管理制度-竣工资料管理办法 精品
竣工资料管理办法
竣工资料管理办法竣工资料是工程项目竣工验收和质量保证的重要依据，也是项目建设过程的真实记录。
为了加强竣工资料的管理，确保其完整、准确、规范，并及时归档和移交，特制定本管理办法。
一、竣工资料的范围竣工资料应涵盖项目建设的全过程，包括但不限于以下内容：1、项目前期文件，如立项批复、可行性研究报告、规划许可证等。
2、勘察设计文件，包括地质勘察报告、设计图纸、设计变更通知等。
3、施工文件，如施工组织设计、施工日志、技术交底、原材料及构配件质量证明文件、检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。
4、监理文件，如监理规划、监理细则、监理月报、监理工程师通知单等。
5、竣工验收文件，如竣工验收报告、竣工决算、竣工审计报告等。
6、其他与项目建设有关的文件，如会议纪要、往来函件、声像资料等。
二、竣工资料的收集1、各参建单位应指定专人负责竣工资料的收集工作，明确责任，确保资料的完整性。
2、资料收集应从项目启动开始，贯穿项目建设的全过程，随工程进度同步进行。
3、收集的资料应保证原件，如因特殊原因无法提供原件，应提供具有法律效力的复印件，并注明原件存放处。
三、竣工资料的整理1、按照项目所属的行业和地区规定，以及建设单位的要求，对收集的资料进行分类整理。
2、整理时应遵循文件的形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于保管和利用。
3、对整理好的资料进行编目，编制卷内目录、案卷目录等，确保检索方便。
四、竣工资料的审核1、施工单位应首先对自身形成的竣工资料进行自审，确保资料的真实性、准确性和完整性。
2、监理单位应对施工单位提交的竣工资料进行审核，提出审核意见，督促施工单位整改完善。
3、建设单位应组织相关部门和人员对竣工资料进行最终审核，确保符合归档要求。
五、竣工资料的移交1、竣工资料审核合格后，应按照规定的时间和程序向建设单位档案管理部门移交。
2、移交时应办理移交手续，填写移交清单，双方签字确认。
3、建设单位档案管理部门接收后，应进行妥善保管，并按照有关规定向相关部门和单位提供利用。
竣工资料管理办法
竣工资料管理办法第一章总则第一条根据铁路总公司（原铁道部）的有关规定，为规范施工、监理单位竣工资料管理，进一步提升公司工程建设质量管理水平，确保工程建设各专业竣工资料真实、准确和完整性，依据铁路总公司（原铁道部）、铁路局有关规定，结合新建铁路工程建设特点，特制定本办法。
第二章竣工资料内容第二条包含《铁路建设竣工文件编制办法》中的所有监理、施工资料。
第三章职责及要求第三条竣工资料是施工、监理单位技术管理行为的真实记录，在一定程度上反映了该单位技术管理水平，各施工、监理单位应提高认识，高度重视。
第四条施工单位职责及要求施工单位指挥部总工程师亲自抓，技术主管负责抓，技术资料管理员专职抓的竣工资料管理体系。
1．指挥部总工程师要把竣工资料管理作为工程质量管理的重要任务来抓，经常过问和抽查此项工作，掌握其总体状况，帮助解决相关问题，杜绝弄虚作假现象。
2．技术主管在总工程师的领导下，具体负责竣工资料管理工作：（1）检查并处理各种原始记录和数据；（2）收集、整理产品检测、试验和验收的原始资料；（3）及时分析研究此项工作的进展情况和存在问题并向项目部领导汇报；（4）就此项工作做好与公司、监理单位的沟通和信息反馈。
（5）指导专职技术资料管理人员及时、真实、准确和完整地整理竣工资料，对重要数据资料实行相互校核签认制；3．专职技术资料管理人员应作风严谨，责任心强，并具备一定专业技术知识。
各施工单位应根据内业资料管理的工作量，配备足够数量的专职技术资料管理人员。
4．工地试验室出具的试验数据资料是重要的竣工资料，是确定施工工艺参数、验证结构安全的重要依据。
工地试验室主任对所出具的试验数据资料的真实性、准确性负责。
第五条监理单位职责及要求监理单位要把规范竣工资料管理作为一项重要工作来抓。
