前台文员工作规范手册
前台文员岗位操作手册

前台文员工作事项一、接听来电1.1、电话铃响起,三声响前必须接听电话,拿起电话首先自报家门,礼貌、温和接听,然后在询问对方来电的意图,问清楚来由清楚转接,如技术销售分清楚售前售后,推销电话可礼貌挂断。
应具备有电话记录本,重要的电话应做记录。
1.2、电话内容讲究,应等对方结束谈话再以带着微笑说声“再见”为结束语。
对方放下话筒之后,自己在轻轻放下,以示对对方的尊敬。
二、客户来访2.1、当有客户来访时,微笑询问找谁,是否预约在电话通知当事人前来接见,可安排其入座稍后。
2.2、需给来访客人登记然后放发访客证,此卡为长视电子出入使用,离开时必须请客户归还,登记离开时间、确认是否归还、让来访可签名注销。
2.3、如客户因业务需要出入车间时,必须经过同意后方可出入。
三、快件的接收与分发3.1、快递发出本人或委托人亲自填写交往前台,前台文员每日记录单号和发件人、日期和详细地址,每日下午17:30前由快递人员前往公司收取并留底单。
如寄出是公司物品务必提供物品放行条才给予寄出。
3.2、当快递人员送快递到前台,前台需询问是否本人签收或是需要付费,付费需通知收件人付款并签收,如不需要本人签收,可由前台代签并记录快递签收记录表内。
四、会议室管理4.1、各部门如工作、学习、培训、会议、客户接待等需使用到公司会议室,需提前4小时(含4小时)向行政楼的前台文员申请会议室使用;临时性(短暂性)会议室使用,如面试、洽谈等,在会议室无正常使用时无需申请安排,直接使用即可。
4.2、各会议室申请登记流程:先给登记者一份会议室使用申请单,填上然后让部门负责人签名确认,前台在会议室月度使用安排计划表上录入存档,以方便查询,避免发生时间的冲撞。
4.3、使用完毕后前台文员负责对使用后的设施设备、卫生作检查。
五、出差人员飞机票、火车票的预定及意外险的办理六、办公室文件的电脑打印及收发七、协助完成公司各项大型活动的实施八、协助行政专员处理日常事务。
前台文员工作规范手册

最新资料,word文档,可以自由编辑!!精品文档下载【本页是封面,下载后可以删除!】前台文员工作规范手册第一章公司内部的礼仪和秩序第一条仪容仪表规定:(一)上班时间着装整洁大方,面带微笑,保持开朗的心态;(二)上班时化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;(三)保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;(四)上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;(五)保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;(六)禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
(七)上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
第二条工作纪律规定:(一)前台接待人员应该严格遵守作息时间。
一般情况下,应该提前5-10分钟到岗,下午下班应该推迟5-10分钟。
(二)因工作性质,不可随意离开岗位;(三)就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面带微笑。
(四)不允许在坐椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏打闹等行为。
(五)交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人第三条常用礼貌用语:(六)礼貌语:您好、请、谢谢、再见(七)道歉语:对不起、打忧了、请原谅(八)征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?(九)三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声第二章日常接待工作规范第四条迎接礼仪应立即招呼来访客人:应该认识到大部分来访客人对公司来说都是重要的,要表示出热情友好和愿意提供服务的态度。
如果你正在打字应立即停止,即使是在打电话也要对来客点头示意,但不一定要起立迎接,也不必与来客握手。
主动热情问候客人:打招呼时,应轻轻点头并面带微笑。
如果是已经认识的客人,称呼要显得比较亲切。
陌生客人的接待:陌生客人光临时,务必问清其姓名及公司或单位名称。
通常可问:请问贵姓?请问您是哪家公司?第五条接待礼仪接待客人要注意以下几点。
最新完整版通用前台文员工作规范手册范文格式模板工作内容和职责前台文员相关工作岗位职责制度

最新完整版通用前台文员工作规范手册范文格式模板工作内容和职责前台文员相关工作岗位职责制度第一篇:前台文员工作规范手册前台文员工作规范手册一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:1.负责前台服务热线的接听和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并传达给相关人员,不遗漏、延误;2.负责来访客户的接待、登记、基本咨询和引见,严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌;3.负责公司传真件、公文、信件、邮件、报刊杂志的收发工作;4.负责每日考勤管理并统计每月考勤及每月伙食费用。
