[VIP专享]管理秘书实务知识点5
管理秘书实务
管理秘书实务复习一、沟通的六要素1、信源—信宿：传者与受者；2、信息：信源要传递的内容；3、渠道（媒介）：信息传播的中介物或载体；4、反馈：信源—信宿相互间的反应；5、噪音：阻止准确理解和解释信息的障碍（包括：①外部噪音：来自于环境；②内部噪音：传者与受者头脑中；③语义噪音：人们对词语情感上的反应）；6、环境：沟通发生的地方。
二、非语言沟通的四种形式：目光交流、面部表情、身体语言、空间距离。
三、档案：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人在社会实践中形成的、保管备查的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的原始记录。
档案的价值：凭证价值、参考价值。
档案管理四个步骤：收集、整理、保管、检索和利用。
四、文书立卷：将本单位在工作中办理完毕的文件材料挑选出有查阅保存价值的部分，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，叫文书立卷。
人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。
五、档案整理工作的三道工序：分类、案卷排列、编制案卷目录。
六、全宗：就是一个独立机关、团体、企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体。
七、案卷排列：按照一定的分类方法，档案被分成了很多类，这时候需要根据一定方法确定每类案卷的存放位置和前后位置，保持案卷之间的某种联系。
八、案卷目录：案卷的名册，它是揭示案卷内容和成分并固定案卷排列次序的表册。
案卷经系统排列后，应当将其逐个登记到案卷目录上，以固定前后排放顺序。
九、服饰的要求（细看）书本P28~32补充：着装礼仪：三色原则——全身上下不超过三种颜色；三一定律——重要场合，正式场合鞋子、腰带、公文包应该是一个颜色，而且首选黑色。
男士：帽子和手套：在室内的交际场合不能戴；与人握手不戴手套，向人致意取下帽子。
衣服：正装为深色西服，打领带。
鞋袜：正式场合只宜穿黑色或深棕色皮鞋；避免穿白色袜子。
女士：帽子和手套：可佩戴，但帽檐不宜过宽裙袜：职业女性裙子至少应长及膝盖；正式场合应配穿袜口不低于裙摆边的丝袜；不宜当众整理自己的袜子。
秘书管理与实务考试重点
秘书管理与实务考试重点一：名词解释1，秘书：秘书是辅助领导和组织实施管理和处理日常事务的人员。
2，秘书工作：秘书工作是指秘书部门和秘书人员辅助领导和组织开展决策和管理的各项实践活动。
3，会议：会议是有组织、有目的的召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。
4，督查工作：督查工作就是督促检查工作，即上级部门或机关对所属的下级单位或部门贯彻执行上级方针政策、工作任务的情况进行督促检查，以保证决策的实施与科学化的过程。
5，公共关系：公共关系是指一个社会组织用传播手段使自己与相关公众之间形成双向交流，使双方达到相互了解和相互适应的管理活动。
6，秘书的职业道德：秘书的职业道德是指秘书在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和，主要包括：忠于职守，自觉履行各项职责；.服从领导，当好参谋;.兢兢业业，甘当无名英雄; 谦虚谨慎，办事公道，恪守信用，严守机密钻研业务等。
7，ABCD法则：ABCD法则就是四象限时间管理，ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务；再做重要而不紧急的任务，即 B类事务；后做紧急而不重要的工作，即 C类事务；再处理就是 D类，可做可不做的事务，这样安排，只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。
8，公务秘书：公务秘书是指为党政机关、军队、社会团体、国营（或集体）企事业单位服务的秘书。
