企业档案管理信息化浅析
企业档案管理信息化浅析
引言
档案信息化管理，就是将现代的计算机技术、磁介质（或光介质）存贮技术充分运用于档案信息资源的处置、保存、管理和提供利用等活动中，以期获得最佳的工作效率和社会效益。随着计算机技术的广泛应用、办公自动化的日益普及，档案管理信息化已经成为档案行业必须面对的新课题，也是必须解决的一个现实问题。档案管理能否跟上科学技术发展的步伐，使之真正成为信息化建设不可分割的一部分，已经成为一个企业档案工作成败与否的重要标志。本文结合我单位档案管理信息化方面的实际情况，简单阐述了作者对档案管理信息化工作比较粗浅的认识。
一、档案管理信息化的基本内容
档案管理信息化其实质就是计算机技术在档案管理工作中的应用，所谓信息化就是把传统的纸介质档案信息资源转换成电子计算机能够接受的数字信息进行管理，因此档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
1、档案信息的数字化。档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础，其它环节都建立在此基础之上。传统介质档案的管理是以纸质档案管理为主，而信息化管理则必须把这些纸介质的信息转变为数字化信息。即一方面要把以前形成的传统档案通过电子扫描转化为数字形式，以便通过计算机直接管理。另一方面要在日常工作中全面推行无纸化办公，确保今后形成的档案以电子文件为主，在档案接收时就实现数字化。
2、档案信息的网络化。以往的档案服务主要是以面对面的形式为主，即服务对象必须亲自到档案室检索、查阅、办理借阅手续。这样不仅效率低，而且也给管理人员和借阅人员带来诸多不便。实现以网络为基础的信息化管理以后，借阅者可通过网络提交申请，管理人员通过网络审核后即可按规定借阅，借阅者无须亲临档案室，这给服务对象无疑带来了极大的方便，对异地和出差在外的人尤其如此。这样必然也会大大提高档案室的工作效率和档案的利用率。
3、档案检索的自动化。在传统档案管理方式中检索是依赖大量的档案检索卡片进行的，走进阅览室首先看到的是一大排的卡片柜，借阅者要在大量的卡片中检索出需要的信息其效率必然是很低的。有时还无法找到所需的档案资料，既费时又费工。通过客户端从数据库中进行检索，其速度、效率是传统检索工具所无法比拟的。另外这种自动化检索方式还可以建立在基于Web方式的网络服务器上，用户通过网络检索即快捷又方便。
二、档案管理信息化必须解决的几个问题
档案管理信息化建设涉及到企业的管理体系、档案人员的技术素质、企业的资金投入等多方面的问题，需要统筹兼顾、全面考虑。
1、企业最高领导要高度重视和大力推动。首先企业最高领导应投入大量的精力关心和支持档案信息化建设工作，在资金、设备、人员等方面予以大力支持，并把档案信息化管理纳入本企业的综合工作计划范围内，从各方面关心档案信息化工作的进程。其次，各级领导，尤其主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作现状，提出要求，下达任务，指导档案部门依法开展工作，帮助解决工作中出现的困难和存在和问题。只有这样，才能提高全员意识，从而把档案信息化建设各方面的工作真正落到实处。
2、档案管理人员的技术培训。档案管理信息化是不断完善、优化的过程，始终要依赖于档案人员素质的提高。要做好档案信息化建设工作，档案管理人员的素质是最重要的因素之一。必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能，以满足时代的需要。档案信息化管理的核心是计算机技术的在档案领域的应用。因此，档案管理人员不仅要熟练掌握传统的档案管理技术，还必须熟练掌握电子计算机技术，必须学会把现代化手段应用于档案信息管理的技能。没有精干的技术队伍作后盾，档案信息化建设只是一句空话