5.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;6.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护;7.更新和管理员工电话号码等联系方式;8.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;9.公司会议、对外洽谈会议会场布置及会议茶水供应。
10.负责检查公共区域和总经理办公室、各科室办公室的清洁卫生,并做好记录。
11.接待用品、清洁用品的申购、管控;12.负责车辆使用情况(出车,加油,修理等)汇总登记;13.负责公司办公场所的室内外绿化、盆景状况的检查监督,保证舒适良好的工作氛围;14.接受部门经理的工作安排,并协助人事文员作好行政部其他工作。
三、任职要求:1.18周岁以上,中专科以上学历,熟悉商务礼仪规范;2.青春靓丽、仪表大方,富有亲和力;3.普通话标准,声音甜美;4.熟练使用各种办公自动化软件,有一定的文案策划能力。
四、仪容仪表规定:1.上班时间须穿着公司统一发放的工作服,工作服要保持整洁;2.上班时化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;5.保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
公司前台文员工作标准手册.doc

公司前台文员工作规范手册1 前台文员工作规范一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:1.总机电话的转接;2.来访客人才接待,并通报相关部门;3.传真、快递、邮件、报刊接收和分发;4.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;5.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S 维护;6.更新和管理员工电话号码等联系方式;7.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;8.接待用品、清洁用品的申购、管控;9.完成领导交办的其他工作。
三、任职要求:1.18周岁以上,本科以上学历,熟悉商务礼仪规范;2.青春靓丽、仪表大方,富有亲和力;3.普通话标准,声音甜美;4.熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定:1.上班时化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;2.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;3.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;4.保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;5.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
6.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定:1.每天上班前10分钟到岗,下班后10分钟离开;2.因工作性质,不可随意离开岗位(包括休息时间),离岗前须有人代岗后方可离开;3.就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面带微笑。
4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏打闹等行为。
5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人。
六、常用礼貌用语:1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见2.道歉语:对不起、打扰了、请原谅3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声七、工作行为规范:1、电话接听A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;B.接听电话后先问候,并自报公司名。
前台文员工作规范

前台文员工作规范一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提高公司运作效率。
二、工作职责:1.转接总机电话、分发信件和报刊;2.接待来访客人,并通报相关部门;3.承办员工考勤;4.人事档案的管理;5.员工宿舍的安排;6.办理员工入职、离职手续以及工业区出入卡7.保管各种行政工作表单;8.更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式;9.负责前台区域以及会议的卫生及管理;10.协助组织公司活动;11.其它工作事项。