9，信访：是指公民、法人或者其它组织采用书信、电子邮件、传真、电话、走访等形式，向各级人民政府、县级以上人民政府工作部门反映情况，提出建议、意见或者投诉请求，依法由有关行政机关处理的活动。
[10，印章：是机关、单位、社会团体等管理活动中行使职权的重要凭证和工具。
11.礼仪：礼仪是在人际交往中，以一定的、约定俗成的程序方式来表现的律己敬人的过程，涉及穿着、交往、沟通、情商等内容。
12.人际关系：是指社会人群中因交往而构成的相互依存和相互联系的社会关系。
13.信息管理：信息管理是对各类信息进行管理，从而为信息用户提供优质服务的管理活动。
清华大学-管理秘书实务5-1
1、会议记录： 写简报，一是简报要简，突出重点，精练内容；二 是要快，一般当天一定要写出来，第二天上午要送到 与会人员。三是真实客观，包括人名、地名、时间、 数字、引文，都要准确无误，不能把自己的观点强加 于人。四是突出重点和特点。 2、会议值班：认真负责，坚守岗位，有情况灵活处理， 及时汇报。
政协××市六届×次会议 简报 （第24期） 大会秘书处 2010年3月20日 ————————————————————————————————— 今年政府应办几件实事 ××委员说：建议市长要有相应的任期目标，要像×××那样一年办几 件实事，年终总结，有哪些完成，有哪些没完成，为什么。改“三公开一监 督”为好 ×××、×××委员说：报告在谈到廉政建设时，提出实行“两公开一 监督”，我们认为应改为“三公开一监督”，即再增加公开市、县两级主要 领导的经济收入，以便接受人民群众的监督。不能再走大投入低效益之路。 ×××委员认为：1998年我市社会总产值为180亿元，国民收入为74亿元， 而全市的财政收入只有9.15亿元，很明显，经济效益是很低的。而1998年的 计划数字，基本上是按比例同步增长，经济效益无明显提高。这是我市多年 来生产发展的一个关键性的问题，即大投入，低效益，致使财政拮据，入不 敷出。市领导应着眼长远，从当前入手，立足于大力提高经济效益和增强生 产后劲（包括政策、体制、发展规划、产业结构、环境整顿、提高管理水平、 提高劳动力的素质、提高劳动生产率、大力发展科技、教育等多方面综合治 理）。只有这样，才能使我市的经济进入高一层次的发展，形成良性循环。 这才是提高经济效益的真正出路。
年
月
日
13、安排好会议值班 月 日 00：00—08：00
值班 情况
值班人：
交 接 班
交班人：
《秘书实务课程》复习要点
《秘书实务课程》复习要点课程名称：《秘书实务》适用专业：2017级人力资源管理（专升本函授）2017级行政管理（专升本函授）辅导教材：《秘书实务》王平侠主编教育科学出版社复习要点：项目一秘书职场认知与基本素养任务一职场基本认知及工作内容一、秘书的职业认知（一）秘书的由来（二）秘书的含义，指领导者、主事者身边的综合辅助工作人员和公务服务人员。
他们以辅助决策、综合协调、沟通信息、办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。
（三）秘书的类别：可以按照服务对象来划分，也可以按照行业和职能来划分，也可按照从事的工作内容来划分。
（四）秘书的层级：可分为处级秘书、中级秘书、高级秘书。
二、秘书的工作内容：沟通工作、会务管理、办公室管理、日常办公事务处理、常用事务文书写作、信息与档案管理。
三、秘书工作的特点和作用（一）秘书工作的特点，包括从属性、被动型、事务性、综合性等。
（二）秘书工作的作用，包括枢纽作用、参谋助手作用、形象作用、任务二基本素养与职业道德修养一、秘书的职业素质养成（一）秘书的知识结构，包括秘书的基础知识、秘书的专业知识、秘书的辅助知识。
（二）秘书的能力要求，包括办事能力、表达能力、听知能力、社交能力、协调能力、应比啊能力、观察分析能力、操作能力、预测能力、处理信息能力。
（三）秘书的职业性格特征秘书的职业性格特征包括正直善良、热忱温和、豁达内敛、坚毅自制、机敏稳重等，秘书的职业性格修养包括自我认知、自我训练、克服障碍等。
