全宗卷管理办法
全宗卷规范2012年版
)年版(2012全宗卷规范．前言本标准代替DA/T 12—94《全宗卷规范》。
本次修订，依据GB/T1.1-2000《标准化工作导则第１部分：标准的结构和编写规则》，对原标准的表述方式和书写格式进行了修改；根据档案管理工作的发展需要，对原标准中“全宗卷主要内容”和“全宗卷的整理”的内容做了较大修改，新增了“术语和定义”和“卷盒及目录格式”两章内容；根据馆（室）藏档案管理工作的实际需要，新增了“综合全宗卷”的内容规定。
本标准的附录A是规范性附录。
本标准由国家档案局提出。
本标准由国家档案局归口。
本标准起草单位：湖北省档案局（馆）。
本标准主要起草人：吕炎生、宋刚、焦光生、胡陶君本标准所代替标准的历次发布情况为：DA/T 12—94全宗卷规范范围 1本标准规定了全宗卷的编制原则、内容构成、整理方法和基本格式。
本标准适用于各级各类档案馆和档案室。
规范性引用文件 2下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。
GB/T 9705—88 文书档案案卷格式GB/T 12967—92 全宗单GB/T 12968—92 档案交接文据格式DA/T 14—94 全宗指南编制规范DA/T 18—1999 档案著录规则DA/T 1—2000 档案工作基本术语DA/T 22—2000 归档文件整理规则术语和定义 3下列术语和定义适用于本标准。
3.1全宗卷fonds descriptive file由记录和说明全宗立档单位及档案历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，是管理全宗档案的重要工具。
3.2综合全宗卷synthesize fonds descriptive file 由记录和说明多个全宗立档单位及档案历史和现状的综合性文件材料组成的专门案卷，是管理馆（室）藏档案的重要工具。
浅析新时期下的全宗卷管理
浅析新时期下的全宗卷管理作者：王翠娟来源：《科学与财富》2019年第08期摘要：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷，从性质上说，并不是全宗内的档案，通俗地讲，是在档案管理活动中形成的“档案”，是管理全宗的档案，是档案的档案。
本文主要针对新时期机关单位全宗卷管理问题进行分析和讨论。
关键词：全宗卷管理;机关单位;档案管理;全宗卷建立一、新时期机关档案管理全宗卷建立的必要性机关档案管理工作在当前的机关事业单位中占有重要的地位，特别是在新形势下，随着机关单位的改革和发展不断加深，建立全宗卷就显得十分有必要。
建立全卷宗的管理具有以下几个方面的必要性：第一，可以客观的反应机关单位档案管理的全过程。
全卷宗的建立实质上是对所有的档案进行归类管理的过程，在对档案进行统一整理的过程中，需要我们进行统一的归纳，将档案管理的前期到后期的整个过程进行有效的管控，使得整个机关的档案管理工作进程得到全面的细分，还可以掌握机关的整体工作状态，这也可以促使机关发现自身的问题，改进工作的方式。
第二，可以更加有效地查询档案信息，促进档案信息的合理运用。
档案管理的一个重要的方式就是对各种档案进行有效的储存，为以后的查阅提供有效的途径。
在进行途径建设的时候，我们可以采取系统、规范的档案归档管理方式，使得不同种类的案件得到有效地安置，减少档案遗失或者档案的信息不完全等现象，保证各类的档案可以保证完整，整个全卷宗的体系得到完善，使得全卷宗成体系的建设完成。
这些前期的工作做好做细，可以很好地为以后的工作打下坚实的基础，方便以后的查阅。
第三，充当后备资源。
在机关的工作中，机关档案室建立全卷宗档案具有积极的作用，对于机关的日常工作具有现实的意义。
其一，在各个机关的向上一级的机关移交档案的时候，可以将已经成体系的全卷宗作为一个材料，方便各个机关的编写，可以做到直接取数据，直接取材料，甚至对于时间跨度短，数据没有变动的全卷宗，可以直接移交给上一级的档案管理机关或者上一级的单位。
全宗卷整理规范
杨 军
全宗卷整理规范
全宗卷定义：是机关档案室，在管理本 单位全宗过程中形成的，能够说明该全宗历 史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。 既管理档案中形成的档案。它也是我们检查 一个单位档案管理工作水平的最好材料。
全宗卷整理规范
