档案目录数据采集标准
【免费下载】DAT 204 民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则
档案馆代码 缩微号
控制使用符
附注
必须著录机关、团体全称或通用简称。 9·1·2·2 个人责任者 9·1·2·2·1 个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有 责任的职务，并加 "( ) "。
例: 白崇福 著录为:白崇福(国防部参谋总长) 9·1·2·2·2 原文只有个人责任者的姓和职务，如能考证出来，应著录考证 出的姓名，并 加 "[]"。 例:国防部何部长 考证得出:[何应钦] 9·1·2·2·3 考证出的责任者根据不足时，在其后加 "?"，一并著录于 "[]" 内。 例: [何应钦?] 9·1·2·2·4 个人责任者无法考证按原文著录。 例:何处长 经考证无结果，仍著录何处长。 9·1·2·2·5 个人责任者有两个以上职务时，应著录档案形成时个人责任者 对档案负有责 任的职务。 例:1936 年蒋介石任国民党中央政治委员会主席、行政院院长、军事委员 会委员长 等职，而某份文件是蒋介石以军事委员会委员长名义签发的，则应著录为:蒋介 石(军事 委员会委员长)。 9·1·2·2·6 原文只署个人责任者字、号、别名、笔名时，除照录原文外， 应将其真实姓 名或常用名附后并加 "( )"。
分类号 档号 政权标识
题名
责任者 文本 时间 主或 题关 词键
词
语种
8 著录用文字 8·1 著录用的文字必须规范化。 8·2 著录项目中的数字除题名外一律用阿拉伯数字。 8·3 著录外文和少数民族文字时，必须依照外文和少数民族文字书写规则，亦 可根据实际需要翻译成汉字著录。 9 著录项目细则 9·1 题名与责任项 9·1·1 题名 题名是直接表达档案内容特征和中心主题的名称，一般指文件标题和案卷标题。
山东省档案数据采集标准
4.1文件级.DBF目录数据库结构
文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。
表1 文件级.DBF目录数据库结构
序号
字段名称
字段名
字段类型
字段长度
备注
1
档案馆代码
DAGDM
字符型
6
2
档号
DH
字符型
24
3
缩微号*
SWH
字符型
30
4
电子文档号*
5.2.7.2团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。
示例1：中国共产党山东省委员会或中共山东省委
示例2：山东省科学技术委员会或山东省科委
示例3：山东省妇女联合会或山东省妇联
以上不应简称为“省委”、“省科委”、“本委”、“省妇联”。
5.2.7.3责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔。
山东省档案数据采集标准
DB37
山东省地方标准
DB37/T536-2005
档案目录数据采集规范
2005-02-07发布2005-02-10实施
山东省质量技术监督局发布
前言
档案目录数据采集规范是建立健全统一、高效的档案计算机检索体系的重要前提和条件。为加强档案信息资源建设，规范各级综合档案馆（室）档案目录数据库，保证我省档案信息化建设沿着正确的方向顺利推进，特制定本规范。
示例：CD-A007-03-LDF9002.TXT
5.2.5题名
包括文件题名和案卷题名。
5.2.5.1文件题名
DAT 17.1-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史档案著录细则
DA/T 17.1-1995 全国革命历史档案数据采集标准革命历史档案著录细则1主题内容与适用范围1.1本标准规定了革命历史档案文件级著录项目、标识符号、格式和方法。
1.2本标准适用于全国各级各类档案馆编制革命历史档案文件级机读目录。
编制其他革命历史档案目录可参照使用。
1.3本标准不包含档案目录组织的方法。
2引用标准GB 3792.1文献著录总则GB 3792.5档案著录规则3名词术语3.1革命历史档案中华人民共和国成立以前中国共产党及其领导下的政府、军队、团体形成的档案。
3.2其它名词术语见《档案著录规则》。
