供应商管理制度
供应商管理规定(三篇)
供应商管理规定第一章总则第一条为规范和加强供应商管理工作，提高供应商管理的科学化和规范化水平，保证供应商库管理的稳定并发展，保证顾客权益，根据国家相关法律法规和公司内部管理制度，制定本规定。
第二条本规定适用于公司内所有与供应商相关的工作人员和部门。
第三条供应商在本规定中指的是经公司认证的，且与公司有业务合作关系的外部机构或个人。
第四条供应商管理的目的是通过有效的供应商选择、评估、配合等措施，确保供应商的质量、价格、交货期、服务等在满足公司需求的前提下最大化。
第五条公司坚持与供应商共同发展，共创双赢的原则，建立长期合作关系，提倡诚信、公平、公正、透明的原则。
第六条公司要建立完善的供应商管理制度和相关流程，健全供应商管理组织架构和职责分工，明确各个环节的责任和权限。
第七条供应商管理应贯穿于整个采购过程，包括采购需求的确定、供应商的选择和评估、合同的签订与履行、供应商绩效的考核和改进等。
第二章供应商准入第八条公司在选择供应商时，应首先确保供应商具备合法合规的资质和权利，包括但不限于营业执照、经营许可证等相关证件。
第九条公司将供应商分为核心供应商和一般供应商两类，核心供应商是指与公司关系密切、供货稳定、服务优质的供应商，一般供应商是指其他与公司有业务合作关系的供应商。
第十条核心供应商的准入要求更高，需满足以下条件：1. 具备稳定的生产、供货能力；2. 具备良好的质量控制能力，通过国家相关认证；3. 具备良好的合作态度和服务意识；4. 具备良好的信用记录，无不良记录；5. 具备合理的价格和交货期。
第十一条一般供应商的准入要求相对较低，但仍需满足以下条件：1. 具备合法合规的经营资质；2. 具备稳定的生产能力；3. 具备基本的质量控制能力，通过公司评估；4. 具备良好的合作态度和服务意识；5. 具备合理的价格和交货期。
第十二条公司在选择供应商时，应进行合理的市场调研和比较分析，确保选择到最适合的供应商。
第十三条供应商准入需经过相关部门的评审和批准，并进行记录。
供应商安全管理制度（5篇）
供应商安全管理制度1.目的选择合适的供应商，提供符合安全要求的产品，消除供应产品的不安全隐患，减少财产损失。
2.适用范围为我公司提供货物、设备的供应商的安全管理。
3.职责3.1供应部负责审查供应商满足安全要求的资质。
3.2供应部负责供应商进入厂区前的安全教育和职业危害告知。
3.3各部门单位负责供应商进入作业区前的安全教育和职业危害告知。
4.程序4.1供应部审查为我公司提供特种设备的供应商是否具备国家规定的资质。
4.2供应部审查为我公司提供危险化学品的供应商是否具有危险化学品经营许可证，运输资格证及运输车辆是否符合国家规定要求，执行《危险化学品安全管理制度》、《危险化学品装卸、运输安全管理制度》。
4.3对不具备安全资质的供应商不予建立购销关系，对具备资质的供应商应建立合格供方清单。
4.4各部门单位在提报所需物资计划时，必须标明安全性能。
4.5供应部按照提报计划要求，通知供应商提供物资。
4.6供应商提供的货物、设备等必须具有安全技术说明书、安全标签，安全维修说明书等安全说明。
4.7供应部负责对供应商进入厂区前的安全教育和职业危害告知。
4.8各使用部门单位对供应商进行进入作业区的安全教育，内容包括：作业现场的特点、主要危险和应急处理措施及安全注意事项。
4.9使用部门单位对供应商作业现场的安全活动实施监督管理。
4.10供应部向为我公司提供危险化学品的供应商索取安全技术说明书和安全标签。
5.相关文件《危险化学品安全管理制度》《危险化学品运输、装卸安全管理制度》6.相关记录合格供方清单供应商安全管理制度（2）一、引言在日益竞争激烈的市场环境下，公司为了提高生产效率、降低成本、提高产品质量，往往会与供应商建立紧密的合作关系。
