国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》(2003年0901实施)
电子的文件元数据要求规范
电子文件元数据规范1 范围本规范适用于九省区各级国家档案馆、各级党政机关、社会团体、企事业单位对电子文件进行以保证凭证性为目的的管理活动。
其他社会组织可参照执行在电子文件管理过程中使用元数据可实现以下目的：——确保并证明归档电子文件的真实性、完整性与有效性，从而保证其凭证价值；——有利于归档电子文件的保护，实现长期保存；——在异构的信息系统中对归档电子文件进行规范、有效的管理，保证归档电子文件的可捕获、可收集、查长期利用；——对归档电子文件及馆（室）藏档案数字化资源进行集成管理,实现有效、方便地查询、检索与利用。
2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本规范的引用而成为本规范的条款。
凡是注明日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本规范，然而，鼓励根据本规范达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 3760-1995 文献叙词标引规则GB/T 3792.1-1983 文献著录总则GB/T 7156-2003 文献保密等级代码GB/T 7408-2005 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法GB/T 9704-1999 国家行政机关公文格式GB/T 11714-1997 全国组织机构代码编制规则GB/T 11821－2002 照片档案管理规范GB/T 13959-1992 文件格式与代码编制方法GB/T 13967-1992 全宗单GB/T 15418-1994 档案分类标引规则GB 18030-2000 信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范DA/T 1-2000 档案工作基本术语DA/T 12-1994 全宗卷规范DA/T 13-1994 档号编制规则DA/T 18-1999 档案著录规则DA/T 19-1999 档案主题标引规则DA/T 22-2000 归档文件整理规则DA/T 31-2005 纸质档案数字化技术规范《中华人民共和国电子签名法》中办发[1996]14号中国共产党机关公文处理条例国发﹝2000﹞23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知国档发[1987]4号关于颁发《编制全国档案馆名称代码实施细则》的通知国家档案局第6号令《电子公文归档管理暂行办法》，2003年7月28日国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，2006年12月19日ISO 15489 Information and documentation—Records managementISO 23081-1 Information and documentation –Records Management Processes –Metadata for Records—Part 1: PrinciplesISO 14721 Open archives information system (OAIS)ISO/IEC 11179-3 :2004 INFORMATION TECHNOLOGY - SPECIFICATION AND STANDARDIZATION OF DATAELEMENTS - PART 3: BASIC ATTRIBUTES OF DATA ELEMENTSGUIDE FOR MANAGING ELECTRONIC RECORDS FROM AN ARCHIVAL PERSPECTIVE, COMMITTEE ON ELECTRONIC RECORDS,ICA(国际档案理事会电子文件管理委员会《电子文件管理指南》)，1997 W3C Namespaces in XML XML的命名空间(Namespaces)3 术语与定义3.1电子文件（Electronic Records）电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。
电子签章监管条例(草案)
附件2电子签章监管条例（建议稿）xxxx年xx月xx日电子签章监管条例（建议稿）第一章总则第一条为促进我国信息化建设中凭证类电子文件的有效利用，提高现代办公效率与政府社会服务能力，维护我国社会公共安全，保护印章持有人信用权益，推进社会诚信体系建设，制定本条例。
第二条国家对电子签章产品建立市场准入制度，制定技术标准，构建公共核查机制，进行安全监管。
第三条中华人民共和国领域内电子签章产品的生产、销售与使用，适用本条例。
第四条公民个人依法签字以及法人机构其它信用标识的凭证文书电子签署可参照本条例。
第二章电子签章第五条本条例所称电子签章，是指使用印章套印印模，依据《电子签名法》数据电文可靠认证方法实施的信息化用印过程。
第六条凭证文书电子签章的印章印文有电子印文与印刷印文。
电子印文规格样式与印章规格样式等同，并应附加数字认证技术，其数字认证技术应符合《电子签名法》规定；由电子印文衍生的印刷印文，其规格样式与印章规格样式等同，细节特征与电子印文的数字认证技术特征等同。
符合以上要求的视为有效印文。
第七条依据《中华人民共和国标准化法》，电子签章使用计算机字符集为GB 18030-2005《信息技术中文编码字符集》。
