企业档案管理信息化

企业档案管理信息化

【摘要】在新形势下，加强企业档案信息化建设，成为企业档案管理适应时代和社会发展的必然趋势，也是提高档案信息服务水平的前提条件。本文通过对企业档案信息化管理中存在的问题分析，结合自身企业的特点与情况，总结出信息化建设的思路和方法，以便更好地为企业生产经营服务。

【关键词】企业档案管理信息化建设

档案是企业、机关、组织在社会活动中直接形成的具有保存价值的文字，图表、音像及其他各种形式和载体的历史记录，它是一种信息资源，是信息和载体的统一体。随着社会主义市场经济体制的不断完善和社会信息化进程的加快，大力开展现代企业档案信息资源的开发利用工作，深入了解本企业科技成果的技术水平，了解市场经济的需求，这是一个企业向社会推荐自己，参与竞争，占领经济市场的必要手段之一。企业档案管理工作信息化工作包括实现档案资源信息化，档案保护现代化，管理手段现代化和档案管理标准化，运用科学的原理和方法开发管理档案，使档案业务工作范围不断拓展，档案信息资源得到充分开发利用，为企业的发展提供动力，更好地服务于社会。企业档案管理的信息化是企业档案工作适应信息社会和互联网社会的要求，也是建立完善的档案管理工作的必然要求。企业档案管理的信息化建设能实现企业档案管理的规范和标准，不断提高企业的市场竞争力。

一、档案管理信息化是当今计算机技术灵活应用在在档案管理工作中，所谓信息化就是把传统的纸介质的档案信息通过电子计算机将其转换成数字信息进行管理，主要概括为以下几个方面：

(一)数字化的档案信息档案管理信息化的基础是档案信息的数字化，其它环节都建立在档案信息数字化的基础之上。我们常用的档案的管理主要是以纸质档案管理为主，对于信息化的管理要求把这些纸介质的信息转变为数字化信息。一方面为了方便通过计算机直接管理，我们需要把传统的档案通过电子扫描转化为数字形式，而另一方面在以后在日常工作中，我们可以实行无纸化办公，需要存档的文件及材料都以电子版的形式为主，确保今后在档案接收时就实现数字化。

(二)档案信息的网络化应用。传统的档案服务主要采用面对面形式，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然会使工作效率和档案的利用率大大提高。

(三)档案的自动化检索。在以往的档案管理方式中检索是赖大量的档案检索卡片进行的，走进览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索数据，其效率及速度是传统检索工具不能达到的。另外还可

以在基于W曲方式的网络服务器上建立这种自动化检索方式，用户通过网络检索即快捷又方便。

二、企业档案管理信息化的意义

企业档案管理信息化是在市场经济的推动下适应社会发展的产物，市场经济需要企业的档案管理更加的专业化和职业化，只有这样再能使企业在竞争中处于有利的位置。企业档案管理朝着信息化的方向发展无论是对企业的发展还是适应社会的发展趋势都有非常深远的意义，将会给企业的发展提供很大帮助。

（一）有利于保护档案原件。企业档案信息化管理可以利用信息化的手段将档案原件扫描到计算机，然后以电子文件的方式分类、管理和保存。避免了档案原件的损坏，同时大大降低了档案原件丢失的风险。使档案原件管理起来更加的方便、可靠。

（二）有利于档案文件的归档。以往档案的管理模式，过于繁琐，需要管理者通过手工工作来整理档案和制作目录。这样耗费了管理者大量的精力和时间，并且容易造成一些错误。改动信息的时候更会引起一连串的连锁反应，很是花费时间。信息化的管理方式就可以避免这个问题，只需要管理者利用计算机进行一些指令操作即可完成操作。大大的节省了时间，也提高了工作的质量和效率。

（三）有利于档案的整理和共享。一些职业部门要查阅档案，要经过很复杂的工序。需要领导的同意才能到档案部门进行查阅。查阅可能要往返档案部门多次，过程相当的繁琐。如果企业的档案信息化管理，我们完全可以利用局域网进行档案的共享，给予需要查阅档案