二、秘书的职业道德修养。
职业道德是指从事各种职业活动的人员所应遵守的行为规范。
（一）秘书的职业道德要求：忠于职守，谨行尚实；诚实守信，讲究效率；爱岗敬业，团结合作；遵纪守法，严守机密。
（二）秘书的职业道德修养，包括加强学习、努力实践、自我教育、借鉴先贤。
项目二秘书工作的基本礼仪任务一个人形象礼仪一、静态礼仪。
仪容服饰是秘书个人形象的静态表现，体系安卓秘书的内涵，也折射着秘书的修养。
秘书实务重要知识点整理
开放式办公室开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合，每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。
封闭式办公室封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室，是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构，每个房间给一或几个人使用，带有办公桌等相应设备。
办公室环境的安全管理（一）识别工作场所和常用设备的隐患，进行安全检查（二）做好紧急情况的应对和事故记录1、办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患①办公建筑隐患（如：地、墙、天花板、门、窗中的隐患）；②办公室物理环境方面的隐患（室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患）；③办公家具方面的隐患；④办公设备及操作中的隐患；⑤工作中疏忽大意造成的隐患；⑥消防中的隐患。
2、通常办公室中安全检查的方法①确定检查周期，定期对办公环境和办公设备进行安全方面的检查；②发现隐患，在职责范围内排除危险或减少危险；③如发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。
④将第3条中异常情况的发现、报告、处理等过程认真记录在本企业的“隐患记录及处理表”中。
3、填写“隐患记录及处理表”在安全检查中要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用，前者记录的是隐患，包括办公环境和办公设备两部分的隐患，后者是记录办公设备运行中出现的故障。
秘书部门掌管的印章主要有三种：一是单位正式印章（含钢印）；单位印章代表机关、单位的正式署名，具有法定的权威和效力，多用于正式文件和介绍信、证明信等。
二是单位领导人“公用”的私章；三是秘书部门的公章、专用章。
印章的使用印章在使用时必须十分谨慎、认真。
要建立、健全完善的用印制度。
原则上，每次用印都要办理批准手续，并进行登记。
印章管理人员在使用印章时应注意：1、遵循单位用印制度，不能违章用印，擅自用印。
2、应审查盖印单位有无有关负责人的批准手续。
3、用印时应注意审阅、了解用印文书的内容，不能不看内容就盲目盖印。
秘书实务5
• 3、本周日程表 • 一周之内的主要活动，如开会、外出拜访 客户、听取汇报等记在这个表内，这是上 司一周之内具体安排的基本依据。
• 4、当天日程表 • 依据周日程表制定出来。
上司活动安排的原则
1、必要性 2、统筹性 3、简化性 4、合理性
上司日程管理的基本要求：
1.统筹兼顾: 所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织 的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。 2.安排规范: 就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类 组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实 效，克服形式主义。 3.效率原则: 日程表的安排要体现效率原则。
