竣工文件及档案管理办法

省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程竣工文件编制及档案整理管理办法（试行）四川省交通运输厅交通勘察设计研究院省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程建设管理指挥部省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程竣工文件编制及档案整理管理办法(试行)一总则根据省道307线西昌川兴至昭觉县城段改建工程项目建设单位凉山州交通投资开发有限责任公司与委托管理单位四川省交通运输厅交通勘察设计研究院（以下简称“交通设计院”）的管理协议，为了确保完成省道307线内业资料管理有序，竣工文件编制及档案工作的及时性和完整性，特制定本办法。

（一）目的为加强省道307线建设管理指挥部负责管理的省道307线建设项目竣工文件编制及档案整理，明确档案管理职责，规范工程建设项目文件的形成、编制、收集、整理和归档工作，统一工程档案的验收标准，确保工程文件的真实、完整、准确、系统的归档，实现工程项目如期进行竣工验收和工程竣工档案的按时移交；充分发挥工程档案在工程建设、管理、运行、维护中的作用，实现标准化、规范化管理，顺利通过工程档案验收，并为工程审计及“工程整体竣工验收”创造条件；根据国家有关工程档案管理的规程、规范和标准等，并结合省道307线建设项目的具体情况，特制定本细则。

（二）公路工程档案是指公路工程在前期、实施、竣工验收等各建设阶段过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

（三）本细则规定了各参建单位在工程文件的形成、编制、收集、整理和归档过程中的职责、收集归档范围、质量要求、竣工文件的编制要求以及工程文件的整理、归档以及工程档案的验收移交等要求。

（四）本细则适用于省道307线项目从初步设计图开始，至项目缺陷责任期结束之日止的建设全过程活动过程中工程文件的形成、编制、收集、整理、归档和档案整理及竣工档案验收等。

二依据（一）交通运输部《公路工程竣(交)工验收办法》（交通运输部2004年第3号令）（二）交通运输部《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004，JTGF80/2-2004）（三）交通运输部《关于印发《公路工程竣工质量鉴定工作规定（试行）》的通知》（厅质监字[2008]16号文转发）（四）交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发[2010]65号）（五）交通运输部《公路水运工程安全生产监督管理办法》(交通运输部令2007年第1号)（六）四川省交通运输厅《转发交通运输部关于印发<交通建设项目档案管理登记办法>、<交通建设项目档案专项验收办法>、<交通档案进馆办法>的通知的通知》（川交函[2007]857号）（七）四川省交通运输厅、四川省档案局《关于发布〈四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范〉的通知》（川交办[2002]245号）（八）《公路工程施工监理规范》（JTG G10-2006）三名词解释（一）项目文件指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣（交）工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的以纸制、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣（交）工验收文件等。

1、项目前期文件指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准备过程中形成的文件。

2、项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。

3、项目监理文件指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。

4、项目竣工图文件指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。

图中说明采用电脑打印标准宋体5号字，同一竣工图中不得有两种书写字体，图中除签字外不允许出现手写字。

5、项目竣工验收文件指项目竣(交)工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。

（二）项目档案指经过整理、检查、审核、归档后的项目文件。

1、电子文件：指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

2、原件：最初产生的区别于复制件的原始文件，即：具有套红、盖章的文件，或具备真实签名的文件。

3、复制件：与原件内容相同的复制品。

（三）归档建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理、检查的文件定期报送档案管理机构（或人员）。

（四）单位、分部、分项工程划分说明建设项目：指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。

单项工程：指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位工程:指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

单位、分部、分项工程的具体划分严格按照《公路工程质量检验评定标准》（JTGF80/1-2004，JTGF80/2-2004）附录A的规定进行，经总监办批准（报建设单位备案）后各参建单位遵照执行。

分项工程编号、单位、分部、分项工程划分代码由总监办依据交通部相关文件编制。

四建设各方责任及工作分工（一）项目建设各有关单位按照《建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表》（附件1）的要求分工负责。

（二）建设单位州交投公司负责对省道307线可行性研究任务书等前期文件、工程管理文件、交竣工验收文件、科研文件的收集和立卷。

并负责竣工资料编制及档案管理工作进行监督检查。

（三）根据代建合同，省道307线建设管理指挥部作为省道307线项目的代建单位，负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位等的项目竣工文件编制和项目档案归档，并负责建设期间业主其他档案的归档。