的部门一定的阅读权限，就能完全避免这种情况的发生。

(四) 使档案的检索更加方便。以前检索档案，我们主要利用档案管理者之前指定的目录进行检索，查询档案时相当的费力。而且一旦原有的管理者调离或者辞职，新的管理者一时之间可能很难适应原来管理者所制定的目录。这样就会造成检索档案的时候速度很慢，费时费力，也达不到预期的效果。信息化管理档案，我们利用计算机里的目录对档案进行检索，更加的迅速也更准确。而管理者指定的目录也大体相同，很利于检索。检索时，会大大提高档案管理者的工作效率。

三．档案管理信息化主要途径

企业档案信息网络化管理是为企业和社会提供高质量、高效率档案信息的一个综合型系统工程，需要协调同步建设相关配套实施，才能实现企业档案管理的信息化工程。

(一) 改善软、硬件设施。要加快档案信息化的建设，就要配置与档案管理信息化相适应的软、硬件调教，从而使企业档案信息化建设加快发展。企事业单位要开发适合本部门．本行业使用的专门的档案利用软件。企业实现档案信息化管理的主要软、硬件设施包括计算机软硬件基础环境和各类辅助设施，如信息高速公路和宽带网，各种通信子网，内部局域网及与之配套的软硬件设备如交换器、路由器、大容量储存设备，高性能服务器，以及操作系统、高可靠性的信息安全系统、数据库管理系统等。

（二）培养高素质档案管理人才。档案管理人才欠缺，是现在档案管理工作难做好的最根本的原因。档案的信息化管理不仅需要大量的

信息处理、分析与研究人员，数据库生产与维护人员，计算机软件、硬件人才，而且对档案工作人员自身知识的补充与更新提出了更高的要求。因此，单一的人员结构已不能满足档案工作现代化的需要。企业档案管理部门在进行档案信息化管理的同时，还应建立起一支既有较高的档案业务素质，又有对各种信息资源进行综合分析的能力，熟练掌握计算机信息管理操作系统，能以最快的传递速度，将丰富的信息资源通过信息通道传递给用户的高水平的档案信息开发队伍。

（三）提高档案管理水平。企业档案管理方式要跟上现代化的发展要求。现代化设备、技术的广泛应用，要求档案管理的方式必须做出相应的改革。传统纸质档案的管理方式是基于手工操作的基础上，而信息化的电子档案、声像档案的管理，必须顺应计算机技术，网络技术、声像技术的迅速发展形势，更新历久以来形成的落后的管理理念和方式。应用信息化、现代化手段进行企业人力资源管理。按信息化管理的要求，按先进设备，新技术操作的程序和规范，重新组织档案工作部门的人员队伍，调整机构设置，最大地发挥人力资源的作用。企业档案管理部门要紧跟时代发展的潮流，适应社会发展需要，学

习国内外先进技术，掌握国际档案管理工作新动态，在管理工作中引进现代化技术，学习国外档案管理的新技术、新方法，提高档案管理水平，实现档案管理现代化与信息化。

(四)做好企业档案信息资源整合。把企业历史记录数字化，有效接收、整合新的信息资源，实现统一管理、统一规划、统一控制，挖掘显性、隐性知识，完成静态档案向动态信息的转变；搭建统一的软

件平台，做到统一配置、统一分类、统一流向，保证有价值的信息资源永久珍存，提高企业生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量，为档案信息化的实际开展做出科学的定位选择。

四、企业档案管理信息化存在的问题。

（一）对档案管理信息化思想认识上相对匮乏当提到档案管理时，不少企业认为把档案资料输入电脑中就标志着企业进入信息化管理了，所以在实施信息化的过程中，会遇到人为观念的影响。而信息化的结果是使企业管理环节更透明，将为企业打造一个全新的管理体制，重建企业生产系统和组织结构。出于思想观念和知识水平所限，一些人对于新技术、新流程不去主动学习接受，从而产生抵触情绪。

