入职新员工人事档案管理流程
HR-9新员工入职办理流程及员工档案资料清单
一、新员工入职办理流程第1步：新员工报到，人事专员接待（谁招聘谁办理）。
第2步：人事专员先收集：员工应提供的资料，核对并复印。
第3步：人事专员提供我方应准备的资料：劳动合同、保密协议、告知函、人事制度等，给新员工学习，并讲解，时间控制在15分钟以内。
第4步：告知其薪酬为面试时的约定，一周内由财务来核定其薪酬如何切分。
第5步：员工签订相关资料后，用手机钉钉通知IT部，开通邮箱/钉钉等权限，开通后由IT部发到其钉钉上。
第6步：人事讲解公司基本考勤制度。
第7步：人事介绍公司/部门/岗位基本情况。
第8步：人事协助员工安装钉钉，并讲解基本的钉钉使用技能。
第9步：引领员工，认识主要部门负责人，并熟悉公司环境。
第10步：引导员工：到IT部领取电脑设备，到行政部领取办公用品。
第11步：引导员工到部门负责人处报到，并安排好办公桌。
第12步：邮箱发送新员工报道通告，员工档案转交。
第13步：员工入职报到流程结束。
二、员工基本档案资料员工提供资料：1.身份证原件、复印件，公司核对原件，留存复印件；2.学历证书原件、复印件、学位证书原件、复印件（一般为最高学历），公司核对原件，留存复印件；3.专业技术职称证书原件、职业资格证书原件、上岗证书原件，公司核对原件，留存复印件；4.上家公司离职证明（原件）；5.上家公司劳动合同，公司核对原件，留存复印件；6.体检报告：最近三个月内、三甲医院体检证明原件；7.银行卡复印件（标配光大银行卡，入职一个星期后收取）；8.就业失业登记证（上海户籍员工）；9.公积金账号；人事专员准备资料：10.个人简历；11.员工求职/入职信息登记表；12.面试评估表（给入职者看薪资）；13.劳动合同（需签收）；14.保密协议（需签收）；15.用人单位基本信息告知函。
入职新员工人事档案管理流程
入职新员工人事档案管理流程1.面试和录用阶段2.员工入职前在新员工入职前，人力资源部门需要进行一系列的准备工作。
首先，根据新员工的职位和岗位要求，制定岗位说明书和职责。
其次，为新员工安排入职培训计划，包括公司规章制度、安全培训等内容。
最后，人力资源部门还需要向相关部门预告新员工的入职时间和岗位，以便相关部门做好接待准备。
3.员工入职员工入职当天，人力资源部门会与新员工进行面谈，确认个人信息的准确性并收集所需文件的原件。
人力资源部门还会向新员工介绍公司的组织结构、团队文化、福利制度等。
同时，新员工还将接受医疗体检和签署各项合同。
4.档案建立在新员工入职后，人力资源部门将进行档案建立的工作。
这包括将新员工的个人信息录入电子或纸质档案系统，并按照一定的分类方法将档案进行分类。
主要分类包括个人基本信息、学历证明、工作经历、培训记录、薪酬福利等。
5.档案管理与保密建立好档案后，人力资源部门需要定期对档案进行管理和维护工作。
这包括更新员工的薪酬信息、升迁晋升记录、培训记录等。
在档案管理过程中，需要注意员工档案的保密性，确保只有授权人员可以访问档案。
6.档案使用与存储员工档案的使用通常分为内部使用和对外使用。
在内部使用时，人力资源部门可以根据需要提供员工档案的各类信息，如员工个人信息、工资福利等。
在对外使用时，需要获得员工的书面授权，并且根据法律法规的规定进行合法合规的操作。
在档案存储方面，目前多数企业已经转向电子化存储。
电子化存储可以节省空间、减少文件损坏的风险，并且提高了档案的查询和管理效率。
同时，仍需保留原始纸质档案，以备不时之需。
7.档案报废根据劳动合同的终止、员工离职等情况，人力资源部门需要按照公司规定的时间轴对员工的档案进行报废处理。