供应商不仅是公司业务链的一部分，也是公司业务成功的关键因素之一。
因此，建立供应商安全管理制度，对供应商进行全面管理和评估，确保供应商的安全和合规性，是公司保障自身利益和长期发展的重要举措。
供应商管理制度及范本
一、总则第一条为确保公司采购产品质量的最优，以及给后期产品的维护、供应商的筛选和进一步合作提供可靠的信息，特制定本制度。
第二条本制度适用于向公司长期提供大批量的原、辅材料及工具器材等价格较高的物品的厂商，零售商除外。
二、供应商的筛选与评级第三条公司制定如下筛选与评定供应商级别的指标体系：1. 质量水平：包括物料来件的优良品率、质量保证体系、样品质量、对质量问题的处理等。
2. 交货能力：包括交货的及时性、扩大供货的弹性、样品的及时性、增、减订货货的批应能力等。
3. 价格水平：包括优惠程度、消化涨价的能力、成本下降空间等。
4. 技术能力：包括工艺技术的先进性、后续研发能力、产品设计能力、技术问题反应能力等。
5. 后援服务：包括零星订货保证、配套售后服务等。
第四条公司对供应商进行评级，分为A、B、C三个等级，A级为优秀供应商，B级为良好供应商，C级为一般供应商。
三、供应商的管理与考核第五条公司与供应商签订长期供应合作协议，具体规定双方的权利与义务、互惠条件。
第六条公司对供应商进行定期或不定期的评价，评价不合格的解除长期供应合作协议。
第七条公司对零部件供应企业可颁发生产配套许可证。
第八条公司对供应商进行ABC分类，重点控制A级供应商，一般控制B级供应商，适当关注C级供应商。
四、供应商的淘汰与辅导第九条公司根据供应商定期考核情况，进行优胜劣汰或辅导。
第十条对不合格的供应商，公司应给予辅导，帮助其改进，若辅导后仍不合格，则淘汰该供应商。
五、附则第十一条本制度由采购部负责解释。
第十二条本制度自发布之日起实施。
供应商管理制度范本：一、供应商资质要求1. 供应商的企业营业执照、税务登记证、开户行账号等有效证件。
2. ISO9001/20xx版证书。
3. 产品认证资料，如3C认证证书、SGS检验报告、ROHS证书等。
二、供应商基本信息1. 企业的全称及相应的简介，详细的办公地址。
2. 公司的固定联系方式：固话和传真等。
供应商管理制度13篇
供应商管理制度13篇供应商管理制度篇1第一章：总则第一条：为维护__采购市场秩序，防范__采购风险，规范供应商经营行为，确保__采购工作公开、公平、公正，根据《__省__采购供应商管理暂行办法(暂行)》和有关法律、法规的规定，制定本办法。
第二条：供应商是指具备向采购机关带给货物、工程和服务潜力的法人、其他组织或自然人，包括中国供应商和外国供应商。
第三条：没有取得市级__采购供应商资格或未透过省级__采购资格预审的供应商，不得参加市级__采购活动。
第二章：申请市级__采购供应商资格的条件第四条：具备下列条件的，能够申请取得__采购中国供应商资格：(一)具有合法的法人资格或独立承担民事职责的潜力;(二)遵守国家的法律、行政法规，具有良好的商业信誉;(三)具有良好的履行合同的记录;(四)具备完善的生产、供货或带给服务的潜力;(五)具有良好的资金、财务和经营状况;(六)履行缴纳社会保障、税收义务;(七)生产企业或经营商品贴合国家环保标准;(八)法人代表在申请资格前没有职业和刑事犯罪记录;(九)原则上供应商经营时间在一年以上，特殊行业要在三年以上;(十)__采购管理机关规定的其他条件。
具备下列条件之一的，能够申请取得__采购外国供应商资格：(一)经批准，一次性准入__采购市场的.外国法人、其他组织或自然人;(二)根据中华人民共和国所缔结或者参加的国际公约、条约、协定所承诺的，准入中华人民共和国境内__采购市场的外国法人、其他组织或自然人。
外国供应商享有并履行与中国供应商同等的权利和义务。
