秘书信息工作案例
第五章,秘书辅助决策与信息调研工作案例
案例 “窗口”
某先进事迹报告团在巡回报告过程中，由 当地政府安排去外地参观游览。途中，一名 成员突发急病，不省人事，情况万分紧急。 而此处距市区医院尚有100多公里。陪同出行 的办公室胡主任果断采取了以下措施：
一、决策及辅助决策的含义
决策：是指围绕一定的目标，拟定多种可能的行动方案并从中进行 比较论证，选择一种最优方案的行动过程。
决策活动是领导部门的重要职责和任务； 而辅助决策是新时期秘书部门必须充分履行的极为重要的职责——
参谋职责。 辅助决策：是指秘书人员或秘书机构为领导者制定并实施决策所采
取的各项辅助服务行为。
案例：万金一笑
穷地方作陪的。人从未见过如此丰盛的美餐，吃相可 不雅观。一顿饭三个钟头，等到李先生被人前拥后扶 地送进宾馆，已经是深夜十点半了。 “哥，你要的 地米菜春卷皮我带来了，你还要吗?”堂弟担心山珍海 味之后，堂兄已对家乡饭不感兴趣了。 “要，要， 快拿出来，我尝尝。”一见保温瓶里油光闪亮、皮焦 馅嫩的春卷皮，李先生现出一脸的孩提相，一连吞了 十多个，才停手。
在决策方案通过后，还必须进入实施阶段， 只有经过实施，决策才能达到最终目的，决 策方案的正确性才能得到检验。
因此，很多决策理论家都把决策方案的实施 与反馈也列入决策的程序之中，并认为是一 个非常重要的程序之一。
以上决策过程的五个基本程序，是科学化、 民主化决策程序的基本内容，决策唯有遵循 这些基本程序，才能保证其决策的正确性 。
副县长亲自用豪华轿车迎接这位“财神”，安排住在 最高级的宾馆，接风宴让李先生受宠若惊。县里四套 班子领导全体作陪，浙江的鱼翅、福建的海虾、东北 的野味、新疆的葡萄……县长也认不得这些美味，不 时地照着菜单介绍着。坐在李进财身边的堂弟李有财 小声地在堂兄耳边说：“县里对你可够意思，这一桌 整两万哪!”
秘书资格考试笔记讲义：信息工作3
技能训练 ⼀、案例分析： 喜讯后⾯的悲剧 总经理⼀天三次电话询问办公室信息秘书⼩王，了解南⽅市场的销售情况。
⼩王⼀连打了好⼏次长途电话，总公司南⽅办事处主任都不在家，得不到答复。
总经理要外出办事，临出门还叮嘱⼩王及时了解南⽅市场的情况，只要南⽅销售形势好，便可调整下⼀季度的⽣产任务，使企业再上⼀个台阶。
⼩王中午也没有休息，终于打通了长途电话，接电话的正好是南⽅办事处吴主任。
“吴主任吗?我是总公司办公室王秘书。
总经理急需了解你们的销售情况。
” “我们的销售形势⼤好啊!我正忙着与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同呢!⾯料和样式与上次⼀样。
” “那太好了!能成功吗?”⼩王问。
“估计问题不⼤!意向书已经草签，今天下午四时进⼀步洽谈细节，然后签订合同。
”吴主任说。
“那我下午四点半等您的准确消息。
” “四点半我还有个应酬。
我让办事处⼩李给你回个电话。
” ⼩王刚放下电话，总经理的秘书⼩刘⼜打来电话问南⽅的销售情况。
“吴主任说，南⽅形势⼤好，正在与港商洽谈⼗万套西服的出⼝合同。
”⼩王兴⾼采烈地说。
“成功的把握⼤吗?”⼩刘问。
“吴主任说，今天下午四点正式签约。
⾯料和样式与上次⼀样”。
“那就是说，只有签约的⼿续了?”⼩刘⼜问。
“是的。
”⼩王肯定地说：“我接到签约回电后马上告诉你”。
⼩刘接电话后，在总经理写字桌的记事本上写道：“办公室⼩王接到南⽅办事处吴主任电话，与港商洽谈出⼝⼗万套西服合同， ⾯料和样式与上次⼀样。
今天下午四点正式签约。
3⽉25⽇⼩刘记录。
” 下午五点⼆⼗分，总经理回到办公室，急忙翻阅记事簿，看了⼩刘的记录后⾮常⾼兴。
他拨通电话，要求采购员按上次要求购进⾯料，通知设计部门做好准备，维修部门抓紧维护设备，⽣产部门准备另外招收⼀批熟练技⼯……时间就是⾦钱，总经理抢在时间前⾯调兵遣将，⼀直忙到晚上七点半还没有吃饭。
来源： 下午四点半，办公室⼩王⼀连接到北⽅办事处、西北办事处的两个长途电话，⼀直打到下午五点半。
秘书资格证案例分析
会议管理——案例分析案例一英豪公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、销售二部经理人选等问题，在会上，还将进行东部地区销售情况的总结、销售一部关于内部沟通问题的发言。
如果你是秘书，请制定一个会议议程表。
英豪公司销售团队会议议程表公司销售团队会议将于月日星期一上午九点在公司总部的三楼会议室举行。
宣布议程。
说明有关人员缺席情况。