一、全宗卷的主要内容（共九项） 1.全宗指南； ２.大事记； ３.档案收集工作的材料； ４.档案整理工作的材料； ５.档案鉴定工作的材料； ６.档案保管工作的材料； ７.档案统计工作的材料； ８.档案利用工作的材料； ９.档案管理新技术运用工作的材料。
全宗卷整理规范
（2）全宗内档案情况的介绍：主要介绍档案的数 量及保管期限、档案的完整程度、档案的利用价值及 鉴定情况、检索工具的配套情况、档案的整理情况。 （3）全宗内档案内容与成分介绍：一般使用文章 述方式、按全宗内档案的实际分类体系结合问题将全 宗内档案内容与成分综合概括出来。 备注部分：本全宗指南的编制情况；有关全宗内 档案的补充说明；全宗指南中需要加以解释的名词、 事件及问题；全宗指南编制后，全宗内档案增加、调 整、遗失、销毁等说明。 要求： 一般5年续编一次。
100%。
从利用档案资料的目的来看，较单一，其中：修志54人次，69 卷（件）次，一般工作查考56人次，56卷（件）次。 从利用目的的发展趋势来看，工作查考占档案利用的主流，其 它方面的利用率不高，有的甚至为零。 通过2013年度档案利用情况分析，充分体现了档案利用的重要 性。要继续做好档案利用工作，我局应积极调整归档范围并按范围 收集整理档案，进一步加大档案宣传力度，在利用的主动性、编研 资料的整理上下功夫，加快档案信息化建设的进程，提高工作质量 与效率，进一步整体提升档案管理水平，充分发挥档案的作用，为 我局及社会各项工作提供更优质的服务。
全宗卷规范
机遇：随着档案信息化的推进，全宗卷将有更广阔的应用场景，如数字档案馆、电子政务等。
挑战：全宗卷的管理需要更加规范和标准，以适应信息化发展的需要，同时还需要加强档案工 作人员的培训和管理。
机遇：全宗卷的数字化将提高档案的利用效率和保存质量，同时还可以通过数据挖掘等技术手 段，为档案的利用提供更多的可能性。
记录和保存档案信息 促进档案信息利用
保障档案信息安全 辅助档案管理工作
按内容分类：综合类、组织机构类、个人类、公务类、专门类 按载体分类：纸质、电子、声像、实物 按保管期限分类：永久、长期、短期
按全宗分类：国家综合全宗卷、党务全宗卷、政务全宗卷、司法全宗卷、军事全宗卷
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全宗卷的组成：全宗卷是档案馆（室）按全宗管理的档案分类排列的结果， 是档案馆（室）管理档案的基础。
全宗卷的组成：全宗介绍、大事记、组织沿革、文件汇集 全宗卷的编制：按照档案形成规律和特点进行整理、分类和编目 全宗卷的作用：记录档案形成、管理和利用的情况，为档案鉴定、评估和利用提供依据 全宗卷的管理：由专门的档案管理人员负责，定期进行整理、检查和更新
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全宗卷的组成：全宗卷是 档案馆（室）按全宗管理 的档案文件分类整理后的 综合体，包括该全宗的历 史沿革、组织机构、人员 编制、职能范围、重大活 动、重要事件、重要业务
准确、全面的信息。
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全宗卷的管理：全宗卷的 管理应遵循档案管理的原 则和方法，确保全宗卷的 安全、保密和长期保存。 同时，全宗卷的管理应与 该全宗的实际情况相结合， 根据具体情况制定相应的
管理措施。
内容：全宗卷的电子数据包括元数据、目录数据、文件数据等
作用：元数据描述全宗卷的内容和属性，目录数据提供全宗卷的组织结构， 文件数据则是全宗卷的具体内容
(最新整理)全宗卷规范
2.整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件 材料的完整程度及其保存价值，对于有重 要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除
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3.卷内文件按形成时间进行系统排列，为便于保 管，卷内文件材料中的每一件文件需加装封面、 封底装订，并在封面上逐件编制件号，编制卷内 文件目录（可通用归档文件目录）后装入卷盒 （即每盒必有卷内文件目录）。
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三、全宗卷的主要内容
1.综合管理类 2.档案收集类 3.档案检索类 4.档案整理类 5.档案鉴定类 6.档案保管类