在报废之前，需要确认档案的完整性和准确性，并将档案进行归档或销毁。
同时，为了保护员工隐私，需要做好数据清零和文件销毁等工作。
综上所述，入职新员工的人事档案管理流程非常重要，它涉及到企业的人力资源管理、员工薪酬福利、劳动关系等方面。
人事档案管理办法
人事档案管理办法一、概述人事档案是企业管理人员的一个重要信息体系，也是企业进行人事管理的基础工作。
因此，对人事档案的管理要严格规范，以确保人事档案的真实性、准确性和完整性。
本文将详细介绍人事档案管理的相关规定和办法。
二、人事档案的意义人事档案是企业对员工进行全面管理的重要手段，具有以下重要意义：1.档案记录了员工的身份、职业资格、工作经历、绩效评价等重要信息，方便企业管理部门进行人事评估和决策。
2.档案可以存档员工在企业的从业情况，对员工的绩效表现等进行评价和激励，不仅可以促进员工的成长，同时也有助于提高企业的绩效。
3.档案还可以记录员工的工作经历等相关信息，为企业管理提供人才准备和储备，同时还可以规范员工的工作行为，提高员工的工作纪律。
三、人事档案的管理规定根据《企业职工档案管理规定》、《劳动法》、《人事档案管理办法》等法规文件，对人事档案的管理有以下规定：1.建档制度应采用人员分级建档、分类存储、应建尽建、应存尽存的原则。
2.档案管理部门应该对员工的人事档案实施保密制度，任何未经授权的人员都不得擅自查阅、管理、打印等。
3.经核实后，发现人事档案不实或者不准确的信息，应当及时进行更正或者补充记录。
4.未离职的员工应当在劳动关系存续期内，不得删除其人事档案。
离职的员工应当在相关保管期内，保留其人事档案。
5.员工离职后，其人事档案应当及时移交至人事档案保管部门或者其他指定部门进行保管管理。
四、人事档案管理的操作办法为规范人事档案的管理，以下是操作流程：1.新员工入职时，应当向其提供人事档案管理制度、填写表单，包括个人资料表、身份证复印件、能力评估表、合同、培训记录、证书、奖惩记录等。
2.人事部对新员工提交的档案材料进行审核、归档；3.人事部门每个月对员工档案进行一次抽查，并通知相关业务部门经核实后完成异动登记。
4.若档案信息有变更，工作人员应当及时进行更新、调整。
5.当员工调离、离职或退休时，应当通过正规程序进行移交，经人事部门审核确认后存档；6.对人事档案保密统一管理，将人事档案妥善存放在专门存档室，并配备相关保密制度。
新员工入职流程及程序
新员工入职流程及程序一、确定新员工入职的岗位和职责在进行招聘流程之后，人力资源部门需要与招聘经理或部门负责人确认新员工的具体岗位和职责。
这一步通常涉及编写岗位描述和职责说明，并与相关部门进行商讨，确保对新员工的期望和要求一致。
二、签署劳动合同招聘经理或人力资源部门需要准备劳动合同，并与新员工进行签署。
劳动合同需要明确规定双方的权益和义务，包括新员工的工作时间、薪资待遇、福利待遇等。
三、进行入职前准备工作1.提供必要的文件人力资源部门需要向新员工提供入职所需的文件，例如员工手册、保密协议、健康调查表等。
这些文件需要提前准备好，并在入职前交给新员工。
2.安排入职培训新员工需要接受入职培训，以了解公司的文化、政策、流程等。
入职培训可以包括文字材料、演示文稿、视频教学等。
人力资源部门需要负责安排入职培训的时间和地点，并与相应部门合作，确保培训的顺利进行。
四、办理入职手续1.办理人事档案手续新员工入职后，人力资源部门需要办理其人事档案手续。
这包括收集新员工的个人资料和证件，制作员工档案，进行档案归档和存储等工作。
