电子邮件培训课件
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邮件安全教育培训课件
邮件服务器安全设置
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
介绍如何配置和管理邮件服务器的安全设置，如防火墙、入 侵检测/防御系统、加密传输和访问控制列表等。
邮件加密与解密技术
SSL/TLS加密
介绍SSL/TLS加密技术的基本概念、 工作原理和实现方式，以及如何使用 SSL/TLS加密来保护邮件传输过程中 的数据安全。
PGP加密与解密
介绍PGP加密与解密技术的基本概念 、工作原理和实现方式，以及如何使 用PGP加密来保护邮件内容和附件的 安全。
保护个人信息
提醒员工不要在邮件中透露个人敏 感信息，如身份证号、银行卡号、 密码等，以防止被诈骗或滥用。
安全操作习惯养成
01
02
03
使用强密码策略
要求员工设置复杂且难以 猜测的密码，并定期更换 密码，以增强账户安全性 。
开启双重认证
鼓励员工开启双重认证功 能，以增加账户安全防护 层。
谨慎处理垃圾邮件
的干扰。
基于内容的过滤
通过分析邮件的内容，识别垃 圾邮件的特征，如关键词、发 件人、主题等，进行拦截。
基于行为的分析
通过分析邮件的行为特征，如 发送频率、发送时间、收件人 数量等，判断是否为垃圾邮件 。
黑名单与白名单
将已知的垃圾邮件发件人列入 黑名单，将可信任的发件人列 入白名单，提高过滤准确性。
防病毒与防恶意软件
邮件安全防护措施
加密技术
采用加密技术对邮件进行 加密，保证邮件在传输过 程中的机密性。
身份验证
通过身份验证机制，确保 只有授权的人员能够访问 和操作邮件系统。
安全审计与监控
对邮件系统进行安全审计 和监控，及时发现和处理 安全事件。
06
邮件安全案例分析
企业邮件安全案例
企业安全培训课件-电子邮件安全PPT
保护电子邮件的实际方法
强密码
为邮箱设置独特且 强大的密码，定期 更改密码以避免被 破解。
多因素身份验证
启用双重身份验证 提高登录安全性， 确保仅授权人员能 够访问邮箱。
安全软件
安装和更新反病毒 软件和防火墙，防 止恶意软件和网络 攻击。
培训和教育
定期对员工进行关 于电子邮件安全的 培训，提高他们的 安全意识和警惕性。
遵守相关的法律法规和数据保护标准，降低公司面临的法律风险。
电子邮件安全常见威胁
网络钓鱼
钓鱼链接和欺骗性内容可能导致账户被盗或 数据泄露。
社交工程
利用社交工程手段获取敏感信息，诈骗或侵 犯企业安全。
恶意软件
恶意附件或链接可能导致系统感染，导致数 据丢失或被黑客攻击。
雇员失误
不小心发送错误邮件，导致信息外泄或敏感 数据被暴露。
企业安全培训课件-电子 邮件安全PPT
企业安全培训的重要性
了解安全意识的重要性，以及如何在企业环境中保护电子邮件系统和敏感数 据。
电子邮件安全的重要性
1 数据保护
2 信任建立
保护电子邮件中的敏感数据， 防止信息泄露和数据丢失。
维护客户、合作伙伴和员工 对组织的信任，确保电子邮 件渠道的可靠性。
3 遵守法规
提高员工对电子邮件安全的意 识
1 定期培训
提供定期培训和教育计划， 教授如何识别和应对电子邮 件安全威胁。
2 模拟钓鱼攻击
进行模拟钓鱼攻击，帮助员 工了解常见欺骗手段并避免 成为受害者。
3 奖励制度
激励员工积极参与电子邮件安全活动，提供奖励和奖励制度。
电子邮件安全实践的关键要点
1
压缩附件
使用压缩文件可减少带宽占用和传输
酒店客户服务：培养专业的电话和电子邮件客户服务技巧培训课件ppt
成功案例2
某酒店客户投诉处理，客户通过电子邮件投诉房间问题，客 服人员迅速回复并解决问题，客户感到被重视和关心，最终 获得良好的反馈。
分析失败的客户服务案例
失败案例1
某酒店客户电话咨询，客服人员态度冷淡、回答不专业，导致客户不满并选择 其他酒店。
失败案例2
某酒店客户投诉处理，客服人员拖延处理时间，回复内容不解决问题，导致客 户对酒店印象不佳。
实践：模拟客户服务和反馈
模拟场景1
电话预订房间，客服人员需掌握预订流程，提供合适的选择，并保 持良好的沟通技巧。
模拟场景2
电子邮件投诉处理，客服人员需及时回复客户邮件，解决客户问题 并提供合理的补偿方案。
反馈与改进
模拟实践后需收集客户的反馈意见，针对不足之处进行改进和提升， 以提供更优质的客户服务。
在处理客户投诉时，应耐 心倾听客户诉求，不要打 断客户说话。
表示歉意
在了解客户投诉后，应向 客户表示歉意，并承认酒 店方面存在的问题。
提供解决方案
在向客户表示歉意后，应 主动提出解决方案，并确 保客户满意。
保持专业和友好的沟通技巧
使用专业术语
在与客户沟通时，应使用专业术 语，展示酒店员工的专业素养。
