外贸部部门职能岗位职责及工作流程

（7）生产过程中负责指导外贸部与生产部做好生产信息沟通协调工作，保证信息及时、公开、有力进行；
（8）负责指挥业务部与财务部做好客户订单收入工作，运输报关支出工作等；
（9）协助仓库部配合好外贸部的要求，应客户要求及时做好每次的交货相关工作；
（10）负责部门业务渠道、营销方式的组建和维护，建立健全贸易部和专业贴牌部海外市场营销网络体系；
（21）各业务员对每一项款项的催收要放到重中之重的位置，提前认真做好结算，及时询问、跟踪款项到账情况，如有延误，及时上报业务经理及常务副总
（22）各业务员必须经常针对各类客户信用做出评估分析，评出A、B、C级，以作重点跟进；同
（1）业务部销售人员应通过原有的市场资源、网络推广与展览会，多渠道开拓客户资源，主动联系，扩大业务，争取更高的业务效益；
（13）完成上级交办的其他工作任务。
4.1.3业务员（包括客户跟单）
（客户跟单）注解：客户跟单这一职能是围绕着客户市场开发部门的发展而设定的工种职别；随着客户的增加，企业的长大，为了保证市场开发人员对市场开发的时间与质量，负责客户开发部门成功开发转交的客户接手工作；包括从制样信息、产品报价、成本分析、样品确认到订单签发、生产通知单，生产过程质量跟踪与控制、产品发货，销售款项催收结算等等一系列的业务工作；执行客户代表转达的各项指示。
（5）合同意向达成（或签订合同）后，业务部应向开发部下达样品制作，并交付客户确认，确认的主要内容包括样品的结构样式，材料质地和颜色，装饰件及辅料，外观视觉效果、包装要求及验收标准；
（6）样品经客户确认后，业务部应提报总经办组织合同执行评审，明确采购周期、生产周期和检验包装周期、确定计划交货期，并提供各项详细资料信息清单。
广州完美骏制袋有限公司
外贸部部门职能岗位职责及工作流程
1、外贸部职能
根据公司外贸业务和贴牌业务发展战略规划，制定和实施具体的外贸工作计划，完成常务副总下达的年度销售目标；规划好外贸市场业务开拓及产品开发、订单完成、报关、客户维护及售后服务等工作，协助生产部、财务部开展相关工作；负责公司品牌形象宣传、市场开发与销售、产品开发等；包括负责客户订单、产品报价、成本分析，制样信息，样品确认，签发生产通知单，协调生产过程质量控制、产品发货，销售款项催收结算等。
4.1.5外贸业务部工作流程
1、客人到访前准备工作
1.1在客人到访前业务员须知客人到访的目的为何，如客人为新客人到访我司，须向对方了解基本信息（市场、产品档次、希望价、月单量、年单量、交货周期以及付款方式等）。
1.2客人到访目的是挑选样版打版，须将各展厅的样板整理整齐，摆设最新款式，准备色卡，并通知开发部及业务经理陪同作为现场修改建议。如客人到访参观工厂，须提前通知生产部领导，工厂各部门工作岗位须保持干净。
（7）任何新样品的打样，数量至少包含1套留底，完成后由版房及相关业务签名后统一交由总经办样品保管员保管；
（8）物料到齐后，开发部色卡员及时制作色卡留底，注明客户、款号、材料的厂商，材料的编码以及色号，由业务部与采购部共同协助进行；
（9）业务员每日提供《打样进度总表》交业务经理一份，并针对中途质量及交期的异常及时知会各相关业务，由版房主管协助进行；
（1）负责贸易部、专业贴牌部、外贸开发部、报关部、跟单部日常管理工作，直接对常务副总负责和汇报工作；
（2）依据公司对外贸业务的年度经营目标制定贸易部和专业贴牌部年度销售目标，按照常务副总下达的月度营销目标制定详细的计划并组织实施；
（3）制定外贸部各部门工作制度、工作标准和工作流程，并监督实施；制定外贸部各岗位员工工作职责、工作目标及绩效考核目标，并组织实施；
（10）每日业务部会议半个小时，（16：30－17：30），对当天工作的总结与当日加班工作及次日工作的安排；
（11）每周六各业务提交《业务工作周报表》与业务经理，常务副总处。
（12）任何FOB订单无原则先由业务经理会同生产厂长及时确认货期，再交常务副总签名确认，后传至各客户；
（13）任何形式的生产订单都必须经业务经理及常务副总签署确认才能下发相关部门，并及时复印存档总经办；
（14）针对每张订单，由各业务员与业务经理及时确认签署正确样品，由业务助理跟催，交生管以备生产制单排期工作；
（15）各业务员在收到客户的订购单如有更改要求，必须要求样版部门最迟不能超过三个工作日（视样板数量而定）内给予客户提供最后正确订单产品确认。订单与样品均确认后，各业务必须在8小时工作时间内确认并制出客户订单的详细信息，包括款式、颜色、数量、面辅料的供应情况、包装方法、交货时间等信息的正式《生产单》。出货日离正式订单日通常为30天（特殊情况除外）。信息确认当天必须提供正确物料色卡及《生产单》，由业务或助理部门统一安排复印与发放生产部并留底；
（11）负责带领团队建立良好的工作习惯作风：例如带头保持每天短而有效的早会工作安排，提出对当天任务的要求，奋斗目标；下午的小结会议，了解处理好当天的工作情况，并为明天的任务目标做出指示要求；