4著录项目4.1档案馆代码4.2档号4.2.1全宗号4.2.2目录号4.2.3案卷号4.2.4文件号4.3份数4.4页数4.5缩微号4.6密级4.7文件状况4.8载体类型4.9文件时间4.10责任者4.10.1个人责任者4.10.2团体责任者4.11受文者4.11.1个人受文者4.11.2团体受文者4.12题名4.13分类号4.14主题词4.15自由词4.16地名4.17人物4.18组织机构4.19会议4.20备注5标识符号+附件。
：副题名及说明题名文字。
（）有关说明文字。
〔〕考证符号。
□表示每一个残缺文字和未考证出的中文文字。
·外文缩写。
～起止连接符。
，责任者，主题词等项目内著录两个以上内容的分割符。
6著录格式6.1著录格式见《档案著录规则》6.2本标准只提供著录标引的参考工作单，见附表2。
7必要项目和选择项目7.1必要项目:档案馆代码、档号、时间、责任者、题名、分类号、主题词。
7.2选择项目:除必要项目外均为选择项目。
8著录使用文字8.1著录使用文字必须是规范的简化汉字。
8.2档案本身文字出现错别字、繁体字和非标准字时，在所著录条目中予以改正。
8.3著录中所用数字一律采用阿拉伯数字。
8.4少数民族文字的档案著录时必须依照少数民族文字书写规则，亦可根据实际需要翻译成中文(外文亦同)。
流动人员人事档案基础信息采集规范——人社厅发[2018]102号
![流动人员人事档案基础信息采集规范——人社厅发[2018]102号](https://img.taocdn.com/s3/m/9a40fcc96bd97f192379e919.png)
附件2流动人员人事档案基础信息采集规范人社厅发【2018】102号1 范围本规范确定了流动人员人事档案基础信息最基本指标的结构，规定了需要采集的基本信息集。
本规范适用于各级档案管理服务机构开展流动人员人事档案基础信息采集工作。
2 规范性引用文件下列文件对于本规范的应用是必不可少的。
凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。
凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 2260 中华人民共和国行政区划代码GB/T 2261.1 个人基本信息分类与代码第1部分：人的性别代码GB/T 3304 中国各民族名称的罗马字母拼写法和代码GB/T 4754 国民经济行业分类GB/T 8561 职称代码GB/T 8563.1 奖励、纪律处分信息分类与代码第1部分：奖励代码GB/T 8563.2 奖励、纪律处分信息分类与代码第2部分：荣誉称号和荣誉奖章代码GB/T 8563.3 奖励、纪律处分信息分类与代码第3部分：纪律处分代码GB 11643 公民身份号码GB/T 12402 经济类型分类与代码GB/T 12407 职务级别代码GB/T 14946.1 全国干部、人事管理信息系统指标体系与数据结构第1部分:指标体系分类与代码GB/T 20091 组织机构类型GB 32100 法人和其他组织统一社会信用代码编码规则3 采集样表流动人员人事档案基础信息数据采集样表如下。
流动人员人事档案基础信息采集样表注：带**为必填项4 流动人员人事档案基础信息集4.1个人基本信息集[描述] 本信息集规定了个人的常用基本信息，见表1。
表1 个人基本信息集4.2 职称与职业（工种）资格信息集[描述] 本信息集规定了个人职称与职业资格情况的基本信息，见表2。
表2 职称与职业资格信息集4.3 教育经历信息集[描述] 本信息集规定了个人教育经历的基本信息，见表3。
表3 教育经历信息集4.4 培训经历信息集[描述] 本信息集规定了个人培训情况的基本信息，见表4。
档案目录数据采集标准
档案目录数据采集标准（征求意见稿）1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。
2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。
3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。
具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。
每条数据纪录由若干数据字段组成。
3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。
3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。