（二）缺乏档案管理信息化建设长远规划，理论实践结合不够由于我国多数企业正处在工业化进程中，尚未掌握完善的现代企业管理方法，企业对自身的发展战略缺乏考虑，因此很难在推进本企业信息化建设方面做好总体规划，这就直接影响到企业信息化建设的成功实施。

（三）档案管理信息化建设不能与企业基础信息资源建设同步进行在推进档案管理信息化建设过程中，很重要的是有效整合和充分利用企业各种信息资源为经营管理服务。一些企业档案管理系统、办公自动化系统、核心生产系统由多个设计单位完成，各系统间数据的提取和共享难以转换，很大程度上造成了系统的低效运作，必然会造成有些企业在信息系统软硬件完成后，档案信息资源不能有效对接共享。

(四)档案管理信息化建设质量有待提高。从企业档案信息化建设

的过程中可以看出，不少企业在企业信息化建设过程中，系统功能求大求全，使所建造的企业信息化系统与自身业务流程、管理流程大相径庭。同时相应的人才队伍数量和质量不足，缺乏对现代化管理科学和计算机功能的高层次认识。

(五)经费投入不足众所周知，档案信息的数字化、网络化，管理服务的现代化，已成为当前档案事业发展的方向。档案工作要赶上时代的步伐，就必须加大投入，预先研究，更新设备和技术，吸引高素质人才。而目前各单位对此重视不够，投入不足，经费问题成为制约档案工作发展的一大因素。知识就是生产力，信息是知识的重要组成部分，而档案信息更是社会、企业的宝贵财富，只有充分认识到这一点，舍得投入，必将取得良好的社会效益和经济效益。

(六) 档案信息安全面临严峻挑战信息网络不断深入各个领域。在网络环境下，影响档案信息安全的因素主要有：①人为因素，档案部门的档案安全意识和保密意识不强，往往在档案网站上随意发布信息，对已发布的信息缺少严格的审查和管理，容易造成失泄密事件；

②技术问题，当前电脑病毒横行，黑客用木马程序进行恶意攻击和窃密，使得档案信息的安全和保密受到威胁，这要引起档案管理者的高度重视，并加以研究解决。

五、加强企业档案管理信息化的建议

企业档案信息化管理是未来的发展趋势，我们必须解决实施企业档案信息化管理存在的问题，尽早实现企业档案管理的信息化。我觉得我们可以先从以下方面着手：

（一）争取领导的支持，与各部门做好沟通合作。档案部门首先要做好自己的本职工作，给各部门起到一个表率作用。然后，我们要通过自己在工作上的表现来取得领导的信任和支持。我们要多于领导交流档案管理信息化的内容，让领导认识到企业档案管理信息化的好处。此外，电子档案的形成需要多个部门的共同努力，档案部门要与各个部门做好合作，为企业档案信息化管理打好基础。

（二）制定完善的档案制度。企业档案信息化管理的进行必须要有一个完善的档案制度作保证。这一工作制度必须规范化、程序化，而且能适应电子档案的特点。这一制度要确保电子文件全过程的原始性、有效性和完整性，应包含多方面的内容。主要制度应该有：设备维护管理制度、软件的维护与应用规范、文件录入更改的审批制度、系统安全与保密制度等。

（三）建立完善的安全保护措施，确保档案的安全。档案信息化管理工作进行的过程中，我们要高度重视档案数据和系统的安全。第一，我们应重视信息的存储安全，利用多种手段保护信息的安全。常用的技术有：数据加密、认证访问权限、防写等技术。第二，我们要确保网络的足够安全。通过利用网络监控、防火墙等技术加强系统的防护，以免系统受到外来因素的破坏。

总之，企业档案管理作为企业管理的重要组成部分，已经取得了一定的成效。但是，面对扑面而来的信息化浪潮及政务信息公开的大趋势，企业档案管理部门也不得不进一步思考，如何改变其管理模式，以更好地服务于企业和社会。笔者希望通过不断地探索能找到更新、

更好的企业档案管理模式，从而促使企业档案事业走向更大的辉煌。

参考文献

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