秘书文档管理试题

秘书文档管理试题
秘书文档管理试题
一、档案利用
(一)档案利用的含义
档案利用工作是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

(二)档案利用的要求:1.依法开展利用工作。

2.主动、及时开展利用工作。

3.不断完善档案服务方式和手段。

4.掌握本单位近期的重点工作、重大活动，据此开展档案利用。

(三)档案利用的工作程序
1.熟悉库藏;
2.分析利用需求;
3.选择档案利用方式;
4.获取档案;
5.提供档案
二、档案参考材料的编号
(一)档案参考材料的含义
档案参考资料是档案部门或人员按照一定题目，根据所保存档案综合而成的提供人们参加的档案材料加工品。

(二)档案参考资料
档案参考资料编写要做到真实、准确、实用，注意档案的保密性;问题集中，内容准确，文字凝炼，概括性强。

(三)编写档案参考资料的工作程序
1.确定编写档案参考资料的种类;
2.收集档案材料;
3.进行编写
三、电子档案管理
(一)电子档案的含义:电子档案是在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

(二)电子档案的特点有：①非人工识读性;②对电子技术和设备的依赖性;③信息的可变性;④信息与载体的可分离性;⑤信息的可共享性;⑥多种信息载体的集成性。

(三)电子档案的种类
1.按照电子档案的存在形成划分，可分为：①文本文件;②数据文件;③图形文件;④图像文件;⑤声音文件;⑥多媒体文件;⑦命令文件。

2按照电子档案的功能划分，可分为：①主文件;②支持性文件;
③辅助性、工具性文件。

3.按照电子档案产生的环境划分，可分为一般办公室工作中产生的文件、计算机辅助设计和制造中产生的文件。

4. 按照电子档案的属性划分,可分为普通文件、只读文件、隐含文件、加密文件和压缩文件等。

5.按照电子档案生成方式划分，可分为由计算机直接产生的文件、对传统文件用扫描仪和数码相机等输入设备处理后生成的文件。

(四)电子档案管理的要求有：①真实性;②完整性;③可读性。

(五)电子档案管理的工作程序:1.电子档案的收集积累;2.电子档案的归档;3.电子档案的保管;4.电子档案的利用。

第四章速记基础
一、速记概述
(一)速记概述: 速记是人们用有系统的、简单的符号及各种有效有规则省略书写方法快速、准确地记录语言和传达语言信息的一种高效率实用技术。

(二)速记特点:速记的特点就是快，速度是速记的灵魂，速记能把语言完整无误地记录下来。

用速记替代文字记录语言，可以大大地减轻人们书写过程中的劳动程度。

(三)速记在秘书工作中的作用:1.记录有声语言。

2.记录无声语言。

(四)现代技术无法取代速记
计算机、电脑速记、手写速记、录音机，它们的差异在于处理信息手段的不同，作为记录语言信息的功能是一样的.因此,手写速记与电脑速记、录音机速记等现代技术工具各具特色，在不同的场合可选择适用。

它们之间并不发生冲突，而是相辅相成、相得益彰的。

二、手写速记
(一)汉字速记的概述
汉字速记又称汉字快写，就是汉字的快速记录。

汉字速记基本原理如下：1.汉字速记是汉字草书的快写。

2.汉字速记是对汉语字、词、句、段的合理精简和缩略的快写。

3.汉字速记师灵活运用借代的快写
(二)双音节词略写法
1.由单音节词逐渐演变而成的双音节词，在快写时，可将双音节词略写为单音节词。

2.双音节的单纯词，又叫“联绵词”。

联绵词是汉语所独有的、在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节就能推知而出。

3.由两个意义相同或相近语速并列组合而成和合成词，在快速书写时，只写出第一个音节，第二个音节省略。

4.由两个意义相同或相对语素并列组合而成的合成词，在快速书写时，写出第一个音节，第二个音节可用从左上方往右下方书写的斜体代替。

5.注释格双音节词是语素通过注释和被注释的关系结合起来构成的新词。

在快速书写时，可省略被注释音节。

(三)三音节词略写法
1.带虚化语素的三音节词略写法。

2.中间嵌有“得”字的表肯定语气的三音节词略写法。

3.中间嵌有“不”字的表否定语气的三音节词略写法。

4.在快速书写时，不管遇到哪种类型的三音节词，只要根据句子的上下文能够辨认出来的，写出第一个音节，后两个音节均可自制代写代替，或画小横直线代替。

三、拼音速记
(一)拼音速记的概述
1.拼音速记的定义。

拼音速记是用一些简单符号和省略方法来记录语言的一种方式。

拼音速记方案的符号分为“声符”和“韵符”两大类。

拼音速记的声符与韵符拼写在一起，就成为音节符号。

2.拼音速记的特点。

3.拼音速记符号的分类。

最简单的符号式有限的，所以速记符号又分为大型、中型和小型3级比例。

略符是提高记录书写速度的重要技巧，在创制略符时，要真正体现略符的合理、准确、速度、易记、易写的特点。

(二)声符写法五要领
声符写法五要领，是拼音速记符号书写的基础
1.基线。

基线又叫基准线，即练习本上的横格线，21格声符的底部都要靠写在基线上，如果离开基线往上写或往下写，就读别的音了。

2.笔顺。

笔顺分为3种：从右上往左下书写的声符有9个，收笔处均靠在基线上;从左下往右下书写的声符有2个，起笔处靠在基线上;从左往右书写的声符有10个，前3个是起笔处和收笔处靠写在基线上，后7个是底部靠写在基线上，与基线平行。

3.比例。

声符分为3级­­——大型符、中型符和小型符。

它们的比例是3：2：1.大型符比小型符大两倍，中型符比小型符大一倍。

大型符有8个，小型符有5个。

4.斜度。

声符的斜度有3种：与基线成50°左右的声符有9个;与基线成20°左右的声符有2个;与基线平行(成0°)的声符有10个。

5.曲势。

即曲线声符弯曲的趋势。

起笔处趋势较大的曲线声符有8个;收笔处曲势较大的曲线声符有7个。

速记方案不是法定的，谁都可以创制，只要写得快、认得出就是好的速记方案。

四、计算机速记
(一)计算机速记的概念: 计算机速记是使用计算机及相关设备，
实现语言信息实时文字录入的技术，是语文应用工具和中文处理现代化的重要手段。

(二)计算机速记的特点”1.速度快。

正常速度及语言信息同步，极限速度可达到二倍语速。

2.强度低。

是普通汉字输入的三分之一。

3.效率高。

无需后期翻译整理。

(三)计算机速记的应用领域:1.办公文秘使用;2.专业速录服务。

3.个人应用。

文章仅作为参考使用，请依据实情需要另行修改编辑（2020年2月22日星期六）。