3、软硬件基础设施建设。加快档案信息化建设进程,基础设施建设是关键。软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件，是档案信息资源电子化转换、信息存贮以及开发利用的基础所在。这就要求企业投入足够的资金购置必要的计算机硬件设备和应用软件，同时配套的网络建设也是必不可少的。这样才能为档案信息的转换、传输和资源共享提供必要的技术保障。
4、建立建全各项规章制度和标准规范。规章制度和标准规范是档案信息化建设的重要基础之一。档案管理要采用适应信息化的新规章、新标准，比如国家档案局颁布的归档文件整理规则等。另一方面实施档案信息化建设的企业自身也要加快出台适合档案信息化管理的规章制度，包括推行无纸化办公和电子文件归档、计算机管理和档案检索，以及库房的管理等。要将这些规章制度建设置于企业发展的大背景之下研究，重新审查、清理和进一步完善原有规章制度，使规章制度适应形势发展的需要。
5、新旧管理方式的转变。推行档案信息化管理必然会存在一个由传统模式向电子化模式转变的过程，在此过程中必须确保日常档案管理工作的正常运转，不出现因为过渡影响档案的保存和利用。较为妥当的方法是在过渡阶段采取双轨制，即两种管理模式在一定时间内同时存在，直到新的模式能正常运行为止。这样做无疑会增加档案室的工作量，但为了保证过渡的顺利进行这个过程是必要的。
6、档案资源的安全问题。实行档案信息化管理必然存在各种安全问题。首先是软、硬件的安全，比如记录档案存贮介质（光盘）的安全性、软件系统的可靠性等。还有档案信息管理方面的安全，即档案信息通过不同方式被外界获取等。前一种问题主要通过技术手段来解决，例如设计档案管理系统时充分考虑到系统的安全性，把它作为一个重要的指标，光盘备份异地存放等。后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度和档案管理人员的责任心和防范意识，严格执行企业的规章制度，避免因档案管理人员失误而导致机密信息的泄漏。
结语
就我单位推行档案信息化建设两年的实践来看，其经济效益和社会效益是明显的。首先是档案转换成电子文档后，不仅大大提高了查阅效率，按规定销毁部份纸质文档后还大大节省了存贮空间，从而有效地解决了长期以来令人头痛的档案胀库问题。档案信息化管理是科学技术发展的必然趋势，也是衡量一个单位管理水平的一个重要尺度。企业要跟上时代的步伐，在市场经济的大潮中立于不败之地，就必需实行档案信息化管理。
企业档案管理工作的信息化建设研究
企业档案管理工作的信息化建设研究
摘要：现代信息技术促进了企业档案管理工作的信息化，但是当前企业的信息管理依然存在不能够很好的满足社会需求的缺陷，信息资源的开发不足、交流共享程度不高。本着主要从企业的信息化管理现状出发，就当前面临的机遇和挑战，分析如何更好的建设企业档案管理的信息化建设。
关键词：企业管理 档案管理 信息化
随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。
1、企业档案管理的信息化现状分析
总体来说，企业档案的信息化管理主要包含了基础信息化设施建设、信息化资源建设、应用规范建设和人才队伍建设四个方面。
1.1 企业档案管理信息化的基础设施
当前企业的档案管理逐渐由传统的手工管理模式向信息化转变，随着网络技术和计算机技术的发展，档案管理在信息化的过程中较大程度的运用计算机技术取得了档案管理的质量提升，当前，信息化的企业档案管理逐渐在市场经济中普及，各地各部门的档案管理模式正在发生信息化改革，在网络技术的支撑下，企业的档案管理信息资源正在大力开放当中。
1.2 企业档案管理信息化资源建设
当前企业的档案管理信息化程度越来越高，得益于信息化资源的建设已初具规模。在现代市场经济中，企业的档案信息资源的数量与质量，都已经有较大的改观，信息资源急剧增多，信息资源的开发途径也呈现多样化的特征。