第八条凭证类电子文件所用版式要符合国家档案管理要求、有利于跨系统交换利用，选择使用国家技术标准的版式电子文件格式。
第九条电子签章使用桌面印刷设备的印墨应具备印迹耐久性，印文色值使用GB/T 9704-1999《国家行政机关公文格式》规定色值。
加盖印章印文的印刷文书需要存档的，要符合国家档案管理存档技术要求。
第十条电子签章印章印文应具有防止非法复制、移动使用的技术措施，具体规定如下。
（一）法人单位启用电子签章，所用套印印模应当由原公章核发主管机关核准使用，无主管机关的法人单位由原公章备案公安部门核发。
（二）电子签章套印印模规格样式与印章规格样式等同，套印印模的数据电文应当具有唯一性数字认证方法。
（三）电子签章印章印文应当与凭证文书内容、签署人身份进行可靠关联，并具有唯一性数字认证方法。
基于电子“单轨制”的档案业务流程重构
2021·1（上）《科技传播》114作者简介：朱明亮，安徽省测绘档案资料馆。
基于电子“单轨制”的档案业务流程重构朱明亮摘 要 文章基于电子档案管理成果及管理现状，就如何规范和充分发挥电子档案管理的优势，对档案业务流程进行调研、梳理，提出优化和提升方向，探索建立基于电子档案管理的最佳档案管理业务流程。
关键词 单轨制；档案业务流程；解决方案中图分类号 G2 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2021）274-0114-03在数字化的时代背景下，电子文件归档与电子档案管理“单轨制”的实践在国内外日渐兴起，电子文件取代纸质文件已成为基本趋势，利用电子文件归档管理不但满足现实需要，而且切合未来发展方向。
新形势下，档案“单套制”归档、档案“单轨制”管理面临新任务新要求，其中基于“单轨制”的档案业务流程重构应当得到档案界的充分认识和高度重视。
1 档案业务流程重构的必要性档案“单轨制”是指仅基于电子载体或纸质材料形式的档案工作流程，其中仅基于电子载体形式的档案工作流程就是电子“单轨制”。
如果仅以电子文件形式归档，则称之为电子“单套制”。
随着改革的推进和形势的发展，电子文件“双套制”归档的传统做法已不符合档案管理的现实需要，实行电子档案“单轨制”管理势在必行。
因此，科学重构档案业务流程、做好电子档案的归档、管理、利用等也就成为当前档案工作所面临的重要课题。
1.1 电子档案的效力已经得到正式确认201 8年10月11日，国家档案局发布《机关档案管理规定》（国家档案局令第13号），其中第二十三条明确指出，电子档案与传统载体档案具有同等效力。
2018年12月24日，国家档案局发布《国家档案局关于修改〈电子公文归档管理暂行办法〉的决定》（国家档案局令第14号）。
根据该决定，在对电子公文进行归档时，电子公文形成单位应当检查确认电 子公文的完整性、真实性、可用性与安全性，电子公文如果符合电子档案管理的基本要求，便可以仅用电子形式归档。
办公自动化系统中电子文件归档工作思考
ＴＯＤＡＹ综合讨论办公自动化系统中电子文件归档工作思考崔红霞 刘 霞 李 欣 张 新 陈彩娟（河北省疾病预防控制中心 河北 石家庄 ０５００２１）摘要：随着办公自动化系统在党政机关和企事业单位工作中的逐步推广和发展，电子文件得到广泛应用，电子文件的归档作为其中重要的一个环节问题越发的凸显。
本文对单位办公自动化系统中电子文件归档问题进行了分析和探讨，希望能够为本单位办公自动化系统中电子文件归档管理工作提供参考。
关键词：电子文件；归档中图分类号：Ｇ２７ 文献标识码：Ｂ 文章编号：１００２－３９１７（２０２０）１２－０２３４－０１ ２０１６年４月，本单位ＯＡ系统正式运行，越来越多的文件以电子形式在ＯＡ系统中形成和办理，而由此产生的大量电子文件的归宿、保存利用问题也日渐突出。
本文通过对本单位办公自动化系统文件运转模式、流程等情况进行分析，试图从归档方式和途径的选择等层面入手，探讨实现ＯＡ系统中电子文件自动归档的目标。
１．办公自动化系统中电子文件运转模式本文中电子文件是指我单位在履行法定职责或处理日常事务活动过程中，通过ＯＡ系统生成、办理、传输和存储的具有规范格式的电子数据。
我单位ＯＡ系统的流程主要包括公文管理和信息管理等功能板块。
所有职工在中心ＯＡ系统中均为实名制唯一帐户，从中心内网通过帐户和密码可直接登录访问，拥有电子文件处理的权限依据岗位职责来设定。
由科室发起人选择流程，经过科室负责人、归口部门、相关领导审批、承办科室办理等流程对文件进行处理。
所有通过ＯＡ系统流转的信息和文件的响应和处理时间自动生成，与流转时间一致，电子文件处理每个节点的办理人都可以使用单位ＯＡ系统提供的功能随时跟踪文件流转情况，操作日志会随时自动记录电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等。
目前，我单位已实现了收文办理从签收、登记、传阅、承办，发文办理从拟稿、审核、签发以及信息报送、情况报告和印章审批等流程全部在ＯＡ系统内完成。
电子公文归档管理暂行办法
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条 副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条 电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。