三、基本素质要求:1.前台造访:A:客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或者询问来访目的“您好(请问有什么地方我可以帮到您呢?)”、“你们好(请问有什么地方我可以帮到你们呢?)“×先生/小姐,早上好/上午好/下午好”。
B: 引导客户或来访者就座,递上茶水,并说“请稍等”,然后联系相关业务人员;C: 当场解答或电话通知相关业务接待人员出现,介绍时先介绍主人,后介绍客人;D: 引领客户或来访者接触相关人员,行走时走在客户或来访者侧前位置,并随时用手示意。
途中与同事相遇,点头行礼,表示致意;E: 进入房间,要先轻轻敲门,听到回应再进。
进入后,回手关门;F: 介绍双方,退出。
如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出。
2.着装:当值前台一般为女性,着装宜端庄大方,宜化淡妆。
禁忌:头发脏且蓬乱;口腔不卫生。
身上携带饰品不超过三件,香水应以淡雅为主,不可过于浓烈。
3.电话:1.听到铃响,在第二声之后,第三声之前拿起话筒;2.听话时先问候,并自报公司。
标准语如下:“您好,网时代公司!”或“您好,这里是网时代公司!”对方讲述时留心听并记下要点,未听清时,及时告诉对方。
随后根据对方的初次问话,迅速判断出他有何需求?作出标准回话。
3.咨询业务:先生(小姐),关于这方面情况,让我们公司××部门××先生/小姐为您服务吧,他/她可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。
前台文员岗位职责说明书(3篇)

前台文员岗位职责说明书1、来访客户的接待和引见,保持礼节礼貌,为公司树立良好的形象;2、来电的接听和转接,重要事项认真记录并传达给相关人员;3、及时更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系信息;4、办公用品和耗材的购买、发放领取登记,做好工作信息的记录、整理、归档;5、受理会议室预约,协调会议时间,下发会议通知,布置会议室;6、负责订水、职场绿化及与快递公司的联系,各类信件、包裹的签收及分送工作;与大厦物业管理对接公司的日常费用;7、负责办公环境维护、办公用品采购与发放、固定资产管理等;9、完成上级交办的其他临时工作。
前台文员岗位职责说明书(2)一、职位背景前台文员是一个多功能的职位,既需要负责前台接待工作,同时也需要处理一些文书工作。
这个岗位也是公司与客户沟通的纽带,是构建公司形象的重要角色之一。
因此,前台文员必须具备良好的沟通能力、工作效率高和服务意识强等特质,以及一定的文书处理技能。
二、岗位职责1. 前台接待工作:- 负责接待来访客户,热情周到地引导客户到指定地点或转接到相关员工,并及时向相关员工通知客户的来访信息。
- 负责熟悉公司的产品、服务内容以及公司的规章制度,并能准确地向客户提供相关信息。
- 根据客户需要,及时处理来访客户的问题,解答疑惑,并及时向相关部门反馈和解决。
2. 电话接听和转接:- 负责接听公司电话,按要求进行电话转接,并及时将电话及时转接到相关部门或人员。
- 能准确记录并传达电话信息,确保信息准确无误。
3. 文件处理:- 负责公司来往文件的分发、拷贝、归档等工作,保证文件的及时传达,并确保文件的安全保密。
- 能准确处理传入和传出文件的记录,并及时向相关人员通知。
4. 办公室设备的管理和维护:- 负责办公室设备的管理和维护,包括复印机、传真机、扫描仪等设备的操作和维修。
- 确保设备的正常运行,并及时向上级反馈设备问题,协调维修。
5. 其他临时性工作:- 根据上级安排的任务,完成一些临时性的文件处理、数据整理等工作。
前台文员工作规范

前台文员工作规范一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:1.总机电话管理:接通总机电话,并做相应转接;2.来访客人才接待,并通报相关部门;3.信件包裹的收发工作:负责传真、信件的收发登记工作;报刊的更新及管理工作4.文书工作:负责办公会议的记录、整理等;草拟文件和报告等文字工作;各种文件资料的整理、装订、归档、保管的工作。
5.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;6.办公用品管理:办公用品的登记、分发、维护、管理管理工作。
7.更新和管理员工电话号码等联系方式;8.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;9.预定工作:负责每日员工订餐工作,以及领导交代的订票、订位等。
10.接待用品、清洁用品的申购、管控;11.完成领导交办的其他工作。
四、仪容仪表规定:1.上班时间尽量着正装,保持整洁;2.上班时可化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;5.保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定:1.每天上班前5分钟到岗;2.因工作性质,不可随意离开岗位(包括休息时间),离岗前须有人代岗后方可离开;3.就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面带微笑。