1．规范自身的竣工资料管理，确保各种竣工资料真实、准确和完整；2．经常督促检查施工单位的竣工资料管理，发现问题，及时解决，并在原始记录上签认；3．发现有弄虚作假行为，应严肃批评并责令其改正，通知项目部领导并报公司，在工地例会和监理月报上通报。
工程竣工资料整理归档管理办法
关于加强竣工资料归档管理的通知各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266—2010的要求进行整编。
在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容.附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》银川夯实工程咨询有限公司二0一三年一月八日工程竣工资料整理归档管理办法工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证.为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319—2000)、《建设工程文件归档整理规范》（GB50328—2001）、《建筑工程资料管理规程》(DB64/266-2010）及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。
一、工程监理文件的收集整理和归档1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史件、项目竣工阶段形成的文件。
2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件（包括电子版）均应收集齐全，整理立卷后归档。
3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人，应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。
4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查，不得接受经涂改的报审资料，并将资料交与指定的资料管理员存放保管。
各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集,并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。
监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序”的要求。
竣工工程管理制度
竣工工程管理制度一、目的与范围本制度旨在明确竣工工程的管理流程、质量要求及验收标准，以确保工程项目能够按照规定的标准和时间完成。
适用于所有进入竣工阶段的建筑工程项目。
二、组织结构与职责1. 项目管理团队：负责监督竣工工程的整体进展，包括质量控制、进度管理和协调沟通。
2. 施工单位：执行具体的施工任务，确保工作符合设计要求和规范标准。
3. 监理单位：对施工过程进行监督，确保工程质量和安全。
4. 设计单位：提供技术支持，解决施工中的设计问题。
5. 甲方代表：代表业主参与工程验收，维护业主利益。
三、竣工准备1. 完成所有施工图纸和技术文件的审核。
2. 确保施工现场的安全条件符合规定。
3. 准备必要的竣工验收资料，包括质量保证书、施工日志等。
四、质量标准与验收1. 严格按照国家及行业标准进行工程质量检验。
2. 对关键部位和重要工序实行特别检查和记录。
3. 组织预验收，发现问题及时整改。
4. 正式验收时，应邀请甲方代表、监理单位、设计单位等相关方参加。
五、进度管理1. 制定详细的竣工进度计划，明确各阶段的关键节点。
2. 定期召开进度协调会议，及时解决影响进度的问题。
3. 对延误进度的责任方进行追责，确保项目按期完成。
六、文档管理1. 建立完整的工程档案，包括设计文件、施工记录、变更通知等。
