电子档案管理制度
电子档案管理制度细则
第一章总则第一条为了规范电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国电子签名法》等相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本细则。
第二条本细则适用于本单位及下属单位所有电子档案的管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式存储、传输、处理和使用的档案，包括电子文件、电子图表、电子图像、电子音频、电子视频等。
第四条电子档案管理应遵循以下原则：（一）真实性原则：电子档案应真实反映档案内容，不得篡改、伪造；（二）完整性原则：电子档案应完整保存，不得缺失、损毁；（三）安全性原则：电子档案应采取有效措施，确保其安全保密；（四）可利用性原则：电子档案应便于查询、检索和利用。
第二章电子档案的收集与整理第五条电子档案的收集范围包括：（一）本单位及下属单位在业务活动中产生的电子文件；（二）上级机关、其他单位发送给本单位的电子文件；（三）本单位及下属单位在对外交流、合作中接收的电子文件；（四）其他需要归档的电子文件。
第六条电子档案的收集应遵循以下要求：（一）按照档案收集范围，及时收集相关电子文件；（二）确保电子档案的完整性和准确性；（三）对收集到的电子档案进行分类、编号和整理。
第七条电子档案的整理应遵循以下要求：（一）按照档案分类标准，对电子档案进行分类；（二）对电子档案进行编号，并建立电子档案目录；（三）对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性。
第三章电子档案的存储与保管第八条电子档案的存储介质应满足以下要求：（一）具有足够的存储容量，能够满足电子档案存储需求；（二）具有较好的兼容性，能够适应不同类型的电子档案；（三）具有较好的可靠性，能够保证电子档案的长期存储；（四）具有较好的安全性，能够防止电子档案的丢失、损坏和泄露。
第九条电子档案的存储应遵循以下要求：（一）选择符合国家标准的电子档案存储设备；（二）对电子档案进行加密，确保电子档案的安全性；（三）定期对电子档案进行备份，确保电子档案的完整性和安全性；（四）对电子档案存储设备进行定期检查和维护，确保其正常运行。
电子档案安全管理制度
第一章总则第一条为确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等相关法律法规，结合本单位实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三条电子档案安全管理遵循以下原则：1. 法规依据原则：严格遵守国家有关法律法规，确保电子档案安全；2. 隐私保护原则：保护电子档案中涉及个人隐私的信息；3. 完整性原则：确保电子档案的完整性，防止篡改、删除和泄露；4. 可用性原则：确保电子档案的可用性，便于查询和利用；5. 保密性原则：对涉密电子档案采取严格的保密措施，防止泄密；6. 信息化原则：运用现代信息技术，提高电子档案管理的效率和质量。
第二章组织与职责第四条成立电子档案安全管理工作领导小组，负责本单位电子档案安全管理的全面工作。
第五条电子档案安全管理工作领导小组下设电子档案安全管理办公室，负责电子档案安全管理的具体工作。
第六条电子档案安全管理办公室职责：1. 制定电子档案安全管理制度；2. 负责电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；3. 对电子档案进行安全检查，发现问题及时整改；4. 组织电子档案安全培训和宣传教育；5. 负责电子档案安全事件的调查和处理；6. 指导、监督各部门电子档案安全管理工作。
第七条各部门负责人对本部门电子档案安全管理工作负总责，具体职责如下：1. 贯彻执行电子档案安全管理制度；2. 组织本部门人员学习电子档案安全知识；3. 确保本部门电子档案的完整、准确、安全和有效利用；4. 定期对本部门电子档案进行安全检查，发现问题及时报告和处理。
第三章电子档案收集与整理第八条电子档案收集应遵循以下原则：1. 完整性原则：收集的电子档案应包括全部文件、资料和相关电子设备；2. 及时性原则：及时收集电子档案，确保档案的完整性；3. 准确性原则：收集的电子档案应准确无误；4. 安全性原则：收集过程中注意保护电子档案安全。
单位电子档案管理制度
一、总则为了规范单位电子档案的管理，确保电子档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位实际情况，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于本单位的电子档案管理工作，包括电子文件的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等各个环节。