为自己的情绪命名，例如“生气 ”、“沮丧”、“开心”等，有 助于更清晰地认识自己的情绪。
管理自己的情绪
深呼吸与放松
在感到情绪激动时，通过深呼吸和放 松练习来调节情绪。
积极思考
转变消极的想法，以更积极、正面的 态度看待问题。
在客户服务中保持积极情绪的技巧
正面反馈
给予客户积极的反馈和 赞美，增强自己的正面 情绪。
提高客户满意度和忠诚度
建立良好的客户关系
04
某酒店客户投诉处理，客户通过电子邮件投诉房间问题，客 服人员迅速回复并解决问题，客户感到被重视和关心，最终 获得良好的反馈。
分析失败的客户服务案例
失败案例1
某酒店客户电话咨询，客服人员态度冷淡、回答不专业，导致客户不满并选择 其他酒店。
失败案例2
某酒店客户投诉处理，客服人员拖延处理时间，回复内容不解决问题，导致客 户对酒店印象不佳。
实践：模拟客户服务和反馈
模拟场景1
电话预订房间，客服人员需掌握预订流程，提供合适的选择，并保 持良好的沟通技巧。
模拟场景2
电子邮件投诉处理，客服人员需及时回复客户邮件，解决客户问题 并提供合理的补偿方案。
反馈与改进
模拟实践后需收集客户的反馈意见，针对不足之处进行改进和提升， 以提供更优质的客户服务。
在处理客户投诉时，应耐 心倾听客户诉求，不要打 断客户说话。
表示歉意
在了解客户投诉后，应向 客户表示歉意，并承认酒 店方面存在的问题。
提供解决方案
在向客户表示歉意后，应 主动提出解决方案，并确 保客户满意。
保持专业和友好的沟通技巧
使用专业术语
在与客户沟通时，应使用专业术 语，展示酒店员工的专业素养。
为自己的情绪命名，例如“生气 ”、“沮丧”、“开心”等，有 助于更清晰地认识自己的情绪。
管理自己的情绪
深呼吸与放松
在感到情绪激动时，通过深呼吸和放 松练习来调节情绪。
积极思考
转变消极的想法，以更积极、正面的 态度看待问题。
在客户服务中保持积极情绪的技巧
正面反馈
给予客户积极的反馈和 赞美，增强自己的正面 情绪。
提高客户满意度和忠诚度
建立良好的客户关系
04
《保障邮件安全》课件
人为因素对邮件安全的影响
探讨人为因素在邮件安全中的重要性，包括员工培训、社会工程学攻击、外部威胁等。
最佳实践与建议
分享一些最佳实践和建议，帮助听众有效地保护自己的电子邮件免受各种威胁。
邮件安全案例分析
通过实际案例分析邮件安全事故，探讨事故原因、影响以及该如何应对类似的安全风险。
未来趋势与展望
《保障邮件安全》PPT课 件
PPT课件介绍
邮件安全概述
介绍邮件安全的重要性以及常见的邮件安全威胁，包括病毒、垃圾邮件、钓鱼邮件等。
如何保护邮件安全
提供实用的建议和方法来保护邮件安全，例如使用强密码、定期更新邮箱软件、不随意下载附件等。
加密与解密技术
介绍常用的加密与解密技术，如SSL/TLS、PGP等，以及如何正确使用这些 技术来保护敏感邮件内容。
展望邮件安全的未来发展趋势，可能面临的新挑和改进方向。
电子邮件安全培训的方法与技巧
应用程序更新
保持电子邮件客户端和其他相关应用程序的最新版本，确保 软件安全性。
安装防病毒软件和防火墙
防病毒软件
安装可靠的防病毒软件，定期更新病毒库，及时检测和清除恶意软件。
防火墙
启用防火墙，阻止未经授权的访问和数据泄露。
不轻易点击可疑链接或附件
可疑链接
谨慎对待来自未知来源或可疑的电子邮件链接，避免点击可能导致恶意软件感染 或个人信息泄露的链接。
提高员工对电子邮件安全的重视程度
01
强调电子邮件安全的重要性
通过案例分析、数据统计等方式，向员工展示电子邮件安全对企业和个
人可能带来的风险和损失，引起员工的重视。
02
建立奖惩机制
对于在电子邮件安全方面表现优秀的员工给予奖励，对于违反电子邮件
安全规定的员工进行惩罚，以提高员工的安全意识和责任感。
03
注意邮件中的链接和附件
不要轻易点击邮件中的链接或下载附件，特别是来自不可 信来源的邮件。可以将鼠标悬停在链接上，查看其实际指 向的网址是否与邮件内容相符。
应对网络钓鱼攻击的措施
提高安全意识
时刻保持警惕，不轻信来自不可信来源的邮件和信息。对 于要求提供敏感信息的请求，务必通过其他渠道核实其真 实性。
3
加强与第三方服务提供商的合作
与专业的电子邮件服务提供商合作，利用其提供 的安全技术和措施来加强企业的电子邮件安全保 障。
THANKS
感谢观看
电子邮件安全漏洞与风险
钓鱼邮件
攻击者伪造发件人身份，发送包含恶 意链接或附件的邮件，诱导用户点击 以窃取个人信息或散播恶意软件。
邮件泄露
由于服务器配置不当或软件漏洞，导 致用户邮件内容被非法获取和泄露。
垃圾邮件
保持电子邮件客户端和其他相关应用程序的最新版本，确保 软件安全性。
安装防病毒软件和防火墙
防病毒软件