2. 确保所有文档的真实性、完整性和可追溯性。
3. 竣工后，将所有相关资料归档保存，便于未来的查询和维护。
七、安全管理1. 坚持“安全第一”的原则，严格执行安全生产规定。
2. 加强现场安全教育，提高施工人员的安全意识。
3. 定期进行安全检查，及时发现并消除安全隐患。
八、环境与社会责任1. 遵守环境保护法规，减少施工对环境的影响。
2. 合理安排施工作业时间，减少对周边居民生活的干扰。
3. 积极参与社区建设，承担企业社会责任。
九、总结与反馈1. 工程竣工后，组织总结会议，评估项目管理的成功与不足。
2. 收集各方反馈意见，为后续项目提供经验教训。
工程竣工资料管理制度
工程竣工资料管理制度目的：保证工程竣工资料的收集做到及时、真实、准确、完整、系统、提高工程管理水平,满足工程竣工的验收要求，根据国家的法律法规、规范、标准和公司相关文件，制定本管理制度。
一、项目各相关人员的管理职责（一）项目经理是项目质量技术资料的第一责任人。
领导、监督项目工程资料管理工作。
负责工程资料的统筹管理和人员安排，参加分部工程的质量验收和评定，对项目工程资料的管理负领导责任。
督促项目部各技术人员完成工程资料工作。
对项目工程资料的完成、管理负直接责任。
(二）项目技术负责人是项目质量技术资料的直接组织人，对项目经理负责；全面负责项目工程技术资料的收集、整理、归档及移交;负责组织对各分部工程进行验收,并评定各分部工程的质量，参加单位工程的质量检验评定；负责定期收集不合格品情况，制订纠正和预防措施并报公司。
做好工程施工大事纪录，在工程施工过程中负责监督、检查和指导项目经理部的工程资料的完成及管理工作。
对项目工程资料的完成、管理负直接责任.（三）项目内业技术员负责项目技术管理资料的生成；负责工程的音像资料的生成和保管工作；负责计划、统计等项目管理资料的生成和保管工作;负责对项目工程资料进行统一整理成册、编目和保管工作。
内业技术员还应熟悉工程技术资料的质量要求、有关规范和标准，指导项目其它部分的资料生成，对所收集的资料的准确性、完整性负责.(四）项目质检员负责及时对施工过程进行验收核定，把好工程质量关,负责将不合格品情况进行汇总，按时上报项目技术负责人,及时填写和生成工程质量验收评定资料和相关质检记录，参加单位工程的验收。
对工程质量验收评定资料和项目管理资料的完整性和正确性负责.（五）项目试验员负责现场试验工作，负责收集、整理和保存工程质保资料。
试验员应及时生成和整理各种材料的取样记录及各种材料的试验资料，并定期将整理完整的试验资料移交项目资料员存档；协助项目内业技术员搞好有关试验检验资料的管理工作，对工程的质量保证资料的真实性、正确性和完整性负责。
单位工程竣工资料管理制度
单位工程竣工资料管理制度为了规范单位工程竣工资料的管理工作，保证单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，提高单位工程竣工资料管理的效率和质量，特制订本制度。
第一章总则第一条为了规范单位工程竣工资料的管理工作，保证单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，提高单位工程竣工资料管理的效率和质量，特制订本制度。
第二条本制度适用于单位工程竣工资料管理的各个环节，包括单位工程竣工图纸、报告、技术资料等的管理。
第三条单位工程竣工资料管理应遵循“谁制造谁管理”的原则，责任明确、权限清晰。
第四条单位工程竣工资料管理应遵循“谁制造谁管理”的原则，责任明确、权限清晰。
第五条单位工程竣工资料管理的目标是确保单位工程竣工资料的真实性、完整性和及时性，让竣工资料成为单位工程的“活化石”。
第六条单位工程竣工资料管理的工作要与单位工程的建设和运营管理紧密结合，相互支撑、相互协调。
第七条单位工程竣工资料管理应运用现代化信息技术手段，加强信息化建设，提高管理效率和质量。
第八条单位工程竣工资料管理应遵循法律法规和行业规范，做好信息安全和保密工作。