三、组织机构与职责1. 成立电子档案管理领导小组，负责本单位电子档案管理的总体规划和组织实施，领导小组由单位领导、相关部门负责人及档案管理人员组成。
2. 设立电子档案管理部门，负责电子档案的具体管理工作，包括：（1）制定电子档案管理制度，并组织实施；（2）指导、监督各部门电子档案管理工作；（3）负责电子档案的收集、整理、归档、保管、利用和销毁等工作；（4）定期对电子档案进行审查、鉴定和整理；（5）负责电子档案的数字化和数字化档案的转换工作。
四、电子档案的收集与整理1. 电子档案的收集：各部门应按照规定及时将形成的电子文件报送电子档案管理部门，确保电子档案的完整性。
2. 电子档案的整理：电子档案管理部门应根据电子档案的特点，制定电子档案的整理规则，对电子档案进行分类、编号、编目等整理工作。
五、电子档案的归档与保管1. 电子档案的归档：电子档案管理部门应按照归档要求，对电子档案进行整理、鉴定和归档。
2. 电子档案的保管：电子档案管理部门应建立健全电子档案保管制度，确保电子档案的安全、完整和可靠。
（1）电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，采取必要的技术手段进行备份；（2）定期对电子档案进行审查、鉴定和整理；（3）对电子档案进行物理和逻辑保护，防止病毒、误操作等造成的数据丢失或损坏。
六、电子档案的利用与销毁1. 电子档案的利用：各部门在履行职责过程中，需要查阅、复制电子档案时，应按照规定程序向电子档案管理部门提出申请。
2. 电子档案的销毁：电子档案管理部门应按照规定程序对无保存价值的电子档案进行销毁，确保电子档案的保密性和安全性。
七、附则1. 本制度由电子档案管理部门负责解释。
电子文档档案管理制度
第一章总则第一条为了规范电子文档档案的管理工作，保障电子文档档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有电子文档档案的收集、整理、保管、利用和销毁等各个环节。
第三条电子文档档案管理应当遵循以下原则：（一）依法管理：严格遵守国家有关档案管理的法律法规，确保电子文档档案的合法合规。
（二）统一管理：对电子文档档案进行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）规范操作：严格按照档案管理流程和标准进行操作，确保档案质量。
（四）安全保密：加强电子文档档案的安全保密工作，防止档案信息泄露和丢失。
（五）有效利用：提高电子文档档案的利用率，充分发挥档案在各项工作中的作用。
第二章电子文档档案的收集第四条电子文档档案的收集范围包括：（一）本单位各部门、各机构产生的电子文档资料；（二）与本单位业务相关的电子文档资料；（三）上级机关、外部单位提供的电子文档资料；（四）其他需要归档的电子文档资料。
第五条电子文档档案的收集应当遵循以下要求：（一）及时性：及时收集电子文档档案，确保档案的时效性；（二）完整性：确保收集的电子文档档案完整、准确，无遗漏；（三）规范性：收集的电子文档档案应当符合国家有关电子文档档案管理的规范要求。
第三章电子文档档案的整理第六条电子文档档案的整理应当遵循以下原则：（一）按照档案分类标准进行分类；（二）按照档案形成的时间顺序进行排列；（三）按照档案内容的关联性进行组合；（四）保持档案的原始状态。
第七条电子文档档案的整理工作包括：（一）分类：根据档案内容、形式、用途等因素进行分类；（二）编目：为每份电子文档档案编制目录，包括档号、标题、作者、日期、页数等；（三）编号：为每份电子文档档案赋予唯一的档号；（四）数字化：对纸质档案进行数字化处理，确保档案的长期保存和利用。
第四章电子文档档案的保管第八条电子文档档案的保管应当遵循以下要求：（一）安全保管：采取有效措施，确保电子文档档案的安全，防止丢失、损坏、篡改等；（二）防磁防潮：对电子文档档案进行防磁、防潮处理，延长档案的寿命；（三）定期检查：定期对电子文档档案进行检查，及时发现并解决存在的问题。
电子档案管理制度
电子档案管理制度电子档案管理制度是指根据现代信息技术的发展，将纸质档案转换为电子档案，并通过电子设备进行管理、传输和利用的一种管理制度。
电子档案管理制度的建立和实施，对于提高档案管理的效率和质量具有重要意义。
本文将从电子档案管理制度的必要性、目标、内容和实施步骤等方面进行论述。
一、电子档案管理制度的必要性随着信息技术的发展，纸质档案已经不能满足组织和个人的信息管理需求。
纸质档案存在保管困难、查询不便、易丢失等问题，而电子档案则具有存储量大、检索快捷、耐久性好等优势。