第六条 电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第十八条 档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条 超过保管期限的归档电子公文的鉴与和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第十三条 电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条 归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第二十条 其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条 本办法未尽事宜，参照国家其他关电子文件的标准和规定。
电子文件管理
计算机基础知识 电子文件概述 电子文件管理 电子文件归档 归档电子文件保管 电子文件利用
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第1章 计算机基础知识
1.1硬件系统 1.2操作系统 1.3常用应用软件 1.4数据库系统 1.5计算机网络系统 1.6网络与数据安全
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1.1硬件系统
基本结构上，硬件系统可分 为五大部分
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电子文件信息的游动性和共享性
电子文件的易操作性
电子文件信息的复杂性
2.4电子文件的类型格式
文本文件
格式化文本文件
常用：DOC，WPS 归档通用格式：XML，RTF，TXT
图像文件
位图，矢量图，PPI， 归档通用格式：JPEG，TIFF CEB，PDF
版式文件
音频文件
威宝 索尼 三菱 ……
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1.1硬件系统
输入设备
键盘 鼠标 扫描仪
平板扫描仪
分辨率是扫描仪最主要的技 术指标，单位为DPI（Dots Per Inch）。文档扫描加工， 一般要求≥200DPI 平板扫描仪
零边距扫描仪
速度慢，纸张陈旧、薄
不需拆解装订 纸张要求高
高速扫描仪 9
零边距扫描仪
2
前言
参考资料
《电子文件管理》广东省档案局 王嘉辰 卢 汉明 《档案整理技巧与图解》广州市档案局 《电子文件归档与管理规范》（GBT188942002） 《广州市归档电子文件整理规范》穗档 ﹝2010﹞29号，2010.4.26
档案信息化建设
传统载体档案的数字化
指通过一定的技术手段，将存储在传统载体上的、以模拟形态存在的档案信 息转化为数字形态存在的、计算机可识别和处理的信息，并加以字化的基本原则
价值性原则。在资源优先的情况下，优先选择珍贵档案进行数字化。 实用性原则。即优先选择利用率较高的档案文献进行数字化。 开放性原则。应优先选择非涉密、已经开放的档案文献进行数字化 。 特色性原则。即选择本单位有特色的档案资源进行数字化 。
档案信息化是以国家信息化建设和档案事业发展的要求为导向，以档案网络 建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为 目标，以档案信息化人才队伍为依托，以政策法规、标准规范、管理制度等 为保障的信息化工作体系。
档案信息化的内涵
档案信息化建设是一个动态的概念。 档案信息化建设是以信息技术的广泛应用为前提。 档案信息化建设是一个复杂的系统工程。
档案信息化建设
档案信息化建设
档案信息化建设概述
档案信息化建设的概念和内涵、原则和内容、任务
档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设、档案信息化软件建设、档案信息化标准规 范建设
数字档案资源建设
档案数据库建设、传统载体档案的数字化
数字档案馆建设
数字档案馆概述、目标和要求、规划和实施、其他相关问题
规范电子文件归档、管理与接收工作，建立健全电子 档案接收机制和相关规章制度。利用电子政务网络平 台进行政府公开信息的网上数据传输、采集和档案发 布。
进一步推进电子文件中心和数字档案馆建设。
2.档案信息化基础建设
档案信息化硬件建设 档案信息化软件建设 档案信息化标准规范建设
（1）档案信息化硬件建设
银行归档文件整理方法
3.确定保管期限
国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案 保管期限规定》于2006年12月8日发布施行。8号令对 1987年国家档案局〈机关档案保管期限的规定〉、〈机 关文件材料归档和不归档的范围〉进行修整。 保管期限的确定，要根据本单位或本系统的《文件材料归 档范围和文书档案保管期限表》来进行，各单位都必须结 合本单位实际制定出《文书档案保管期限表》
（二）“件”的概念
在讲归档文件整理之前，我们要对“件”这个概 念进行理解。 “件”作为归档整理单位，一般以每份文件 为一件，也就是它的自然件为一件，但有一些文 件不是单份的文件，如正文与附件、来文与复文、 转发件与被转发件等，如果被分散，会造成归档 文件不全和归档后查找不到，故《规则》对此类 文件的处理加以强调，明确其应为一件。这类情 况包括以下几种：
（三）归档文件的概念
