与市场研究模块采用抽样统计分析市场调查资料；按产品种类建立预测模型滞0订销售计划；制订广告策略，反馈广告效果；
4）分配模块产生发货通知单发给顾客；产成品的运输管理；产成品的库存数据维护。

3.2 生产(物资供应)管理子系统的功能结构
生产(物资供应)管理子系统的主要功能是为生产管理人员提供各种生产要素信息并解决诸如产品结构的实现、产成品生产计划、原材料的正常供应、生产进度如何控制、各道工序的资源消耗情况、如何控制产品质量等问题。

为此，其功能结构由产品设计模块、生产计划模块、物料库存管理模块、生产控制模块等组成。

1）产品设计模块建立产品装配图、零件树图和零部件清单等产品结构档案；建立制造产品的工艺流程；根据产品结构和工艺流程测算产品生产成本；
2）生产计划模块根据销售订单和生产能力制订总体生产计划；分解预测季、月和周的产品需要量，根据订货情况制订具体的进度计划；盈亏平衡分析；
3）物料库存管理模块根据生产进度计划制订物料需求计划；物料供应商管理；物料采购管理；物料库存管理（含分级库存管理）；成品库存管理；库存ABC分析报告；
4）生产控制模块根据总体生产计划调配生产资源；向生产单位发布生产命令；检查和监督作业进度；各道工序在制品的质量控制；生产数据统计（如工作量、物料消耗、在制品数量）；
5）固定资产管理模块对企业的生产和办公环境涉及的贵重设备统一管理；建立档案，提供大修维护信息；设备的采购、划拨、借调、报废等处理。

3.3 财务管理子系统的功能结构
财务管理子系统的主要功能足为决策者和财务人员提供企业资金的流动情况并解决诸如如何获得资金、如何做预算、如何有效利用固定资产和流动资产以及如何降低生产和运行成本等问题。

为此，其功能结构由会计模块、总账维护模块、会计核算和财务计划模块、财务报表模块等组成。

1）会计模块主要处理日常账目和现金事务；对各种原始凭证进行审核和编辑，按会计科目建立记账凭证，建立总分类账和明细分类账；进行付款、收款和转账业务处理；工资核算等；
2）会计核算和总账维护模块成本核算、固定资产核算、利润和税金核算等；根据业务变化，对会计账户进行维护，包括设置新账户、合并账户、修改账户或撤销账户、定期进行总账数据维护；
3）财务计划模块根据生产计划编制生产预算；根据销售计划编制销售预算；根据人事计划编制人。

工成本预算；产生年度预算性财务报告（包含销售、生产、固定资产、流动资产、人工费等数据）；
4）财务报表模块根据总账和明细账可以产生若干财务报表，一般分为反映资金来源和运用的资金平衡表、固定资产折旧明细表等；反映企业经营过程中的成本和费用支出的成本计算表、企业管理明细表等；反映收入和利润的财务成果报表等。

3.4 人事管理子系统的功能结构
人事管理子系统的主要功能是提供有关的人事信息并解决诸如人力资源如何调配、奖励和惩罚措施以及人事管理等问题。

为此，其功能结构由人事档案管理模块、人事计划模块、劳动管理模块等组成。

1）人事档案管理模块建立和维护职工的人事数据档案；对职工的调动、聘任、职务变迁、工资变动、奖励、处分、离职、退休、死亡等进行处理；能及时检索历史数据；
2）人事计划模块建立和核实企业人员编制；根据企业的战略目标制订人才战略；制订各种培训制度；
3）劳动管理模块劳动考核管理；计算劳动生产率；安全事故检查。

5 结论
我国各企业都处于信息技术管理时期，人们一直在努力寻求各类先进的信息技术来管理信息，总之，信息管理系统会随着社会信息技术的发展而不断的发展。

参考文献
[1]黄梯云.管理信息系统[M].2版.北京：高等教育出版社，2000.
[2]罗晓沛.信息管理技术[M].北京：高等教育出版社，2002.。