3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
北京市档案资料目录中心数据采集模式构想
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档 案机 构 相 互 沟通 、 息 共享 的档 案信 息 网 络 。 信
粤 移
资料 目录 。 本市逐步建立综合档案馆 、 门档案馆和单位 专
依 据 上 述 目标 ，北京 市 档 案 资料 目录 中心 应 从 以下 几个 方 面 设 定 目录 中心 数据 采 集 的 范 围和 数据 采 集 的渠
不属于北京市档案 资料 目录中心统筹管理的单位 ，应该 单位 编 制 的全 部 室藏 档案 目录 。
通 过双 方协 商 ，签 订合 作 协议 ，加 强 彼此 间 目录信 息 交 流 ，实 现信 息资源 互 补 与共享 。各单 位具 体 采 集步 骤 如
下：
（ ） 京 市档 案 馆档 案 资料 目录 数 据 的采 集 一 北
圈
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（ 北京市专门档案馆档案资料 目录数据的采集 五） １ ． 专门档案馆负责本馆馆藏全部永久和定期档案全
宗级 、 卷级 、 案 文件 级 及各 种 重 要 资料 目录 的 采集 汇 总工 作 ，并 向北 京 市档 案 资料 目录 中心报 送 本 馆档 案 资料 目
理 和 利用 的 水 平 。
北京市档案资料 目录中心建设主要依据为 《 北京市
实施＜ 中华 人 民共 和 国档 案 法 ＞ 法 》 第 三十 一 条 规 定 ， 办
北京 市档 案 资料 目录 中心 目录数 据 采 集 渠道树 型 图
在具体实施方法上 ，可以分为依法采集和协商合作
两 种 。 于纳 入 《 对 中华 人 民 共和 国档 案 法》 定 范 围内 、 规 由 北京 市 档 案 资料 目录 中心 统 筹 管 理 的单 位 ， 当按 照 《 应 中 华 人 民 共和 国 档案 法 》依 法 采 集并 报 送 档案 资 料 目录数 据 。 于 没有 纳 入 《 对 中华 人 民 共和 国 档案 法 》 规定 范 围 内 、
辽阳市档案馆接收档案标准(试行)
附件3：辽阳市档案馆接收档案标准（试行）（本标准适用立卷改革前档案的整理）一、按全宗整理1、进馆档案必须以全宗为单位进行整理,在本单位保存十年后向市档案馆移交.2、凡反映立档单位主要职能活动（包括党、政、工、团等机构）和基本历史面貌，需要永久和长期保存的档案，均应收集齐全，确保全宗的完整。
二、分类清楚1、根据机关内组织机构的设置，业务分工，档案数量多少编制本单位分类方案。
2、一个全宗（立档单位）应按统一的分类方案进行分类，不能随意变动，必须保持前后一致。
3、分类方法，一般要求按年度——组织机构（或问题）分类。
专业档案按有关规定执行。
三、保管期限划分准确1、2008年前档案根据国家有关档案保管期限规定，准确判定档案文件的价值，区分永久、长期、短期三种保管期限。
2008年后档案按国家档案局第8号令规定划分保管期限。
2、进馆档案必须是经过整理、鉴定，具有永久、长期保存价值的档案。
四、组卷合理组卷应以“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”为原则，一般要求以问题特征为主，灵活运用其他五个特征（时间、名称、责任者、通讯者、地区），并按照文件的不同价值，数量进行组卷，便于保管和利用。
具体要求是：1、同一类型的文件，如一个问题，一宗事件、一次会议、一起案件所形成的文件要作为有机联系的一个整体立卷。
密不可分的文件如正文与附件、正本与定稿、请示与批复、转发件与原件、来文与复文应立在一起，不得分开。
2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。
跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的计划、规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷；非诉讼案件放在结案年立卷。
其它应归档文件材料的整理，按有关规定执行。
3、同一问题、同一会议、同一案件形成的文件以及正文与附件、正文与底稿、请示与批复，转发文与原件等应立在一起。
民国档案主题标引细则