1.3 企业档案管理信息化过程的系统和规范建设
档案管理应用系统在当前市场经济中的运用较为普遍，虽然档案管理的应用系统运用较早，但是当前并没有形成完善的规模和体系。据有效调查显示，档案网自从建设以来，至今没有形成全国统一的门户网站，没有大规模的建立国家档案数据库，因此，一体化的档案管理服务仍然无法实现。另外，档案信息化的规
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
浅析电子档案管理与传统档案管理的利弊
随着信息化时代的到来，电子档案管理已经逐渐取代了传统的纸质档案管理方式。虽然电子档案管理在许多方面具有诸多优势，但是也存在一些不足之处。本文将从以下几个方面对电子档案管理与传统档案管理的利弊进行浅析，以期对读者有所启发。
一、效率对比
电子档案管理的优势之一就是效率更高。传统档案管理需要耗费大量时间和人力物力，包括文件的整理、保管、检索等，而且容易出现错误和遗漏。而电子档案管理通过建立数据库，可以实现快速的档案录入和查阅，大大提高了工作效率。电子档案还可以实现多端口共享，无需利用物理介质传递信息，极大地便利了工作。
但是电子档案管理也存在很多弊端。首先是信息安全问题，电子档案容易受到网络黑客的攻击，一旦系统受到损坏，档案信息的丢失会对单位的日常工作造成巨大的影响。其次是电子档案的存储和维护成本较高，一旦出现故障或者设备更新需求，维护成本较高。这些都是传统档案管理所不会出现的问题。
二、空间利用对比
电子档案管理可以大大节省空间，传统档案管理需要专门的文件柜和储物空间，占用大量的办公面积。而电子档案管理可以将大量的文件信息集中存放在服务器或云端，无需大量的物理空间，可以有效节约公司的办公空间。
但是使用云端存储也有一定的隐患，特别是一旦出现网络问题或者服务器故障，可能导致档案信息的丢失；而且部分企业在使用云端存储的时候可能会出现信息泄露等问题，需要加强信息安全意识。
三、环保对比
电子档案管理相较于传统档案管理更加环保。传统档案管理需要大量的纸张和打印，而电子档案管理无需纸张，可以减少对森林资源的浪费，对环境更加友好。
电子档案管理也带来了一定的电子废料，一旦设备更新，旧设备的处理也会对环境造成一定的影响。电子档案管理也需要大量的电力支撑，如果使用不当将成为一种能源浪费。
四、可持续性对比
浅析档案管理中存在的问题和解决办法
2020.2
档案工作是基层各单位、各部门的一项重要的工作，它的好坏直接影响到单位、部门各项工作的顺利进展和完成。因此，认清和找准档案管理工作中存在的问题十分必要，找准了问题，采取了相应的改进措施，就能够促进档案管理工作的有效开展。一、档案管理中存在的问题1.领导重视不够，人力物力投入不足要做好档案管理工作，就必须有领导的高度重视。但从目前的状况来看，很多单位领导的档案意识都不强，他们在思想上没有认识到档案管理工作的重要性，因此也就没有将档案管理工作放在应有的位置。具体来说，主要体现在以下几个方面:第一，对档案的组织管理力度不够。单位没有分管档案的领导，档案管理组织不完善，或者是虽然有制度，但却未落到实处。第二，对档案法律法规的宣传没有落到位。许多单位的领导对档案法律法规的学习宣传重视不够，造成了大家的档案法制观念淡薄，甚至还有一些人存在一定程度的认知“盲点”。第三，档案管理人员偏少且流动性较大。大多单位档案人员都是兼职，而且经常变动，致使档案工作的连续性和稳定性相对较差。第四，经费投入较少，工作条件差。档案工作在有些领导眼里是可有可无的，长期在经费保障上得不到重视，导致档案管理工作的开展缺少设施设备，档案信息化更是无从谈起，很难满足目前档案管理工作的需要。2.档案管理人员专业能力不强受编制的约束，大多数行政、事业单位的档案管理人员都是由兼职人员担任。档案人员的专业知识比较欠缺，能力不强，他们对档案管理过程中的收集、整理、归档、保管、利用的标准要求不清楚，难以胜任工作。