2.签发工作证件人力资源部门需要为新员工办理工作证件，例如员工工卡、门禁卡等，以便新员工正常进出公司的办公区域。
3.办理社保和公积金根据当地政策和法规的要求，人力资源部门需要为新员工办理社保和公积金手续。
这包括填写相关申请表格、缴纳相关费用等。
四、安排新员工的入职时间和地点人力资源部门需要通知新员工的入职时间和地点，并向其提供相关信息，例如公司地址、交通方式、停车指南等。
五、组织新员工入职培训在新员工的入职第一天，人力资源部门通常会组织入职培训活动。
这包括介绍公司的历史和文化、讲解员工手册、演示公司的内部系统和工具等。
入职培训的目的是帮助新员工快速融入公司，并提供必要的工作技能。
六、为新员工分配工作岗位和导师根据新员工的技能和背景，人力资源部门需要与相应部门合作，为其分配适当的工作岗位。
同时，新员工通常会有一位导师或带教人员，帮助他们适应新的工作环境并解答相关问题。
人事档案管理流程
人事档案管理流程人事档案管理流程人事档案管理是人力资源管理中非常重要的一环，它涉及到员工的个人信息、合同、培训记录、绩效评估等重要文件的管理和保存。
一个有效的人事档案管理流程可以确保员工档案的完整性、保密性和可访问性，为企业提供必要的信息支持和法律依据。
下面是一种典型的人事档案管理流程。
1. 档案创建和收集当一名新员工加入公司时，人力资源部门会为其创建一个个人档案。
个人档案中包括员工的基本信息、合同、身份证明、学历证书等。
这些文件可以通过员工提供、面试记录、背景调查等途径进行收集。
2. 档案归档和分类收集到的员工档案需要进行归档和分类，以便于后续的管理和检索。
常见的分类方式包括按员工姓名、部门、入职时间等进行分类。
归档时需要确保文件的完整性和准确性，避免遗漏或错误。
3. 档案存储和保管归档完成后，档案需要进行存储和保管。
传统的方式是将纸质档案存放在专门的档案室中，按照分类进行整理和标记。
随着数字化时代的到来，越来越多的企业开始采用电子档案管理系统，将档案进行扫描和存储在电子设备中，提高了档案的可访问性和安全性。
4. 档案检索和使用当需要查阅员工档案时，人力资源部门可以根据需要进行检索和提取。
在传统的纸质档案管理中，需要在档案室中找到相应的文件；而在电子档案管理中，可以通过关键词搜索或者索引进行快速定位。
档案的使用需要遵守相关的法律法规和公司规定，确保信息的保密性和合规性。
5. 档案更新和维护员工的个人信息、合同、培训记录等会随着时间的推移而发生变化，需要及时进行更新和维护。
人力资源部门需要建立起一套档案更新的机制，确保档案的准确性和实时性。
6. 档案保密和销毁员工档案中包含了大量的个人敏感信息，需要严格遵守相关的隐私保护法律法规和公司规定。
在档案管理过程中，需要采取一系列的安全措施，确保档案的保密性。
当员工离职或者档案过期时，需要按照公司规定进行销毁或者归档处理。
以上是一个典型的人事档案管理流程，不同的企业可能会根据自身的实际情况进行调整和优化。
人事档案管理程序及规范
人事档案管理程序及规范1. 简介人事档案是组织机构中记录员工工作和个人信息的重要文件。
为了确保人事档案的管理规范和保密性，制定了以下的人事档案管理程序及规范。
2. 档案建立和归档- 2.1 新员工入职时，人力资源部门将为其建立个人档案。
档案内容应包括个人基本信息、学历证书、职业资格证书、劳动合同等相关文件。
- 2.2 档案应按照员工姓名和工号进行编号，并建立索引。
- 2.3 档案应妥善保存并进行分级管理，根据需要进行归档，确保档案的完整性和安全性。
3. 档案查询和使用- 3.1 档案查询应由授权人员进行，确保信息的安全和保密。