因此，建立电子档案管理制度，能够提高档案管理的效率和质量，满足信息管理的需求，推动信息化建设。
二、电子档案管理制度的目标1.提高档案管理的效率。
通过电子设备的使用，能够实现档案的快速存储、检索和传输，减少人力物力的浪费，提高档案工作的效率。
2.提高档案管理的质量。
电子档案管理制度能够保证档案的完整性、可靠性和可用性，避免档案的损坏和丢失，提高了档案管理的质量。
3.确保档案的安全性。
电子档案管理制度能够采取措施，确保档案的安全，防止非法访问和篡改，保护档案的权益。
4.方便档案利用和共享。
通过电子档案管理制度，能够实现档案的便捷利用和共享，提高了组织和个人的工作效率。
三、电子档案管理制度的内容1.档案数字化转换规范。
明确档案数字化转换的标准和要求，包括扫描分辨率、文件格式、文件存储等。
2.档案存储和传输规范。
规定档案存储的设备和环境要求，确保档案的存储安全和稳定；同时，规范档案的传输方式和加密方法，确保档案的传输安全。
3.档案检索和利用规范。
制定档案检索和利用的规范和流程，包括检索词汇的建立、查询界面的设计等。
4.档案安全管理规范。
建立档案安全管理制度，包括档案访问权限的设置、数据备份和恢复等。
四、电子档案管理制度的实施步骤1.制定电子档案管理制度的总体规划和实施方案，明确电子档案管理的目标和任务。
2.建立电子档案管理系统，选择适合的电子设备和软件，进行安装和配置。
电子档案管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为规范和加强电子档案的管理，促进档案工作的规范化和现代化，提高档案管理的效率，保障电子档案的安全、完整和可信，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用于全公司所有部门和单位的电子档案管理活动。
第三条公司电子档案管理应遵循“依法管理、分类管理、规范管理、安全管理、挂图作战”的基本原则。
第二章电子档案的分类管理第四条电子档案应分为不同的分类，包括案卷档案、项目档案、工程档案、人事档案等。
第五条不同的分类电子档案应设立不同的档案管理部门进行管理。
第六条档案管理部门应根据档案的属性和重要性，对档案进行归档、整理、检索和保管。
第七条档案管理部门应负责规范电子档案的归档、移交、借阅等工作，确保档案的安全和完整。
第三章电子档案的规范管理第八条公司应建立健全电子档案管理制度和规范流程，确保电子档案的合法性、准确性和完整性。
第九条档案管理部门应制定规范的档案管理操作流程，对电子档案的生成、存储、共享、检索等环节进行规范管理。
第十条公司应对电子档案管理人员进行规范化培训，提高其档案管理的专业水平和业务能力。
第四章电子档案的安全管理第十一条公司应建立健全电子档案安全管理制度，明确档案的保密级别和权限管理规则。
第十二条档案管理部门负责对电子档案进行备份和存档，确保档案的安全和可信性。
第十三条公司应加强网络安全防护，防止电子档案被非法侵入和篡改。
第五章电子档案的利用与共享第十四条公司应鼓励电子档案的利用和共享，提高档案利用率和效益。
第十五条档案管理部门应定期开展档案的利用与推广工作，推动电子档案在公司的全面应用。
第十六条公司应建立电子档案共享平台，提供便捷的电子档案查阅和借阅服务。
第六章电子档案的保管第十七条公司应建立健全电子档案的保管制度，明确档案保管的责任部门和责任人员。
第十八条档案管理部门应制定档案的保管规定和操作流程，对电子档案进行规范的保管和备份。
电子档案 管理制度
电子档案管理制度第一章总则第一条为了规范电子档案的管理，提高档案管理的安全性和效率，根据国家有关法律法规和标准规定，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位在业务活动中产生的全部电子档案管理工作。
第三条电子档案是指以电子形式产生的档案资料，包括但不限于文档、电子邮件、图片、音视频等。
第四条电子档案的管理要符合国家有关法律法规，保证档案的完整性、真实性、可靠性和保密性。
第五条电子档案管理要建立规范的工作流程和制度，保证档案的查阅、借阅、复制等活动的规范进行。
第六条电子档案管理要注重信息化手段的运用，提高档案管理的效率和便捷性。
第二章电子档案的管理第七条电子档案的分类、归档、整理和保管应当按照相应的规定进行。
第八条电子档案管理要建立档案目录与检索系统，便于查阅和利用。
第九条在采购、使用电子档案管理软件应当符合国家有关标准和规范。
第十条电子档案的备份、存档要根据实际情况制定相应的备份计划。
第十一条硬件设备的管理是电子档案管理的基础，应当保证硬件设备的正常运转。