第三章：供应商的权利与义务第五条：__采购供应商享有以下权利：(一)贴合__采购市场准入条件的，可按规定向__采购管理机关申请资格审定;(二)取得__采购市场准入资格的供应商，能够参加__采购活动，能够对招标、评标等有关规定提出质疑;(三)供应商在采购活动中，认为自己的合法权益受到损害时，能够在规定的时限内向__采购管理机关提出书面投诉。
供应商管理制度及流程范文（4篇）
供应商管理制度及流程范文第一章总则第一条为规范供应商管理工作，建立健全供应商管理制度，提高供应商管理水平，保障公司运营稳定有序进行，根据国家相关法律法规和公司实际情况，制定本制度。
第二条适用范围：本制度适用于公司所有供应商的甄选、合同签订、执行和评估等相关管理工作。
第三条供应商管理原则：公正公平、公开透明、互利共赢、质量优先、安全可靠、依法合规。
第四条供应商管理目标：确保有质量、安全的产品或服务供应，提高供应商的管理水平和质量，降低采购成本，形成可持续合作关系。
第五条供应商分类：按照采购的重要程度和特殊要求，将供应商分为一级供应商、二级供应商和三级供应商。
第二章供应商甄选第六条供应商资质审核：采购部门根据公司所需的产品或服务的特点和要求，对供应商进行资质审核。
审核内容包括但不限于企业资质、质量管理体系、技术能力、生产能力和服务能力等。
第七条供应商信用评估：采购部门对申请成为供应商的企业进行信用评估，评估内容包括但不限于企业信用状况、经营历史、财务状况等。
评估结果作为供应商资质审核的参考。
第八条供应商现场考察：对通过资质审核和信用评估的供应商，采购部门可以安排进行现场考察，考察内容包括但不限于生产设备、工艺流程、产品质量等。
考察结果作为供应商评估的参考。
第九条供应商评估：采购部门对已合作的供应商进行定期评估，评估内容包括但不限于供应商质量、服务、交货准时率等。
评估结果作为供应商绩效考核和续签合同的依据。
第三章合同签订第十条合同起草：采购部门按照公司的采购流程，起草供应商合同，合同内容包括但不限于供方、需方、产品或服务名称、数量、价格、交货期限、质量标准、保修期等。
第十一条合同审核：合同起草完成后，需要由法务部门进行合同审核，确保合同内容符合法律法规的要求，保护公司的合法权益。
第十二条合同签订：经过合同审核后，采购部门与供应商进行合同签订，签订方式可以是书面签订或电子签订，签订后相关部门归档存储。
第十三条合同执行：供应商按照合同约定的内容和要求执行合同，包括但不限于提供产品或服务、按时交货、提供质量合格的产品等。
供应商管理制度(精选10篇)
供应商管理制度供应商管理制度目的为了规范公司的供应商管理行为，促进供应商和公司的合作关系，提高公司的采购效率，保障公司的产品质量和供应物资的稳定性。
范围适用于所有与公司有供应关系的供应商。
制定程序1.组织编制小组，确定制定这一制度的必要性和紧迫性，进行可行性分析。
2.收集相关法律法规及公司内部政策规定，对制定的方案进行评估和优化。
3.根据实际情况，制定初稿，组织相关部门进行讨论和修改。
4.经过审批程序，发布正式的供应商管理制度。
内容1.供应商的申请与审核（1）供应商向公司申请成为合作方时，应提交资质证明、营业执照等相关文件。
（2）公司应按照相关规定对供应商进行审核，对符合条件的供应商进行备案登记。
（3）审核未通过的供应商，应向供应商说明审核不通过的原因，并告知其申请的再次申请时间。
2.合同签订与履行（1）公司与供应商签订合同，应注明合同的名称、签订时间、有效期限、合作条件及双方的权利和义务。
（2）合同履行过程中，双方应按照约定的合同条款履行义务。
（3）公司应及时向供应商支付货款或工程款。
3.供应商绩效评价（1）公司应依据合同约定的标准对供应商的绩效进行评估，并及时对供应商的表现予以奖励或处罚。
（2）评估内容包括供应商的交货及时性、产品质量、服务态度、合同履行情况等方面。
