加强疾病预防控制机构档案信息化管理之我见

加强疾病预防控制机构档案信息化管理之我见提要：疾病预防控制机构档案的信息化管理是将现代信息技术应用于中心的档案管理活动中，并对档案进行合理的处理、管理、存储和调用。

这在一定程度上提高了工作效率，减少了人为因素的误差。

本文针对疾病预防控制机构档案管理的现状进行了分析，并在此基础上提出实现疾病预防控制机构档案信息化管理的有效对策，供参考。

关键词：疾病预防机构；档案管理；信息化信息技术的发展极大地提高了工作效率，以计算机为主的信息技术也被应用到了疾病预防控制机构档案管理工作中，替代了传统的纸质档案管理模式，实现了档案管理工作的现代化。

利用信息档案可以实现科室之间，疾病预防控制机构之间信息共享，进一步提高信息利用率，促进医疗事业的进一步发展。

一、疾病预防控制机构档案管理的现状（一）重视程度不够目前，很多地区的疾病预防控制机构尚未成立专门的档案管理科室，一些区级或县级的疾控中心的档案管理工作由办公室来承担，甚至很多地方尚未成立信息科。

领导方面对此也并未加以重视，往往那些非医疗专业、档案管理专业、关系户等不能从事医疗工作的人员被安排到档案管理的工作上，在人员编制方面也没有明确的规定，有些中心管理者或行政机构人员兼职进行档案管理，这种人员上的欠缺和重视程度的欠缺，直接影响了疾病预防控制机构档案管理信息化的进程和发展。

而且，档案管理的工作琐碎、繁杂，短期内不能见到显著的成效和效益，因此，这项工作也不被人们所重视，在单位处于人轻言微的状态，再加之中心的投入有限、条件限制等，管理人员的积极性不高，缺乏工作激情和创新精神，使得档案的信息化管理难度加大，不利于其良性发展。

（二）管理人员专业结构不平衡单位对档案管理工作的不重视是直接导致管理人员专业结构不平衡的原因之一。

很多人员都是非档案管理专业的人员，甚至很多都不是医疗相关专业人员，在人才配置方面，专业的档案管理人员只占小部分，使得管理工作不平衡发展，加之缺乏系统的培训和合理的领导，档案管理人员的比例和专业机构严重失衡，使得信息化管理不能很好地实现。

（三）管理人员缺乏积极性和主动性由于档案管理工作的程序单一化和长期的程式化现象，使得人们在工作中不能产生浓厚的工作热情和激情，加之中心对档案管理科室的投入资金有限，使得一些有建设意义的想法不能很好地实现。

另外，由于长期的不被重视，工作人员消极怠工，面对枯燥乏味而又繁重的管理工作不能找到自我价值的体现，因此，绝大部分管理人员缺乏积极性和主动性，不能培养自己的创新意识和主人翁精神。

二、疾病预防控制机构档案管理信息化的必要性（一）我国的医疗事业需要发展壮大必须要有大量的专业人才，而疾病预防控制机构档案管理信息化可以更加便捷的掌握人事档案材料，从而能发现人才合理利用人才，同时能够实现医疗信息资源共享，以便档案信息能够更加充分利用。

（二）传统的纸张档案管理模式正在被快速发展的信息化所挑战，现代社会飞速发展，多种具有时效性，价值高的档案信息需求量一步步增大，对于这种新形势的需求，各级医疗机构只有加大加快现代信息化管理，才能适应工作的需要，而不至于被社会淘汰。

（三）各级疾病预防控制机构提高管理水平只有运用档案信息管理才是根本途径。

目前，各级疾病预防控制机构在档案信息管理方面现代化信息利用还比较落后，比如在设备，技术方法，管理意识等方面。

要想进一步解决档案管理的利用水平，就必须从这几方面入手，更新现代技术设备，增强管理意识，从而提高工作效率。

三、疾病预防控制机构档案管理信息化的优势（一）档案信息化可以保护贵重的档案原件。

运用档案信息化可以避免档案原件被过多的借阅，使用，在使用的过程中被损坏，或者丢失，而将这些档案原件通过运用计算机电子扫描，以电子的形式进行保存，管理是使用，可以减少很多使用原件档案带来的弊端。

（二）运用档案信息化可以提高工作效率。

使档案工作人员从手工劳动中得以解放。

在传统的纸质档案时代，档案人员运用手工要用很多的时间和精力整理档案和记载档案目录，而利用信息化工作后，只需输入指令就可自动完成。

（三）档案信息化可以实现档案信息资源的整合和共享。

借助信息技术可以采用关键词的方法将所有档案资源进行梳理归类，从而在需要查阅相关资源时候，及时有效地从大量的档案资源中整合出有价值的档案信息。

档案资源实现归类整理后可以借助网络连接，实现在不同计算机上的信息共享，有助于有价值信息在疾病预防控制机构各部门、各科室，甚至是不同疾病预防控制机构之间的快速传递，尤其对于疾病预防控制机构这个特殊行业来说，及时的信息传递，对于人民的生命健康来说意义重大。

（四）档案信息化可以更加方便快捷地对档案进行检索和使用。

传统查询档案的方法是借助手工，如果需要查询的原始档案数量十分庞大，就需要耗费大量的人力物力，而借助信息技术，可以将档案建立成电子文档，然后将类似的电子文档合并生成一个电子目录，这样当需要检索档案时，只需要将相关信息输入电脑，就可以从电脑中快速调出相关信息。