4. 到车间进行实际检查或指导。优秀的企业家都注重及 时了解本组织的生产、营销、资产运算等方面的情况， 这离不开亲自去做市场分析、产品分析、资产分析等过 程。 5. 组织的各类重大活动的安排。 6. 领导私人活动的安排。在西方国家，包括日本秘书一 般都要对领导的私人生活进行安排。比如何时去休假， 替领导安排好接待领导私人亲朋的日程表等。
时间管理与上司日程安排
1、秘书自己时间管理 2、上司时间管理 3、上司日程安排
时间管理的好坏直 接决定着秘书的工作 效率和工作前景，秘 书应学习先进的时间 管理理论，从而为自 己的个人发展奠定好 良好的基础。
讨论 1
你如何分配自己的时间？ 一天的时间？ 一周的时间？ 一年的时间？ 一生的时间？
讨论 2 时间都去哪儿了……
上司日程安排
一、常规活动安排
1、年活动安排 2、月活动安排 3、周活动安排 4、日活动安排
二、专项活动安排
需要拟写策划方案，如出访方案、接待方案等
四、制作日程表的方法
• 1、年度日程表 • 不必要太细，只要把年度一些固定的重大 活动，如董事会、全国经销商大会等重要 活动记录在这个表内就可以。
管理秘书实务课件 (5)
邓小平同志曾经说过，做管理工作的人没有信息， 就是鼻子不通，耳目不灵。信息工作在秘书工作中占据 着十分重要的位置，又快又准地向领导和决策者提供信 息，是“做管理工作的人”耳聪目明、决策科学的重要 保障，是秘书做好“辅助管理”的重要保障。
知识点一：信息管理
秘书要强化信息意识，认真研究并掌握信息工作的规 律，熟练运用各种搜集、利用、管理信息的方法，成为 领导参谋决策的得力助手。
调研文章写作的特点：
（1）观点鲜明、正确。观点要明确且符合党的路线方针 政策和国家的法律法规。 （2）具有理论深度。探讨问题有深度，说理充分、透彻。 （3）要有独到见解。最好不能人云亦云，要有自己的分 析结果。 （4）突出实用价值。调查研究的最终目的是实践运和用， 要特别注意它的可操作性，使之用于实际工作之后能够 解决现实问题。
（三）载体转换
载体是在信息传播中携带信息的媒介,是信息赖以附 载的物质基础。即用于记录、传输、积累和保存信息的实 体，选择恰当的载体是信息利用的准备阶段，要选准载体， 努力利用先进的运载手段，使信息效率提高。
在载体转换过程中要特别注意保密。
（四）信息利用 信息工作的核心阶段、终极目的。
将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部 门，便于领导和有关部门辅助决策，参考制定政策，或 者了解掌握基层情况。
知识点二：调研工作
要获得第一手的可靠信息，秘书部门经常需要围绕一 个时期的中心任务开展政策性、专项性及掌握实际情况的 调研，彼得•德鲁克指出“对于管理人员来说，要获取这 些信息，最终只有一个办法：亲自走出去。无论报告写得 多么好，无论支持这些报告的经济或金融理论多么合理， 亲身和直接的观察体验是任何其他的方法都无法替代的， 而且需要真正地走出去观察。”
成都地区实用性设计艺术人才市场需求的多元化发展 （2008年11月25日——12月1日一周数据）
管理秘书实务
1/秘书:具有熟练的办公室能力，在办公室中从事程序性工作，在授权范围内协助上司进行管理，并可以作出重要决策的管理人员。
2.基本称谓：行政助理，执行秘书，执行助理，专业经理，协调经理，3.基本内容：公关事务管理，沟通管理，文档管理，会议管理，办公室管理，信息管理4.职业道德：1、忠于职守，自觉履行各项职责。
2、服从领导，当好参谋。
3、兢兢业业，甘当无名英雄。
4、谦虚谨慎，办事公道。
5、遵纪守法，廉洁奉公。
6、恪守信用，严守机密。
7、实事求是，勇于创新。
8、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质。
9、钻研业务，掌握秘书工作各项技能。
5.三种角色：1、普通员工2、是下级3、是单位的代表。
6.作用：一个称职的秘书要既能撰文、办文，又能沟通、协调。
既懂专业，又会管理。
既能处理信息，又能处理公关事务。
既可以为上司办理公众具体事务，又能为上司出谋划策。