第十二条对于重要的电子档案需要进行加密和备份，保证其安全性以及备份完整性。
第三章电子档案的利用第十三条电子档案的查阅、借阅、复制等活动要严格按照档案管理规定进行操作。
第十四条电子档案的利用要区分权限，严格控制访问权限，保证档案的安全性。
第十五条电子档案的利用要精确记录查阅、借阅和复制等操作，确保档案管理的安全性。
第十六条对于不合理修改或删除电子档案的行为要追究相应的责任。
第四章电子档案的保存和销毁第十七条对于电子档案的保存和销毁，要严格按照国家有关规定进行操作。
第十八条电子档案的保存时间应当符合国家有关规定，到期后可以根据实际情况进行延长保存。
第十九条电子档案的销毁应当经过严格的审核程序，确保销毁的合法性。
第二十条对于需要销毁的电子档案要彻底销毁，保证档案不被恢复。
第五章电子档案的安全第二十一条对于电子档案管理要严格控制权限，确保档案的安全性。
第二十二条对于重要的电子档案要进行加密，保证档案的安全存储和传输。
电子档案管理制度
电子档案管理制度一、电子档案管理制度的概念及意义电子档案管理制度是指在信息化背景下，针对电子档案的整理、归档、保存、检索等过程所制定的一系列规章制度。
随着信息技术的迅猛发展，传统纸质档案已经难以满足现代社会的管理需求，而电子档案管理制度则为保证电子档案的合规、安全和可信提供了重要保障。
电子档案管理制度的出现对于组织机构来说具有重要意义。
首先，电子档案管理制度可以规范档案管理流程，提高工作效率，减少档案遗漏和文件重复存储等问题。
其次，电子档案管理制度可以提供档案信息共享和协同工作的平台，促进各部门之间的沟通和合作。
最后，电子档案管理制度可以加强档案的安全性和可追溯性，有效预防档案信息的泄露和滥用。
二、电子档案管理制度的要素和原则1. 要素分析电子档案管理制度的要素主要包括电子档案的管理组织机构、制度文件、技术平台和人员配备等。
（1）管理组织机构：建立专门的档案管理部门或岗位，负责电子档案的管理工作，制定相应的管理制度和流程。
（2）制度文件：制定适应本组织实际情况的电子档案管理制度，明确电子档案的整理、归档、使用、保存、销毁等规定。
（3）技术平台：建立适应组织规模和业务需求的电子档案管理系统，包括存储设备、网络设备、安全设备等，确保电子档案的安全和可用性。
（4）人员配备：建立专门的档案管理人员队伍，进行相应的培训和管理，确保电子档案管理工作的顺利进行。
2. 原则分析电子档案管理制度的制定应遵循以下原则：（1）合规原则：根据国家相关法律法规，制定合规的电子档案管理制度，确保档案管理符合规范和要求。
（2）安全原则：确保电子档案的安全性，包括物理安全、逻辑安全和网络安全等多个方面，防止档案信息的丢失、泄露和篡改。
（3）分类原则：按照文件的种类和重要程度进行分类管理，制定相应的档案分类标准，有利于档案的管理和检索。
（4）权限原则：对档案的查阅和修改等操作进行权限的控制，确保档案的操作行为可追溯和有记录。
（5）备份原则：建立档案的定期备份制度，防止档案数据的丢失和损坏，确保档案信息的可恢复性。
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电子档案管理制度XXX有限公司电子档案管理制度（暂行）第一章总则第一条为了加强公司的电子文件归档管理，保障电子文件和电子档案的安全保管和科学利用，根据《中华人民共和国档案法》、《XXXX有限公司档案管理办法（暂行）》有关规定制定本规定。
第二条本规定适用于公司各部门、分公司、各证券营业部（以下简称各单位）。
第三条基本术语解释（一）电子文件：是指员工在日常工作中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件，用数字(比特)形态表现出来，通过编码和解码来输入和输出，也称数字式文件。
（二）电子档案：是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。
（三）电子文件的物理归档：指经过归档处理的电子文件保存到磁盘或光盘等载体上实行脱机保管的过程。
（四）电子文件的逻辑归档：将电子文件的物理地址存放于档案管理部门控制的网络服务器中，使该电子文件能供档案部门有效利用和处理的过程。
第二章管理体制和职责第四条根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，各单位要明确电子文件归档管理的分管领导，协调解决实际问题。
档案管理部门要建立相应的工作制度和工作网络，做好电子文件归档的管理工作。
第五条各单位从电子文件产生时就要有严格的管理制度和技术措施，对其实施超前管理，以确保电子文件的真实性、安全性和完整性。
第六条在电子文件的管理过程中应明确职责，责任到人。