民国档案目录中心数据采集标准民国档案主题标引细则DA/T 20.2 -19991范围本标准规定了使用《民国档案分类主题词表》(以下简称《词表》)对民国时期各种类型、各个级次的档案进行主题标引的原则和方法。
本标准适用于民国档案目录中心和各级档案馆编制民国档案主题目录、索引以及建立民国档案数据库的档案主题标引工作。
2引用标准GB/T 3860文献叙词标引规则DA/T l档案工作基本术语DA/T 18档案著录规则DA/T 19档案主题标引规则DA/T 2O民国档案目录中心数据采集标准民国档案著录细则3定义本标准采用下列定义。
3.1单主题档案所记述的内容只有一个主题，可以构成一个单元主题或复合主题。
选用一个主题词来表达这一主题内容的称单元主题；选用两个或两个以上的主题词进行组配来共同表达这一主题内容的称复合主题。
3.2多主题档案所记述的主题有两个或两个以上，构成一种具有并列关系的主题。
3.3组配在标引或检索档案的过程中，需选用词表中两个或两个以上的主题词进行逻辑组合，从而表达所要标引和检索档案的主题内容。
3.4组代《词表》中一种事先固定的组配形式，目的是表达一些复杂主题和防止产生二义性。
4主题标引的基本方法和规则4.1标引规则4.1.1标引词的选取应以案卷或文件的实际内容为依据，直接客观地反映档案文件所记述的内容，切忌主观臆断。
4.1.2标引时必须选用《词表》中的正式主题词，非正式主题词不得作为标引词使用。
例:帝制运动Y洪宪帝制洪宪帝制D帝制运动航空检疫D飞机检疫飞机检疫Y航空检疫4.1.3标引时必须首先选用《词表》中专指性最恰当的主题词，不能选用上位主题词或下位主题词进行标引。
4.1.4标引时当能选用《词表》中单个主题词(含组代主题词)表达某一主题概念时，必须使用单个主题词(含组代主题词)标引，不得使用组配标引。
4.1.5标引时如果《词表》中选不出单独的最专指的主题词时，应优先考虑组配标引(详见4.2)。
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南宁市档案目录数据采集标准1内容与适用范围1.1本标准包括了档案目录数据库结构、档案目录数据字段著录细则和档案目录数据交换格式。
1.2 本标准适用于本省综合档案馆、档案室建立档案目录数据库，亦可作为编制相关档案管理软件、档案全文数据库和多媒体数据库的目录管理系统的参考。
2引用标准及规范性文件下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。
本标准出版时，所示版本均为有效。
所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准的最新版本的可能性。
GB/T 1988-1989 信息处理信息交换用7位编码字符集GB 2312-1980 信息交换用汉字编码字符集基本集GB/T 7408-1994 数据元和交换格式信息交换日期和时间表示法DAT1-1992 档案工作基本术语TA/T22-2000 归档文件整理规则GB2808-81 全数字式日期表示法GB3469-83 文献类型与文献载体代码GB7156-87 文献保密等级代码GB/T15418-94 档案分类标引规则DA/T18-1999 档案著录规则DA/T19-1999 档案主题标引规则DA/T13-94 档号编制规则档案出版社中国档案分类法（第二版）档案出版社中国档案主题词表国家档案局编制全国档案馆名称代码实施细则3 定义本标准采用下列定义。
3.1档案目录数据库将描述档案內容和形式特征的数据按一定格式存入计算机存储器所形成的数据集合。
具有数据的检索、存取、修改、增删和整理等功能。
3.2数据记录描述某一案卷或文件所有特征的数据集合。
每条数据纪录由若干数据字段组成。
3.3数据字段描述案卷或文件的某一方面特征的数据。
3.4字段类型字段类型规定数据字段的基本属性。
本标准涉及两种字段类型：字符型和数字型。
3.5字段长度字段长度规定字段所包容字符的最大个数。
3.6代码一个或一组有序的、易于计算机和人识别与处理的数字、字母、汉字及其它符号。
3.7档案著录对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。
3.7.1文件级著录以单份文件或多份内容密切相关的文件组合为著录对象的档案著录。
3.7.2案卷级著录以一个案卷或多个内容密切相关的案卷组合为著录对象的档案著录。
3.8目录数据交换指在网络上传输或以磁性介质、光盘等为载体，通过计算机进行的档案目录数据交换。
