科技档案管理

特别需要关注的几个方面：
立项申报文件，注意原件的收集；项目 筹建办与业主单位档案应及时集中统一保管。
招投标文件，应包括招标公告、招标书 、投标书、招标会议材料、评标决标材料、 中标通知书、承包合同、未中标文件等文件 材料。
特别需要关注的几个方面：
征地拆迁、政策处理：与个人签定的原 始凭证
施工文件，加强竣工图的规范化编制工 作，确保质保材料、技术文件的原始性。
执行地方综合档案馆、城建档案馆接收 档案的相关规定。
本项目制度、合同规定。
组卷原则
GB/T11822-2000
组卷要遵循科技文 件材料的形成规律， 保持案卷内科技文 件材料的有机联系， 便于档案的保管和 利用
组卷要求
反映真实情况 材料齐全完整 适合长期保存
热敏纸，不能有铅笔、圆 珠笔、红墨水、纯蓝墨水、
科研活动的成套档案
１、课题选定：选题、定题 ２、组织实施：编制研究方案、研究和实验 ３、总结鉴定：汇总成果、成果鉴定 ４、成果推广应用：申报专利、组织开展成果
推广应用、成果推广应用的调查与分析、成果 奖励
工业产品成套档案
１、调查决策：调查计划、编制新产品 建议书
２、产品设计：结构设计、工艺设计 ３、试制：试制、试验、鉴定验收 ４、生产阶段：生产准备、试生产、正
科技档案管理
基本建设活动的成套档案
基建程序： １、规划决策：提出项目建议、进行可行性研
究、编制计划任务书、选址； ２、设计：方案设计、初设、扩初设计； ３、前期准备：招投标、征地拆迁； ４、施工：日志、竣工图等 ５、竣工验收 ６、使用维修
设备仪器的成套档案
１、订购 ２、装运 ３、开箱验收 ４、安装调试 ５、使用维修
日常形成积累已有一定基础，有的已处 于预立卷状态。 因此利用原基础可起到事半功倍的效果。
保持文件间的有机联系
科技档案的特点之一就是成套性。成套 性就是文件之间的联系性。
有机联系是文件内容内在的、本质的、 自然的联系，而不是人为的联系。
文件有机联系的几种状态
某一项目或单位工程、 系统编号的变更令、
设计文件，着重注意全过程文件的形成 积累，强调变更文件的完整性与原始性， 绝对避免复印件、传真件。
特别需要关注的几个方面：
设备考察材料 设备试运行记录 科研项目推广运用 产品售后服务
（二）鉴定
划分档案保管期限 检查档案准确性、完整性
完整性
科技档案质量 准确性
完整性？ 准确性？
价值性
科技档案保管期限
阶段或专业、结构组卷法
即按工程、设备的结构、工程进行的不 同阶段组卷。一般使用于施工文件。
例： （1）土地征用文件（阶段） （2）行政办公楼暖通结构竣工图 （3）主厂房管道水压检验记录
问题组卷法
将涉及同一问题（同一特定问题、同一类问 题）的文件组成一卷。适用于管理性文件。
例如： （1）省市计经委、省能源集团关于项目建议 书的请示、批复
分类要清楚，不能相互交叉、包容。
（四）立卷
卷是最低层次的类下面最小的类，是档案构成 的基本单元。分卷的目的就是将零散文件通过 某种方法形成一个个案卷。
卷和卷之间相对独立，卷内文件保持有机联系。 卷分为卷盒、卷夹。卷盒厚度以不超过4公分
为宜；卷夹厚度以2公分左右为宜。 卷盒内可以存放用软卷皮装订；也可以采用件
式生产 ５、销售控制：商标注册、售后服务、
反馈
二、科技档案的分类
基建档案 产品档案 科研档案 设备仪器档案
三、档案整理原则与质量要求
尊循形成基础 保持文件间的有机联系 便于档案的保管利用 符合相关标准规范
尊重原基础
科技档案的形成有其自身规律，反映科 技活动各阶段、环节的特殊要求，不得 轻易破坏。
分部分项工程的文件。 变更通知单、工程联
某一问题、事故处理 系单等。
形成的一组文件。 设备选购、开箱、试
请示与批复
一组会议材料
就某一变更事项产生 的报告、批复、洽商 材料等
运行三阶段形成的文 件，自成体系、互为 联系。
某一组实验记录
维修记录
符合相关标准规
以GB / T11822-2000 《科学技术档案案 卷构成的一般要求》为基本准则。
（2）省能源集团、省市计经委、市人民政 府等关于可行性研究报告的请示、批复、通知。
（3）长兴电厂水文地质勘察报告
时间组卷法
内容针对同一时间的文件可以组成一 个案卷。时间特征明显的文件可采用此 方法。
例如： 长兴电厂1标段2019年1—3月份施工 日记；
名称组卷法
就是将相同名称（文种）的文件组成一卷。 例如： 长兴发电有限公司董事会2019年1-6月份
保管的方法。
若干分卷方法介绍
项目组卷法或单位、分项工程组卷法。 阶段、专业、结构组卷法 问题组卷法 时间组卷法 文件名称组卷法 来源组卷法
项目或单位、分项工程组卷法
将一个项目或单位工程、分部、分项工 程看做一个基本单元，组成一个案卷。 如： 长兴电厂地基处理文件； 一号机锅炉焊接及热处理检验记录；
永
长
短
久
期
期
科技档案完整性、准确性鉴定的方法
核对 ：包括与科技项目相核百度文库和 与有关目录相核对两种。
核查：包括与科技对象现实相核查 、 同一项目不同档案 之间相核查 和 按科技生产活动的程序相核查 三种。
（三）分类
分类是为整理、编目、进行系统化管理 的需要。
分类要根据科技活动性质、阶段等情况 设置类目。
复写纸
要符书料科 求合写的技
耐材载文案 久料体件卷 性应和材内
四、档案整理流程与方法
收鉴分立排编 集定类卷列目
（一）收集
对照归档范围，接收收集各部门、各有 关人员形成的材料。
将接收进来的材料再检查一遍，确保符 合原始、完整、准确等要求。
区分不作为科技档案归档的文件。如文 书文件、普法性文件、重份文件、事务 性文件等
会议纪要。 长兴电厂二标段设计变更技术联系单 长兴电厂房屋拆迁协议书。 长兴电厂监理部2019年1-50号工作联系
单。
来源组卷法
将来自同一地区、作者或内容针 对同一地区的文件组成一卷。
例如： 甲镇、乙镇房屋拆迁协议书
卷内文件整理
查漏补缺、按照A4或16K大小粘贴折叠、去金 属物。
卷内文件排列：按重要程度、文件间的联系、 时间顺序、工程部位排列。一般的正本在前底 稿在后，批复在前请示在后，结果在前过程在 后。