电子文件的形成、承办、运转、整理等工作，一般由承办（业务）部门负责；电子文件归档管理的日常监督、指导和保管、开发利用等工作，通常由档案管理部门负责。
第七条归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。
公司档案管理员要配备与业务部门相互兼容的计算机及软、硬件系统，保证归档电子文件的有效识读。
档案管理员应忠于职守，具备计算机专业知识，熟悉掌握本单位使用计算机系统的操作技能，组织编写归档电子文件的各种检索工具，并积极主动提供服务，充分发挥归档电子文件的作用。
第三章归档范围、保管期限第八条本单位主要职能活动中产生的电子文件，归档前要对其进行鉴定。
具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件，应按照归档范围进行归档。
第九条电子文件归档范围（一）电子文件性质代码R—草稿性电子文件；U—非正式电子文件；O—正式电子文件；N—无纸电子文件；T—文本文件；I一图象文件；G —图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件。
（二）电子文件信息类型1、字处理文件：指用计算机字处理技术形成的文字文件、表格文件等，归档时应重点收集定稿电子文件和正式电子文件。
（1）定稿电子文件：用计算机起草文件时形成的最后一稿草稿文件，记录了文件的最后修改结果，有重要凭证、依据价值，收集时需落实必要的签字手续，明确公文拟稿、核稿、签发等环节的责任者。
对特别重要文件的历次草稿需要保存时，每一稿应以不同标识加以区别。
（2）正式电子文件：将修改、签发完的定稿电子文件正式制作完毕，能行使其文件的职能，其标识应以正式文件文号注明。
2、图像文件：指用扫描仪、数码相机等外部设备获得的静态图像文件。
3、图形文件：指采用计算机辅助设计或绘图获得的静态图形文件，归档时应注意其设备依赖性、易修改性等问题，不要遗漏相关软件及各种数据信息。
4、影像文件：指用数码摄像机等视频设备获得的动态图像文件。
5、声音文件：指用音频设备获得并经计算机处理的文件，归档时应注意收集其属性标识和相关软件。
6、多媒体文件：指用计算机多媒体技术制作的文件，其中包含声音、图像、图形、影像等两种以上的复合信息形式。
7、数据库文件：指采用数据库系统制作的数据文件及可能产生的各种相关辅助文件。
8、超文本文件：指采用WEB技术制作的浏览器文件。
（三）电子文件环境类型1、计算机程序：指计算机使用的商用或自主开发的系统软件、应用软件以及软件的版本等。
2、数据文件：指用计算机软硬件系统进行信息处理等过程中形成的各种管理数据、参数等。
（四）电子文件载体类型目前主要有光盘、磁盘、磁带等介质的载体类型。
第十条运用计算机进行公文处理、行政管理或者实行无纸化办公的单位，电子文件形成部门应定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作脱机备份。
需要永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本与电子文件同时归档，即实行电子文件的双套制管理。
第十一条归档电子文件的保管期限电子文件的保管期限参照《中华人民共和国档案法》、《XXXX有限公司档案管理办法（暂行）》文件材料保管期限的现行有关规定执行。
第四章电子文件的归档方式、要求第十二条电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档。
各单位在开展此项工作的初期，应以物理归档为主，待条件成熟方可实行逻辑归档。
第十三条具有稳定可靠的网络环境、有严密安全管理措施以及对内容重要电子文件制作纸质版本的单位可以实施逻辑归档，其基本要求是：（一）电子文件归档操作由具体经办人完成，办理完毕的电子文件要注明标识。
（二）档案管理员要会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件的权限。
（三）网络管理人员要把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器上，服务器必须采取磁盘镜像、双机热备份等可靠的备份措施。
（四）归档的电子文件要有该电子文件产生及运行过程的原数据，即关于数据的数据，文件的上下关系和结构要一起保存。
（五）局域网内部要有可靠的安全防范措施，系统设备更新时，必须制定严密的数据转换办法，确保数据准确无误并能在新系统中运行。
（六）档案管理员应参与设备更新时的数据转换工作，并做更新记录。
（七）电子文件归档后，档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。
