申办会议流程
南昌大学举办国际学术高端会议管理规定
南昌大学文件南大校发〔2021〕121号关于印发《南昌大学举办国际会议管理规定》的通知校内各单位：《南昌大学举办国际会议管理规定》业经2021年12月14日校长办公会审议通过，现予印发，请遵照执行。
特此通知。
南昌大学2021年12月24日－1－南昌大学举办国际会议管理规定第一章总则第一条举办国际会议是开展国际交流与合作的重要形式，对促进学校“双一流”学科建设，提高教学科研水平，提升学校国际影响力具有重要作用。
学校支持鼓励相关单位举办有较高专业水平的专业或学术性国际会议，并积极邀请相关领域的国际权威专家参会。
第二条为进一步加强我校国际会议的管理，促进国际学术会议管理工作的规范化和程序化，提高举办国际会议的质量和效益，根据省政府文件精神，结合我校实际情况，制定本管理办法。
第三条本管理办法适用于我校各院、系、所、中心及直属附属单位主办、承办的与会者来自三个及三个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛研讨会及交流会等。
有港、澳、台地区人员参加的境内会议（含论坛、讲坛、讲座、年会、报告会及研讨会等）不属于国际会议的范畴，实行校内报备制，填报《南昌大学活动申请表》。
第二章申办原则第四条申办国际会议应顺应我国社会经济发展的需要，坚持会议目标明确，主题鲜明，不得涉及领土主权、人权、民族和宗教、意识形态问题以及其他敏感问题。
第五条申办国际会议应坚持厉行节约、讲求实效，合理编－2－制会议预算，严格限定经费开支范围和标准；根据会议主题合理控制会期、会议规模和会议规格。
第六条申办国际会议的单位应在相关领域有一定的影响力，申办国际学术会议的单位应拥有较强的教学及科研力量，具备较强的学术实力及召开国际学术会议所必需的组织能力，并能征集高水平的学术论文。
第七条对国际组织要求在我国举办学术会议，需区别情况对待，如我国是该组织的成员国，应尽会员国义务，可考虑同意在我国举办；对我国未参加的国际组织要求在我国举办会议，应认真研究利弊，慎重对待。
行政服务中心会议制度范本
行政服务中心会议制度范本第一条会议目的为了加强行政服务中心内部的沟通与协作，提高工作效率和质量，规范会议的召开和管理，特制定本会议制度。
第二条会议类型行政服务中心的会议分为常规会议和临时会议两种类型。
常规会议包括例会、工作汇报会、议事决策会等；临时会议包括应急会议、专题研讨会等。
第三条会议召集人行政服务中心主任为常规会议的召集人，根据工作需要可以委托其他负责人召集临时会议。
第四条会议召开时间和地点会议召集人应提前通知参会人员会议的召开时间和地点，以确保参会人员的到场。
常规会议的通知时间一般不少于三个工作日，临时会议的通知时间根据紧急程度确定。
第五条会议议程会议召集人应在会议开始前制定会议议程，并发送给参会人员。
会议议程应包括会议主题、讨论事项、每个事项的预计时间等内容。
第六条会议主持会议主持人由会议召集人确定，一般为行政服务中心主任。
会议主持人负责组织会议的进行，引导讨论，维持会议秩序。
第七条会议记录会议记录人由会议主持人指定，负责记录会议的讨论内容、决策结果等重要信息。
会议记录应留存并加以归档，供之后查阅。
第八条会议决策会议决策一般采取多数决定原则。
对于重大决策，应进行投票确认，决策结果需以正式文件形式予以落实。
第九条会议纪律参会人员应按时参加会议，如确因特殊原因无法参会，应提前请假并说明原因。
会议期间，参会人员应听从会议主持人的引导，不得干扰会议的正常进行。
第十条会议效果评估每次会议结束后，会议主持人应组织对会议的效果进行评估，并根据评估结果改进会议的组织和管理方式。
第十一条会议制度的修改如有需要，行政服务中心主任可以对本会议制度进行修改，并报行政服务中心领导小组审批后执行。
以上为行政服务中心会议制度的范本，具体实施细则可根据实际情况进行具体制定。
在华举办国际会议管理办法的实施细则
在华举办国际会议管理办法的实施细则根据教育部有关文件精神，在华举办国际会议实行国务院和省部级两级审批制度，学校和单位不得自行审批国际会议。