例如，有的单位档案管理工作是由同一人长期兼任，这本来对于档案的收集是十分有利的，但因为档案人员在档案收集方面的知识水平与工作能力不强，导致很多档案材料没有被及时归档，从而造成了档案材料的丢失或破损。3.档案管理规章制度不健全不完善从目前来看，很多单位的档案管理制度不够健全完善，从而导致档案管理中出现了一系列问题。此外，也有一些单位虽然已经建立起规章制度，但是却未能落到实处。4.档案设施配备落后，储存保管条件较差从目前来看，很多行政事业单位和企业单位的档案管理设施都较为陈旧和落后，这对于档案材料的储存与保管是极其不利的。据了解，在很多机关事业单位，都做不到办公、阅览、库房三分开，档案安全保管和利用存在很大隐患。许多档案室除了几组档案柜外就没有配备其他设备，这与机关档案管理规定的要求存在巨大差距。此外，还存在使用不符合标准要求的档案装具，这些都极不利于档案的安全保管。二、加强档案管理工作的对策1.加强宣传，提高各级领导和人员的档案意识单位领导应该积极学习档案工作法律法规，带头提高自身的档案意识，在实际工作中重视和支持档案工作。单位档案管理人员要采取多种形式，加大对档案法律法规政策的宣传力度，努力提高他们的档案意识，正确认识档案工作的重要性和作用。2.进一步加强档案人员队伍建设档案人员队伍建设，主要包括思想道德建设、组织建设、专业知识学习等内容。做好档案人员队伍建设，一是要选择那些具有较强的责任心浅析档案管理中存在的问题和解决办法文/段文龙
浅析档案管理数字化过程
浅析档案管理数字化过程 口张聪玲 刘小菊 马 明 （河南天冠企业集团，河南 南阳４７３０００） 档案信息化建设是当前档案基础业 务工作的重心，也是衡量档案工作水平的 重要标志。档案管理数字化是档案信息化 建立的第一步，档案数据库目录录入质 量，直接影响档案数据库的质量。如何在 起端控制好档案信息质量，保证信息的有 用性和一致性，是档案数字化准备工作中 值得研究的问题。天冠集团在企业档案数 字化录入中进行了有益探索，归纳出以下 几点认识，供大家参考 一、档案管理数字化须遵守以下原则 档案管理数字化通俗一点说就是指 将传统的各种原始档案（如纸张、照片、实 物、录音、录像等）通过扫描、转换、转化、 压缩等各种手段形成便于计算机识别和 利用的数字文件（如图像、音频、视频文件 等），进而对这些文件进行识别、压缩、加 密，存放于各种海量存储介质上（如硬盘、 磁盘阵列、光盘库、光盘塔、磁带等），并通 过局域网、广域网、企业内部网、国际互联 网向档案利用者提供查询信息。 为了保证档案管理数字化建设健康 有序进行，在档案管理数字化建设时必须 坚持档案的可行性、合法性、规范性、效益 性、安全性等原则。在档案管理数字化过 程中，一定要做到： １．在处理和存贮数字化档案信息时， 要确保数字化档案信息的内容与档案原 件相吻合： ２．通过文件级录入或扫描方式得到 数字化档案信息要确保档案原件的安全； ３．保证档案信息内容不泄密。目前， 通过互联网传播计算机病毒、窃取机密信 息、破坏数据库、计算机系统或网络的行 为日益增多。在档案库藏信息开发工作 中，要特别注意对数字化信息的安全防 护：（１）作好备份工作；（２）使用正版软件， 强化预防病毒和查杀病毒的措施；（３）对 机要档案在数字化过程中进行加密：（４） 在网络建设的同时，开展防火墙建设；（５） 健全安全管理制度，包括机房管理、软件 管理、操作管理、数据管理和监督管理等。 二、确定数据库的录入范围 档案数字化是一个系统工程，无论从 档案的浩瀚数量还是从利用需求、成本核 算的角度来看，都不可能一蹴而就。分层 优先原则要求从需求原则和成本效益原 则出发，优化数字化工作、优选数字化对 象。根据需求，贯彻落实《全国档案信息化 建设纲要》的精神：档案数字化建设应“以 现实需要为前提，分阶段、分步骤实施”。 由于历史的原因，归档范围不规范， 保管期限就高不就低，从而形成了大量的 不属于归档范围的文件档案。