第九条单位工程竣工资料管理应根据单位工程的具体情况和要求，制定相应的管理办法和制度，不得擅自变更或破坏。
第十条单位工程竣工资料管理的主要内容包括：竣工资料的收集、整理、归档、传递等。
第二章竣工资料的管理第十一条单位工程竣工资料的收集应按照建设工程相关法律法规和工程建设管理制度的规定，由单位工程建设管理部门组织进行。
第十二条单位工程竣工资料的整理应有序、规范、明晰，做到按照时间顺序和主题归类。
第十三条单位工程竣工资料的归档应按照文件管理的相关要求和规定，做到存档齐全、清晰明了。
第十四条单位工程竣工资料的传递应及时、准确、完整，不得遗漏、误送或泄漏。
第十五条单位工程竣工资料的使用应遵循信息共享、互通互用的原则，服务于单位工程的建设和运营管理。
第三章机构设置及人员职责第十六条单位工程竣工资料管理机构应设立专门的管理部门或岗位，明确工作职责、权限和责任。
工程竣工验收管理制度
工程竣工验收管理制度工程竣工验收管理制度工程竣工验收管理制度1一、工程竣工验收指单位工程或单项工程按照设计图纸及施工规范已施工完成,经项目部自查可提请公司有关职能部门进行验收的阶段。
二、工程竣工首先必须经项目部自查合格,再将所有工程技术资料(包括竣工图)汇总整理报送公司技术质检科;公司技术质检科必须在三日内对资料进行审查,同时完成工程的自检验工作;公司自验通过后,项目部同公司确定业主、监理、设计、质监等单位对工程的竣工验收日,由业主发送请束。
三、工程质量经质监部门验收,并核定质量等级后方可交付用。
四、工程交付期间,项目部应落实好成品的保护工作,并派人同业主代表仔细办理交接手续,发现问题及时处理,将符合要求的产品交付业主。
五、项目部应及时将完整的工程技术资料一式三份,一份交送公司办公室,一份交城建档案馆,一份交业主单位,并办好工程技术资料档案移交清单。
六、工程交付后,根据《建筑工程工程质量管理条件》有关规定对工程质量实行保修,并规定进行回访。
工程竣工验收管理制度2工程竣工验收是基本建设的最后一项程序,是全面考核建设项目经济效益、检验设计、施工质量的重要环节,应坚持'质量第一'的原则,认真做好竣工验收。
1、办理竣工验收应依据公司下达的设计任务书,初步施工图设计(及其补充文件)及上级颁发的有关文件、各专业的设计规范、施工规范及验收规范。
2、工程竣工验收范围及分工:凡公司新建、扩建、改建等基本建设项目均应组织竣工验收。
较大规模的设备安装工程竣工验收应有省、市管理部门参加或主持,一般工程规模项目的工程验收由工程部组织相关部门及人员负责执行。
3、工程竣工验收的条件是:土建、设备或线路工程已按设计要求安装完毕,设备已在规定术档案、测试和竣工资料齐全完整、维护用工具仪器、仪表及维护备件齐全。
引进工程应满足合同规定条件。
4、管线工程竣工验收前三天,施工单位应将完整的合格的测试资料、修改过的全套竣工图和资料(竣工图和资料按部颁竣工资料编制办法并符合工程档案规定装订成册)送交工程管理室审查合格后,三天内由管线工程管理室安排组织验收。
竣工资料收集整编管理办法
竣工资料收集整编管理办法竣工资料是工程项目建设过程中的重要文件，它记录了项目从立项、设计、施工到竣工验收的全过程，对于项目的质量评估、后期维护以及可能的纠纷解决都具有重要意义。
为了规范竣工资料的收集、整编工作，确保资料的完整性、准确性和规范性，特制定本管理办法。
一、竣工资料的范围和内容竣工资料应包括但不限于以下内容：1、项目前期文件项目建议书、可行性研究报告及批复文件。
项目选址意见书、用地规划许可证、工程规划许可证等相关文件。
环境影响评价报告及批复文件。
勘察、设计合同及相关文件。
2、设计文件初步设计文件及批复。
施工图设计文件及审查意见。
设计变更通知及相关文件。
3、施工文件施工承包合同及协议。
施工组织设计、施工方案及审批文件。
开工报告、工程停工报告、复工报告。
技术交底、施工日志。
原材料、构配件、设备的质量证明文件、检验报告及进场验收记录。
施工试验报告及见证检测报告。