一、 严格执行两级审批制度(一)教育部审核后报请国务院审批以下重大国际会议1．联合国下属机构和各专门机构的大会与特别会议；2．联合国系统以外的政府间和非政府间重要国际组织的大会与特别会议；3．事关我核心利益、涉及重大敏感问题以及重要国际问题的国际会议；4．外宾人数在100人以上或会议总人数在400人以上的社科类国际会议，以及外宾人数在300人或会议总人数在800人以上的自然科学技术专业领域的专业或学术性国际会议；5．外国政府正部长及其以上官员或前国家元首、政府首脑出席的高级别国际会议；6．邀请党和国家领导人出席的国际会议。
(二)教育部审批以下一般性国际会议1．经各学校和单位严格审核后认为有必要召开的、外宾人数在100人以下或会议总人数400人以下的一般性国际会议，以及外宾人数在300人以下或会议总人数在800人以下的自然科学技术领域的专业或学术性国际会议；2．双边会议以及国际合作项目中的工作会议。
(三)由教育部审批，但应书面征求外交部或其他部委意见的国际会议1．不论规模大小，凡涉及敏感问题、意识形态问题或邀请敏感人士(含美、欧等西方国家的议员等)与会的国际会议；2．邀请外国驻华使节、敏感国家驻华使馆官员和在敏感时期邀请外国驻华使馆官员与会的国际会议；3．邀请境外媒体、记者与会活动的国际会议；4．凡涉及台湾问题或有台湾敏感人士出席的国际会议。
二、 国际会议的申报审批需报请国务院审批的重大国际会议计划应在每年9月报送计划；需教育部审批的一般性国际会议计划，按上半年会议和下半年会议，分别于每年9月和会议当年2月报送计划。
未纳入年度计划或未通过教育部初审的会议申请，教育部原则上不再受理。
不涉及敏感政治问题，外宾人数在30人以下的小型自然科学技术类国际会议可不预报计划，但必须按规定提前报批。
中国化学会举办国际会议工作条例
中国化学会举办国际会议工作条例为了规范国际学术交流活动的申报、举办、总结、呈报和统计等工作，根据中国科协《关于在华举办国际科技会议的工作细则》、《在华举办和申办国际会议注意事项》以及中共中央、国务院的有关精神，特制定本条例。
一、国际会议的申报：在华举办国际会议要从我国实际需要出发，从严控制，应限于我国按规章有义务举办的，和对提高我国际声望、维护我国家利益、促进我国民经济和科技发展有重大作用的国际会议。
确有水平且规模适度的科技专业性国际会议可适当多办，一般性的国际研讨会、交流会、论坛等，从严掌握，内容空泛，无明确目的，可开可不开的会议一律不开。
各专业委员会、地方学会申报国际会议须在规定时间前报中国化学会秘书处汇总，正式行文，经中国科协核准，按规定程序报科技部或国务院审批。
未经批准，任何单位和个人不准擅自对外承办、承诺举办国际会议或承诺与外方合作，协助外方在华举办国际会议。
严禁为得到外方赞助轻率同意在华举办国际会议。
凡上报申办会议者，必须在申办前6个月上报审批，逾时一律不予办理。
在我国举办主要国际组织的重要会议、涉及重大敏感问题的国际会议、邀请外宾在一百五十人以上的大型国际会议，重要的专业性国际会议，以及邀请外国政府现职部长以上的官员和在国际上有重要影响人士参加的高级别国际会议，均应先商外交部同意，报国务院批准。
如我作为东道国需在经费上承担义务，还应先商财政部同意。
凡以上国际会议均应在上年八月底前向国务院报送年度计划，未报年度计划，未经批准的国际会议一律不得举办。
特殊情况需要临时安排的国际会议，必须专项报批，但必须提前半年办理审批手续。
同一会议不能多渠道申报，一经批准不得擅自改变（如：时间、地点、名称、内容等）。
如遇特殊情况，须来函详细说明理由，由我会经中国科协报科技部审批。
二、申办在国内举办国际会议需提供的申报材料：1、盖有申报的专业委员会或地方学会公章的举办国际会议的请示报告，内容包括：（1）会议名称（中英文全称及英文缩写）、举办时间、地点，国际科技会议不应以民族来限定参加者，会议名称不能冠以“华人”“世界华人”等称谓；（2）发起、主办、承办单位名称及各自的责任和义务，其中主办单位应为“中国化学会”，承办单位为申报单位；（3）可行性分析，包括会议内容及筹备班子情况，会议内容必须符合第一条规定；（4）会议背景，说明会议的起因、宗旨、我国学术水平的现状及趋势。
举办国际会议的管理办法草案
举办国际会议的管理办法（草案）为了进一步规范我校举办国际会议的相关事项，根据上级有关精神及我校相关队定，特制订本办法。
第一条定义国际会议是指在我国境内（不含港、澳、台地区）以我校名义举办的、与会者来自3个或3个以上国家和地区（不含港、澳、台地区）的会议、论坛、研讨会、报告会、交流会等。