安装可靠的防病毒软件，定期更新病毒库，及时检测和清除恶意软件。
防火墙
启用防火墙，阻止未经授权的访问和数据泄露。
不轻易点击可疑链接或附件
可疑链接
谨慎对待来自未知来源或可疑的电子邮件链接，避免点击可能导致恶意软件感染 或个人信息泄露的链接。
提高员工对电子邮件安全的重视程度
01
强调电子邮件安全的重要性
通过案例分析、数据统计等方式，向员工展示电子邮件安全对企业和个
人可能带来的风险和损失，引起员工的重视。
02
建立奖惩机制
对于在电子邮件安全方面表现优秀的员工给予奖励，对于违反电子邮件
安全规定的员工进行惩罚，以提高员工的安全意识和责任感。
03
注意邮件中的链接和附件
不要轻易点击邮件中的链接或下载附件，特别是来自不可 信来源的邮件。可以将鼠标悬停在链接上，查看其实际指 向的网址是否与邮件内容相符。
应对网络钓鱼攻击的措施
提高安全意识
时刻保持警惕，不轻信来自不可信来源的邮件和信息。对 于要求提供敏感信息的请求，务必通过其他渠道核实其真 实性。
3
加强与第三方服务提供商的合作
与专业的电子邮件服务提供商合作，利用其提供 的安全技术和措施来加强企业的电子邮件安全保 障。
THANKS
感谢观看
电子邮件安全漏洞与风险
钓鱼邮件
攻击者伪造发件人身份，发送包含恶 意链接或附件的邮件，诱导用户点击 以窃取个人信息或散播恶意软件。
邮件泄露
由于服务器配置不当或软件漏洞，导 致用户邮件内容被非法获取和泄露。
垃圾邮件
如何正确发邮件精品PPT课件
13
3.3邮件内容之邮件正文3
4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一
封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这 将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结， 删减瘦身，突出有用信息。
22
5.4 回复邮件的技巧
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。
10
3.2 邮件内容之称呼与问候
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
20
5.2 回复邮件的技巧
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要
用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反 复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字
3.3邮件内容之邮件正文3
4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一
封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。
5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检
对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这 将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。此时应及时对之前讨论的结果进行小结， 删减瘦身，突出有用信息。
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5.4 回复邮件的技巧
5.要区分Reply和Reply All（区分单独回复和回复全体） 如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了； 如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该replay all，让大家都知道；
不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。 称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 关于格式，称呼是第一行顶格写。
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3.2 邮件内容之称呼与问候
邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是 面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL.