隐蔽工程验收记录。
分项、分部、单位工程质量检验评定记录。
工程质量事故处理记录。
4、竣工验收文件竣工验收报告。
竣工决算文件。
竣工审计报告。
工程竣工验收备案表。
5、其他文件监理文件，包括监理规划、监理细则、监理月报、监理会议纪要等。
声像资料，如照片、录像等，反映项目建设过程的重要阶段和关键部位。
二、竣工资料的收集1、责任分工建设单位负责收集项目前期文件、设计文件、竣工验收文件等。
施工单位负责收集施工过程中的各类施工文件。
监理单位负责收集监理过程中的相关文件，并对施工单位提交的竣工资料进行审核。
2、收集时间各项文件应在其形成后的规定时间内进行收集，确保资料的及时性。
施工过程中的资料应随着工程进度同步收集，不得拖延。
3、收集要求资料应真实、准确，不得伪造、篡改。
资料应完整，无遗漏、缺失。
资料的格式应符合相关规定和要求。
三、竣工资料的整编1、分类整理按照竣工资料的范围和内容进行分类，如前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。
每一类文件再按照时间顺序或项目进展阶段进行排序。
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竣工资料管理办法编号：GDOPS-QAQC-P2-003版本号：0所属体系：营运管理编写部门：营运部生效日期：20xx年xx月xx日目录1目的 (3)2适用范围 (3)3编制依据 (3)4职责分工 (3)5管理要求与程序竣工资料组卷 (4)6竣工文件的自检、预验收及移交 (11)7附则 (11)8修改日志 (11)1目的为规范维修更新改造项目竣工资料编制管理工作，加强竣工资料编制过程管理，特制定本办法。
2适用范围本办法适用于营运更新改造项目，所有参予营运更新改造项目的各参建单位都必须按本管理办法作好竣工文件的收集、整理、编制及归档工作。
3编制依据3.1《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，DA/28-20XX。
3.2《科学技术档案案卷构成的一般要求》，GB/T11822—2000。
3.3《电子文件光盘储存档案管理要求》，GB/T17678.1——1999。
3.4《建设工程管理条例》。
3.5《石油天然气建设工程施工质量验收规范》，SY/4208——20XX。
3.6《广东LNG接收站竣工文件的交付规定》。
4职责分工4.1质量组文控员职责4.1.1严格执行国家、公司关于竣工资料档案标准规范的有关要求、严格按照公司有关文件的要求组织实施。
4.1.2负责施工记录的规范、完整。
4.1.3负责项目竣工资料的收集、审核、整理组卷，移交公司DCC和档案馆4.1.4协助项目专项验收，如消防、压力管道/压力容器、防雷、节能、竣工资料验收，提供相关验收文件。
4.1.5协助监理单位组织分部工程验收、单位工程验收和工程初步验收，及公司对建设项目进行竣工验收及竣工备案工作。
4.1.6协助营运项目竣工表格的审定和备案。
4.1.7参与营运部维修组组织的建设项目的竣工验收。
4.1.8参与开工会、图纸会审、技术交底等活动。
4.2施工承包商职责4.2.1施工承包商采购（以下简称自购）的原材料、备件技术文件，由承包商按照《竣工资料管理细则》的要求进行组卷。
4.2.2每一批自购原材料、设备进场时，必须进行报验，原材料设备的技术文件必须齐全、实物与设计要求和所附技术文件一致，及时填写“合格证、质量证明文件汇总表”。
4.2.3自购材料设备技术文件经审查合格，合格证、质量证明书、装箱单（包括：砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、焊接材料等的检验、复验报告；混凝土、砂浆配合比、混凝土、砂浆试块抗压强度检验报告）。
4.2.4施工承包商现场施工检查记录表格必须经过质量组审定后方可实施。
4.2.5施工承包商必须严格按照当天施工当天记录的原则按时填写施工记录、竣工资料表格。