4 档案目录数据库结构4.1文件级.DBF目录数据库结构文件级目录数据库中的数据记录由21个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表1。
表1 文件级.DBF目录数据库结构4. 2案卷级.DBF目录数据库结构案卷级目录数据库中的数据记录由16个数据字段组成。
字段名称、字段名、字段类型及字段长度见表2。
表2 案卷级.DBF目录数据库结构5档案目录数据字段的著录5.1数据字段的选择数据字段分为必要字段和选择字段。
5.1.1必要字段必须著录的字段。
当前尚未产生的必要字段，如主题词、分类号等，待标引后予以补充。
5.1.2选择字段根据实际情况可取舍的字段。
见4.1节、4.2节所列字段带“*”者。
5.2 目录数据字段的著录要求5.2.1档案馆代码根据《全国档案馆名称代码》（中国档案出版社出版）赋予的档案馆代码著录（档案室此项不著）。
5.2.2档号依据DA/T13-94《档号编制规则》编制的档号结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件号、页（张）号文书立卷改革后，按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案目录，档号结构为：全宗号-年度-件号或全宗号-年度-保管期限-类别-件号5.2.2.1全宗号全宗号用四位代码标识。
其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性，后三位用阿位伯数字标识某一属类全宗的顺序号。
一个档案馆（室）内全宗号不得重复。
全宗号的格式是：××××全宗顺序号全宗属性代码5.2.2.2案卷目录号案卷目录号应根据全宗内档案整理状况设置。
可按不同时间，不同组织机构，不同保管期限，不同专题或不同载体形态设置。
一个全宗内不应有重复的案卷目录号。
案卷目录号以二位阿拉伯数字标识。
案卷目录号的格式是：5.2.2.3案卷号一个案卷目录内的案卷号按排列次序流水编号，不得重号。
案卷号用四位阿拉伯数字标识。
案卷号的格式是：5.2.2.4分卷号选择字段。
归档插卷造成案卷号重号时，赋予重号部分案卷的排列顺序号。
同一案卷号下各卷依次序流水编分卷号，同一卷号下的分卷号不得重复。
分卷号用两位阿拉伯数字标识，分卷号与案卷号间用小数点“.”分隔。
分卷号的格式是：5.2.2.5 年度按照DA/2002《归档文件整理规则》整理的档案，年度指文件形成年度，是一种分类方法。
年度以四位阿拉伯数字标识公元纪年。
如：“2003”。
5.2.2.6件号、页（张）号根据馆（室）藏档案情况和档号编制习惯选择著录件号或页（张）号。
5.2.2.6.1 件号件号用三位阿拉伯数字标识。
案卷内文件按排列次序流水编号，同一案卷号下件号不能重复，也不应有空号。
件号的格式是：5.2.2.6.2页（张）号页（张）号用三位阿拉伯数字标识。
案卷内每页（张）按排列次序流水编号，同一案卷同内页号不能重复。
页（张）号的格式是：5.2.3缩微号档案缩微制品的编号。
5.2.3.1案卷缩微号a.用缩微胶卷拍摄的案卷，其缩微号推荐格式由全宗号、盘号、案卷地址号组成：其中全宗号根据DA/T1394《档号编制规则》编制；盘号是在一个全宗内，按拍摄先后顺序给每盘缩微品的编号，用三位数表示；案卷地址号即案卷在缩微胶卷中的顺序号。
例如，A007全宗第23卷至35卷缩微于第56盘胶卷，则第23卷在胶卷中排序为1，其地址号就是001，第24卷在胶卷中排序为2，其地址号就是002……依次类推，第35卷地址号为013。
由此，第23卷缩微号为：A007-056-001。
b.用缩微平片拍摄的案卷，其缩微号推荐格式由全宗号、平片号组成：其中，全宗号根据DA/T1394《档号编制规则》编制；平片号是在一个全宗内，按拍摄先后顺序给每张缩微平片的编号，一般由五位数组成。
5.2.3.2文件缩微号a.用缩微胶卷拍摄的文件，其文件的缩微号是在案卷缩微号（见5.2.3.1.a）后用连线“-”加上文件件号或所在页号，件号或页号用三位数表示。
b.以缩微平片形式拍摄的文件，其文件缩微号是在案卷缩微号（见5.2.3.1.b）后用连线“-”加上文件件号或所在页号，件号或页号用三位数表示。
5.2.4电子文档号档案馆、室管理电子文件的一组符号代码。
推荐使用由存储介质代码、全宗号、盘号及电子文件名称四部分组成的格式。