们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”。不要让对方苦苦等待，记住： 及时作出响应，哪怕只是确认一下收到了。
如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。
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5.2 回复邮件的技巧
2. 进行针对性回复 当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要
用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反 复交流，浪费资源。 3. 回复不得少于10个字
邮件礼仪及写作方式ppt课件
电子邮件使用规范
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
22
正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
2
一、电子邮件的重要性
（一）为什么要使用电子邮件并规范 电子邮件礼仪 （二）什么样的情形下需要发送邮件
3
为什么电子邮件很重要？
（一）电子邮件是一种正式、便捷的沟通方式 （二）电子邮件是最好的工作记录 （三）电子邮件是最好的文件中转站 （四）电子邮件是展示组织形象的窗口
突出重点：通过背景色，粗体，字体颜色的改变突出重点
17
附件处理要科学
1）若邮件带有附件，应在正文内提示收件人查看附件； 2）正文应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时， 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件；
附件处理要科学
3）附件文件应按有意义的名字命名；如：项目名称；文件是什 么；今天的日期；如果有之前的版本，加上你的缩写名字，如： 卫生健康_村医培训_7月18日_OYH。 4）能够贴在正文里面的附件，尽量都贴出来。让收件人可以一 目了然。
21
电子邮件使用注意事项
1、正确使用发送，抄送与密送 2、收件人的排列应遵循一定的规则 3、回复邮件时的注意事项 4、关于Email的五个习惯
22
正确使用发送、抄送与密送
• 收件人( To List)需要回复或采取行动的人，不 要把仅需了解此邮件事项的人放入“收件人”
• 抄送( CC List)需要了解此邮件事项相关的人
10
祝福语和署名的书写格式
写完邮件的正文空一行，在正文的左下角写下祝 福语和发件人的姓名
11
大纲
一、电子邮件的重要性 二、电子邮件的书写格式 三、邮件正文的撰写规则 四、电子邮件使用注意事 项
电子邮件完整版课件
16
04 电子邮件安全与防护策 略
2024/1/25
17
垃圾邮件识别与防范技巧
识别垃圾邮件特征
不随意公开电子邮件地址
通过识别邮件标题、正文中的典型垃 圾邮件特征，如大量推销词汇、虚假 信息、不合理的要求等，来判断是否 为垃圾邮件。
避免在公共场合、网站、社交媒体等 随意公开个人电子邮件地址，以减少 被垃圾邮件发送者获取的机会。
电子邮件完整版课件
2024/1/25
1
目录
CONTENTS
• 电子邮件基本概念与原理 • 电子邮件客户端使用教程 • 电子邮件服务器端配置与管理 • 电子邮件安全与防护策略 • 企业级电子邮件解决方案探讨 • 总结回顾与拓展延伸
2024/1/25
2
01 电子邮件基本概念与原 理
2024/1/25
2024/1/25
定期安全审计和漏洞修补
企业应定期对邮件系统进行安全审计和漏洞修补，及时发现和修复潜在的安全风险，提 高系统的安全性。
23
高可用性设计和灾备计划制定
2024/1/25
设计高可用性架构
企业应设计高可用性架构，如采用负载均衡、集群等技术 ，确保邮件系统的高可用性和可扩展性。同时，应建立完 善的监控和报警机制，及时发现并处理系统故障。
22
企业级反垃圾反病毒策略部署
建立完善的反垃圾邮件机制
企业应建立完善的反垃圾邮件机制，包括使用专业的反垃圾邮件网关、定期更新垃圾邮
件规则库、对用户进行反垃圾邮件培训等，以提高垃圾邮件的识别率和拦截率。
部署高效的反病毒引擎
企业应部署高效的反病毒引擎，如ClamAV、Sophos等，对进出企业的邮件进行全面 的病毒扫描和查杀，确保企业网络的安全。