责任主体采购部门、质量管理部门、财务管理部门、供应商管理部门等。
执行程序1.每个采购项目都应按照供应商管理制度进行操作。
2.每年对所有供应商进行一次绩效评估。
责任追究对未按照规定履行职责，影响公司采购效率、产品质量、供应物资稳定性等严重后果的部门或个人，公司将追究其相应的责任。
以上为供应商管理制度的具体内容和实施流程，同时需考虑以上所列相关法律法规，确保制度符合中国法律要求，有法可依，有规可循。
供应商管理制度供应商管理制度目的：为了规范公司的供应商管理行为，保障公司的商业利益并遵守相关法律法规，本制度旨在对进入公司供应商库的供应商进行管理和审核，确保其合法、合规、可靠，并促进供应商与公司之间的合作关系稳定。
供应商管理制度
供应商管理制度供应商管理制度范本（精选3篇）供应商管理制度11、目的为规范供应商管理，建立安全、稳定的供应商队伍，确保本企业能得到及时、长期、稳定的高质量的物料和服务，防止外购原材料、零件、设备的原因影响产品的质量以及安全事故，特制定本制度。
2、范围本制度适用于长期向本企业提供原辅材料、零部件、设备以及配套服务的所有供应商。
3、职责3.1采购部门负责对外原材料的采购、供应商资质鉴定、信用等级评价。
3.2质量部负责采购产品的抽样检验工作，对供应商品质体系进行评估与定期稽核。
3.3总经理负责批准《合格供应商名单》。
4、内容4.1实施程序4.1.1采购部门负责对供应商的管理，生产、质量、技术等部门予以协助。
4.1.2采购部分进行初步调查，填写《供应商基本材料表》。
调查内容包括供应商的供货程度、产物质量状况、价格程度、生产技术程度、财务状况、信用状况和管理程度等。
4.2样品需求与样品确认4.2.1如企业有样品需求，由采购部门通知供应商送交样品，采购人员需对样品提出详细的技术质量要求，如品名、规格、包装方式等。
4.2.2样品应为供应商正常生产情况下的代表性产品，数量应多于两件。
4.2.3样品在送达企业后，由企业的设计部门、质量部门完成对样品的外观、性能指标等质量方面的检验，并填写《样品确认表》。
4.2.3经确认合格的样品，需在样品上贴上样品标签，注明合格，标识检验状态。
4.2.4合格的样品至少为两件，一件返还供应商，作为供应商生产的依据，一件留在质量部，作为检验的依据。
4.3管理评审4.3.1质量部对《供应商基本资料表》进行初步评价，挑选出值得进一步评审的供应商，召集本部门、采购部门及技术部门，对供应商进行相关评审。
1)企业根据所采购材料对产品质量的影响程度，将采购采购材料分为关键、重要、一般材料三个级别，不同级别实行不同的控制等级。
2)对于提供关键与重要材料的供应商，质量部要构造采购部、技术部对供应商进行现场评审，并由质量部填写《供应商综合评价表》，采购部、技术部签署评审意见。
供应商管理制度(通用15篇)
供应商管理制度(通用15篇)供应商管理制度1适用范围：所有向公司提供建材及设备的供应商，以甲供、限价及限品牌供应商为主（包括生产厂家、代理商、经销商）。
规范目的：1、全面了解供应商的资质，信誉及供货能力。
2、全面评估供应商所供产品的价格、质量、供货情况及安装调试、售后服务等方面是否符合公司的要求。
3、建立长期稳定的、可比较选择的建材及设备供应商网络。
使公司的材料、设备采购工作达到'快速、准确、及时、优质、价廉'的水平。
从而降低采购成本，保证产品的质量和交货期。
第一部分：评估小组人员的`组成第一条：评估小组由公司建材采购协调小组及各专业人员组成。
第二条：专业人员包括公司专业工程师、项目审算、工程及设计人员。
物业管理人员。
专业人员由公司建材采购协调小组按产品类别组织。
必要时可邀请供应商对其产品作当面介绍。
第二部分：工作内容及程序第三条：评估工作依据二个评估表的项目进行：《认可材料、设备供应商评估表》、《供应商供货情况评估表》。