这样档案的 保管期限会普遍过高，甚至没有任何价值 的档案也归入了案卷中。因此，在文件级 目录入录时，有必要进行价值的初步鉴 定，决定录入条目的取舍。按照国家档案 局《企业档案业务建设规范》和其他有关 规定，永久、长期保管的馆藏（室藏）档案、 资料均属于录入范围；不属于归档范围或 短期保管的档案不列入录入范围或可根 据单位情况录入。 三、制定统一的录入格式和要求 档案目录录入质量，直接影响档案数 据库的质量，如何在起端控制好档案信息 质量，必须依据档案分类的国家标准制定 统一的录入格式和录入要求。 １．题名的录入。文件题名一般按照文 件的原题著录，原文件无题名或题名不能 全面、正确反映文件内容的，应自拟标题， 并加“［】”。如“通知、通报、转国家发改委 （ｘ年）Ｘ号文件”等代替题名，必须重拟 题名并把所转发的文件标题也录入出来， 另拟的题名要用“［］”括起；题名上有年 月日的，需用大写。如：原标题“２０００年ｌ２ 月３０日财务统计报表”应录入为“二零零 零年十二月三十日财务统计报表”；有正 题名和副题名的文件，一般录入正题名， 如正题名不能全面反映和提示文件内容 的，应同时录入副题名或附件名。 ２．关于干部任免、奖惩、专业技术职务 评聘、人员录用、转正定级、离退休、辞职、 机构设置、工资、行政介绍信等文件录入。 要将涉及的人名、机构名称、地名全部录 入（本单位人员），用（）注于题名后，如“关 于Ｘ Ｘ等同志任免职务的通知（杨Ｘ ｘ、 李Ｘ）；附加目录的录入因附加人员姓名 过多，无法录入完整，可将此一条目录分条 进行录入。 ３．责任者的录入。责任者的名称要录 入全称或不容易引起误解的规范性简称， 避免出现同一作者多种称呼。 ４．形成时间的录入。无年月日或不全 的要补齐。如只有年无月、日的，请自行加 １月１日：有年、月无日的，在ｌ一３０号中 任选一个填上，以便于用时间检索。 ５．文件编号的录入。按文件年代、档 案类别编号、保管期限和文件编号四部分 进行补齐。 ６．页码录入。２００１年以前的目录统一 录入起止页号，如１／９９；２００１年以后的目 录只录入每件材料的总页数。 ７．密级文件录入。密级是文件保密程 度的等级，天冠集团将文献保密等级划分 为绝密、机密、秘密和普通四个等级。一般 按照文件形成时所定的密级录入，对已经 升、降、解密的文件，则录入新的密级。 ８．目录录入中分类号的设置。 （１）２００１年以前档案目录分类号：文 书档案为年度一保管期限．分类号．案 卷号．文件号，如：２０００一１．１－１４９．０ｌ（档案 保管期限代号分别为ｌ代表永久；２代表 定期；分类号按国家规定档案十大类分）。 ｆ２）２００１年后的目录分类号：年度．保 管期限．分类号．件号，如：２００６．１．０．００３ 代表２００６年度永久卷党群类第三件。 （３１科研、基建档案目录分类号：档案 类别代号 课题或产品代号．案卷号．顺 序号。 ｆ４）目录号是一位数时应根据设定代 码位数前面加“０”。如：案卷号要求保证三 位数，一位数前加“００”，二位数前加“０” 四、数据库备份 档案录入人员，每星期对所录入的数 据备份两次，可备份在移动存储器或异机 备份。 五、档案数字化建设要加强人才培养 采用联合开发进行数字化建设虽然 是一条快捷的路子，但如果日常维护管 ｗｗｗ．ｇｕａｎｌｉｇｕａｎｃｈａ．ｃｏｒｒｌ管理观察。
浅谈企业档案管理的信息化及其开发
暖囡譬
浅谈企业档案管理的信息化及其开发
黄萍
（长春公交集团巴士公司吉林长春 １３００２１）
【摘要】企业档案管理的信息化始终贯穿于企业的所有部门及所有层面中。企业档案的管理者应当
针对自身的能力不断加以提高和探索，以科学的方式进行有效创新的管理，进而将企业的档案管理工
作做到信息化并不断开发，才能更加促进企业的进步。
【关键词】企业档案管理信息化开发提高探索
［中图分类号】Ｇ２７１ ［文献标识码】Ａ ［文章编号】１ ００９～５３４９（２０１ ５）０４～００６８—０１