4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏打闹等行为。
5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人。
六、常用礼貌用语:1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见2.道歉语:对不起、打忧了、请原谅3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声七、工作行为规范:1、电话接听A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;B.接听电话后先问候,并自报公司名。
公司前台文员工作规范手册1(2).doc

公司前台文员工作规范手册1 前台文员工作规范手册(制作日期:2015.4.3)一、职位概要:做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:1.总机电话的转接;2.来访客人才接待,并通报相关部门;3.快递、邮件、接收和分发;4.复印机日常维护和报修;5.鲤鱼的喂养和定期清洗。
6.开会前与闭会后会议室的整理;7.卫生间和洗手台纸巾的补充;8.做好员工外出登记、车辆使用登记,及清楚员工外出的去向。
9.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S 维护;10.接待用品、清洁用品的申购、管控;11.完成领导交办的其他工作;12.帮助其他员工文员工作。
三、任职要求:1.青春靓丽、仪表大方,富有亲和力;2.普通话标准,声音甜美;3.熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定:1.上班时间须穿着端正、得体、不暴露的服装,服装要保持整洁;2.上班时不可化浓妆,适当淡妆即可;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;5.禁止穿拖鞋;6.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定:1.每天上班前10分钟到岗,下班后10分钟离开;2.因工作性质,不可随意离开岗位,离岗前须有人代岗后方可离开;3.就坐时姿态要端正,目光平视,面带微笑;4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏打闹等行为;5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺客人。
六、常用礼貌用语:1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见2.道歉语:对不起、打忧了、请原谅3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声七、工作行为规范:1、电话接听A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;B.接听电话后先问候,并自报公司名。
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前台文员工作规范手册
(制作日期:2010.8.7)
一、职位概要:
做好公司日常行政事务工作,保证公司信息通讯顺畅,提升公司形象。
二、工作职责:
1.总机电话的转接;
2.来访客人才接待,并通报相关部门;
3.传真、快递、邮件、报刊接收和分发;
4.复印机、传真机的管控、日常维护和报修;
5.前台区、培训室、会议室、总办办公室、接待室区域5S维护;
6.更新和管理员工电话号码等联系方式;
7.每日报纸的整理,公司宣传册的补充;
8.接待用品、清洁用品的申购、管控;
9.完成领导交办的其他工作。
三、任职要求:
1.18周岁以上,中专科以上学历,熟悉商务礼仪规范;
2.青春靓丽、仪表大方,富有亲和力;
3.普通话标准,声音甜美;
4.熟练使用各种办公自动化软件。
四、仪容仪表规定:
1.上班时间须穿着公司统一发放的工作服,工作服要保持整洁;
2.上班时化淡妆;香水应以淡雅为主,不可过于浓烈;
3.保持头发整齐、光泽,勤洗头;不得佩戴款式夸张的首饰、挂饰、耳饰;
4.上班前不得吃异味食品,保持口腔清洁,口气清新;
5.保持手部干净。
指甲不得超过指头两毫米,指甲内不得残留污物;
6.禁止穿拖鞋,穿皮鞋时应穿袜(无花纹丝袜,袜口不外露)。
7.上班前应注意检查一下自己的仪表是否得当。
五、工作纪律规定:
1.每天上班前10分钟到岗,下班后10分钟离开;
2.因工作性质,不可随意离开岗位(包括休息时间),离岗前须有人代岗后方
可离开;
3.就坐时姿态要端正,入坐时要轻缓,上身要笔直,腰部挺起,目光平视,面
带微笑。
4.不允许有:在椅上前俯后仰摇腿跷脚;双手抱于胸前;跷二郎腿或半躺半坐;
趴在工作桌上;晃动桌椅;玩手机;脱鞋;伸懒腰;哼小调;打哈欠\嬉戏
打闹等行为。
5.交谈中不讲粗言恶语,使用歧视或侮辱性的语言,不得以任何借口顶撞讽刺
客人。
六、常用礼貌用语:
1.礼貌语:您好、请、谢谢、再见
2.道歉语:对不起、打忧了、请原谅
3.征询语:请问我能为您做什么吗?您还有别的事吗?请您……好吗?
