英语商务信函

商务信函Business letter英文信头写法 Heading信头也称信端，其内容包括发件公司的名称、标志、通信地址、电话号码、传真号、电子邮箱等。

书写信头的目的是为了方便收件人了解信函来自何处，并为回复提供联系方式。

很多公司都会印制带信头的信纸。

一般来说，人们喜欢将简单的信头放在信纸上端居中，将复杂的信头放在信纸的右侧或上下两端。

在使用这种信纸打印信函时，一定要注意为信头留出足够的空间。

对于私人商务信函，如求职信等，信头通常写在信纸的右上方。

如果信函的长度超过两页，那么从第2页开始就不再需要信头了，只需写上页码、收件人姓名及日期。

英文地址的书写和中文地址的书写有很大区别，应遵循从小到大的原则。

特别值得注意的是，地址中的标点符号需正确使用。

当前的习惯做法是，行末一般不加标点符号，但行中间该加标点的地方，还是不应省略。

门牌号码与街道名称之间不加标点，但是在城市与国家名称之间必须用逗号分开。

英文信函编号写法 Reference number如果信函上有编号，收件人和发件人都能快速了解所指的是哪一封信。

这样既便于文件存档，又便于日后查阅。

信函编号常见的书写形式有两种：一种比较简单的形式“Re: XXX”，例如, Re: Invoice 12345或Re: Your letter dated January 20, 2006。

一种比较常用的形式“Your ref: XXX, Our ref: XXX”，提供一组缩写信息，包括：文件编号、起草人、录入人的姓名缩写和部门代号等。

例如一封由我方Jutta Brawn 起草，由Hugh John Davies 录入的信函编号为“Our ref: JB/HJD”英文日期写法 Date商务信函必须写日期，它对于文件存档及信息查考都有重要意义。

书写日期应注意以下几点：1.“年”应完全写出，如2006，不能简写成 06；2.在正式信函中“月”最好不用缩写，而是完整地写出来；3.书写“日”可以用序数词，但最好用基数词；英式信函日期按日、月、年的顺序，且中间没有逗号，如：12 July 2006；美式信函日期按月、日、年的顺序，中间加逗号，如：July 12，2006。

第五讲：英文信内地址写法 Inside address由于不同国家书写地址的习惯不同，收件人地址应按照对方公司信纸中的信头书写，切勿擅自更改。

写国际地址时，不要忘记在最后一行写上国家名。

航空投递的信函，要在信内地址之上注明。

以下为几种信内地址的写作实例：致某公司：Messrs. Lake Kane＆ Co.，Ltd.66 Martins LaneLondon EC3V 7BH致公司中某职位：The ManagerEagle Press Inc.66 Martins LaneLondon EC3V 7BH致公司某人：Mrs. Jutta BrownEagle Press Inc.66 Martins LaneLondon EC3V 7BH英文请某人注意行写法Attention/Attn.请某人注意行（Attention，缩写：Attn.）用于写信人在把信寄给一个单位时，希望把信递交给某人或某部门处理。

Attention位于信内地址下空一行，加上底线；写法分英式和美式两种，例如：For the attention of Mr. David Schiller（英式），Attention: Mr. David Schiller（美式）。

使用Attention时，因为信函实际上是寄给公司的，所以开头的称呼（Salutation）为Dear Sirs,（英式）和Gentlemen（美式）。

英文称呼写法 Salutation如果信是写给公司的，并没有直接的联系人，称呼应为：“Dear Sirs,”（英式）或“Gentlemen:”（美式）。

在不能确定收信人性别的情况下，还可以使用To Whom It May Concern 或Dear Sir or Madam 。

在写信给特定的组织时，更愿意使用Dear Member, Dear Customer, 和Dear Human Resources Manager这样的称呼。

如果知道收件人的姓名，就应该直接把姓名用入称呼里。

商务信函一般用Dear Miss Brown，Dear Mr.Smith。

Dear纯属公务上往来的客气形式。

写给亲人、亲戚和关系密切的朋友时，用Dear或My dear再加上表示亲属关系的称呼或直称其名。

例如：My dear father，Dear Tom等。

英文主题写法 Subject书写Subject能便于收件人迅速了解信的主要内容。

一般来说如果信内有Reference Number，就不一定再写Subject。

Subject位于Salutation下空一行。

一般有三种书写形式：直接书写、Subject:和Re:。

为了突出还可以加底线、加粗、全大写等，例如：INVOICE 12345Re: Invoice 12345Subject: Invoice 12345英文信正文写法 Body正文是信函的核心内容。