引言 由于社会的进步，人们逐步进入到信息化的年代。社会的
各个阶层也逐步迈向了信息化的发展方向，信息技术的使用在
生活中被广泛认可。信息技术在改变社会活动的方式中逐步改 进。在当前这样的形势下，档案管理也要跟随社会的发展加以
改变，让档案管理趋于信息化，不断进行新方法、新思路的探
索，让档案管理的信息化发展更加迅速。只有不断顺应时代发
展，才能将档案管理在企业中的作用发挥到极致。
一、企业档案管理的信息化意义
（一）更好地保护档案原件
企业档案管理的信息化意义在于可以运用信息化方式将档 案原件扫描到电脑上，然后通过电子文件的形式进行分类、存
档和保存。这样不仅可以避免档案原件的损坏，还降低了档案
原件的丢失风险，更方便、可靠地保护了档案原件。 （二）对档案文件的归档更为便利 老式的档案管理方式，在步骤上过于麻烦，需要档案管理
员以手工工作的形式完成档案和目录的制作。这样不但浪费了
管理员的精力和时间，而且经常会造成错误的发生，一旦将信
息进行改动，就会形成整串的反应，非常浪费时间。若是以信
息化的管理方式进行就可以将这个问题避免，管理员只要通过
电脑进行指令的操控便可完成。不但节约了时间，也提升了工
作质量及工作效率。
（三）对档案整理及共享资源更为有利
很多职业的部门通过查阅档案来完成工作，这是需要非常
繁琐的工序。要领导确认后才可以在档案部门进行档案查阅。 查阅的过程往往需要很多次。如果采用信息化档案管理，我们
论企业档案现代化管理与信息化发展
论企业档案现代化管理与信息化发展 档案管理
乔丹丹
（河南煤业化工集团综合办公室，河南郑州４５００４６）
摘要：随着信息技术高速发展，传统档案管理正面临着前所未有的变革——从纸质和电子混合档案向全数字化档案转变、从人工档案管理为主
向自动档案管理为主转变、从单一部门档案管理向跨部门、跨专业、跨地域档案管理转变。档案管理工作在企业乃至社会的发展中起着非常重要的作
用，进行档案管理相当于将各类知识进行浓缩、融汇，是信息的传承。认识到档案管理的重要性，并对其进行合理的开发与利用，可以达到事半功倍
的效果。
关键词：信息化；档案管理；重要性
档案，可以说是人类文化与知识的结晶，对其进行合理的开发、
利用，实现档案信息化，对各类信息资源进行分类、分析，加以提取
并利用，既能提高档案的利用效率，又能降低档案管理的成本，还能
为企业和社会提供优质的服务，可谓一举多得。
１对档案信息进行合理的开发和利用，是企业生存与发展的重要保障
我们所说档案的价值可以从两个方面来理解，一个是档案对于本
单位的价值，另一个是档案对于其他单位的利用价值。从这两个方面
我们就可以看出对档案进行管理的重要性以及档案的可利用价值。开
发与利用档案信息是企业求生存、求发展的需要。在市场经济的法则 下，适者才能得到生存，与时俱进的强者才能得到发展，这就好比逆
水行舟，不进则退。所以，高明的智者或聪慧的企业家都能做到与时
俱进，并高效地开发与利用档案信息，为企业的发展提供决策依据。
１．１档案信息的生命力源于开发与利用
首先，要重视推广交流以及服务环节的紧密连接。为适应市场经
济发展的规律。企业就要重视档案信息的开发与利用，这是保障企业
与时俱进的需要。因此要立足于广泛地搜集信息，其中包括政策、高
科技、新的管理模式、新技术推广与应用等各方面的信息持有，并从
中进行科学地整理、分类归档以及动用网络平台进行录入，为企业的
发展提供可靠性、科学眭和前瞻性的信息。
浅析企业档案数字化建设的现状及对策
第９卷第ｌ期 ２０１１年１月 西南农业大学学报（社会科学版） Ｊｏｕｒｎａｌ ｏｆ Ｓｏｕｔｈｗｅｓｔ Ａｇｒｉｃｕｈｕｒａｌ Ｕｎｉｖｅ￣ｉｔｙ（Ｓｏｃｉａｌ Ｓｃｉｅｎｃｅ Ｅｄｉｔｉｏｎ） Ｖｏ１．９．Ｎｏ．１ Ｊａｎ．２Ｏｌ１
浅析企业档案数字化建设的现状及对策
罗敏
（重庆市自来水有限公司档案室，重庆４０００１３）