4.三声服务:来有迎声,问有答声,走有送声
七、工作行为规范:
1、电话接听
A.听到铃响,至少在第三声铃内接听;
B.接听电话后先问候,并自报公司名。
标准语如下:“您好,这里是XX公
司!”
C.对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断他有何需求?
1)咨询业务
先生(小姐),关于这方面的业务,让我们公司市场应用部吴先生为您服务吧,他可以全面、专业地解释您所想了解的问题,我把电话转过去,请稍等。
2)推销产品
与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员;
无关联业务,则直接回答:先生/小姐,我们公司暂时没有这方面的需要,请您联系其他公司吧,谢谢!
3)找人
先生/小姐,您找的X先生/小姐名字叫什么?您跟他/她预约了吗?请您稍等。
注:①不指明的电话,判断自己不能处理时,马上把电话转给能处理的人;
②通话简明扼要,不应长时间占线。
③结束时应说“谢谢!”,礼貌道别,待对方切断电话,再放下
听筒;
④所有员工的手机号码不得外泄;主管级以上人员的固话号码不
得外泄;
⑤每月更新一次员工电话联系一览表,及时掌握员工最新电话号
码;
2、客户来访
客户或来访者进门,前台马上起身接待,并致以问候或欢迎辞。
A.单个人问候标准语:“先生/小姐,您好!”
B.来者二人,标准问候语则为:“二位先生/小姐好!”或“先生、小姐,
你们好!”
C.来者为三人以上,标准问候语则为:“各位好!”或“大家好!”
D.对已知道客户或来访者姓名的,标准问候语如下:“X先生/小姐好!”
看到客户点头或听到客户跟说“你好”之后
a)引导客户或来访者到接待室就座,,并随时用手示意。
途中与同事相遇,
点头行礼,表示致意;
b)客户落座后,递上温水,送上公司宣传资料后及时与被访人联系,并告
诉客人“我帮您联系,请先坐一下,好吗?”
c)电话联系公司相关接待人员,并引导其道接待室,进入房间,要先轻轻
敲门;
d)进入后介绍双方(介绍时先介绍主人,后介绍客人),退出。
注:①服务过程中实行“微笑服务”,须始终面带微笑,热情主动为用户服务。
②倒水:在客人来到公司第一时间递上一杯温水,并有礼貌的说:请
慢用。
看到客人水已经喝完或接近喝完,可以礼貌的问一下,是否
需要再次添加。
原则上,倒水次数不超过三次;
③如相关人员抽不开身回应,则安抚客户或来访者稍等,退出;
④在没有公司员工陪同的情况下,不得允许访客自行进入办公区;
⑤客户离去时,应面带微笑道别。
3、快递邮包接收
A.快递邮包在到达10分钟内通知收件人;
B.发票签收须慎重,严防丢失;
4、复印纸管控
A.复印资料须登记,每月统计复印量;
B.领取复印纸须申请,发放后须登记
5、接待用品管控
A.每月月初及时申请各接待用品,并记录申请台账;
B.每月最后一日盘点各类接待用品数量,统计当月使用量;
C.办公用品缺少时,须提前通知黄俊或原材料仓领用;
D.饮料(纯净水)使用、领用须登记。
6、办公室管理
A.每天早上下班后关闭大厅照明、下午上班前开启大厅照明;
B.每天下班前半小时关闭大厅空调;
C.每周一8:30更换《会议室使用登记表》、《培训室使用登记表》
D.及时补充总办领导办公室冰箱内饮料;
E.客人离开培训室、接待室、会议室后及时清理卫生;
F.各类钥匙妥善保管,重要物资锁入柜子;
G.员工上缴款项妥善保管,避免丢失;
H.空调开关,投影仪开关等要妥善保管,避免丢失。