宣读并通过上次会议的记录。
东部地区销售情况总结。
销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。
公司销售人员的招聘和重组。
销售二部经理的人选。
下季度销售目标。
案例二公司准备在暑假召开一个各部门负责人的培训会议，经理让秘书钟苗选择一个会议地点，钟苗经过仔细考虑，预定了位于市郊风景区的一家酒店，价格相对便宜，而且风景宜人。
经理及参加培训的人员都很满意。
点评：由于该会议的参加者都是本单位人员，可一起驱车前往，所以郊外是比较理想的选择，不但价位适中，而且位于风景区，可使与会者身心放松。
案例三名山公司要召开年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。
会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。
年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。
为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。
会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。
为了使会议信息尽快传递给与会者，她及时编写会议简报、使会议达到良好的效果。
会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实，她还搜集齐会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。
王琴大会期间的表现赢得了大家的一致好评。
点评：会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。
秘书信息工作和档案管理
• 在我国，档案学作为一门学科产生和发展，是在上个 世纪二三十年代至40年代。
• 直接原因：民国“行政效率运动”、“文书档案连锁方法” 。
• 重要原因：“五四运动”后，史学界（北京大学、故宫博 物馆等学术机构）整理明清历史档案和学术研究的需 要。
• 1935年，《县政府档案管理法》出版。 • 推动因素：1938年，国民教育部为了适应各级机关提
高行政效率的需要，在私立武昌文华图书馆学校创办 了档案管理专科，前后共毕业50余人；1946年3月， 殷钟麟在重庆办了一所私立崇实档案学校，此外还有 上海的中国档案函授学校，其他短训班、讲习班也不 少。 • 1952年，中国人民大学开设了以档案学的教育和研究 为基本内容的专业。
道，美国佛罗里达州一个小区管委会为了解决民
众的宠物狗随处大小便的问题，将从今年8月1日
起，要求各位养狗饲主支付一笔费用，统一为宠
物狗检验DNA并且存档。
• 据报道，使用DNA存档后，如果小区内发现
狗粪，管委会会将样本送到实验室比对DNA，核
对确实之后，放任自家宠物狗随地大小便的主人
将会遭管委会重罚。
五、档案的作用
（一）主要作用
【常见现象】× ×省的电影发行公司与该省的× ×大学因一建设工程发生了土地产权争议。 × ×大学提出该工程所占土地归其所有，电影发 行公司如果在此进行施工建设，应付予其土地 占用费。
【解决之道】为澄清事实，该省的电影发行公司 前往城建档案馆查阅土地档案资料。相关的档 案证明：土地的产权属于电影发行公司。这一 土地产权争议由此得到妥善解决。
• 科技档案，主要是指由企业或科研单位在生产和科研活动中形 成和保存的科技文件材料，例如图纸、设计任务书、科研报告 等等。科技档案的内容与文书档案明显不同，它不是人类自我 管理活动的记录，而是人类面对自然进行科学研究、进行物质 生产活动的记录。科技生产活动虽然是人类赖以生存、发展的 基础，但却只是近现代以来才获得了充分的、突飞猛进的发展 ，而且对人类社会的重要性也日益深刻而明显。近现代的档案 大家族中，科技档案可谓一匹黑马，异军突起，显得越来越重 要，大有文书档案平分秋色之势，所以在人们的观念中开始形 成了“科技档案”的概念。
提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策
提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策【摘要】企业秘书在信息工作中扮演着重要角色，但目前存在着信息工作能力不足的问题。