一封内容得体的商务信函，不仅能够达到把事情办好的目的，而且还能促进双方的友谊。

在商业界人们通常用5个C来衡量一封信函的好坏：Conciseness(简洁)、Clarity(明了)、Correctness(正确)、Completeness(完整)、Courtesy(礼貌)。

Dear Mr.Smith,As we mentioned in our previous quotation, the price is likely to rise. Since material price is a very crucial element for our cost accounting, we are compelled to shift this rise to our customers.The price for 33 Euro has increased to 33.5 Euro, packing charge and freight remaining unchanged.We thank you for your understanding and look forward to having a good cooperation with you.Yours sincerely，Ming Li英文结尾敬辞写法 Complimentary close 几乎所有的商务信函都会用到结尾敬辞。

它写在正文下面，第一个字母要大写，最后一个词的后面有逗号。

至于要选用怎样的字句，通常由作者自行决定，一般来说结尾敬辞和开头的称呼有较强的关联关系，例如：1.如果不知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Sirs，（英式）或Gentelmen:（美式），则结尾敬辞采用Yours faithfully，（英式）或Yours truly，（美式）；2.如果知到收件人的姓名，开头的称呼是Dear Mr. Brown，则结尾敬辞采用Yours sincerely，（英式）或Sincerely，（美式）。

3.如果是写给朋友，家人或同事，开头的称呼是Dear David，则结尾敬辞采用 Best wishes英文签名、附件写法 Signature/Enclosure 签名代表了写信人，所以其形体和写法应保持固定。

签名最好用钢笔。

署名既要难以模仿又要清晰易解。

为便于辨认，一般商务书信，还应在签名下方将发信人的姓名用打字形式打出。

签名格式和规则有以下一些约定：1.签名者代表公司、某单位名义时，应在结束词下方打出全部大写的单位名称，然后再签名。

2.女性签名时，为便于回信人正确使用称呼，应在打字的姓名前加注（Miss）或（Mrs.）。

3.当负责人不在而由经办人员代签名时，要加上by, for, perpro或P.P.字样。

如果信函中有附件，在信纸的左下角，与签名间隔1行或是2行的位置打上“Enclosure”或其缩写Encl.或Enc.。

如果附件不止一项，应写成Encls.或Encs.，并应注明有几个附件，以便收信人查点，例如：Encl. One checkEncls. Catalogue and 2 PhotosEncl. a/s（指附件如信中所述，a/s即As stated）英文抄送、附言写法 Carbon copy/Postscript 如果本信函需要抄送他人阅览，则须注明抄送人的名称，例如：cc. Mr. David Schiller, Executing Manager附言（Postscript，简写为P.S.）用来说明没有包括在信中的想法和内容。

有时一封信写完了，突然又想起遗漏的事情，这时可用附言填补遗漏内容。

在促销和私人信件中，附言也可以用来强调写信人请求收信人采取的行动和做出的考虑。

附言应尽量做到简明扼要。

附言通常在签名下方，从左侧顶格书写，例如：P.S. Each individual’s E-mail address remains unchanged英文书信格式及英美差异英文书信通常由下列五个部分组成：A 信头（Heading）信头包括写信人地址和写信日期，通常写在信笺的右上角。

在比较熟识的朋友之间的通信，写信人的地址常可略去。

本课的信头就只写了写信日期，而没有写信人的地址。

日期通常有下列两种定法：（a）月、日、年：如August 15, 200__（b）日、月、年：如15th august, 200__地址的写法通常是由小到大，如：门牌号、街道名、市（县）名、省名、国名（邮政编码通常写在城市名之后）。

这同中文书信的地址写法完全相反。

地址可以写1～3行，日期写在地址的下方（见信笺格式）。

B 称呼（Salutation）称呼指写信人对收信人的称呼，如Dear Xiaojun，写在信头的下方和信笺的左边。

称呼一般用Dear…或My dear…开头，称呼后一般用逗号。

C 正文（Body）这是书信的主体部分，即写信人要表达的内容。

正文要求文字通顺，层次分明，表意清楚。

可以手书，也可以打写。

D 结束语（Complimentary Close）它是书信结尾的恭维话，相当于文中书信最后的“祝好”、“致礼”之类的话语。

本课书信中的“Best wishes”（致以最好的祝愿）就是结束语。

E 签名（Signature）签名通常签在结束语下方的中间偏右的位置，如本课信中的Charlie.签名应是亲笔书写，即使是打写机打出的信件，最后仍需亲笔签名。

在签名的上方可根据写信人和收信人的关系写上Sincerely yours/Yours sincerely（用于长辈或朋友之间），或Respectfully yours/Yours respectfully（用于对长辈或上级）。