既是上司的工作助手，又是上司的生活助理。
7.服务第一原则基本内涵：始终为员工、为领导、为基层、为其他各级各类工作人员提供服务。
1.正确的站姿：腰直、挺胸、收腹、提臀。
头要正，有向上顶的感觉，目光平视前方，嘴微闭，面带微笑，下颚微收，梗颈，肩要平且放松，并微向后展，手臂自然下垂，放在体侧，五指并拢，自然微屈，或双手在体前相握，右手放在左手上，置于腹前，挺胸收腹，立腰，夹臀，两腿挺直，双膝并拢，脚跟靠紧，脚尖外展45到60度，呈v字形，身体重心在两脚中心。
2.正确的坐姿：入座时动作轻盈舒缓，从容自若。
落座声音要轻，保持上身平直。
最多坐满椅子的2/3,沙发的一半或三分之一。
不要跷二郎腿、半蹲半坐、也不要僵硬，把脚外靠，伸直分太开。
3.正确的走姿：上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
双臂自然摆动，肩部放松，重心微向前，行走轨迹为一条直线，脚尖指向前进方向，脚内侧落在一条直线上。
步伐均匀，步态轻盈。
走路时富有节奏感。
4.服饰选择TPO原则：时间time、地点place、场合object。
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管理秘书实务知识点1、管理秘书的学科性质综合说：秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。
边缘说：秘书是一门新兴的边缘科学，是从写作学和管理科学的边缘中产生的，就秘书学的整体而言，既不属于写作学，又不属于管理科学，而是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。
分支说：秘书学从科学体系上讲，属于人文科学的范畴。
从今天这一学科的具体分支来说，现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分支，秘书应属于管理类应用技术型的人才。
管理说：秘书属于管理应用技术型的人才。
2、秘书的认知能力：观察感知能力，辨别是非能力，分析综合能力，随机应变能力3、管理秘书实务的原则：系统性，服务第一，全面质量管理，时效性，经济性4、走姿的要求：（1）上体正直，不低头，两眼平视，面带笑容。
（2）两臂前后自然摆动，摆幅30度-——35度（3）肩部放松，重心可稍向前，这有利于挺胸收腹，身体重心在脚掌前部。
（4）行走的轨迹应是一条直线，脚尖指向前进方向，双脚内侧应落在一条直线上。
（5）步幅要均匀（步幅指行进时两脚之间的距离，一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。
男士步幅约在40厘米，女士则为30厘米左右），不宜太大；步态要轻盈。
要走做到这些，膝盖、脚踝都要富于弹性，行走时要有节奏感。
5、气质的四种类型：胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质6、TPO原则：这是选择服饰的最基本原则。
T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。
TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。
7、因人而异原则：要与年龄相吻合，要与体型相吻合，要与职业身份相吻合，要与肤色相吻合8、秘书交际礼仪原则：（1）自尊与尊人的原则（2）内在美与外在美的原则，（3）自信大方与适应环境的原则，（4）言行适度与明确交往目的的原则、9、握手的顺序：先女士后男士，先长辈后晚辈，先教师后学生，先上级后下级。
在政务接待场合，握手的顺序应当是：按照行政职务由高到低的排列顺序，依次一一握手。
礼节性的握手，持续时间以3——5秒钟为宜。
10、方位礼节（1）前后。
行进时，前面为上，后边为下。
晚辈、下级为了表示对长辈、上级的尊敬，一般不并肩而行，而是先请长辈、上级前行，自己落后半步紧随其后。