04 电子邮件安全与防护策 略
2024/1/25
17
垃圾邮件识别与防范技巧
识别垃圾邮件特征
不随意公开电子邮件地址
通过识别邮件标题、正文中的典型垃 圾邮件特征，如大量推销词汇、虚假 信息、不合理的要求等，来判断是否 为垃圾邮件。
避免在公共场合、网站、社交媒体等 随意公开个人电子邮件地址，以减少 被垃圾邮件发送者获取的机会。
电子邮件完整版课件
2024/1/25
1
目录
CONTENTS
• 电子邮件基本概念与原理 • 电子邮件客户端使用教程 • 电子邮件服务器端配置与管理 • 电子邮件安全与防护策略 • 企业级电子邮件解决方案探讨 • 总结回顾与拓展延伸
2024/1/25
2
01 电子邮件基本概念与原 理
2024/1/25
2024/1/25
定期安全审计和漏洞修补
企业应定期对邮件系统进行安全审计和漏洞修补，及时发现和修复潜在的安全风险，提 高系统的安全性。
23
高可用性设计和灾备计划制定
2024/1/25
设计高可用性架构
企业应设计高可用性架构，如采用负载均衡、集群等技术 ，确保邮件系统的高可用性和可扩展性。同时，应建立完 善的监控和报警机制，及时发现并处理系统故障。
22
企业级反垃圾反病毒策略部署
建立完善的反垃圾邮件机制
企业应建立完善的反垃圾邮件机制，包括使用专业的反垃圾邮件网关、定期更新垃圾邮
件规则库、对用户进行反垃圾邮件培训等，以提高垃圾邮件的识别率和拦截率。
部署高效的反病毒引擎
企业应部署高效的反病毒引擎，如ClamAV、Sophos等，对进出企业的邮件进行全面 的病毒扫描和查杀，确保企业网络的安全。
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员工
部门经理
部门经理
部门经理
部门经理
收件人
收件人（To）:
• 直接收信人, • 要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接负责的人。
抄送（Cc）：
• 间接收信人， • 供参考、了解即可、可提意见或间接关系、间接责任的人。
收件人
❖ 收件人选事例：
邮件主题
会议通知 会议记录
收件人
必需参加人 已经参加人
Content
01 邮件的重要性和作用 02 邮件的困扰及基本原则 03 邮件的格式及案例分析 04 邮件的回复及商务礼仪 05 邮件的使用场景及要求
你会很惊讶地发现在当今这个 时代，一些管理者仍然没有意识到 电子邮件的交流是多么重要，许多 管理者不及时地回复电子邮件或根 本不回复，或者回复邮件的时候并 不是回答那些问到的问题。非常专 业地处理电子邮件会使你成为一个 更好的管理者，会使你的公司很有 竞争力。
非重要的一般性的沟通，避免为了知会的需要将邮件抄送给包括直接和间接 经理 避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管 理人员不能深入了解的业务细节 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，用见面直 接交流代替 对发件人的提出的问题不清楚、或有不同意见，应该与发件人单独沟通，不 要当着所有人的面，不停交互邮件与发件人讨论
申请 活动通知
直接审批人 活动成员
❖ 收件人（抄送）排列基本礼仪：
抄送
可以参加 需要参加但没有参加的人 相关领导 无 活动成员的领导
客户在前
优先
主次客先
部门次序
其他在部门在前
职位高低
❖ 工作计划的发送
经理人的工作计划主送工作计划的下达对象，抄送直接上级、间接上级 、部门内部相关经理人
为保持部门内部计划对外的一致性，部门内部计划原则上只有一个计划 可以跨部门传达，特殊情况可以根据需要处理
❖ 项目通报类的邮件
主送给项目小组成员 抄送给项目小组成员的直接上级、项目主要领导
❖ 寻求跨部门支持的邮件
一般主送给寻求支持的人，抄送给他的直接上级 同时抄送本部门的直接上级 这样往往可以获得支持部门的更好的支持
收件人-邮件发送对象的选择（2）
收件人-邮件发送对象的选择（3）
▐ 选择邮件发送对象的时候避免以下现象
Phillip Hunsaker
《管理技能与方法》附录C
电子邮件
电子邮件沟通的重要性
▐ 重要性1：明晰责任
如果当面说或者在电话里讲，对方左耳听右耳也许就忘了，许多事情从此“死无对 证”。 电邮存在公司服务器上，白纸黑字，谁也赖不掉
▐ 重要性2、记录过程