第二条举办国际会议应具备的条件一、筹备国际会议的部门应在会议主题有关的领域具有一定的工作基础，国际国内有一定的影响；二、会议主题要符合我国改革开放、教育和科研发展的需要；三、凡属研讨性的国际会议，筹备部门应能组织一定数量和质量的学术论文；四、筹备国际会议的部门应与学校有关部门共同筹划国际会议，妥善安排会议场所、食宿、交通及安全等工作；五、会议经费有保证。
第三条举办国际会议申报程序一、筹备国际会议的学院部门应提前5个月，就会议的背景、主题、内容、目的、规模、日期、经费来源、会务安排、与会者人员名单等提出报告。
报告须由申办部门领导签署意见，经科研处审批后，再交国际交流处（港澳台事务办公室）审批。
二、送审报告经校国际交流处（港澳台事务办公室）审核并报请校领导批准后，由国际交流处（港澳台事务办公室）行文上报市教委、市外办。
三、举办国际会议的申请得到批准后，由国际交流处通知申办部门、校办科研处。
申办部门得到通知后，应提前3个月准备国外代表和台湾代表相关资料，并安排会议议程、食宿、交通和翻译等工作。
四、学校校长办公室协调各个相关部门筹备会议，国际交流处寄发重要外宾的邀请信，办理国外代表入境手续，将有关台湾代表材料交台湾事务办公室报请市台办。
若市台办不同意有关台湾代表参加会议，申办部门应婉言谢绝台湾代表参加。
五、由学校承办的国际会议应提前一个月向主管校长汇报会议筹备情况，由部门承办的国际会议应提前两周向国际交流处（港澳台事务办公室）汇报会议筹备情况。
会议一般不邀请市领导和驻沪领事馆人员参加，若会议期间必须拟请上海市领导或驻沪领事人员参加，应提前三周报国际交流处，由国际交流处出面邀请。
申办农业项目的流程
申办农业项目流程
一、确定项目类型
1.确定农业项目类型
2.初步设想项目规模和内容
3.确定项目可行性
二、编制项目计划书
1.收集项目相关资料
2.制定项目实施计划
3.编制项目预算和投资计划
三、申请立项
1.提交项目计划书
2.经有关部门初审
（1）通过初审，进入立项阶段
（2）未通过初审，整改后重新提交
3.立项审批会议评审
四、签订协议
1.与相关部门签订项目合作协议
2.确定各方责任和权利
3.确定项目实施时间表
五、筹备阶段
1.确保项目资金到位
2.确定项目实施团队
3.确定项目执行计划
六、实施项目
1.按计划实施项目
2.监督和调整项目进展
3.处理项目中出现的问题
七、项目验收
1.完成项目目标
2.进行项目验收
3.确认项目验收合格。
学术会议(讲座)管理办法
学术会议及学术讲座管理办法为了进一步活跃学校学术气氛，繁荣学术交流，开阔学术视野，提高学术讲座质量，使学术活动更加规范化和制度化，结合学校实际，制定本管理办法。
一、总则1、各学院、部门举（承）办学术会议（讲座）必须实行审批备案制度，未经审批不得举（承）办。
2、教师参加国内外学术会议（讲座），须向科技处报备审批，否则财务处不以予审核报销。
3、若会议（讲座）涉及意识形态领域由科技处和宣传部共同负责审批备案，涉及国际会议的则由科技处和国际合作交流处共同负责审批备案。
二、关于学术会议管理（一）举(承)办学术会议1、会议申报各学院每年12月份集中申报下一年度举(承)办学术会议计划，经科技处审批、学校审核，确定会议是否纳入年度计划。
一旦纳入计划，学校根据会议的规格及规模给予一定的经费资助，否则不予以资助。
2、会议经费资助标准举（承）办学术会议的经费，原则上由承办单位自行解决，学校不另行资助。
如因举（承）办单位经费困难且规模大、影响广的学术会议，学校将予以一定资助。
资助上限为：国际、港澳台学术会议，国内国家级学术会议资助最高人民币10000元（有院士、全国学会的主委等参加的学会，可以提高到15000元）；省级学术会议最高资助5000元；市级学术会议最高资助3000元。
资助费用用于讲课费（专家讲学、讲座费发放的标准以学校出台的相关文件为准）、会议就餐、住宿及其它会务开支费用，会议结束后，票据经科技处审核签字后再交财务处核销。
3、举（承）办流程（1）会议申报流程：填写申报表（申请学校资助填附件1、自行承担经费填附件2）→学院（部门）签章→科技处签章（遇有涉及其他部门职权的事项，则转呈其他部门签审）→分管校领导→科技处备案。