现场记录、竣工资料表格的填写必须与工程施工进度同步。
4.2.6现场施工记录、竣工资料表格内容的填写必须与现场实际施工情况一致，表格内容填写量化数据，并及时请业主现场负责人确认。
4.2.7施工承包商提出的工程变更申请必须及时履行完成会签审核手续。
5管理要求与程序竣工资料组卷5.1工程竣工资料组卷方法a)第一部分：企业资质、施工管理类文件。
包括：竣工资料的编制说明（介绍竣工文档的编制概况、编制依据、编制内容等）、企业资质类文件、施工组织设计报审及批复、施工组织设计、施工技术方案报审及批复、施工管理、质量规划、请示报告、来往函件（关于工程管理、质量管理方面的）等特殊行业施工许可、注册备案文件，施工总结；b)第二部分：综合资料。
按照质量组审定的记录表格的顺序及内容进行编制，按项目名称组卷，原材料检验、复验文件、自购设备的合格证、质量证明文件、装箱单、产品原材料材质证明、强度/严密性实验记录、检验/鉴定记录/证书、测试报告、工具清单、备品备件清单、零部件目录、图纸、有关技术重要往来函件等包含在该卷内；c)第三部分：施工记录。
按照质量组审定的“各专业施工记录表格”顺序及内容进行编制，按项目名称组卷。
施工记录表格按照工序先后顺序组卷；d)第四部分：竣工图。
5.2小型工程组卷方法由项目发包的小型工程（管线水工保护、接收站计量撬阀门更换等）其竣工资料的编制必须符合本规定的要求，鉴于工程项目工期短、工序比较单一等特点，可以不按以上组卷划分进行组卷。
除竣工图外，竣工资料编制说明、企业资质类文件、施工管理类文件、综合类文件、施工记录、施工总结等文件可以合并为一卷，表格内容的填写必须符合本规定的要求。
5.3竣工资料编制要求5.3.1必须保证竣工资料的原始性和真实性。
5.3.2竣工资料必须与工程实际相符合，并做到完整、准确、系统、满足生产、管理、维护和扩建需要；完整是指各种文件原件齐全、签字手续完备，准确是指技术数据必须准确，保持各个部分之间的有机联系，系统是指分类科学、组卷合理。
5.3.3竣工资料中所用计量单位、符号、文字以及打印、书写符合国家档案管理有关规定。
5.3.4竣工资料的编制和书写材料必须宜于长期保存，做到字迹清楚、图面整洁，不褪色，工程名称一致。
5.3.5施工过程中形成的时限性资料（必须施工现场填写的）均必须手工填写。
手工签署姓名、日期、鉴定验收意见时，字体必须工整，不得潦草。
其它非时限性资料（不须施工现场填写的）文字，各类报表用计算机打印。
5.4竣工资料组卷原则5.4.1组卷应遵循文件资料的形成规律，保持案卷内文字资料的系统联系。
5.4.2竣工资料按照附件表格类别进行组卷。
根据文件的数量，对于同一类文件，如一卷装订超厚（厚度超过20mm）可以进行分卷的划分。
5.4.3同一卷内文字资料按照重要程度或时间顺序排列，重要文件在前，次要文件在后，正件在前，附件在后，批复在前，请示在后，文字在前，图纸在后。
5.4.4卷内文字资料的封面、卷内目录、备考表均采用深圳市档案馆及公司中心文控规定的格式。
5.4.5竣工图按照专业划分编制组卷，并符合归档要求。
5.5竣工资料组卷顺序5.5.1施工承包商施工承包商竣工资料以项目划分及编号为顺序，按项目名称进行组卷，组顺序遵通用表格在前、各专业施工技术资料在后的原则。
组卷顺序为施工管理文件类，通用资料类、材料（设备）合格证、质量证明文件资料类，施工记录类，竣工图、电子文件及声像资料。
5.5.2无损检测承包商无损检测竣工资料按项目名称和轴则图进行组卷。
组卷顺序为无损检测管理类文件，无损检测报告类文件，无损检测工作总结，电子文件及声像资料。
5.6竣工资料案卷的规定5.6.1封面填写要求5.6.1.1封面案卷题名：对于施工、无损检测竣工资料，文件案卷题名应包括工程项目名称、单项工程名称、必要的文字说明、案卷文种等内容。
案卷文种的填写按照各专业组卷规定的文件内容填写。
封面案卷题名应简明、准确、完整地揭示本卷文件材料的内容，由立卷人填写。
5.6.1.2立卷单位：填写案卷组卷单位。