四、疾病预防控制机构档案信息化管理的内容（一）病历档案的信息化管理。

随着医学诊疗技术的不断发展进步，各种过去所未探知或命名的疾病不断被发现，各种医学难题相继被攻克，疾病预防控制机构应将这些病例的临床表现和治疗手段全部归类整理并分别建立档案输入计算机，通过局域网反馈到各临床科室，这样当其他医务人员在遇到同类病例的时候，就可以及时调阅相关档案为其治疗提供有益的指导，同时进行科研活动和撰写论文时也能及时查阅。

此外，通过计算还可以将同类病例进行归类整理，分析，从中发现病例处理过程中的优缺点，进而优化治疗方案，然后将其信息处理结果再反馈给临床科室，使他们能够对照临床实际，继续优化，因而有利于医务人员医疗服务水平的提高。

（二）文书处理过程和归档的信息化管理。

文书工作是档案管理工作的基础，档案的内在质量直接由文书处理过程的好坏影响着。

当前由于医学技术的飞速发展，疾病预防控制机构每天所产生的文书中包含大量的信息，其中有的文书可能需要快速的传阅和催办时间，也有大量的文书可能对时间要求不是十分紧急，如果按照传统人工方法对这些文书中的时间信息予以一一甄别的话，势必耗费大量的精力，有时可能还会耽误了处理的时间。

所以，将这些文书中所涉及的信息录入计算机中，通过在计算机中设定依时办理程序从而自行甄别并归类，这样，就可以保证比较紧急的信息能够迅速传达到有关科室予以审批。

发文处理过程也可通过网络进行，大大减少了文书处理部门的工作量，减轻了档案人员的负担。

（三）人事档案的信息化管理。

疾病预防控制机构之间人才的相互交流和流动也日益增多，尤其是随着疾病预防控制机构经营体制市场化的转变，这种人员间的流动就更加频繁。

因而，疾病预防控制机构建立起准确的人事档案信息尤为重要，通过运用信息手段，建立和完善人事档案信息化管理，及时掌握疾病预防控制机构人事的流动情况，甚至追踪医护人员的去向，就可以实现为患者提供更多信息和服务的目的，进而增加患者对疾病预防控制机构的满意度，提升疾病预防控制机构的整体形象。

五、实现疾病预防控制机构档案信息化管理的对策疾控中心档案管理工作是提高服务水平和管理水平、公民和医疗卫生机构合法权益保障的基础性工作，是我国医疗卫生工作的重要组成部分。

实现疾病预防控制机构档案信息化管理应从以下几点入手：（一）工作条件的良好配置《卫生档案管理暂行规定》提出：“档案信息化建设要与本单位的信息化建设同步发展，逐步实现档案管理信息化、服务网络化、不断提高档案的现代化管理水平”。

因此，疾病控制机构将档案的信息化管理工作纳入中心发展规划中来是很有必要的。

而要保证信息化管理工作的顺利进行，重要的是保证良好的工作条件的配置，如相应的档案存储库房、服务器、统一规范的档案装具、优良的阅档环境等硬件的投入，以便于规范；在软件方面，在人员配备的基础上要加强人员的培训和规范化的管理要求、设置专门的档案管理科室和主管领导，以及良好畅通的网络管理体系等。

（二）疾控档案管理工作人员专业素养的提高在传统的观念里，中心档案管理的工作简单、乏味，而事实上，信息化纳入管理系统后管理工作属于科技档案管理的范畴，技术含量相对较高，尤其是在预防和控制各种传染性疾病中起到重要的决策依据的作用。

因此，要做好档案管理的信息化就必须提高管理人员的个人素质、专业素养和业务能力。

要对档案管理人员进行系统而规范的专业化培训，提高工作的认识，以很好地解决工作中遇见的问题并减少工作的随意性、盲目性和不确定性。

疾控中心档案管理人员不能固步自封，要不断提高自身的业务素质，不断“充电”，及时更新专业知识，积极探讨管理的有效措施、高效管理，并将新的理念运用到实际管理工作中，实现信息管理的高效发展。

（三）实现信息化管理的标准化和规范化俗话说：“没有规矩不成方圆。

”信息化管理的关键还在于档案信息化管理的标准化和规范化。

目前很多疾控中心的管理工作存在很大的随意性和不规范性，信息管理方面缺乏严密性和严谨性，严重影响了信息化管理的成效。

因此，要建立起规范的管理系统和规范化的管理标准，让管理工作有据可循，将档案的信息化管理上升为一个系统工程，在各个环节、各个方面层层把关，促进制度化、规范化的发展，这样才能使信息化管理能够得到长足的发展和进步。

（四）建立完善的数据库从传统中庞大的文件处理向信息化档案管理的转化，数据库的建立是其中关键的环节之一，也是大多数疾病预防控制机构档案管理工作的过渡过程。

而数据库的建立是一项长期的工程，必须在内部达成共识的基础上，各环节人员的相互协作共同完成。

因此，要想做好疾控中心档案的信息化管理必须做好数据库的建立和完善。

总之，疾病预防控制机构档案管理的信息化是疾病预防控制机构整体管理工作信息化的一个组成部分，同时也是疾病预防控制机构管理发展的一个必然趋势，当今疾病预防控制机构都应该在充分了解档案管理信息化的基础上，积极引入信息技术，加快实现档案管理的信息化、网络化、现代化。

可以通过扩建疾病预防控制机构信息中心，加快局域网建设步伐，引入文书、病案、人事和图书档案管理的自动化软件等，进而快速实现疾病预防控制机构档案管理的信息化。