（2）会议举（承）办前1周，举（承）办单位将会议日程安排报科技处审核，科技处报校党政办审核备案；（3）会议结束后一周内，举（承）办单位将以下材料交科技处存档：①会议通知（红章原件）；②会议日程安排；③纸质专家讲义（以院外专家为主）；④签到册复印件；⑤会议总结。
民办教育机构筹设、申办程序
民办教育机构筹设、申办程序申办、变改、停止提交资料与办理程序一、筹设申办民办教育机构需提交资料及审批程序（一）申请筹设民办学校，需提交的资料1.单位或个人提交筹办学校申请书（申请书需说明举办者、办校（园）主旨、培育目标、办学层次、办学规模、办学形式、办学条件、内部管理体系、经费筹备与管理使用、拟办校（园）名称等）。
法人申办要盖有法人单位公章和署有法人代表人署名，公民个人申办要署有创办人自己的署名与联系方式；2.申请筹设民办学校的举办者，应先到民政局或工商质监局申请名称早先赞同。
依据举办者自发原则，拟申办非营利性的民办学校应到民政局进行申请名称早先赞同；拟申办营利性的民办学校应到工商质监局进行申请名称早先赞同。
举办者应将赞同后的办学名称交至民办学校审批部门报审。
3.举办者的身份、资格证明文件；身份证、学历证书、职称证书、简历；假如两个（含两个）法人联办或两个以上（含两个）公民合办，应有合法的联办或合作协议，并说明主要创办单位或主要举办者；4.递交办学资本验资证明，明确注册资本数目和经费根源；启动资本和运行资本的根源、数目、使用计划；5.属捐献性质的校产须提交捐献协议，载明捐献人的姓名、所捐财富的数额、用途和管理方法及有关有效证明文件。
教育部门组织考评组进行初步审察（审察报批的各样资料及观察场所），写出观察建议提交县教科体局党委会议议论。
在受理申请之日起三十天内以书面形式作出能否赞同的决定，并送到申请人。
（二）申请正式建立学校，需提交的资料1.筹设赞同书；2.筹设状况报告；3.学校章程、首届理事会、董事会或许其余决议机构构成人员名单；4.学校财富的有效证明文件；5.用作校园的房产证及校园校舍平面设计图、房产全部权人的身份证、租借协议或赞同借用的证明及房舍使用性质证明，在住所小区内创办的要供给小区的有关规划文件。
6.消防建筑工程允许建议书（存案）、消防建筑工程查收建议书（存案）、食堂卫生允许证，校舍建设完工查收合格证或房子安全判定证明。
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申办会议流程
一、申办会议请示
1、领导审核
2、填写会议申请审批表，见附件1
二、元器件部：
1、拟定会议通知（时间、地点、参会人员、议题、注意事项），见附件2
2、商议会议文案：议程、主持次、领导讲话（配套设施：电脑、资料、笔、纸）
3、确认会议横幅、人名桌牌的内容
4、确认参会人员（嘉宾联系表）
5、会议签到表、会议座次表、就餐座次表
6、商议会议纪念品（协调、购买）
三、确定召开会议的通知的内容
1、会议名称
2、时间地点
3、会议组织（主办单位、承办单位、协办单位）
4、会议背景
5、会议的观点
6、会议的意义
8、会议的后续计划
四、会务准备
1、选择办会的场所
2、细节的数量及费用：会场、座位布局、话筒、投影机、指示牌、
主题横幅、绿化、鲜花、矿泉水、茶叶、纸巾、话筒、席卡、
茶歇果盘、文具
3、预定：收集来宾名单及航班/车次信息，需要接送嘉宾（联系人、
车辆安排）、宾馆、饭店（定台、餐标）、酒水
4、设施材料：照相机、内存卡、电池、产品手册、信封、手提袋、
打印机、打印纸、订书机、订书钉
5、根据参会人数，提前购买礼品
五、会议材料准备
1、确定参会名单、日程安排
2、印制会议手册，见附件3
六、会场布置
1、物资摆放
2、设备测试（话筒、音响、投影仪、电脑、U盘、照相机）
1、组织参会人员填写《会议签到表》，见附件4
2、资料及礼品发放
3、引导就坐
八、会议召开
1、会议记录、录音
2、摄像
3、服务（茶水、茶歇、烟灰缸）
九、会后工作
1、安排参会人员退场，或就餐，或安排车辆。
2、收集会议手册，做好保密处理工作
3、会后会场清理
4、会后一个工作日内拟写会议纪要，将《会议签到表》附后，录音
文件、影像资料妥存
5、会后费用结算
附件1. 会议申请审批表
附件2 会议通知（传真模版）附件3 会议手册
附件4 会议签到表
附件5 会议安排自查表。