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7.档案统计类 8.档案编研类 9.档案利用类 10.档案管理信息化建设类
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四、全宗卷的整理
1.全宗卷内的文件材料，是随着全宗管理 的延续而逐渐增加的，平时必须要注意积 累，把全宗管理中产生的文件材料，先归 入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数 量时，及时进行整理组卷，数量较多的装 数盒可形成若干卷；
件号章规格按《新疆维吾尔自治区档案馆（室） 档号编制规定》（新档发[1997]55号文件）规 定（下图）
注意：全宗卷无目录号。案卷号即每一个全宗卷 盒的顺序编号。件号即盒内每一份材料的顺序编 号。
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件号章格式
全宗号 卷号（盒号） 件号
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4.全宗卷一盒为一卷。案卷排列顺序为： 全宗介绍、立档单位大事记和有关档案收 集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现 代化管理等方面的文件材料。
注意：全宗卷案卷的排列不是绝对的。一 般初次排列用这种顺序，以后随着文件材 料的形成顺序排列即可，即先形成的先排。
2021/7/26ຫໍສະໝຸດ 11五、全宗卷的管理
全宗卷规范
目录
二、全宗卷定义、作用
由记录和说明全宗立档单位及档案历 史和现状的有关文件材料组成的专门案卷， 是管理全宗档案的重要工具。
目录
三、全宗卷编制原则
1、平时注意收集、保管在档案管理过 程中形成的相关文件材料； 2、收集的文件材料应做到齐全、完整、 真实，力求全面反映全宗及其管理的历史面 貌； 3、全宗卷的整理应做到分类合理、方 法科学、格式规范。
大事记
三、选事记录范围
1、本机关召开的各种重要会议 2、本机关作出的重要决定、决议、规划、部署以及发布的重要文件 3、本机关成立、撤销、合并以及内部机构设置、变化情况 4、本机关隶属关系和职能范围的变化情况 5、本机关党政领导人的任免、奖惩及其重要活动 6、本机关发生的重大事件、开展的重大活动、完成的重大任务、取得的重大科研 成果 7、本机关参加上级机关和其他机关召开的重要会议情况 8、上级机关对本机关的重要指示、批示、表彰、批评及来本机关检查指导工作的 情况 9、本机关所辖范围内发生的重大灾情和事故 10、本机关开展的重要外事活动 11、也可将人员入党、退休、考录、职称的评定、内部科室及下属单位负责人等录 入大事记。
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大事记
一、定义 ： 大事记是按照时间顺序简要记载各机关在一定时 期内发生的涉及范围较大，在事后仍有一定参考意 义的大事、要事的一种编研资料。 二、编写原则 大事记的编写内容要真实、文字简明、扼要，做 到大事突出，要事不漏，一般一条一事、每条大事 涉及的时间、地点、人物、数据、发展过程，因果 关系等均应揭示出来。按月记述、或按年度记述。
全宗卷（六） 本单位历年来的销毁清册。
目录
五、全宗卷的整理
1、文件材料以件为单位进行装订；
2、编制文件材料目录，设置件号、责任者、
全宗卷
（2）是一个预算会计单位或是独立的经济 核算单位，可以编造预算或财务计划。
（3）设有管理人事的机构和人员，并有一 定的人事任免权。
上述三个条件是互有联系的，一般说有第 一条即有第二条、第三条。由于各种原因，有的 单位不完全具备三个条件，则以第一条为主。
不到半年，市政工程公司被撤销，只保留了原市政
工程管理所和两个工程队，由城建局直接领导；1961 年6月，青岛市决定撤销各区建设局，成立城市建设工 程队（后为市政工程队），统一负责全市市政工程的 养护和施工，下设五个工区。1966年1月，市政工程队 扩建成青岛市市政工程管理处，仍负责市政工程的养 护和管理。1971年4月28日经中共青岛市城建局革委核 心领导小组批准，成立青岛市城市建设局市政工程管 理处。1984年2月13日，经青岛市政府批准成立青岛市 市政工程总公司，列为市直事业单位，实行企业化管
“青岛 市市政工程管理局”。具体机构沿革情况如下：
