某公司采购手册(DOCX 91页)[实用全面资料]

公司采购手册

目录

采购管理规定 (2)

供应商管理办法 (20)

招投标管理办法（试行） (37)

非招标采购方式管理办法 (57)

招投标档案管理办法 (77)

产品退换货管理制度（试行） (82)

公司

采购管理规定

第一章总则

第一条为规范公司（以下简称“公司”）采购及物流管理工作，规范采购行为，充分发挥资金效益，降低运营成本，提高采购效率，根据国家相关法律法规，结合公司的实际情况，特制订采购管理规定。

第二条本办法适用于公司经营范围内的货物、服务采购，包括购买、委托、外包、租赁等。

第三条采购工作应遵循如下原则：

（一）严格遵守国家法律、法规；

（二）坚持公开、公平、公正和诚实信用原则；

（三）按照公司《采购管理规定》实施采购，采购按照制度规范化、流程标准化、决策透明化；

（四）及时、有效地保障企业运营发展所需要的物资和服务采购，尽可能降低采购与运营成本；

（五）遵守廉洁从业规定，防范商业贿赂和不正当交易行为的发生；

（六）实施有计划的集中采购，将采购有计划地合并成为少次大宗采购，发挥规模采购效益，以降低采购成本；

（七）非公开招标项目，原则上应在公司供应商库范围内实施采购。

（八）对法律法规和公司规定必须招标的项目，任何单位和个人不得化整为零或者以其他任何方式规避招标。

第二章采购部门与职责

第四条招投标工作领导小组负责统一领导和协调招标采购工作，研究决定采购工作中的重大问题。负责审查采购管理制度，对采购工作进行监管。

第五条渠道管理部是采购工作实施部门，负责编制采购管理制度，

制定采购计划，组织实施采购工作，并按照采购管理制度对自行采购工作进行自我监督和管理。

第六条各业务部门编制货物、服务需求计划，明确采购要求，经分管领导审核总经理批准后，提交渠道管理部编制采购计划，技术服务部负责采购所涉及技术问题的审核把关，参与采购谈判、招标文件编制、审核等工作。

第七条渠道管理部逐步建立供应商信息库，对各供应商履约情况进行检查评审和记录，对供应商实行分级管理。

第八条渠道管理部应遵循竞争、优选的原则选聘招标代理机构。

第三章采购方式

一、采购内容

1.货物类：

公司经营范围内的全部材料、设备等物资；

分为工程建设物资、贸易（销售）类物资、行政类物资。

本管理制度中所指工程建设类物资，是指向符合《中华人民共和国招标投标法》（以下简称《招标投标法》）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》（以下简称《条例》）、《工程建设项目项目货物招标投标办法》规定的必须依法进行招标选择货物供应单位的工程建设项目直接供应的物资。

贸易（销售）类物资，是指除上述工程建设项目物资供应外，公司经营范围内的全部货物。

行政类物资采购

办公用品：电子产品、耗材（计算机、打印机、复印机、传真机以及主要的辅材和耗材）、消耗性办公用品、办公家具以及固定资产及办公室装修、改造工程采购。

2.服务类：

为支持公司货物销售需向客户提供的支持性服务，如技术服务、工程服务或运输服务等。

二、采购方式及适用条件

（一）公开采购方式及适用条件

1.公开招标（或邀请招标）：单项目公开招标（或邀请招标）

本管理制度中所指工程建设类物资，是指由曲江建设集团投资或控股开发的项目。单项物资合同采购金额50万元及50万元以上、单项服务采购金额30万元及30万元以上的公开招标。

贸易性物资采购金额1000万元及1000万元以上的，公开招标。

2.公开招标：框架协议招标

框架协议招标，是指对于重复使用，且规格、型号、技术标准与要求相同的货物或服务的集中招标。通过公开招标对货物或服务形成统一采购框架协议，一般只约定采购单价，不约定标的数量和总价，按照采购框架协议分别与中标供应商分批签订和履行采购合同协议。框架协议招标适用于采购频次高、数量大、需分次下订单的大宗以及要求提供稳定可靠技术服务的物资。

由于框架协议招标采购覆盖的时间长、需求空间较大，选择一家中标商可能存在交货期延误、货物质量不合格更换供货商等各方面的风险。因此框架协议招标采购根据实际情况确定可选定两家或多家中标商。

框架协议招标的有效期一般较长，对于部分物资品种有效期内受原材料价格波动较大，如电缆等，框架协议执行价格可调整。此类物资品种的执行价将根据评标时确定的计价公式计算产生，与原材料的价格联动。

3.公开招标：供应商入围招标

贸易类物资，超过50万及50万元以上，原则上在招标入围供应商库中选择，每批次材料采购以询价书的方式在招标入围供应商库中选择签约供应商。

供应商入围招标，有效期自发布中标公示日期起2年。

1、市场价格波动频繁的物资，采取公开招入围供应商。市场价格波动频繁的物资，如水泥、线缆、钢管等每种材料选择不少于3家供应商入库。每批次材料采购以询价书的方式在招标入围供应商库中选择签约供应商。