摘要：信息技术的迅速发展与广泛应用既给企业的档案工作带来了新的契机，也带来了新的研究课题～—企业档案数字化建 设。文中介绍了档案数字化建设的涵义、目标、意义，结合蘑庆市自来水有限公司的实际情况，认真分析了目前食业存档案数字化 建设过程中存存的问题，并提出了相应的解决办法。 关键词：企业；档案管理；档案数字化 中图分类号：Ｇ２７０．７ 文献标识码：Ａ 文章编号：１６７２ ５３７９（２０１１）０１—０１９０ ０３
计算机技术的不断发展和办公自动化在企业中
的普及推广，为企业档案事业发展提供了难得的机
遇。用计算机管理档案，实现档案数字化是新时期
企业档案工作的必然选择，是档案管理现代化建设
的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路。档
案数字化是档案信息化建设的重要内容，早在２０００
年，国家档案局和中央档案馆就提出要加快现有档
案数字化建设的进程。
一、档案数字化建设的涵义
档案数字化建设是指利用计算机技术、扫描技
术、ＯＣＲ技术、数字摄影技术、音视频技术、数据库技
术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种纸质、照
片、声像、胶片等传统介质的档案资源转换为数字化
的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互
相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结
构的档案信息库，及时准确、方便快捷地提供利用，实
现资源共享，这也是档案信息化建设的重要内容 。
二、档案数字化建设的目标
档案数字化建设的目标是使档案室现有的档案
文件资料全部实现数字化处理，建立健全档案目录
数据库、现行文件全文数据库和多媒体数据库（照
浅谈企业档案的信息化管理
企业管理 ＳＯＩＥＮＣＥ＆ＴＥＣＨＮ０ＬＯＧＹ 皿圆
浅谈企业档案的信息化管理
宋奇芳 （辽河油田兴隆台工程处 辽宁盘锦 １ ２４０００）
摘要：随着我国高科技产业化进程的逐渐加快，信息资源网络化 资源共享化也得到了进一步发展，这一切都使得传统的档案管理模式 与利用方式发生了深刻的变化。加强档案的信息化建设、实施现代化管理，不仅是社会发展的必然趋势，也是企业现代化管理水平的重 要标志之一。 关键词：企业档案 信息化 中图分类号：ＴＰ３１ ５ 文献标识码：Ａ 文章编号：１ ６ ７ ２－－３ ７ ９１（２０１ ０）０ ６（ｅ）－－０１ ６９－－０１
２００２年，中央发出大力加强企业管理信
息化建设的要求，并提出具体的工作目标，
旨在推动企业管理信息化建设的健康发
展，提高企业管理水平和市场竞争力。而作
为企业管理标志之一的档案管理，如何发 展信息化，对推动国民经济和社会信息化
具有重要意义。
１档案信息化是社会发展的必然要求
档案信息是一种重要的信息资源。是
企业生产、经营、管理等各项活动的真实记
录，也是企业各项工作的基础信息。随着信 息和信息技术的广泛应用，作为企业资产
重要凭证和依据的档案管理，也开始向信 息化，现代化方向迈进。档案信息化改变了
传统文书档案的单一、不便查找、保存等缺
点，通过信息技术将档案转化为方便，快
捷，存储量大的信息资源，为企业内部实现
资源优化、共享、和提供高效、便捷的服务
奠定了坚实的基础。
１．１档案信息化建设是企业快速发展的一
个重要步骤
随着科学技术的发展，它给信息资源
带来了巨大变化。信息资源从以往的数量
少、形式单一转变成信息量大，形式多样，
内容丰富的现状。而企业对信息资源的依 赖性也越来越大，不再局限于单一的查找，
保存，备案，而是转向了对信息，资料的综
合需求。要想获得更多的，具有时效性的，
准确的信息资源来促进企业的发展，必须
借助信息网络，信息系统等现代技术手段。 因此传统的档案管理已不能适应企业发展