第四条：《认可材料、设备供应商评估表》由供应商和专业评估小组填写；《供应商供货情况评估表》由项目经理部有关人员和各部门填写。
第五条：《认可材料、设备供应商评估表》由向我司提供建材、设备的供应商填写后，经建材采购协调小组按产品类别组织专业人员进行评估。
第六条：评估的方法是按产品类别及销售形式对供应商逐项进行审定。
从所提供的资料中判断其规模、产品质量和供货能力，挑选出有意向的供应商，对其进行实地考察后，确定评估结果。
第七条：评估结果上报公司主管领导批准认可后，由建材采购协调小组进行分档。
第八条：评估结果可分为三个档次：'可以合作'、：：'留作备用'、'不能合作'。
'可以合作'即评估小组一致认为该供应商可以合作的。
进入公司《已评估供应商名录》。
待有合作项目时优先试用进行合作。
'留作备用'即评估小组有两人以上认为该供应商只能留作备用的。
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供应商管理制度1．目的为加强对供应商的安全生产管理水平的监督，确保公司产品的安全生产，特制定本制度。
2．适用范围本制度适用于济南高更食品科技有限公司。
3. 职责3.1采购部负责对供应商传递济南高更食品科技有限公司安全生产的相关要求；3.2各部门、车间负责配合采购部对供应商进入济南高更食品科技有限公司后一切的活动进行监督。
4. 要求4.1供应商的定义为公司提供原辅材料、设备设施及配件的个人或单位均为供应商。
4.2 采购物资料分类根据物资的类别和对最终产品质量的影响程度，将采购物资分为特殊类、A、B、C四类，即：a)特殊类：与产品质量有直接关系、价值高、对采购总成本影响较大的物资，如原辅料等；b)A类：直接影响最终产品主要物理性能的物资（如搅拌机等）；c)B类：直接影响产品外包装质量的物资（如胶袋（指中袋或大袋）。
d)C类：上述三类以外的物资，包括非生产性物资（如五金备件或其它等）。
4.3 特殊类、A类及B类物资供方选择及日常监督4.3.1开发新物资供方的评价程序：a)收集供方资料：采购部门向潜在供方发出《供方基础资料表》，要求供方在指定日期填写并反馈，同时要求潜在供方提供其公司资料、产品资料及相关证明（如各类认证证书）、必要时提供少量样品（供实验室测试或外观检验）等；b)供方资料审核：采购部门主管审核资料，确定是否需进行实地评审和样品评审；特殊类和其他集团统购物资的供应商资料还需呈采购中心审批；c)实验室检测：针对供应商提供的少量样品，根据材料特性，必要时进行实验室检测。
d)初步实地考察：必要时由采购部门负责，考察内容包括供方的生产规模、供货能力、质量水平、质量保证能力、企业信誉等情况，考察完后需填写出访报告；e)样品试验：初步实地考察合格后，由潜在供方提供样品给本公司进行试验，试用流程见《新材料试用制度》中的有关规定；f)供方质量系统评估：样品试验合格后，根据初步实地考察、样品试用及潜在供方提供相关资料、供方工厂所处位置等情况，由采购部门和品管部门共同确定是否需对其工厂实施现场质量系统评估或由其提供自我评估报告；特殊类和集团统购的A类物资供应商的现场评估计划需经采购执行副总裁审批；g)确定小批量采购：对试用合格和质量系统评估合格的供方，采购部门可结合价格、运输、服务等考虑是否小批量采购。
如因特殊原因需要从未通过工厂现场质量系统评估的供方采购生产性物资，必须事先取得采购执行副总裁书面审批；h)确定为合格供方：多次小批量试产后（连续供货5次后），采购部门组织品管部门、相关物资使用部门根据《供方评价评定标准》对供方进行综合评定，填写《供方评价表》，确定是否成为合格供方。
对于集团供应商，采购中心负责综合各子公司的评价意见（《供方评价表》），并进行最终评定；i)合格供方名录：采购部门将新评定为合格供方的有关信息填入《合格供方名录》中，经部门主管审核后生效。