其中，存储介质代码用字母表示，“GP”表示光盘，“CD”表示磁带，“CP”表示磁盘；全宗号根据DA/13-94《档号编制规则》编制；盘号用数字表示，一般为二位数；电子文件名称可根据管理方便的原则自行规定。
各个部分之间用“-”号连接。
例：CD-A007-03-LDF9002.TXT5.2.5 题名题名包括正题名、并列题名、副题名及说明题名文字。
5.2.5.1文件题名a. 文件题名一般照原件著录，如原件没有题名，则应自拟题名，并加“[ ]”号。
原题名不能反映文件主要内容时，原题名照录，并据其内容另拟题名，加“[ ]”号附后。
b. 文件除正题名外，有并列题名、副题名、说明题名文字时，应按序依次著录。
其中，并列题名是以另一种语言文字书写的与正题名相对照的题名。
正题名与并列题名之间加“=”号。
副题名是解释或从属于正题名的另一题名。
说明题名文字是指在题名前后对档案内容、范围、用途等的说明文字。
副题名、说明题名文字前加“：”号。
c. 文件题名中的责任者与责任者项的内容重复时可省略不著。
但如果责任者名称是题名不可缺少的组成部分时，则应将责任者名称作为题名的一部分著录。
5.2.5.2案卷题名一般照录原文，原题名不能揭示案卷內容，或语句冗长不通时，应修改后再著录。
5.2.6 文件编号文件制发过程中，由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。
包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。
5.2.6.1文件编号除年度用“[ ]”号外，其余照原文字和符号抄录。
5.2.6.2联合发文或有多个文件编号的文件，一般只著录立档单位的文件编号。
5.2.7责任者对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人。
5.2.7.1个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录与文件相应的单位、职务、职称，并加“（）”号。
5.2.7.2团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称，同一团体责任者的名称前后著录应一致。
例1：中国共产党山东省委员会或中共山东省委例2：山东省科学技术委员会或山东省科委例3：山东省妇女联合会或山东省妇联以上不应简称为“省委”、“省科委”、“本委”、“省妇联”。
5.2.7.3责任者有多个时，最多著录三个责任者，其中列居首位的责任者及立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“[等]”表示，各责任者之间以“；”号相隔。
5.2.7.4 文件所署责任者为代称、别名、笔名时，应照原文著录，另将其真实名称加“（）”附后。
例1：沈伟（中共山东省委）例2：又铭（邓恩铭）5.2.7.5未署责任者或原责任者不完整、不准确时，应著录考证出的正确的责任者，并加“[ ]”号。
5.2.7.6会议文件责任者应写明会议全称、举行的届次数。
例如：“山东省第九届人民代表大会第二次会议”。
5.2.8时间按著录对象的不同，分为文件形成时间和卷内文件起止时间。
5.2.8.1文件形成时间一般公私文书、信札为发文时间，决议、决定、命令、法令、规程、规范、标准、条例等规范性文件为通过或发布时间，条约、合同、协议为签署时间，技术评审证书、技术鉴定证书、转产证书为通过时间，获奖证书、发明证书、专利证书为颁发时间，科研试验报告、学术论文为发表时间，工程施工图、产品加工图为设计时间，竣工图为绘制时间，原始试验记录、测定检修数据为记录时间。
a.文件形成时间由八位阿拉伯数字组成，即为：YYYYMMDD，其中，“Y”表示年度，为四位数；“M”表示月份，为二位数；“D”表示日期，为二位数，汉字“年”、“月”、“日”可省略不著。
位数不足者，应补“0”。
例1：某文件形成时间为1956年2月18日。
应著录：19560218例2：某文件形成时间为1972年12月1日。
应著录：19721201b.文件时间凡出现农历、民国纪年或地支代月、韵目代日的，一律转换成公元纪年，不加注。
c.原文件未署时间或所署时间有误者，应著录考证出的准确的文件时间，并加“[ ]”号。
例1：某文件未署形成时间，经过考证为1954年1月8日。
应著录：[19540108]例2：某文件所署时间1960年10月6日，但文件中所述事件发生与文件形成时间明显不符，经过考证应为1964年10月6日。