解放初期，市政工程建设、管理由青岛市建设局 下设工务科负责。1953年，建设局设立养护工区和工 程队；1956年，建设局改称城市建设局，成立了市政 工程管理所，统一负责市政工程的施工和养护。各养 护工区和工程队也由市政工程管理所领导；1958年7 月，城建局在原市政工程管理所的基础上组建市政工
（七）单位人员编制情况 二、全宗内档案情况简介
（一）各种门类、载体档案数量说明 （二）检索工具编制情况说明 （三）实行计算机管理情况说明 （四）档案数字化情况说明 （五）全宗档案状况说明
三、全宗内档案内容与成分介绍（按照单位档案
分类逐一介绍）
（一）文书档案 1.永久 2.长期
全宗卷整理验收
全宗卷整理验收全宗卷是档案管理工作中的重要组成部分，其整理和验收对于保证档案的完整性、规范性和安全性具有重要意义。
本文将从以下几个方面对全宗卷整理验收进行探讨：1.档案收集完整1.1档案齐全：全宗卷的收集必须确保各类档案的完整性，包括行政管理、人事管理、业务管理等方面的档案。
1.2类别清晰：全宗卷的档案应按照不同的类别进行分类和整理，如文书档案、科技档案、人事档案等，以便于后续的查阅和使用。
1.3时间连续：全宗卷的档案应按照时间顺序进行排列和整理，确保档案的历史性和连续性。
2.档案整理规范2.1分类明确：全宗卷的整理应以档案的分类为基础，建立科学的分类体系，以便于后续的查找和使用。
2.2命名得当：全宗卷的命名应简明扼要，能够准确反映档案的内容和性质，以便于后续的识别和使用。
2.3编目科学：全宗卷的编目应建立科学的目录体系，能够清晰地反映档案的内容和结构，以便于后续的查阅和使用。
3.档案保护得当3.1存储环境：全宗卷的存储环境应满足温度、湿度、光照等环境条件，以保护档案的安全和完整性。
3.2修复措施：对于损坏的档案，应采取适当的修复措施进行修复，以确保档案的完整性和可读性。
3.3备份安全：对于重要的档案，应进行安全可靠的备份，以防止档案的丢失或损坏。
4.档案利用合理4.1查阅制度完善：应建立完善的查阅制度，规定查阅权限、查阅流程、查阅记录等方面的内容，以确保档案的安全和保密性。
4.2借阅程序规范：应制定规范的借阅程序，规定借阅流程、借阅期限、借阅责任等方面的内容，以确保档案的正常流通和使用。
4.3信息利用充分：应充分利用信息化手段，开展数字化、网络化等形式的档案管理，提高档案的利用效率和价值。
5.档案保管设施完善5.1库房设施齐备：应具备符合规定的库房和设施，包括防火、防盗、防水、防潮、防虫等设施，以确保档案的安全和完整性。
5.2设备运行良好：库房内的设备应保持良好的运行状态，定期进行检查和维护，以确保设备的正常运转。
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江苏省电信有限公司文件
江苏电信有限〔2004〕812 号
关于印发《江苏省电信公司单位 全宗卷管理办法》的通知
各市分公司，省公司各直属单位： 为进一步规范档案业务管理，根据国家档案局有关规定，结 合公司实际，现将《江苏省电信有限公司单位全宗卷管理办法》 印发各单位，请遵照执行。
附件：全宗卷工具表格
二○○四年十一月十七日
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全宗卷管理办法
一、目的 为实现全宗卷的标准化、规范化和科学化管理，特制定本管 理办法。
二、适用范围 本办法适用于江苏电信有限公司及所属单位全宗卷的管理。
三、引用标准 《全宗卷规范》（DA/T12-94） 四、定义 全宗卷是指档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的，能 够说明该全宗历史和现状的有关文件材料所组成的专门案卷。
五、管理职责 档案馆（室）负责按年度编制全宗卷。
六、归档要求和归档范围 (一)归档要求 全宗卷的各种文件材料，应按其固有的特点，保持文件材料 间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于利用和保管。
(二)归档范围 1.档案收集：档案资料交接文据，移交目录、档案资料接收 登记表(见 DA01-01)等。
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2.档案整理：整理工作方案，档案分类方案，每年整理档案 说明（见 DA02-01）等。
3.档案鉴定：档案保管期限表，鉴定小组成员名单，销毁档 案的请示与批复，销毁档案的目录（见 DA03-01 至 DA03-07） 等。