2、采取固定供应单价(定价方式)的方式公开招大额供应商库。每种材料选择不少于3家供应商入库。以业务部门与货物使用单位最终签署销售合同中确定的品牌选择签约供应商。

渠道管理部从入围供应商库择优选择不少于3家企业，并邀请其在规定时间内提交服务的报价、质量、承诺等资料。渠道管理部须对拟邀请供应商所报价格、承诺等进行综合比较，最终选择确定性价比高的供应商，并出具《采购单位选定表》，经分管领导审核，总经理批准后，按照相关规定和双方达成一致的报价等资料签订书面合同。

4.公开竞争性谈判采购：

1、技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；

2、单项合同金额超过30万及30万元以上的服务采购，必须依法招标的单项合同金额超过50万元及50万元以上的货物采购，采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的，经招投标工作领导小组审批同意的；

3、不能事先计算出价格总额的；

4、单项合同金额超过50万及50万元以上的贸易类物资采购，招标入围供应商库中未包含该类货物供应商。

5.公开询价采购：

采购货物为通用性、标准性、可比性强，技术规格简单、市场价格相对透明的货物，且单项合同金额超过50万及50万元以上的贸易类物资采购，招标入围供应商库中未包含该类货物供应商，可采用公开询价方式采购。

6.网络采购

网络采购（电子商务采购）待公司电子商务平台建成上线后可实施线上采购。网络采购通过在平台上发布需求信息，吸引物资供应商竞价，然后通过综合考量最终确定成交供应商。

网络采购是一种新兴的物资采购方式，今后在采购技术规格简单、标准化程度高、市场价格透明的物资时，可采用并不断完善相应流程。（二）协议采购

1.战略合作采购

按照公司与合作企业以签订的战略合作协议执行。

2.代理经销

按照公司与合作厂商签订的代理经销合同执行。

3.单一来源采购

指涉及国家安全、国家秘密、抢险救灾等特殊采购情况，或涉及新技术、新业务、供应来源单一，与确定的供应商进行技术和商务谈判的采购方式。

（三）询价、竞争性谈判采购：

1、询价采购：

公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资、服务类（单项采购金额30万元以下）、固定资产或办公室装修改造工程（单项10万元以上且年度采购金额30万元以下）的采购活动，须在公司的合格供应商库中选择签约供应商。

询价采购，以询价书方式邀请不少于三家供应商参加采购活动，对供应商提供的报价及服务等进行综合比较，择优选择签约供应商，优先选择优秀供应商。如供应商库中无所需货物或服务供应商，应按照《供应商管理办法》对供应商进行审查，办理供应商入库审批手续后方可实施采购。

2、竞争性谈判采购：

公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资、服务类（单项合同采购金额30万元以下）、固定资产或办公室装修改造工程（单项10万元以上且年度采购金额30万元以下）的采购活动，且符合以下任一情况的，可采用竞争性谈判进行：

1）、技术复杂或性质特殊，不能规定详细规格或者具体要求的；

2）、不能事先计算出价格总额的；

3）、招标后没有单位投标、没有合格标的或者重新招标未能成立的。

第十一条为满足设备配套的一致性，需要对原招标项目进行改造或完善的以及原项目后续维修、配件更换必须向原中标供货商采购的，可以采用询价及竞争性谈判方式采购。

公开招标限额以下的工程建设类物资、贸易类物资单项采购金额50万元以下、服务类（单项采购金额30万元以下）的采购，2年内通过单项目公开招标中标的供应商，在不改变中标物资、品牌、规格型号/（服务内容）和单价的情况下，可直接签约。

物资采购原则上不得超出以上规定的采购方式范围，若遇特殊情况，须采用其他方式采购的，应上报公司总办会批准。

表1.1 采购方式及适用条件

第三条采购发起

每年12月中旬，各部门向渠道管理部提交《年度采购需求计划》，渠道管理部根据《年度采购需求计划》拟定年度采购工作计划，提前规划采购活动。

各部门根据销售合同或客户需求填写《采购申请》和《______项目物资需求计划表》，经业务部门负责人、分管副总审批采购任务后，递交渠道管理部实施采购。

（注：销售合同作为采购申请的必备附件资料。）

第四条采购实施

渠道管理部收到《采购申请》和《______项目物资需求计划表》，

组织市场调研拟定《采购方案》报分管领导审核，总经理批准后，按照采购管理规定实施采购工作。

办公用品、固定资产/装修改造工程等采购，行政人事部负责，采购需求统计和审批，渠道管理部负责采购实施。相应的采购申请所需表格，与行政管理制度要求一致。

采购过程中的特殊事宜，由渠道管理部分管领导审核后，报总办会商议审定。

第五条货物和服务采购

一、依法需要招标的项目：

《中华人民共和国招标投标法》（以下简称《招标投标法》）、《中华人民共和国招标投标法实施条例》（以下简称《条例》）、《工程建设项目项目货物招标投标办法》及《工程建设项目招标范围和规模标准规定》，必须依法进行招标的工程建设项目，招标限额以上（单项合同估算价≧50万元人民币）的货物采购，必须进行公开招标。符合邀请招标条件的，可按规定进行邀请招标。

