驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析

五、沟通方式 传真 – 发传真给使馆的商务处或者教育文化处。 电话 – 可以作为附加的沟通方式，用开门见山的方式讲明事由，在最短的时间内让对方对
此项目感兴趣。 邮件 – 邮件可以发送对方感兴趣的更多书面材料。 面谈 – 灵活性比较大，需要具有和好的综合素质。
2016.4.21
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第二部分：会前邀请的步骤
二、事前准备 头脑储备 – 需要将自己的产品与想法梳理清晰，并且能够流利地表达出来。 心理准备 – 两手准备：越挫越勇与锦上添花。
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语言准备 – 熟练的英语/具有感染力的中文。 资料准备 – 备忘录的格式与模板，函的国际通用格式与范例。 礼物准备 – 具有公司特色或产品特色的小礼物。
此表格包括的部分： 驻华使馆名字 该国全称 属于哪个洲 – 欧洲，美洲，非洲，亚洲 有无你想要找的部门，如商务处，教育文化处等加以备注 电话号码 传真号码 地址 联系人 该国驻华使馆首页的网址 – 方便日后信息不准确进行回找 邀请的状态 – 可以进行跟进 备注 – 用来标注有用信息 此部分工程比较浩大，如果需要详细的信息录入，分类整理的话至少要花上一个星期。 全世界有 200 多个国家。感谢我的同事们帮我整理此部分。
3. 确定邀请公司或协会的名头； 4. 撰写邀请函； 5. 翻译成英文，准备双语版本； 6. 准备会议议程作为附件； 7. 邀请函上加盖公章； 8. 彩色打印邀请函； 9. 扫描所有邀请函为 PDF 格式；
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10. 按照之前准备的驻华使馆信息发送传真； 11. 有很多传真无效或者发送失败，做好记录，并打电话确认最新传真信息，然后重新发送 传真； 12. 确认回函信息 – 进行电话沟通与对方详细询问是否需要接送，是否需要准备翻译等细 节问题； 13. 会前发信息或邮件进行确认； 14. 提前一天短信通知会议时间与地址进行提醒，再次确认是否参会； 15. 会场进行简单沟通，互换名片为日后进一步沟通做铺垫； 16. 在发送传真的同时也发送电子邮件，这样确保了成功率。
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西非：毛里塔尼亚、西撒哈拉（注：未独立，详细请看：）、塞内加尔、冈比亚、马里、布基 纳法索、几内亚、几内亚比绍、佛得角、塞拉利昂、利比里亚、科特迪瓦、加纳、多哥、贝 宁、尼日尔、加那利群岛（西）（18） 南非：赞比亚、安哥拉、津巴布韦、马拉维、莫桑比克、博茨瓦纳、纳米比亚、南非、斯威 士兰、莱索托、马达加斯加、科摩罗、毛里求斯、留尼旺（法）、圣赫勒拿（英）（15） 大洋洲（14 个国家/10 个地区） 澳大利亚、新西兰、巴布亚新几内亚、所罗门群岛、瓦努 阿图、密克罗尼西亚、马绍尔群岛、帕劳、瑙鲁、基里巴斯、图瓦卢、萨摩亚、斐济群岛、 汤加、库克群岛（新）、关岛（美）、新喀里多尼亚（法）、法属波利尼西亚、皮特凯恩岛（英）、 瓦利斯与富图纳（法）、纽埃（新）、托克劳（新）、美属萨摩亚、北马里亚纳（美）北美洲 （23 个国家/13 个地区） 北美：加拿大、美国、墨西哥、格陵兰（丹）（4） 中美洲：危地马拉、伯利兹、萨尔瓦多、洪都拉斯、尼加拉瓜、哥斯达黎加、巴拿马（7） 加勒比海地区： 巴哈马、古巴、牙买加、海地、多米尼加共和国、安提瓜和巴布达、圣基茨和尼维斯、多米 尼克、圣卢西亚、圣文森特和格林纳丁斯、格林纳达、巴巴多斯、特立尼达和多巴哥、波多 黎各（美）、英属维尔京群岛、美属维尔京群岛、安圭拉（英）、蒙特塞拉特（英）、瓜德罗 普（法）、马提尼克（法）、荷属安的列斯、阿鲁巴（荷）、特克斯和凯科斯群岛（英）、开曼 群岛（英）、百慕大（英）（25） 南美洲（12 个国家/1 个地区） 北部：哥伦比亚、委内瑞拉、圭亚那、法属圭亚那、苏里南（5） 中西部：厄瓜多尔、秘鲁、玻利维亚（3） 东部：巴西（1） 南部：智利、阿根廷、乌拉圭、巴拉圭（4）