〈规则〉对归档文件作如下的定义： 立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。其中，“办理完毕” 是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身 在实际工作中是否还在发挥作用。比如请示与批复，在复 文发出或收到以后，在文书处理上就算是办理完毕，本机 关的发文，文件印发后也就算办理完毕。就算是有的计划、 规划、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或文 件传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 归档文件的整理：就是将归档文件以件为单位进行装订、 分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三是充实了行政执法、行政审批、产权关 系、公民权益等方面的材料。
四是对涉及到公民权益有关的档案，绝大 多数调整为永久保管，体现以人为本的思 想。如对以前规定人事调动、职称评定、 定级转正、先进表彰等都划分为永久保管。 而对上级机关或下级机关的来文，本机关 归档时，其档案的保管期限有所下降，这 也是为了避免将来进馆档案的重复。ຫໍສະໝຸດ （一）对档案管理现代化的意义
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国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》
(2003年7月28日发布2003年9月1日施行)
第一条为了加强对电子公文的归档管理，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《国家行政机关公文处理办法》，制定本办法。
第二条本办法所称的电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。
第三条电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作，将电子公文的收集、整理、归档、保管、利用纳入机关文书处理程序和相关人员的岗位责任。
机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。
第四条副省级以上档案行政管理部门负责对电子公文的归档管理工作进行监督和指导。
电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性，移交前由形成部门负责，移交后由档案部门负责。
第五条电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。
第六条电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。
第七条电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。
第八条需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。
第九条电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。
第十条电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行，各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的系统设备。
第十一条电子公文形成单位应在运行电子公文处理系统的硬件环境中设置足够容量、安全的暂存存储器，存放处理完毕应归档保存的电子公文，以保证归档电子公文的完整、安全。
第十二条电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。
第十三条电子公文形成单位应在电子公文归档时对相关项目进行检查，检查项目包括与纸质公文核对内容、签章，审核电子公文收发登记表、操作日志及相关的著录条目等，确认电子公文及相关的信息和软件无缺损且未被非正常改动，电子公文与相应的纸质公文内容及其表现形式一致，处理过程无差错。
第十四条归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。
第十五条通过存储载体进行交接的归档电子公文，移交与接收部门均应对其载体和技术环境进行检验，确保载体清洁、无划痕、无病毒等。
第十六条归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。
归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。
第十七条归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式3套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。
第十八条档案部门应加强对归档电子公文的管理，提供利用有密级要求的归档电子公文，应严格遵守国家有关保密的规定，采用联网的方式提供利用的，应采取稳妥的身份认定、权限控制及在存有电子公文的设备上加装防火墙等安全保密措施。
第十九条超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。
对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。
第二十条其他类型电子公文的归档管理可参照本办法。
第二十一条本办法未尽事宜，参照国家其他有关电子文件的标准和规定。
第二十二条本办法由国家档案局负责解释。
第二十三条本办法自2003年9月1日起施行。