本文通过对企业秘书信息工作能力现状的分析，探讨了提升这一能力的重要性。
提出了有效提升企业秘书信息工作能力的方法，并阐述了企业秘书如何辅助领导科学决策的重要性。
经过案例分析，总结了提升企业秘书信息工作能力辅助领导科学决策的重要性，展望了未来发展方向。
给出了建议与展望，希望能够提升企业秘书在信息工作中的价值，促进企业决策的科学化。
【关键词】企业秘书，信息工作能力，辅助领导，科学决策，提升，重要性，案例分析，总结，展望，建议。
1. 引言1.1 背景介绍企业秘书作为企业管理中不可或缺的角色，承担着重要的信息管理和决策辅助职责。
随着信息技术的快速发展和企业竞争日益激烈，企业秘书的信息工作能力更显重要。
一个优秀的企业秘书不仅需要具备出色的组织协调能力和语言表达能力，同时还需要拥有较高的信息处理能力和决策支持能力。
在当今信息爆炸的时代，企业秘书所面临的信息量庞大、多样化、信息价值来源的不确定性和信息冗余量大等挑战。
对于企业秘书来说，如何有效整合和利用这些信息资源，为企业领导提供有效的支持与决策，已成为摆在他们面前的重要课题。
提升企业秘书的信息工作能力，辅助领导科学决策，已成为企业管理中不可忽视的一环。
通过不断提升企业秘书的信息工作能力，可以更好地应对信息化时代的挑战，实现信息资源的最大化利用，帮助企业领导做出更加科学的决策，推动企业持续发展。
1.2 问题现状企业秘书在信息工作中所面临的问题主要包括以下几个方面：随着科技的飞速发展，信息量巨大，信息内容杂乱，企业秘书需要花费大量的时间和精力来筛选和整理有用的信息，这给他们的工作效率带来了挑战。
企业秘书的信息工作往往独立进行，缺乏与其他部门的沟通和协作，导致信息的获取和传递效率不高。
由于企业秘书在信息工作中的角色定位不清晰，缺乏明确的指导和培训，导致其工作水平和专业能力存在一定的提升空间。
秘书工作案例分析5篇
秘书工作案例分析5篇第一篇：秘书工作案例分析秘书“办事”工作案例案例（一）方秘书作茧自缚一个大型会议的晚会内容怎么定，方秘书先请示分管办会的黄副主任，定为“举办电影晚会”。
黄没有说要再往上请示，而方秘书自认为再请示第一把手贾主任也许会更好办事。
在请示贾时又没有把已请示黄所定的意见告诉贾，贾的批复定为“观看戏剧演出”。
这样，一个晚会出现两种不同安排的领导意见，该怎么办？方秘书左右为难。
几个办会秘书研究，最后决定按贾的意见执行。
由方秘书向黄副主任作自我批评，说明拟按贾主任的意见办，请黄谅解。
当时黄对方秘书多头请示很不高兴，但还是同意了按贾的意见执行。
案例（二）临时动议节外生枝一次，上级领导到某滨海城市考察。
在当地党政负责人汇报工作之前，有关同志先安排30分钟时间，到海滩旅游点考察旅游资源，然后回住地开会。
就在上级领导一行按预定计划，即将乘车离开海滩之际，突然开来了两辆中巴，当地党政负责人刚把上级主要领导请上车，当地的一些陪同人员和工作人员就一拥而上，车子呼隆隆沿着海滩往前开，把上级领导的一些主要随员和工作人员晾在海滩上不知所措。
而车开出不一会，就陷入松软的沙滩前进不了。
折腾了10多分钟后，其中一辆车勉强开动，另外一辆却任凭众人如何推，都只作喘气吼叫状，进退不得，无法行驶，弄得当地负责人很狼狈。
原来，他们认为只看一个旅游点不够，应让上级领导乘车沿着海滩多看一看。
没想到节外生枝，刚退潮的沙滩下不能行车，不仅多看的目的没达到，就连回程都困难。
无奈，原来分乘两辆车的人，只好往一车挤，挤不上的，只能深一脚浅一脚的在满是水渍的沙滩下步行返回。
此次海滩考察着实令人扫兴。
而原定的汇报会也因此不能如期进行了。
案例（三）小事也不应忽视在某地一次地方和驻军联合召开的表彰会上，颁奖仪式正在进行。
盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中鱼贯出场，手棒奖品交给在主席台前排就座的领导同志准备颁奖。
不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个部队首长的奖品，却递给了下一个位置的地方领导。
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工
秘书信息工作：秘书对信息的整理加工一个优秀或称职的秘书，应是收集、整理、加工信息的能手，如果你热爱秘书这个职业，那么你一定会朝着这个方向努力。
信息的处理就是对获取的各种信息进行加工、分析、综合、归类、过滤，从中获取有用的情况、数据，进而提炼出新的思想、理论，用以指导工作实践的全过程。