6. 邀请函的递送 如果你有熟悉的朋友的话，可以直接递送，这样成功率会高很多。
7. 邀请的费用 大部分都不需要费用问题，但是按照中国的礼节，一些礼物的准备，邀请前的会谈会有一些 费用，这个需要看公司实力，量力而行。
8. 邀请方式 传真/邮件/面谈，请根据实际需要灵活运用。
我要说的就这么多，如果此文能带给您一丝的帮助，也是我的荣幸。最后，感谢您的阅
2. 邀请的时间 请务必在会前一个月以上进行邀请。一些大的国家的邀请时间基本要在 6 个月或以上，例如 德国，法国，美国这些国家。一些小国家，如果他们对你的会议内容感兴趣，前一天也会报 名参会。
3. 邀请函的主题与内容 邀请函的主题最好要宽泛一点，不要太狭窄，否则使馆也难以找到切入点。至于内容上一定 要要有吸引力。简单说，就是如何吸引驻华使馆来参加你的会议，有没有明确的目的与效果。
驻华使馆邀请与联系技巧案例剖析
Vera Na
今天我想谈谈如何联系邀请驻华使馆。我打算分会前邀请的理论准备与理解、会前邀请的实 际步骤与会后邀请反思三个部分进行阐述，希望此文能给正在挠头想邀请驻华使馆参会的迷 茫的你们提供一丝帮助。 ：）
第一部分：会前邀请的理论准备与理解
2016 年 5 月末公司有一个大型的会议需要邀请驻华使馆，但是据我所知公司之前并没有这 方面的邀请，所以成功的案例和经验都没有，更没有可以借鉴的东西。在会前一个月，领导 从外面找来一位朋友，简单讲了一下如何邀请驻华使馆，当时我还是很不解，但是按照他给 的提示与自己的理解写下了会前的理论内容，供大家参考。
读！
2015.6.3
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备注使馆知识： 请问全世界目前共有多少个国家？ 世界上共有 224 个国家和地区，其中国家为 193 个，地区为 31 个。 其中： 亚洲（48 个国家） 东亚：中国、蒙古、朝鲜、韩国、日本 （5） 东南亚：菲律宾、越南、老挝、柬埔寨、缅甸、泰国、马来西亚、文莱、新加坡、印度尼西 亚、 东帝汶 （11） 南亚：尼泊尔、不丹、孟加拉国、印度、巴基斯坦、斯里兰卡、马尔代夫（7） 中亚：哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦、塔吉克斯坦、乌兹别克斯坦、土库曼斯坦（5） 西亚：阿富汗、伊拉克、伊朗、叙利亚、约旦、黎巴嫩、以色列、巴勒斯坦、沙特阿拉伯、 巴林、卡塔尔、科威特、阿拉伯联合酋长国（阿联酋）、阿曼、也门、格鲁吉亚、亚美尼亚、 阿塞拜疆、土耳其、塞浦路斯（20） 注：锡金现已并入印度成为其一个邦，所以这里不出 现，详细请看： 欧洲（43 个国家/1 个地区） 北欧：芬兰、瑞典、挪威、冰岛、丹麦 法罗群岛（丹）（6） 东欧：爱沙尼亚、拉脱维亚、立陶宛、白俄罗斯、俄罗斯、乌克兰、摩尔多瓦（7） 中欧：波兰、捷克、斯洛伐克、匈牙利、德国、奥地利、瑞士、列支敦士登（8） 西欧：英国、爱尔兰、荷兰、比利时、卢森堡、法国、摩纳哥（7） 南欧：罗马尼亚、保加利亚、塞尔维亚、马其顿、阿尔巴尼亚、希腊、斯洛文尼亚、克罗地 亚、波斯尼亚和墨塞哥维那 意大利、梵蒂冈、圣马力诺、马耳他、西班牙、葡萄牙、安道 尔（16） 非洲（53 个国家/6 个地区） 北非：埃及、利比亚、苏丹、突尼斯、阿尔及利亚、摩洛哥、亚速尔群岛（葡）、马德拉群 岛（葡）（8） 东非：埃塞俄比亚、厄立特里亚、索马里、吉布提、肯尼亚、坦桑尼亚、乌干达、卢旺达、 布隆迪、塞舌尔（10） 中非：乍得、中非、喀麦隆、赤道几内亚、加蓬、刚果共和国（即：刚果（布））、刚果民主 共和国（即：刚果（金））、圣多美及普林西比（8）