- 3.2 档案使用应据实办理相关手续，遵循合规操作，不得泄露员工个人信息。
4. 档案保密和安全- 4.1 人事档案应妥善保管，防止遭到未经授权的访问、篡改或泄露。
- 4.2 只有授权人员可以查阅和使用人事档案，授权权限应限制在必要范围内。
- 4.3 人事档案应定期备份，并建立相应的安全控制措施，以防止数据丢失。
5. 档案保存期限- 5.1 根据相关法律法规，规定了不同类型的档案保存期限。
- 5.2 档案保管人员应按规定的期限，对档案进行清理和销毁。
6. 档案移交和销毁- 6.1 档案移交应按照规定程序进行，并进行书面记录。
- 6.2 档案销毁应经过授权人员的审核，并按照规定的程序和方式进行销毁。
7. 档案管理责任- 7.1 人力资源部门应负责人事档案的建立、管理和保密工作。
- 7.2 相关部门和人员应切实履行档案管理责任，确保档案信息的准确性和完整性。
- 7.3 违反档案管理规定的人员将面临相应的纪律和法律责任。
以上为人事档案管理程序及规范的内容概述，为确保组织中人事档案的安全性和合规性，请各相关部门和人员积极遵守并执行以上规范。
人事档案管理流程
人事档案管理流程概述人事档案是组织中管理员工信息的重要手段，对于企业的人力资源管理起到了关键性的作用。
本文将介绍人事档案管理流程，包括建立档案、存档、更新和保密等环节，以帮助企业进行有效的人事档案管理。
一、建立档案1.信息收集在员工入职时，需要收集以下核心信息：- 员工个人资料：姓名、性别、出生日期、身份证号码等。
- 职业资质和相关证件：学历、专业技能、职称等。
- 联系方式：手机号码、电子邮箱等。
- 健康状况：体检报告和健康证明等。
- 紧急联系人：紧急联系人姓名和电话号码。
2.档案建立根据收集到的员工信息，建立电子或纸质档案。
档案应按员工姓名或工号进行分类归档，以方便查找和管理。
同时，每个档案都应有唯一的标识码，确保档案的准确性和完整性。
3.入职手续在员工入职时，将员工的相关资料录入人事档案系统，并发放员工手册和相关政策文件。
同时，安排新员工参加入职培训，并签订劳动合同和保密协议。
二、存档1.档案归档将员工档案按照归档规则进行整理和存放。
纸质档案应放置于标有员工姓名或工号的文件袋内，并分别存放在封存的档案柜中。
电子档案应妥善保存在受密码保护且有备份的服务器或数据库中。
2.档案检查定期对已存档案进行检查，确保档案的准确性和完整性。
对于发现的问题，及时进行调整和更新。
三、更新1.信息变更当员工的个人信息发生变更时，及时更新档案。
如员工更名、更换电话号码、职位调整等。
确保档案中的信息与员工实际情况保持一致。
2.培训记录记录员工的培训历史和证书信息。
及时更新员工的学习和发展情况，为组织提供有力的人才发展支持。
3.考勤记录记录员工的考勤情况和请假记录。
及时更新员工的请假、加班等信息，帮助管理者进行工时统计与薪资结算。
四、保密1.权限管理设置档案系统的权限，确保只有授权人员可查看和修改档案。
限制员工档案信息的查阅范围，保护员工的隐私。
2.备份和防火定期对电子档案进行备份，并将备份资料存放在防火、防水的安全场所。
员工人事档案管理流程
员工人事档案管理流程一、档案建立。
新员工入职的时候，就像迎接一个新朋友加入大家庭一样，我们得开始给他建档案啦。
要收集好多东西呢，身份证复印件肯定不能少呀，这就像确认新朋友的身份标识一样重要。
还有学历证书复印件，这可是他们知识水平的一个小证明呢。
另外，应聘登记表也得放进去，这上面有他们最初来应聘时的各种小细节，比如对自己的小介绍，对这份工作的期待之类的。
当然啦，还有劳动合同，这可是把员工和公司紧紧联系在一起的重要文件呢。