即使主客之间，在进门、上车、上楼梯时也应礼貌地请客人先行一步，出门、下车、下楼梯时，为表示对客人的关怀，则应主人先出门、下车或下楼梯。
（2）左右。
右为上，左为下。
两人并行，主人为表示对客人的尊敬，应请客人走在自己的右侧；在就座时，也请客人坐在自己右侧。
（3）中间和两侧。
中间为上，两侧为下。
两侧又以右为上，左为下。
三人行走或就座，都应该请长辈、上级在中间，晚辈、下级在两侧。
11、三种接待规格：高规格接待、对等规格接待、低规格接待12、接待计划的内容：1.主要陪同人员2.主要工作人员（接待小组成员）3.住宿地点、标准、房间数量4.宴请地点、标准、人数5.会见、会谈地点、参与人员6.参观游览地点、陪同人员13、“3S”：stand up（站起来）、see（注视对方）、smile（微笑）14、沟通：指人与人之间传递和接收具有某种信息、思想和情感的符号化信息的过程。
其有三要素：信源、信道、信宿15、有效沟通的7C原则：可信赖性，一致性，内容，明确性，连贯性，渠道，接受者的接收能力16、秘书与同事相处应遵循的原则：（1）平等原则（2）真诚原则（3）宽容原则（4）知人知己原则（5）人际互动原则17、与上司相处的方法与技巧（1）摆正位置：要维护上司的威信，要尊重上司的意见和决策，要尊重上司的职权，要体谅上司的困难（2）正确领会、贯彻、执行上司意图（3）提高自身素养，增强办事能力（4）树立沟通意识，学会进谏：适时，适地，适人，适言18、良好的职业操守（1）诚实而不做假弄权（2）当参谋而不自以为是（3）公正而不搬弄是非（4）受批评而不急不怨19、优化办公环境的原则1、方便2、舒适整洁3、和谐统一4、安全20、保密工作需要注意的问题（1）文件保密（2）会议保密（3）科技保密21、值班人员应做好三项纪录（1）记好值班电话记录（2）记好值班接待记录（3）记好值班记录22、介绍信管理（1）要有一定的审批手续。
（2）内容填写应真实、清楚。
（3）介绍信开出后，若因故未使用，应说明原因，立即退回，并将其粘贴在原存根处。
（4）非经主管领导批准，严禁开空白介绍信或借贷、转卖介绍信，且一封介绍信只能写给一个单位。
（5）发放介绍信要进行登记，领用人要履行签字手续。
23、细分信函的方法：可将信函分成U（urgent，需要马上处理）、W（wait，需研究或查找相关资料后再做处理）、F（forward，可以交由其他人处理）、R（reference only，仅供参阅，不许回复）四类，按照顺序，需先行处理的放在最上面。
24、文件的特征（1）文件是以文字表达的，非文字表达的不是文件（2）文件是由公务产生的，非公务产生的不是文件（3）文件是实际用于处理公务的，没有实际用于处理公务的不是文件（4）文件是由法定作者制成的，非法定作者制成的不是文件（5）文件是有特定格式的，非具特定格式的不是文件25、ABCD分类法所谓ABCD分类法，其基本原理是将每天的工作划分为ABCD四类：重要并紧急的，必须立即做、优先做，它们属于A类；重要而不要紧的，属于B类，应接着处理；紧急而不太重要，属于C类，有时间才做；D类是既不重要，也不紧急，可以不做。
每日从A类依轻重缓急循序着手，就能充分利用时间，取得最佳效益。
26、成本计算公示：成本=X + 2J × N × TX：显性成本 N：人数J：每小时工资的3倍 T:时间27、办公设备的订购方式（1）直接购买（2）电话订购（3）传真订购（4）因特网服务28、打印机种类（1）针式打印机（2）喷墨打印机（3）激光打印机29、决策的种类（1）决策性会议：代表性会议、领导办公会议（2）非决策性会议：日常会议、专业性会议、庆典性会议、总结交流性会议、座谈恳谈会议，洽谈、谈判性会议30、会议通知的内容包括：被通知部门、被通知人员的姓名、通知事由、会议时间、会议召开地点、会议出席对象或范围、会议程序、议事内容、注意事项、公司全称、通知部门、通知者姓名和职务、通知日期。
31、会场的整体布局（1）相对式（2）全围式（3）半围式（4）分散式32、会议记录的内容（1）会议描述。
包括会议类型、时间、日期、地点。
（2）与会者姓名。
主席的名字在最前面，记录员的名字在最后。