国铁企业股改上市对企业档案管理工作的要求浅析——以中国铁路设计集团有限公司为例
国铁企业股改上市对企业档案管理工作的要求浅析——以中国铁路设计集团有限公司为例
国有企业作为中国特色社会主义的重要经济基础和政治基础，是党执政兴国的重要支柱和依靠力量，是中国特色社会主义市场经济不可或缺的重要组成部分。党的十九大明确提出要深化国有企业改革，发展混合所有制经济，培育具有全球竞争力的世界一流企业，为国有企业改革发展明确了方向。2018年底的中央经济工作会议在确定2019年央企改革重点工作任务时提到，要加快推动中国铁路总公司的股份制改造。2019年6月中国铁路总公司正式更名为中国国家铁路集团有限公司，将原全民所有制公司改为中央直接管理的国有独自公司。新成立的国铁集团担负着党和国家赋予的新时代历史使命。落实国铁企业股改上市，加快推动股份制改造决策部署，实现铁路优质资产资本化股权化证券化经营，是深入贯彻落实中央关于深化国企改革要求，是国铁集团推动铁路高质量发展，履行使命担当的重要体现。
国铁集团董事长陆东福在2020年1月国铁集团工作会议上提出，2020年将加快推动国铁企业股份制改造，全面提升国铁资本经营质量和效益。继续推动优质资产股改上市和上市企业再融资。确保京沪高 铁、中铁特货、金鹰重工、铁科轨道公司等企业股改上市工作取得实质性成果，研究探索区域铁路公司、设计集团公司等重点企业股改上市工作。集团公司股改上市工作被提上日程。
二、集团公司股改对企业档案工作的要求
集团公司股改上市牵扯到集团内各级单位和部门，并基础具体要求。对于集团公司档案管理工作来讲，可以从两方面阐明要求。一是，在集团公司股改上市过程中，企业档案要充分发挥档案凭证和情报价值，为集团公司股改上市提供所需的档案信息，与此同时档案部门要提高认识，牵头做好集团公司股改上市档案的收集与归档工作。二是，档案部门要主动适应集团公司股改上市后的各项变化，对内要转变思维加强管理，用制度促效率，对外要提高服务质量和水平，为企业发展主动作为。
施工企业档案信息化管理现状分析及对策措施
施工企业档案信息化管理现状分析及对策措施
【摘 要】档案信息化管理是企业管理工作中的重点，尤其是对于施工企业而言，档案管理能否及时归档直接关系到企业的运作效率。为此，本文结合笔者多年实践经验，重点就施工企业档案信息化管理现状进行分析，并提出一些有效的对策措施，为类似管理工作提供依据。
【关键词】施工企业；档案管理；信息化；对策措施
随着我国经济建设的快速发展，城市建设规模不断扩大，施工企业数量日益增加，档案信息化管理作为企业管理工作中的关键环节，对施工企业的决策效率和经营水平有着重要的影响。施工企业的档案管理内容十分复杂，包括声像档案、会计档案和科技档案等，其中科技档案的管理任务是最为艰巨的。传统的手工管理方式由于具有一定的缺陷性，已经无法满足当前施工企业档案信息化管理的要求。因此，如何做好施工企业档案信息化管理工作就成为了工程界和档案部分面临的难题之一。本文通过分析档案信息化管理目前存在的一些问题，提出合理的解决方法，以期提高企业档案信息化管理的水平。
1.施工企业档案息化管理现状分析
（1）目前施工企业基本都有资料管理软件系统，可以完成一些技术资料的填写和保存功能，而且已输入了大量的内容。施工企业由于施工作业的范围大、专业多等特点，暂时无法形式统一的企业规范标准，存在的问题较多。尤其是完成项目工程档案管理的要求，
具有通用性却无专业性，基本不能完成企业综合档案管理的要求。
（2）企业机关档案管理方面也有一些档案管理软件的应用，但基本都是以文书档案管理为主，企业在档案管理方面的思路也同样接近用文书档案管理的方法和思路来管理其他类别的档案，尤其是工程档案。
（3）企业档案管理部门对于工程档案“不建档”。目前很多施工企业的档案管理部门鉴于工程档案的专业性强或库房容积以及其他因素对于建设项目的工程档案不接收或不敢接收。