把这些东西都整理好，放在一个档案袋或者电子文件夹里，就像给这个新朋友在公司里安了个小窝一样。
二、档案更新。
员工在公司里可不是一成不变的哦。
他们会成长，会有新的经历。
比如说员工参加了培训，不管是专业技能培训还是其他有趣的培训，培训结业证书或者培训记录就得放进档案里。
这就像是在他们的小窝里放上新的小装饰，记录着他们不断进步的脚步。
要是员工得到了奖励，什么优秀员工奖啦，特殊贡献奖之类的，奖状或者表彰文件也要放进去，这可是他们的小骄傲呢。
还有，如果员工的职位有了变动，从普通员工变成小主管啦，或者调到其他部门啦，相关的任免文件也要及时更新到档案里，就像给他们的小窝重新布局一样，以适应他们新的身份和角色。
三、档案保管。
档案保管可是要很小心的呢。
要是纸质档案，得找个安全又干燥的地方存放，可不能让它们受潮或者被老鼠咬了呀，那就像把朋友的宝贝弄丢了一样糟糕。
电子档案呢，要定期备份，可不能因为电脑出故障就把员工的档案弄丢了。
而且，档案的查阅也要有规定，不能谁想查就查，就像不能随便闯进别人的房间一样。
只有经过授权的人，比如说人力资源部门的相关工作人员或者领导，在有正当理由的时候才能查阅。
而且查阅的时候要做好记录，就像在朋友家做客要留下记录一样，看看谁来了，什么时候来的，来做什么。
四、档案销毁。
这个环节虽然有点伤感，就像和老朋友分别一样。
但是如果员工离职了，而且过了法律规定的保存期限，那些档案可能就需要销毁了。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
入职新员工人事档案管理流程
入职新员工人事档案管理流程，是指企业为了规范和管理新员工的人事档案，从员工入职开始，进行档案建立、档案管理和档案维护的一系列操作和措施。
下面将详细介绍入职新员工人事档案管理流程，并且包含必要的流程控制措施。
人事档案是企业管理中非常重要的一项工作，对于企业合法合规的运营起到了至关重要的作用。
良好的人事档案管理流程能够帮助企业准确记录员工的基本信息、学历和工作经验等，有效管理员工档案，提高管理效率。
一、档案建立
1.人事部门接收员工入职通知后，收集新员工的个人信息、入职材料等，生成一份个人档案。
4.建立纸质档案和电子档案两个版本，确保档案的安全性和便捷性。
二、档案归档
1.档案管理人员按照一定的分类和顺序，将新员工的档案归档到人事档案室，并制定详细的档案归档标准和流程。
2.按照个人信息的不同特点，对档案进行分类，如按姓名首字母、职位、部门等分类。
4.将归档位置进行标识，确保档案的存储不会混淆和遗漏。
三、档案管理
1.指定专人负责档案管理工作，负责档案的存储、整理、更新和备份等工作。
2.档案管理人员需要定期对档案进行检查和整理，确保档案的完整性和准确性。
3.建立档案管理系统，对档案进行电子化管理，提高档案管理的效率和便捷性。
4.严格遵守保密制度，对档案信息进行保密，确保员工隐私的安全。
四、档案维护
1.按照一定的时间周期对员工档案进行更新和维护，及时记录员工的岗位调整、晋升、转正、考核结果等信息。
2.对员工的职业生涯发展记录进行维护，包括员工培训、荣誉称号、奖励惩罚等信息。
3.对员工违纪、辞职、解聘等情况进行记录和存档。
4.档案维护过程中，注意保留签字、日期和审核人等必要的信息，以便于日后的查询和核对。
以上就是入职新员工人事档案管理流程的详细介绍。
在实施过程中，企业还可以根据自身需求和实际情况进行相应的调整和完善。
通过规范的流程控制和细致的操作，能够确保员工档案的准确性和完整性，有效提高企业的管理效率。