（3）记录的主体内容。
宣读上次会议记录、会议记录中产生的问题、通信情况、一般事务、决议（包括会议上的确切措辞）、其他事务（按在会上进行的顺序记录、下次会议日期。
）（4）主席、记录员签名33、按信息在秘书工作中的作用划分：预测信息、动态信息、反馈信息34、信息工作的基本原则1.价值性原则 4.针对性原则2.时效性原则 5.全面系统原则3.层次原则35、信息收集要求1.广泛性2.真实性3.客观性36、信息储存要求1.信息储存要有价值2.信息储存要便于利用3.信息储存要逐步实现现代化37、信息编写要注意的问题（1）主题鲜明（2）语言精炼（3）结构严谨（4）标题新颖（5）客观真实38、常用的信息排列方法：（1）时序排列法（2）来源排列法（3）内容排列法（4）字顺排列法39、信息反馈的形式（1）正反馈和负反馈（2）纵向反馈和横向反馈（3）前反馈和后反馈40、做好信息反馈工作的策略（1）建立反馈系统（2）优选反馈模式（3）订立反馈程序（4）建立反馈制度41、档案的特点1.社会性2.历史性3.原始记录性4.确定性42、档案的作用（1）档案是工作查考的依据（2）档案可为经济建设提供丰富的经验（3）档案是科学研究的基础和条件（4）档案是宣传教育的生动素材43、档案管理工作基本原则（1）统一领导、分级管理是我国档案工作的组织原则（2）维护档案的完整与安全是档案管理的基本要求（3）便于社会各方面的利用是档案工作的根本目的44、人们通常按问题、作者、文种、时间、地区、通讯者六种特征立卷。
45、案例分析案例一：某企业设宴宴请一外宾。
此外宾对该企业的某个项目很感兴趣，有投资意向。
为了争取外资，企业的主要上司都出席了宴会，宴会的菜肴极其丰盛，最后剩下很多。
按当地习俗，他们没有把剩菜打包带走。
可是这次奢华的宴请并没有达到目的，外宾反而取消了投资的打算。
分析外国企业家，尤其是靠自己艰苦奋斗起家的企业家，大多不会欣赏这样奢华的宴请。
他们反而会考虑这样一个问题：这些人是否也会这样大手大脚地用掉我的投资，而不是把它用在生产上？把钱交到这样的人手上，岂不是有去无还！对外宴请一般还是选用中餐，与国内宴请相比，要注意如下几点：（1）宴请环境十分重要，应选用雅致、安静的地方。
（2）点菜时不仅要考虑外宾宗教信仰方面的忌讳，还要注意其饮食差别。
在我们的山珍海味中，有许多是外宾普遍不能接受的，比如燕窝、鱼翅、海参、国家保护的野生动物，还有动物的内脏、蹄爪、翅膀等。
（3）菜肴要有地方特色，可以是精致、丰盛的，但不必奢侈。
（4）参加宴请的人员要讲究个人卫生，衣着得体，女士要化妆。
最好不要穿白天的工作装参加晚宴。
（5）如有需要，秘书要为上司准备祝酒词。
案例二：某公司召开年终总结大会，主任讲话时出了个错，他说：“今年本公司的合作单位进一步扩充，到现在已发展到47个。
”话音未落，他的秘书站起来，冲着台上正讲得眉飞色舞的主任高声纠正到：“讲错了！讲错了！那是年初的数字，现在已达到63个。
”结果全场哗然，主任羞得面红耳赤，情绪顿时低落下来，他的面子因这一句突如其来的话而丢得干干净净。
分析上司出现失误或漏洞时，作为秘书应该提醒，这是秘书的分内之职，但是要注意提醒的方式和场合，不能让上司当众出丑丢面子，可以事后私下悄悄地告诉上司，也可以当场以巧妙的方式暗示上司，让上司及时更正。
切忌当场、当众指责上司，让上司下不了台。
案例三：有一位姓王的处长，不问青红皂白，写信把另外一个部门的属下严厉批评了一顿，批评他办事不力。
结果过了几天之后，真相大白，是王处长冤枉了那位属下，王处长十分后悔，决定亲自打电话向那个属下道歉，这时一旁的李秘书得意地说：“不用了，你那封信我根本没有发出去，因为我知道你会后悔的。
所以我就把信压下了。
”王处长听了之后如释重负，然后又怀疑地问她：“压了整整三个星期？”李秘书说：“是的。
”“那么最近发到欧洲的那几封信也压下了吗？”李秘书说：“我没有，因为我知道那些信是不该压的。
”结果没想到王处长大怒：“这事是你做主还是我做主？”李秘书说：“我做错了吗？”王处长说：“是的。
”就这样李秘书被记了一个小过，只是没有公开。