单项服务合同估算价≧30万元必须进行公开招标。

渠道管理部按照《公司招投标管理办法》组织实施招标工作。通过招标方式确定中标单位后，渠道管理部与中标单位签订合同。

二、非招标方式采购

非招标方式采购参考《政府采购非招标采购方式管理办法》，我公司非招标采购方式，包括竞争性谈判、询价采购、单一来源采购。

由我公司自行按照竞争性谈判、询价、单一来源等方式取得货物、服务所采用的具体方式。包括货物贸易、工程服务、技术服务、货物运输服务等，不属于依法必须招标（贸易物资采购）、不适宜招标、经二次招标失败、未达到招标规模（单项合同预计采购金额在招标限额以下）、

不具备招标条件的，适用《非招标采购实施细则》。

非招标采购按照《非招标采购实施细则》实施，通过非招标采购评审确定拟采购单位后，经渠道管理部负责人审核，报主管领导和总经理批准后与拟采购单位签订合同。

第六条代理经销/战略合作类产品

1、代理销售的材料、设备等，由渠道管理部按照“代理经销协议”，以协议中载明的货物价格以及结算、付款方式，依照《______项目物资需求计划表》载明的规格型号、数量向厂商下达订单，以“代理经销协议”中规定的订货单为准。

2、战略合作类货物，渠道管理部按照签订的战略合作协议，以“战略合作协议”载明的货物价格、结算、付款方式执行，按批次或月度供货材料的数量进行采购，以协议规定的订货单为准。

第七条采购合同签订

按照公司《合同管理办法》执行。

第六条物资到货管理

一、对于已签订采购合同的业务部门根据项目到货进度要求提交《提货通知》，渠道管理部按照《提货通知》要求的时间和到货数量向供应商下达《排产通知单》安排生产，确保物资按时进场。

对于采购合同中已明确到货时间要求的，按照合同约定执行。

二、因项目施工进度加快或施工工序调整，造成到货时间和到货数量有变化，业务部门应填报《_______项目物资到货变更通知》，注明到货时间、数量的调整要求。

三、工程实际需用物资量超出《______项目物资需求计划表》时，业务部门应及时填报《_______项目物资需求补充计划表》，交由渠道管理部向供应商下达《排产通知单》，确保物资按时进场。

采购合同约定固定数量的，继续在该供应商处采购型号、质量相同的物资，在不超过原合同总价10%的情况下，渠道管理部可按照业务部门提交的《_______项目物资需求补充计划表》，与原供应商签订《补充协议》。

采购合同约定暂定数量的，按照实际到货数量进行结算。

第七条物资进场收货

物资到货后，由渠道管理部负责对到货产品外包装、规格及数量点收，并在《_______项目物资收货单》上签字盖章。渠道管理部经办人依据合同及《_______项目物资收货单》按照《库房管理办法》办理物资入库。

根据《_______项目物资收货单》，业务部门销售负责人与项目/客户完成到货验收，完成《_______项目物资到货验收单》签字确认。

到货验收过程中出现的不合格产品，按照《退换货管理制度》执行。

第六条设备调试验收

设备安装完成需调试验收的，供应商负责具体的验收调试工作，由技术服务部现场进行核查后，由各业务部门负责上报甲方（及甲方单位及甲方指定的监理方、项目建设单位等）进行现场调试验收，并填写调试验收报告，各方签字盖章。

设备调试验收过程中出现的不合格产品，按照《退换货管理制度》执行。

第七条供应量确认

项目物资全部供应完毕且验收合格，由渠道管理部与供应单位办理《供应量确认单》。

第八条发票递交

详见公司财务管理篇《发票管理办法》。

第九条付款

根据合同约定的付款方式和付款时间向供应商支付货款。

根据项目情况，如电梯采购，付款前须供应商开具银行担保函。

第五章物资采购纪律

第一条凡参与物资采购人员，不得收取供应商任何名目的“中介费”、“好处费”，坚决杜绝损害公司利益、营私舞弊等行为发生，不得为对方谋取不正当利益。

第二条采购过程中所发生的“折扣”“让利”等款项，首先应用于降低采购价格，难以用于降低采购价格的，一律上缴公司行政人事部。

第三条采购过程不允许一人独自完成，至少保证2人以上，相互监督执行。

以上第一、二条属于不廉政行为，一经发现，严肃处理并追究当事人法律责任。

第六章附表

表1. 年度采购需求计划

表2. 采购申请

表3. _________项目物资需求计划表

表4. ______项目物资总需求补充计划表

表5. 项目收货单

表6. 供应量确认单

公司

年度采购需求计划