信息的处理包括信息的整理加工、信息的储存、信息的传递三个部分。
信息的整理加工，是整个信息工作的核心。
它是对收集到的原始信息在数量上加以浓缩，在质量上加以提高，在形式上加以变化，使之便于储存和转递的过程，亦即去粗取精、去伪存真、由此及彼、由表及里的改造制作过程。
整理加工的产物是信息资料。
信息成为信息资料，有四道程序：（１）筛选。
即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。
概括地说，就是要力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。
完全做到这一点虽然不大可能，但剔除无用的或用处不大的，只允许有用的通过，这不仅可能而且应该做到。
这就是筛选的基本任务。
（２）校核。
即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。
任何信息都内含着自身的价值，其价值的大小，在于是否真实地反映了客观事物发展的状况，即是否具有真实性。
由于信息的来源、信息的传播渠道中难免有客观的杂质和主观的因素干扰，因此秘书接触到的信息往往带有一定的模糊度、多余度、滞后度，有的含有虚假成分，有的可能完全是假象。
信息中的不真实因素，一般表现为偏颇、夸张、拼凑、添枝加叶、捕风捉影等几种情况。
如果说筛选是过粗筛子，把有用的信息挑选出来，而上述各种不真实的信息则可能因表面有用而漏网。
这就需要校核，好比是再过一遍细筛子，把各种"有用"的水分挤干，确保信息的真实、准确。
进行校核的方法有多种，其中最常见的方法有三种：第一，分析法，即对原始信息中所表述的事实和叙述方法进行逻辑分析，发现其中的破绽和疑点，从而辨别其真伪。
秘书工作综合案例与分析
秘书工作综合案例案例1: 戴墨镜的客人这天下午公司秘书正在前台值班，一个理着大光头、戴着大墨镜，显得很酷的中年客人推门而入。
秘书马上站起身迎接客人：“您好！请问您是……”“我找你们老板！”客人说着直往里走。
于是，秘书对这个不太注意礼貌的不速之客这么说：a. 对不起，老板正在跟客人谈话，有什么事请跟我说吧！b. 对不起，先生，请问您贵姓……c. 客人来访，必须登记，这是公司的规定！d. 你要再往里闯，我就叫保安了！e. 先生，您预约了吗？请从以上5个选项中找出最合适的回答，并分别说明合理与否的理由。
案例2 ：秘书面对紧急事件应当怎么做？应注意什么？某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5 点，接到一个紧急电话。
电话内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好电话记录，思考了以下四种处理办法：一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用电话方式联系有关部门，然后再向领导汇报。
你认为上述四种处理办法那种最妥当？其余三种为何不妥？案例3：杨秘书错在哪里？某省茶叶进出口公司罗经理将与英国客商史密斯谈一笔20 万英镑的茶叶出口合同。
杨秘书做接待工作兼翻译。
史密斯一进门，杨秘书马上引进会客室，罗经理已等在那里了，经过一番简单的介绍，他们发现史密斯粗通中文，能听懂不少中国话。
罗经理与史密斯寒暄的时候，杨秘书前去泡茶，他用手从茶叶罐中拈了一撮乌龙茶放在茶杯内，然后冲上水，把杯子放在史密斯的面前。
罗经理和史密斯都看到了这一切，史密斯疑惑地问：“听说你们中国在加工碧螺春时，姑娘们要用手沾着唾液把茶叶卷起来，是不是？”罗经理还未答话，杨秘书立即反应：“那种茶叶样子特别好看，特别香呢! ”罗经理解释说：“不，不，不，几十年前是这种情况，但现在茶叶的种植、采集、加工都严格按照国家出口标准进行，不会再出现类似的情况。
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( 秘书基础)
姓名：____________________ 单位：____________________ 日期：____________________
编号：YB-BH-025271
秘书信息工作案例Secretary information work case
秘书信息工作案例
秘书信息工作案例
1.档案的价值? 思考并讨论，在该案例中小林、老师、科长分别采用了何种信息传递方式?
2.为什么企业能在短期内完成电动客车改造任务? 什么他们会选择该种方式?