第十四条使用单机或局域网条件有限的单位，其电子文件要采用物理归档方式，基本要求是：（一）档案管理员要与业务部门一同制定电子文件的归档计划。
（二）业务部门根据归档计划，在应归档电子文件产生时标注一定的标记。
（三）要把电子文件经办过程中的情况随时记录在一个相应的文件中。
（四）办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档。
第十五条物理归档整理工作过程（一）检查并清除计算机病毒，对光盘、磁盘、磁带等介质的电子文件应注明是否已经做过检毒和清毒处理。
（二）档案部门应拒收含有病毒文件或其它隐患的数据文件，要把问题最大限度地解决在归档之前。
（三）把带有归档标识的电子文件进行分类、组盘。
分类不宜过细，要适中。
分类方法有如下几种：按年度、机构或问题分类。
按保管期限分类。
按文件格式分：文本文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、数据库文件、程序文件等。
按文件类型分：计算机程序文件、数据文件。
按存储载体类型分：光盘、磁盘、磁带等。
（四）把通过分类的电子文件重新排列，填写必要著录项目，编制机读记录和要存放载体的编号。
（五）归档的电子文件要编制简要检索工具，其基本著录项目为：序号、题名、责任者、文号、每份文件机读时间及位置、密级、保管期限、硬件和软件环境等著录内容。
归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。
第五章移交、保管、提供利用第十六条电子文件的形成部门一般应在每年年底12月31日前，将全年度办理完毕的属归档范围的电子文件向部门档案管理员归档，电子文件归档移交前，各承办（业务）部门应检查本部门电子文件的真实性与完整性，要做到移交及时、数据完整、内容准确、编目规范、帐目一致、手续清楚等。
移交清单一式两份，交接双方签字后各执一份。
第十七条撤并单位的电子文件应按规定向接管单位或有关档案管理员移交。
第十八条档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用。
档案管理员要检验好承办（业务）部门移交的电子文件，做到外观完好、整洁无损，记录的字节数、检索条目等著录项目与登记一致，确保上机测试无病毒和准确率。
凡检验不合格的，由形成部门负责重新制作。
移交电子档案的基本要求：（一）元数据应当与电子档案一起移交，一般采用基于XML的封装方式组织档案数据；（二）电子档案的文件格式按照国家有关规定执行；（三）电子档案有相应纸质、缩微制品等载体的，应当在元数据中著录相关信息；（四）采用技术手段加密的电子档案应当解密后移交，压缩的电子档案应当解压缩后移交；特殊格式的电子档案应当与其读取平台一起移交；（五）档案移交单位应当将已移交的电子档案在本单位至少保存3年。
第十九条电子档案移交最少要制作二套，一套封存保管，一套查阅利用。
有必要的制作第三套，实行异地保存。
第二十条电子档案接收的主要流程是：检验电子档案数据、办理交接手续、接收电子档案数据、著录保存交接信息、迁移和转换电子档案数据、存储电子档案数据等步骤。
接收入库的电子档案，每两年要抽检一次，抽检率不低于40%，发现问题要及时补救。
第二十一条随着计算机技术和设备的发展更新，库存电子档案要在完整、准确有保障的前提下，同步更新复制。
复制或补救新版后，旧版或有问题的载体仍需保存三年。
第二十二条对电子档案的复制分为相同载体的原样复制和不同载体的转换复制。
相同条件下，要优先考虑载体的可靠性和先进性。
第二十三条磁性载体上的归档电子文件，每四年要复制一次。
需抢救的光盘应及时复制，原载体保留时间不少于四年。
第二十四条档案室对电子档案载体应当按照DA/T38《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》和DA/T15《磁性载体档案管理与保护规范》进行管理。
保管的归档电子文件要采用专门的保护设备和保护技术手段。
归档电子文件载体应直立存放于防磁、防光、防尘、防有害气体的装具中，温度控制在14℃—24℃；相对湿度控制在45%—60%，距离强磁物10米以上。
第二十五条归档电子文件的提供利用要注意以下事项：（一）封存的电子档案不得利用和外借，利用时要使用电子档案的复制件。
（二）查阅应在许可范围，并遵守保密规定。
（三）通过网络查询和利用要有安全保密防范措施和可靠的监管保障。
第二十六条销毁电子档案，需经本单位领导批准，有关部门和部门档案管理员审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。
第六章附则第二十七条本规定由公司行政部负责解释。
第二十八条本规定自公布之日起执行。