5.6.1.3起止日期：填写单独装订的本册文件产生的起止日期，对于图纸卷填写竣工图章上的日期。
5.6.2卷内目录填写要求5.6.2.1序号：按卷内文件材料排列顺序，顺序号均应从阿拉伯数字“1”开始依次标注，每卷顺序不得连续，同类文件可采用一个序号，不必一一排列，但所对应的文件日期应为一个时间区段。
5.6.2.2文件编号：填写文件的文号，竣工图填写图号，合同填写合同号，没有文件编号的不必填写。
5.6.2.3责任者：填写文件材料的形成部门或主要责任者。
单件文件上如有多家单位签字或盖章，“责任者”可填写编制部门，竣工图填写设计单位。
5.6.2.4文件材料题名：填写文件标题全称，必须与卷内文件名称相符。
5.6.2.5日期：填写文件上文件形成的日期，用“20XX.09.05”的标准形式填写。
5.6.2.6页号：填写每份文件首页的页号，最后一件文件填写首尾页号，首尾页号之间用“—”联接。
5.6.2.7备注：填写必要说明（没有就不填写）。
卷内目录排列在每卷文件材料的首页之前，竣工图案卷内无论是否已有图纸目录，一律编写卷内目录（图纸也要打页号）原有图纸目录保留，图纸目录作为卷内目录的第一份文件。
5.6.3卷内备考表填写要求5.6.3.1卷内备考表要注明卷内文件材料的件数、总页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
如：本卷共有XX件，共有XX页，照片XX张，附图XX张，XX件为复印件，原件在XX处，同一个文件的复印件，如有8-1、9-1等XX处页号重复。
有无漏打页号或页号不符情况、有无文件破损情况及其它需要说明的问题等。
竣工图案卷内的卷内备考表中还应注明：本册图纸内有XX张图纸上做了修改，有XX处修改。
5.6.3.2立卷人：应由责任立卷人手写签名。
5.6.3.3立卷日期：应填写完成立卷的日期，手签。
5.6.3.4审核人：应由案卷质量审核者手写签名。
5.6.3.5检查日期：应填写审核的日期，手签。
5.6.3.6卷内备考表排列在卷内文件之后，不编页号。
5.6.3.7备注：填写必要说明（没有就不填写）。
5.6.3.8卷内目录排列在每卷文件材料的首页之前，竣工图案卷内无论是否已有图纸目录，一律编写卷内目录（图纸也要打页号）原有图纸目录保留，图纸目录作为卷内目录的第一份文件。
5.6.4竣工资料用纸要求5.6.4.1竣工资料页面为A4幅面（290×210毫米），其纸张质量应达到70g/m2 。
5.6.4.2没有应用A4纸张编辑的资料应采取以下措施：小于A4纸的，把资料粘贴在A4纸上，并预留装订距离；大于A4纸的，按照A4纸幅折叠。
5.6.4.3案卷封面应采用150g/m2无酸牛皮纸装裱。
5.6.5竣工资料中原材料检验报告的要求5.6.5.1原材料检验报告应为原件，应有生产厂家质量证明原件或按档案管理有关规定提供证明文件，均应注明产品批号，使用部位。
5.6.5.2原材料检验报告字迹不清楚的，必须向检验单位重新索取。
5.6.6竣工资料打印、装订格式的设置及规定5.6.6.1页边距a)上边即上白边，又称天头，设定为30mm；b)下边即下白边，又称地脚，设定为28mm；c)左边即左白边，又称订口，设定为25mm;d)右边即右白边，又称切口，设定为20mm。
5.6.6.2页眉如果需要在页眉加入资料名称的，设定为24mm；小五号幼圆体，位置居中。
5.6.6.3页号小五号宋体，在页面底端，位置居中，设定为20mm；可使用“第x页共XX 页”的形式，也可使用“—X—”或直接数字的形式，但同一资料中不得混用。
5.6.6.4字体字号标题（章节小标题）一般使用宋体或黑体字，根据页面大小确定字号，一般不应超过二号字；正文使用小四号宋体字。
5.6.6.5序号使用汉字行列条目，使用黑体或宋体字；使用阿拉伯数字分层排序的，字体用同正文相同的宋体字，最多排列四级，例：1.5.3.2；如仍不足使用，可以使用小写英文作为最后一层排序。
5.6.6.6行距用小四号宋体字时行距的设定为1.5倍。