使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论，以及达成的共识一目了然，并保 持跟进直至工作完成 能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则，并充当了作为每个工作项目历 史档案的功能 充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受，或其他个性和 工作风格上的差异，并以合理的方式解决意见不和以及争端
“在商务交往中要尊重一个人， 首先就要懂得替他节省时间”
收件人
主题
01
02
04
05
正文内容
附件
03 – 06 为邮件主体
称呼、问候语
03 06
签名、落款
收件人
员工
部门经理
副总经理
综合管理 部经理
人事专员
主送 员工
员工
主送
抄送
部门经理、副总经理、综合管理部经理、人事专员 部门经理
副总经理、综合管理部经理、人事专员
称呼 问侯语
祝颂语
正文
署名（日期）/签名
无论发给谁如要有称呼
无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌， 也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。
使用适当的称谓
多人收件使用统称，如：各位、各部门、hi all（一般企业内部、不是十 分正式情况可以使用）； 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“XX经理”；如果不清楚职务， 则应按通常的“XX先生”、“XX小姐”称呼（可别搞错性别）。 中商务礼仪中，不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也 不宜称呼英文名。 对外商务礼仪里，称呼全名是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”， 显得很熟一样。
• 你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件
随便向群体邮箱发送不必要消息
• 邮件对不相干的人员就是垃圾 • 一般只有公司领导或职能部门才能向群体发送邮件
1
邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内 容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。
2
标题要简明扼要，对外可以标记公司“博彦科技关于……”， 但不太长，标题出“……”才能显示完整。
所有人都很繁忙，如何写邮件？？？
邮件基本原则
便于阅读者理解
表达清楚，避免歧义
有歧义的邮件会造成别人误解，大大增加沟通成本，或造成结 果南辕北辙
言简意赅
冗长、表达混乱的邮件，会令人难以理解，并且心存反感，不 利于沟通，甚至使情况恶化
有明确的时间要求
无明确的时间要求，会给人造成不重要的印象，因此优先级靠 后，同时也不能人为夸大重要性，否则为以后工作造成隐患
非常低廉
非常快速
较为正式
B
D
A
C
E
获取信息
即时服务
宣传推广
避免分歧工作跟进年来自球用户107万亿封平均每天发送
2940亿
垃圾邮件
89%
你在工作中 每天接收多少邮件？ 有多少是工作邮件？ 有多少是无用邮件？
公司邮件使用情况
职员每天收到 10~20 封邮件 产品经理、投资经理每天收到 40~50 封邮件 部门负责人每天收到 50~70 封邮件 总经理一天收到 80~100 封邮件
3
标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的。一封只能有一个 主题。
4
要适当用使用相关符号（如“* ！”等）来突出标题，引起收 件人注意，不要随便使用“紧急”之类。
主体
以下邮件问题？
April 2014-04-25 10:11
主体
邮件格式，基本上与书信格式相似。只是因为电子邮件的软件在设置上因 有所不同。
内部沟通不在乎格式
如果公司屏蔽了聊天工具，email取代成为了即时聊天工具就不用在乎格式 了。
简明扼要，行文通顺
条理清析、段落分明
图表给合
Email其实就是应用文写 作一种载体，所以书写时 可参考以前学过的相关应 用文写作。
正文要尽量在邮件写完， 包括表格或文档也要尽可 能放到正文中（哪怕是图 片也行），要避免对方打 开邮件后还要打开附件的 时间。