集团供应商的《合格供方名录》需经采购执行副总裁审批；集团评定的合格供方可适用于各子公司；《合格供方名录》要及时发放给检验部门、仓储部门、使用部门、财务部门。
属集团《合格供方名录》，还需发放至子公司采购部门；j)确定供需关系：确定为合格的供方，采购部门可与其签订相关合同或协议，确定双方的供需关系。
注:对于从代理商中采购的物资可根据实际情况不进行现场实地考察及工厂现场质量系统审核。
4.3.2 质量管理系统审核4.3.2.1审核方式的确定采购部门及品管部门根据每年供方的综合评定结果，共同决定是否需对供方实施现场质量管理系统审核或由供方提供自我评估报告；集团供应商由采购中心及质保中心共同决定。
4.3.2.2审核频次一般情况下按以下频次实施审核，如有特殊原因不按以下要求执行的，必须经采购执行副总裁审批：a)新供方：在公司周边城市开发的新供方必须对其实施现场的初步实地考察和工厂现场质量管理系统审核；而在周边城市以外开发的供方可根据实际情况不实施现场实地考察和工厂现场质量管理系统审核，但供方必须提供相应的自我评估报告；b)原有合格供方：1)产品质量好及稳定（公司周边城市）：每两至三年进行一次现场评估；2)产品质量欠佳及不稳定的供方（公司周边城市）：每年至少进行一次现场评估；3)集团采购量较大的供方（公司周边城市或以外）：每两至三年进行一次现场评估；4)对于不实施现场评估的供方：必须每年提供一次自我评估报告（特殊类除外）。
4.3.2.3审核结果质量系统审核结果作为合格供方年度评价重要依据之一。
现场审核结果可直接作为输入资料（直接按公式计算得到最终分值），供方自我评估结果则作为间接输入资料，我司在供方自我评估结果基本上再综合其过去一年的产品质量、服务、不合格纠正、紧急事故处理及日常接触到的一些情况和信息进行综合评价，综合评价结果作为该项目的直接输入资料。
4.3.2.4不符合项的整改供方要在限期内对审核发现的不符合项进行整改，如不符合情况较严重的则可直接取消其合格供方资格或暂停从该供方中进货，直至其整改并重新审核合格为止。
4.3.3 对采购物资实施进货检验和（或）生产过程验证：检验部门对采购物资实施进货检验或由使用部门在生产过程进行验证，如发现物资不适用，使用部门及时向采购部门提供跟踪验证报告；如发现物资不合格，检验部门需向采购部门发出物资不合格报告，采购部门负责将有关信息反馈给供方，并要求进行整改。
对于塑料类、纸盒类、纸箱类包装辅料，采购部门还需每月将物资进货检验合格率、使用合格率及其它有关情况反馈给供方，以上信息将作为供方年度综合评价的输入资料。
4.3.4 年度综合评价：a)每年至少评价一次，由采购部门根据《供方评价评定标准》组织相关部门对供方提供物资的实物质量、使用情况、服务、价格等进行综合评价，并填写《供方评定表》；b)在评定的供方中，对同一类采购物资有多个供货厂家的要按分数的高低进行评定排序，填写《供方评价排序表》；优先选择分数高的列入合格供方名录中，并据此进行订单数量调整，优胜劣汰；对评定不合格的供方不能列入合格供方名录，并停止向其采购物资；c)在保证采购物资的使用功能的前提下，在合格的供方中应优先选择价格低、运输近、交货及时、服务周到、取得环境体系认证证书的供方；d)若供方质量出现大波动，或一段时间产品质量无法满足要求，可适当增加评定频次，对供方提出整改要求，并对整改效果及时进行评定；e)集团供应商的年度评审由采购中心收集各子公司的相关《供方评定表》，根据综合意见和KPI统计数据等资料，会同质保中心进行评价；4.3.5 A类物资合格供方每年还需提供所供材料的有关卫生安全证明书/报告，以证明提供的物资达到国家或行业相关卫生标准要求。
4.3.6 关于非合格供方物资原则上不能使用合格供方名录以外的供方物资，如有特殊原因必须使用的，必须经采购执行副总裁及生产执行副总裁书面审批。