答：(1)对于企业来说，档案有两方面的价值
答：小林向某大学技术开发公司发出了函电，请求给予技术咨询，采用了电信传递方式，老师为工厂查阅了国内外有关资料和专利，并复印成册寄到该厂，采用
一、凭证价值
了文字传递的方式，生产科长在厂长办公会上，向与会者详细汇报了该产品的性能档案是历史的真凭实据。
从档案的形成看，它是由形成者当时、当地、当事直和发展前景.并提供了某大学开发公司查阅的有关资料，采用的语言传递与文字传接使用的文件材料转化而来的，是未经任何改动的原件，是令人信服的历史证据。
从档案自身特点看，它记录了形成者留下的历史真迹，是确凿无疑的原始文件和历语言传递是将信息转化为语言传递给信息接受者，如对话、座谈、会议、提出史凭证，可以成为查考、研究、争辩、护权和处理问题的时具有法律效力的依据。
二、参考价值
档案反映企业管理实践活动的正反两面的教训，可为后人提供广泛的借鉴。
它对于企业查考既往实践、探索事物的过程及其规律，总结吸取历史的经验教训，开拓创新，是必备的参考材料，具有广泛的情报价值。
(2)地铁总公司的档案部门由于完好地保存了将要改造的电动客车的全部档案资料，因而为技术部门迅速、有效地进行设计改造提供了可靠的信息。
经过3年多的努力，完成了42辆车的改造任务，每车节约资金98万元，42辆车共节约资金4116万元。
充分体现了档案的参考价值。
从信息意识的角度，谈谈何秘书为何会遇到尴尬，你怎么做?
答：1.所谓信息意识，就是信息工作人员对事物的敏感度、洞察力，是信息工作人员政治素质、业务素质、政策水平、学识水平和分析能力、思维能力、理解能力、反应能力、决断能力等多种知识和能力的综合反映。
2.此案例中何秘书缺乏信息意识，没有从会议回执中获取到代表们关于住宿的要求信息，只是想当然的按照男女人数，确定了房间的数量，没有收集到代表们的特殊要求，所以才遇到了这样的尴尬。
3.作为秘书人员，要培养自己的信息意识，从相关资料中获取到有用的信息，按照与会人员的要求，合理的安排住宿。
作为秘书人员来说，信息的敏感性并不是天生的，可以通过平时的刻苦训练
逐步提升。
一要多看，这是形成敏锐的信息洞察力的基础。
(1)现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向。
(2)多接收来自外界的各类信息，以提高认识水平及辨别是非的能力。
二要多思，这样才能培养灵活的信息收集和捕捉能力。
收集和摄取信息在过程中，要抓住三点：(1)位置准、(2)内容新、(3)角度好。
三要多练，即培养信息工作人员准确的筛选、整理信息的能力。
(1)筛选细致、(2)整理准确。
请求、听取汇报、演说等.是使用语言、姿态、倾听来传递信息的。
语言传递简洁、直接、快速，信息反馈及时，较少受地点、场合的限制，但获得的信息凌乱，对信息接收者来说较难储存。
文字传递是将信息转换成文字、符号、图像传递给信息接受者，它的特点是避免信息变形失真，可以进行远距离的多次传递，而且便于利用和储存。
电信传递是先进的信息传递方式，目前已有电话(包括手机和固定电话)、传真、通信卫星、计算机联网等多种方式。
小林要求信息传递要准确及时，所以采用了电信的传递方式，老师要求信息传递要准确不失真，可以进行远距离的传递和多次传递，所以采用了文字传递的方式。
科长需要在会议上直接与与会者交流沟通采用了语言传递的方式，为了避免语言传递信息凌乱不易储存的特点，辅以文字资料，使信息传递更准确，更具说服力。
省委有关部门到重灾区进行调查后，编发汇报材料上交省委、省政府。
这属于哪一种形式信息反馈?除此以外信息反馈还有哪些形式?
信息反馈的涵义是什么?
信息反馈的方法有哪几种?
信息反馈形式..：(1)纵向反馈和横向反馈。
纵向反馈是向上级管理部门和决策层反映执行指令情况的反馈形式;横向反馈是同级组织之间的信息反馈。
(2)正反馈和负反馈。
决策执行中的成绩、经验方面的信息反馈为正反馈，问题、失误方面的反馈为负反馈。
(3)前反馈和后反馈。
在信息发出前信息接收者向信息发出者提出要求和愿望是前反馈;在信息发出后信息接收者对信息做出的反应是后反馈。
案例中他们及时地编发了《特重灾区需要特殊政策解决后遗症问题，监利县当前几个突出的问题亟待解决》的信息，反馈给省委，属于纵向反馈、负反馈和后反馈。
所谓信息反馈，是指控制系统把输出的信息与其作用的结果相比较后再返回回来，并对信息的再输出发生影响的过程。
信息反馈有连续型、系列型、广角型三种方法..。
(1)连续型反馈信息。
对工作过程中的某个关键问题在短期内连续不断地进行反映。
(2)系列型反馈信息。
将工作活动的全过程情况按不同的发展阶段连续反映。
(3)广角型反馈信息。
对工作活动的某个过程从不同角度进行反映。
可以在这输入你的名字
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