4.档案保管：档案保管检查记录（见 DA02-02）、报告，重 点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况等。
5.档案统计：档案移交数量统计表（见 DA09-01）、档案接 收 数 量 统 计 表 （ 见 DA01-02 ） 、 档 案 归 档 数 量 统 计 表 （ 见 DA02-03）、档案利用数量统计表（见 DA04-01）、档案销毁数 量统计表（见 DA03-08）等。
6.档案利用：全宗指南（全宗介绍），立档单位大事记，档 案开放利用和控制使用范围说明，档案汇编一览表（见 DA02-04），档案产生社会效益或经济效益事例（见 DA04-02）。
7.档案管理新技术的应用：计算机管理档案情况说明等。
七、管理 (一)全宗卷内文件材料是不断补充的，因此全宗卷不必装 订， 采取单项内容独立成册的方式装入硬卷盒。
文件材料过多时， 可分装数盒。
(二)整理 1.全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的， 必须平时注意积累。
全宗管理中产生的文件材料于次年 1 月底前
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整理完毕。
2.全宗卷文件材料按问题排列，排列顺序：以归档内容分 7 类并分别装入 7 个硬卷盒。
每个硬卷盒内装有全宗卷内文件材料 目录(见 DA02-05 至 DA02-11)。
3.编制卷内目录。
卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号， 装订后装入卷盒。
封面著录全宗号、件号（年度-内容类别-顺序 号，如 2003-（一）-1）、全宗名称、文件题名、时间、责任者 （见 DA05-01）。
4.卷盒外形尺寸为 310mm×220mm，其高度可根据需要分别 设置 30mm、40mm 的规格。
卷盒面（见 DA05-02）、脊（见 DA06-01）标“全宗卷”三字，并著录全宗号、全宗名称和编制日 期。
(三)归档时间 每年 1 月份归档。
(四)编目 全宗卷排列按顺序流水编号 (五)保管期限 全宗卷的保管期限为永久保存。
八、工具表格 1.全宗卷文件封面 DA05-01 2.全宗卷盒封面 DA05-02 3.全宗卷脊背 DA06-01
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4.卷内文件目录（一）·档案收集 DA02-05 卷内文件目录（二）·档案整理 DA02-06 卷内文件目录（三）·档案鉴定 DA02-07 卷内文件目录（四）·档案保管 DA02-08 卷内文件目录（五）·档案统计 DA02-09 卷内文件目录（六）·档案利用 DA02-10 卷内文件目录（七）·档案管理新技术的应用 DA02-11 5.档案资料接收登记表 DA01-01 6.档案整理说明（小结）DA02-01 ※7.档案销毁目录（管理文件）DA03-01 ※8.档案销毁目录（合同文件）DA03-02 ※9.档案销毁目录（科技文件）DA03-03 ※10.档案销毁目录（资料）DA03-04 ※11.档案销毁目录（会计凭证、短期）DA03-05 ※12.档案销毁目录（会计帐簿、短期）DA03-06 ※13.档案销毁目录（会计其它、短期）DA03-07 14.档案保管检查记录 DA02-02 ※15.档案移交数量统计表 DA09-01 ※16.档案接收数量统计表 DA01-02 ※17.档案归档数量统计表 DA02-03 ※18.档案利用数量统计表（实体、电子）DA04-01 ※19.档案销毁数量统计表（实体、电子）DA03-08
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20.档案汇编一览表 DA02-04 ※21.档案资料利用效果登记簿 DA04-02 注：※标记表格在档案系统中直接打印。
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主题词：档案
管理 办法 通知
抄送：中国电信股份有限公司。
江苏省电信实业集团有限责任公司。
拟文部门：档案馆。
江苏省电信有限公司综合办公室 2004 年 11 月 17 日印发
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