4.4 C类物资供方的选择与日常监督4.4.1 对长期采购的C类物资（如易损件零件）供方，可参照4.2执行供方评定和选择，可免除试用和实地考核、实地质量系统评估程序。
4.4.2对于其他零散、单次采购的C类物资供应商的评价，有最终的产品检验合格证即可（在产品中标识）。
4.5采购程序4.5.1原辅材料采购程序4.5. 1.1原辅材料采购计划采购管理部每月初收集整理各公司上月的原辅材料进、耗、存及本月计划用量，报给采购中心，采购中心综合公司的原辅材料情况，拟定月采购计划。
4.5.1.2采购合同的签订采购中心负责签订原辅材料购销合同，合同明确原辅材料批号、数量、价格、交货时间、交货地点、支付方式等。
采购管理部负责将合同信息发放给相关工厂领导和采购部门人员。
4.5.2原辅材料外其他物资采购程序4.5.2.1收到物资需求采购计划采购部门一般根据生产部门的月度材料计划和辅料计划及其它的订货计划，及时订出采购文件。
但对一些特殊物资的采购，则应综合考虑市场的变化、库存以及生产耗用情况等因素，及时直接制订采购文件。
4.5.2.2 选择合格供方制订采购文件时，由采购员根据采购文件要求的品种、规格、数量、价格、质量及交货方式等，从合格供方名录中选择供货厂家，若同一种采购物资有多个供方，要安排列顺序优先选择分数高的供方。
新的品种采购部门应向几家供应商询价对比，寻求合理价格，根据采购权限的有关规定，呈相关领导进行价格的审核和确认。
确定供方后，采购员填写《采购单》或制作采购合同。
对于签订了签订年度、季度或月度采购合同的，可直接向供应商下采购单。
4.5.2.3采购合同的签订4.5.2.3.1采购文件发放前应对规定的要求是否适当进行评审，采购合同需遵循集团《合同管理办法》的有关规定，按照有关审批流程进行。
4.5.2.3.2对于长期合作的供方，可与其签订年度、季度或月度采购合同。
4.5.3采购权限的有关规定见《经济业务、费用审批权限管理办法》和《定价制度》。
4.6采购信息4.6.1采购部门在制定采购文件时，应清楚说明采购产品的资料，包括品名、类别、规格、型号、规范、图样和检验规则等要求。
4.6.2在与供方沟通之前，公司应确保规定的采购要求是充分的与适宜的。
4.6.3应对可供使用的原辅材料进行描述，包括化学、生物和物理的特性，交付方式、包装和储存情况等有关产品危害的因素。
4.7采购物资的验证和接收4.7.1原辅材料、化工类原料到厂前，采购部门应提前给相关仓库管理员提供到厂通知，明确即将到厂的货物名称、数量等资料。
包装辅料类则由使用部门提前将进货通知发相关仓库管理员。
需要在供方货源处对采购物资进行验证时，可在采购合同中说明验证的具体事项，以及产品放行的方式。
4.7.2仓库管理员根据采购部门提供的采购文件或其它凭证核实物资品种、数量等符合要求后办理进货手续或通知检验员进行进货检验或验证。
4.7.3供方提供的物资与采购文件或其它凭证不一致时，仓库管理员应及时通知采购部门，由其再与供方联系协商解决办法。
4.7.4采购部门根据《HACCP计划表》的要求对所采购的原辅材料实施监控。
4.7.5检验部门根据《进货检验管理程序》、《HACCP计划表》及采购物资有关质量标准进行检验。
当检验发现所采购原辅材料偏离规定的关键限值或未能符合物资采购要求时，执行《不合格品控制程序》。
4.7.6当供方提供的采购物质量有所下降，但对使用性能影响不大时，可做降级接收，并及时通知供方，促使其改进质量，并执行《纠正措施和预防措施控制程序》。
4.7.7当供方提供的物资出现质量问题，要及时通知供方，予以降级、退货、索赔或解除合同，必要时重新选择供方，同时记入供方档案。
4.7.8当销售合同有规定时，顾客或其代表有权在供方处或在本公司对供方的产品进行验证，顾客的验证不能免除供方提供合格产品的责任，也不能排除其后顾客的拒收。