公文传递管理制度

公文传递管理制度

为适应公司公文传递高效准确、纵横适度的要求，特制定本制度。

（一）本规程所指公文是公司及项目日常管理过程中的收发文、函、电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件的统称。分签批文件与传阅文件两大类。

（二）传阅件是共享类文件信息，通常对公司的经营运作行为不产生直接影响或是阅者不需要对文件的具体操作负责。

（三）签批文件是指外部对公司有操作要求，以及公司内部的请示报告、签报以及要求给予明确指示的文本文件。签批文件依责权分工履行完既定签批程序之后，公司办公室可视信息传递幅度的需要将签批件转变为传阅件。

（四）签批文件由办公室主任(或公文秘书)依据公司内部权责分工提出拟办意见后，交文件收发人员落实传递并督办。传阅件由公文秘书确定传阅辐度、顺序、途径。

（五）公文传递流程中每个节点的批阅者均是该文事项决策的参与人，如决策失误，各参与人依各自职责承担相应责任。因此，批阅者需依据内外政策、制度、预算及公司的经营思想，审慎、负责地签批意见，并签署姓名、日期，不得画圈替代签名。

（六）每个节点的批阅者对不属于本职权范围或者不适宜办理的文件，应当迅速退回办公室并说明理由。

（七）为保证决策高效，关于日常签批公文，公司在每个节点的签批时限规定如下：

1、职能部门通常为0.5个工作日，最长不超过1.5个工作日；

2、主管副总(总监)通常为1个工作日，最长不超过2个工作日；

3、总经理通常为1.5个工作日，最长不超过2个工作日；

4、董事长通常为2个工作日，最长不超过3个工作日。

（八）对特急、加急文件的办理按即到、即办理审批的方式进行。

（九）若须作进一步调研论证工作后才能签批的公文，关于其超时限滞留的原因，任一节点签批人应向公文秘书或办公室主任作出说明。

（十）非最终签批人因公、私假等原因，不能在第八条规定时限内履行公文签批职责，办公室视情况可采取跳过当前审批节点的临时性措施，送高一级签批人签批，当前节点签批人恢复履行职责后，办公室应在第一时间将该签批文件信

息送该签批者阅知。

（十一）最终签批人因公、私假等原因不能在第八条规定时限内履行公文签批职责，一般日常工作事项依外出授权委托事项由受托人签批。对外合作、投资、公司组织职能调整、人事调整、大额资金调度等不得列入委托事项。特急情况，由承办部门负责人或办公室主任采用电话、电报、电传等方式如实报告情况，并征得最终签批人同意后方可执行，该最终签批人归位履行职责时应履行补签手续。

（十二）签批类文件履行完签批程序后，对职能部门、报批类文件，可采用简复与复印签批件两种形式传递批复信息，对外专(单)项业务由承办部门代公司拟文回复，综合性事项由办公室起草回复文稿。对外回复按公司行文规则执行。签批件与回复件原稿须统一交办公室归档处理。

（十三）对内有执行操作要求的批复指令，按部门分工由职能部门督促落实；列入年度工作要点事项、综合性事项、总经理办公会明确的重要事项由办公室督促落实。

（十四）对本制度签批时限由办公室负责管理，每季度将执行情况公布。