科技档案管理(2011年档案业务培训教程)

（二）主要科技文件的审签程序
四.科技文件管理措施
（一）实行“三纳入”和“四同步”管 理。
三纳入： 将科技文件的形成和积累
１.纳入科技、生产、基建工作计划。 ２.纳入科技、生产等工作程序。 ３.纳入有关部门和有关人员的职责范围。
四同步：
１.下达计划任务同时提出文件材料的归档 要求；
２.检查计划进度同时检查文件材料形成情 况；
科技档案与科技资料的区别
v 科技档案：是生产、科研、基建以及管 理活动的原始记录，它是第一手材料。
v 科技资料：不是生产、科研等活动的第 一手材料，是为生产、科研等活动参考 需要而事后另行编写和收集整理、交流 或购买来的间接性材料。
第四章 科技文件管理
本章主要阐述 v 科技文件基本知识 v 科技文件编制 v 科技文件整理 v 科技文件归档
第一节 科技文件的概念、 特点、作用及类型
一、科技文件的概念 二、科技文件的特点 三、科技文件的作用 四、科技文件的基本类型
二、科技文件的特点：
１.专业技术性：是科技文件最突出的特 点。
２.成套性：在科技文件的整理、保管及 利用等方面起着重要的规定和制约作用。
３.更改性：科技文件的形成贯穿于专业 技术活动的整个过程，处于形成、使用 的动态过程中。
产品隶属编号法
产品 K528
部件 K528.1
零件 K528.1-001
零件 K528.1-002
零件 K528.1-002
K528
产品型号
.1
—
结构组成部分 代号（部件号）
002
零件序号
T36 — 3 .2 .1 —
产品型号
结构组成部分代号
（部件号）
一级 二级 三级
002
零件序号
工程结构编号法
科技文件与科技档案的关系
科技文件 科科技技档档案案
v 科技档案是对国家和社会具有保存价值的科 技文件材料，并非所有在科技、生产活动中 形成的文件材料都具有保存价值。
v 没有保存价值的文件不需要归档。
v 有没有保存价值是科技文件材料能否转化为 科技档案的基本条件。
科技档案和其他档案的区别
v它产生于生产、科研、基建以及管 理活动之中，它记述和反映自然界 各种物质现象和运动规律，记述和 反映人们认识自然、改造自然的各 种活动，它是一种科技信息及其载 体。
４.通用性：标准化工作的不断发展奠 定了科技文件通用性的基础。科技文 件在行业专业间的交流、借鉴和使用， 充分体现了科技文件的通用性特点。
５.现实性：是指科技文件从科技生产 活动的开始到结束，自始至终都发挥 着作用。
三、科技文件的作用
１. 是指导科技生产建设活动的重要依 据。
２. 是继承科技知识的重要手段。 ３. 是提高经济效益和社会效益的重要
（四）科技部门应从归档的角度对科技文 件标准的执行情况进行监督、检查
监督和检查的基本内容:
1、形成的科技文件是否齐全、完整、成套、准确；l 2、科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，
２. 科技文件的编号应与所反映的对 象的代号相对应。
３. 应编制科技文件编号方案。 ４. 科技文件的编号由代字和代号
组成，代字为汉语拼音字母，代号 为阿拉伯数字。
（二）科技文件编号方法
１. 项目结构编号法：反映各文件的隶 属关系，结构关系及有机联系。包括产 品隶属编号法和工程结构编号法。 ２. 分类编号法：将一个专业，一个 系统或一个企业的全部科技文件按其性 质特征用途专业等采用十进位制分类法 进行编号。
４. 非纸制载体的科技文件：电子文 件和声像文件。
第二节 科技文件编制
一、科技文件编号 二、科技文件更改方法 三、科技文件审签程序 四、科技文件管理措施
一、科技文件编号
科技文件的编号是管理和使用科 技文件的工具，由设计人员在设计科 技文件时编制。
（一）编号的要求
１. 每份科技文件必须有独立的编号， 同一代号不能代表两种以上的科技文 件。
３.评审鉴定成果同时验收鉴定文件材料的 完整、准确、系统情况；
４.上报登记和评审奖励科技成果以及科技 人员提职考核时，档案部门同时出具专题 归档情况证明材料。
（二）将科技文件的形成、积累列入 经济责任制考核范围。
（三）档案部门要参加各项生产技术 的鉴定、验收、创优、评奖活动， 以确保科技文件材料的完整、准确、 系统。
科技文件管理和 科技档案管理
档案业务知识培训班
科技文件和科技档案的概念
科技文件：是记录和反映科学技术活动，传 递科技思想的文字、图表、声像等文件材 料的总称。
科技档案：指企事业单位和国家机关、社会 组织及个人从事生产、科研、基建及管理 活动形成的对国家和社会具有保存价值的 应当归档保存的科技文件材料。
工程代号
. S .J
同上
结构组成 部分代号
— 001
顺序号
（三）科技文件编号与科技档案 编号的区别和联系
区别：
科技文件编号以单份文件或单张 图纸为单位，每个编号只代表一份文 件或一张图纸；而科技档案的编号以 保管单位为单位。
联系：
科技文件编号是编制科技档案号 的基础，科技档案编号可利用科技文 件编号的一部分；另一方面，工程技 术人员较熟悉科技文件的编号，在利 用科技档案时一般通过科技文件编号 查寻。
工程项目 2001
设计阶段（施工图设计）
2001—S
属类（基础部分） 2001—S—J.1
专业（机构） 2001—S—J
设计顺序号
2001—S—J.1—001
2001 — S
.J —
工程项目代号 设计阶段 专业（结构）
（施工图设 代号计）代号工程代号 结构组成部分代号
002
顺序号
2010
.23
工程项目代号 单项工程代号
二、科技文件更改方法
科技文件的更改一定要在严格的更改 制度管理下进行，更改制度一般包括： 1. 科技文件更改权限 2. 更改程序
3. 更改原则 4. 更改方法 5. 填写科技文件更改单
三、科技文件审签程序
（一）一般科技文件的审签程序：设计、 描图、校对、审核、工艺审查、标准 化审查、会签、审批。
工具。
四、科技文件的基本类型：
１. 图样科技文件：机械制造图、建 筑设计图、地质图、气象图等。
２. 文字科技文件：各种任务书、预 算书、报告书、项目总结、鉴定书等。
３. 其他形式的科技文件：配套目录、 图样目录、设计变更通知单、工艺卡 片、设备保养维修事故记录卡（单）、 工程验收单、材料试验单等。