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三、沟通技巧 寒暄式 – 通过寒暄拉近与对方的距离，然后再进入主题。 开门见山式 – 直接单刀直入式的进入主题。
四、沟通规划 沟通的目的 – 近期: 成功邀请使馆人员参加我们的论证筹备会； 长期：深入挖掘使馆资源
本身并达到我们商业模式的利益最大化。 沟通的问题 – 罗列出需要跟使馆沟通的问题并预想出对方可能的答案与应对语言。 沟通的风险 – 罗列已知的风险，预估未知的风险并做好相应的应对措施准备。 规避沟通过程中出现的已知与未知风险的方法 - 规避可规避的风险。 沟通的时间 – 五月初-五月中旬。 沟通的地点 – 驻华使馆或者约好的场所。 沟通的联系人 – 驻华使馆的商务部或者教育文化部翻译/参赞。 沟通的方式 – 传真/电话/邮件/短信/面谈。 沟通的效果 – 使使馆人员对此次活动感兴趣，并且能够为双方带来长久的发展。
第三部分：会后邀请反思
会后领导让我们反思一下会议，并做个总结。我首先想到的是如何写一些切身的体会与 邀请使馆的心得。写下来以供广大朋友参考，希望此文能给各位带来借鉴意义。
1. 邀请函的公司或协会名头 必须下一些功夫，据我在邀请驻华使馆的过程中多方学习，打听，并切身体会到驻华使馆每 天会收到大大小小会议邀请大概几百份，根本没有时间去一一过目。所以，邀请函的公司或 协会的名头非常重要。驻华使馆会按照级别进行排序。当然，也不能一概而论，一些大的国 家驻华使馆会很忙基本只跟级别高一点的联系，一些小国家如果他们对你的会议内容感兴趣， 即使名头不是特别有吸引力也会跟你联系。
会议在 5 月 27 日结束了，本次会议我按照自己的理解与理论，展开了以下的步骤，成
功邀请了两家驻华使馆到会，下面我将自己的做法一一罗列如下ห้องสมุดไป่ตู้大家参考。
会议邀请的具体做法：
1. 搜索邀请函的模板：
分析如何撰写：包括格式，用语，禁忌与一些注意的事项。 2. 查询驻华使馆的联系方式，整理成表格用来备用；
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4. 邀请函的长短 邀请函一定要简短，言简意赅，去除掉冗余信息。中文一页，英文一页。如果有议程，也控 制在一页上。在电话沟通过程中，有些使馆明确只要英文版本，不要议程。
5. 邀请函的格式 邀请函的格式一定要规范，不能马虎。因为据我所知，所有的使馆如果派出人员参加会议的 话，那么此份邀请函一定会在该驻华使馆备案。所以如果你是此邀请函的撰写人，任务艰巨 哦。
在与驻华使馆的联系沟通交流过程中应该准备以下几点：
一、心理建设 胆大心细: 在与驻华使馆的人员沟通交流过程中需要有较强的心理素质。胆子一定要大，意
味着至始至总都要有很强的说服力与感染力， 具有随机应变与较强的逻辑思维能力，既要 高大上，又要接地气。 心理承受能力要强：当对方态度很强硬或者不好的时候，要用真诚的心去感染他们，而不是 直接放弃，要有越挫越勇的精神。如果对方态度很好的话，要能够使自己的话题起到锦上添 花的作用，吸引对方的兴趣点，让对方替你把这件事传达给需要传达的人。这就是借别人的 嘴去完成你的事情，可能会更容易。但是做这件事的前提是你一定要吸引对方的兴趣点，并 能够清晰地把你要传达的事情交代清楚，这样在传话的过程中才不至于使事情失真。