1、省道307线建设管理指挥部综合部负责档案的接收、保管、利用，负责工程管理综合性往来文件的收集、整理、立卷。

负责配合地方政府完成征地拆迁、安置补偿系列文件资料的收集、整理、立卷。

2、合约部、财务部负责支付报表、决算和审计文件的整理立卷，按财务档案规范要求，及时将财务资料立卷并请上级行业档案管理部门验收合格后保存。

收集整理项目变更文件的立卷、归档，协调联系招标代理公司完成招投标全过程资料的立卷移交归档。

3、指挥部负责对各项目交竣工验收工作的宏观管理，组织协调、制定规章制度，监督考核等工作。

负责牵头组织参建单位完成竣工验收“公路工程参建单位工作总结报告”，负责提出竣工验收申请报告，配合州交投公司做好工程竣工决算编制、工程决算及财务竣工决算审计工作，组织档案、环保等单项验收，提交项目执行报告及竣工验收所需资料，协助竣工验收委员会开展有关工作。

4、指挥部统一负责各参建单位的交竣工档案管理。

（1）督促和审核施工、监理、试验检测、设计等参建单位的交竣工档案。

对建设项目交竣工验收的各单位进行培训、指导，解决疑难问题，分阶段及时组织单位工程、分部工程的交工验收。

及时检查竣工文件的收集编制情况，审查设计单位、施工单位、监理单位上报的资料，包括资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等，及时签认或反馈审查结果，完成对各参建单位的初步评价，配合州交投公司按时按质完成竣工文件的编制和归档。

（2）收集和编制建设管理方面的交竣工档案。

包括项目管理往来文件，安全管理系列文件，质量、进度、合同管理文件，计量支付文件，管理制度、办法，报表信息，会议记录、纪要，阶段性工作报告总结、专题报告，其他管理文件，其他综合性重要文件、声像材料等。

（3）配合各主管部门和凉山州交投公司做好交竣工档案编制归档工作。

包括配合质监机构交工验收质量检测工作，配合财务部工程竣工决算及财务竣工决算审计工作，配合凉山州交投公司其他部门相关交竣工资料的编制工作，配合向档案接收部门进行档案交接工作。

（四）设计、施工、监理等各参建单位应成立竣工档案资料编制工作领导小组，负责对本单位在进行工程文件编制、收集、整理和归档等工作中的协调、督促和落实；设立竣工档案资料收集、整理机构和配备相应的人员并报建设单位备案；按合同要求完成各自档案的立卷、编制工作，经上级有关部门检查验收合格后，移交建设单位。

设计单位负责设计基础材料、设计文件、后期服务文件的整理立卷。

施工单位负责施工文件整理、竣工图表编制、立卷，由建设单位组织移交合格的工程档案。

监理单位负责编制、收集、整理、立卷，提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项的全部文件（含监理试验室）和监理工作总结等，由建设单位组织移交合格的工程档案；督促检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位工程文件的收集、积累以及真实、准确、完整情况，并对施工文件和竣工图进行审核、签署意见。

监理试验文件由监理试验室负责整理立卷。

（五）项目文件的形成、收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。

各单位应建立完善文件资料管理制度，根据项目管理要求将文件资料分类管理，特别是需要归档的文件从工作开始就要系统、完整地收集、整理，通过建立各种台账等管理手段进行有效管理，提高档案的利用效果。

建设项目档案的管理，应纳入工作目标考核、有关部门的职责范围内，各单位各部门应有分管领导抓、专人负责组织人员进行平时资料的收集整理和竣工文件的编制工作，并有相应的检查、考核措施。

档案材料要集中统一保存、安全保密、方便查找利用，要防火、防潮、防丢失损坏。

凡是反映与项目建设有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。

各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况及时收集；凡是引进技术、设备文件首先由建设单位（或接受委托的承包单位）登记、归档，再行译校、复制和分发使用。

项目交工验收前1个月内，应完成文件材料的编制工作。

监理单位负责指导、检查所管辖各施工单位、监理试验室的竣工文件编制工作，对有关竣工文件材料整理立卷工作进行初步审查，并提出初步审查意见；建设单位、交通主管部门档案管理机构组织设计、施工、监理等对有关竣工文件材料整理立卷工作进行预验收，并提出预验收报告。

指挥部按照《中华人民共和国档案法》及有关规定，建立有关档案。

项目建设各阶段的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档。

在向凉山州交投公司办理资产移交手续时，一并将工程档案、财务档案及相关资料按规定份数向凉山州交投公司和有关部门移交。

在设立工程竣工结算会签制时，应将工程文件的编制、收集、整理、立卷、归档移交是否完成作为一项考核指标参与会签，对以合同工程为基础的按进度计划完成工程文件整理、立卷、归档移交，并且归档移交的工程档案齐全、完整、准确，案卷质量符合规定要求和无遗留问题，则给予支付全部完工结算款，否则，完工结算款按相应的合同条款予以处罚。