（12）负责部门团队建设工作，如各岗位人才储备、职业规划、职业技能培训、工作业绩考核、员工激励等；通过培养优化团队人员的专业技术、服务态度、忠诚度及价值观；解决好部门或员工的各种矛盾冲突与诉求工作（包括生活方面），为公司与部门员工之间搭建良好的沟通桥梁；
负责带头必须在一个星期内准确安排公布以上各项生产确认信息，并同步存储电子文件服务器。
4、外贸部各岗位职责（包含贸易部、专业贴牌部、开发部、报关部和跟单部）
4.1贸易部和专业贴牌部
4.1.1外贸部经理
职责：外贸部经理受常务副总直接授权，领导外贸部的日常开展工作；在常务副总不在岗位的情况下代表常务副总与公司其它部门之日常事务处理，并协助管理。
（1）业务员精神：“坚持给客户以精品和满意，给企业以业绩和回报”；
（2）所有打样与估报价需求的传真和邮件，由业务人员第一时间送交业务主管审核，再经外贸经理批准后，再将原件分类存档于总经办公处，同时做好电子资料建档录入服务器内；
（3）各业务对客户的打样或估报价要求，必须结合本司实际生产能力、打版能力、版房生产进度三方面的因素，斟酌回复，回复之初稿交业务经理审核后再回复与客人，同时知会版房主管、常务副总。
（3）协助经理制定本部门工作制度、工作标准和工作流程，并具体负责组织实施；
（4）协助经理制定本部门各岗位员工工作职责、工作目标及绩效考核目标，并具体负责组织实施；
（5）负责带领本部门业务人员进行每日、周、月的业务总结汇报工作，并做出相应的解决方案指示；做好每个季度的市场业务拓展计划工作（包括展览会与互联网），联同开发部门做好预期开发产品的资料策划搜集工作，经外贸经理签字同意后组织实施；
（4）负责组织外贸部的有关会议和活动，落实会议决议，督促下属制订工作计划，分配工作目标，确定销售任务，并组织实施；
（5）负责做好部门人员团队建设工作，如各岗位人才储备、职业规划、职业技能培训、工作业绩考核、员工激励等；
（6）指导开发部做好产品开发工作：包括产品设计、产品制成、工艺要求及产品完成移交日期等；
（6）指导业务员做好每一次的潜在市场开发协成工作，推动工作；同时要具备洞察市场风险的能力，要评估好客户的信用度及其在市场的潜在能力；
（7）指导业务员配合好客户要求，开发好每款产品按客户所需要求（包括成本要求），促成每张订单的顺利成交工作。核审好每张订单的真实资料及准确性，并给予签署确认。同时指挥业务员做好生产任务下派工作、跟踪工作。核审好每份生产资料的准确性，指挥业务员跟踪每份生产订单的进度，掌握好每份订单的生产信息。带领好业务员与客户之间的各项需要。协调好本部门与生产部的信息沟通工作及财务部的信息沟通工作；
（18）秉承“严谨，细心，专业，负责”的准则，严格根据客户要求，保证产品的品质，不放过任何不良品；
（19）对不合格产品，要第一时间请示业务经理，及时确认处理办法，严谨对待。事后，认真吸取经验教训，并在总结会议上作为案件及处理方法予以讨论，加深认识，使全体业务员引以为鉴；
（20）各业务员在发运前要尽早做好出货工作（包括联系货运、通知报关工作等相关事宜），确保出货工作的顺利完成；并根据生产实际情况负责制作准确出货清单及结算单，经业务经理、财务总监、常务副总审批后传真给客户确认，审批确认的结算单应在收货款前2天交到财务部；
3制作合同签发合同及收取订金流程31如客人有规定的中文合同格式须按照客人的合同格式来进行使用在客人传来已签署的合同业务员须进行阅读是否有对我司不利的交易条款如有请立即与客人沟通进行改正如没有问题立即打印一式两份一份作为本公司内部签名确认首先由业务主管业务经理副总签名后交到总经办报价部签名最后交到总经办主任处签名以及盖章
（8）样品制成后须协调报价、核价部配合业务员做好每次的报价、核价工作，保证产品价格的准确性，为订单合同创造顺利成交条件；
（9）订单合同确认后必须配合总经办（样品管理员）、业务部门，做好每次的客户样品资料、样品审核及生产资料、生产样品的移交工作，签核工作；
（10）负责做好售后客户服务、投诉等工作，客户投诉应如实及时向外贸部经理汇报并及时作出纠正检控措施；
（6）各业务在选用样品用料时，必须结合本厂实际采购费用及大货生产成本两方面考虑，选用最适合的材料，并制作详细的《样版制造单》注明是否收款后存入公司指定的ERP系统供财务部核账使用，打印原件并附主要色卡，经业务经理核审，常务副总批准后进行打样执行程序；另将版单原件分类存档文件服务器，同时做好电子资料建档录入服务器内供其它部门共享使用；
（15）利用各种途径和渠道，提升公司产品和服务品质，提高公司产品品牌知名度，塑造公司良好的信誉和企业形象；
（16）完成上级交办的其他工作。
4.1.2业务主管（含贸易部主管和专业贴牌部主管）
（1）负责贸易部或专业贴牌部日常管理工作，直接向外贸部经理负责和汇报工作；
（2）依据外贸部经理下达的年度、月度销售目标，制度本部门营销任务分解到业务员的实施计划，确保本部门月度、年度销售目标顺利达成；