文书工作与档案管理11 第十一章 档案的提供利用

——泰戈尔
一、档案提供利用的一般形式
“利用档案” 和 “ 档案提供利 用工作 ” 是密切 联系而又不同的 两个概念，见图 10-1。
图10-1 “利用档案”和“档案提供利用工作”的区别和联系
一、档案提供利用的一般形式
档案的提供利用工作从利用者对档案利 用的方式来看，可以分为两种，见图10-2。
图10-2 档案的提供利用工作的分类
第二节 档案的直接利用工作
本节点睛 一、阅览服务 二、外借服务 三、复制服务 四、咨询服务 五、电子化服务
积累的经验多了就会慎虑，就像积累 的学识多了就会博学一样。
——霍布斯
一、阅览服务
（一）阅览服务的概念 阅览服务是指档案部门根据自身条件 和利用需要，设立专门的档案阅览室，供 利用者查阅利用档案。
图10-14 电子化服务的优点
（三）档案电子服务的分类
档案电子服务的方式主要有以下四种， 见图10-15。
图10-15 档案电子服务的分类
第三节 档案的间接利用工作
本节点睛 一、间接利用工作的特点 二、间接利用工作的主要
形式
历史的经验能帮助人们认识现在和展望 明天。老马之知可用也。
——韩非
一、间接利用工作的特点
图10-18 大事记的编写要求
（二）大事记
2. 机关大事记的结构 （1）大事记述。它是大事记的核心部分。它通过对 许多重大历史事件的记述，反映一个机关历史发展的概 貌及其规律性。在具体选择和确定大事时的要求，见图 10-19。
图10-19 选择和确定大事时的要求
（二）大事记
（2）大事时间。它是大事记的主要组成部分之 一。大事时间的写法要求，见图10-20。
图10-13 咨询服务的步骤
五、电子化服务
（一）电子化服务的概念 档案的电子化服务是在计算机技术迅猛
发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方 式。它是指档案部门利用电子化办公设备和 现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的 数字化档案。
（二）电子化服务的优点
实现档案信息开发利用的电子化具有 诸多优势，见图10-14。
四、咨询服务
（一）咨询服务的概念 档案咨询服务是指机关档案部门或档案人
员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话） 或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的 有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案 规章制度、档案检索途径等方面的问题。
（二）咨询服务的步骤
档案咨询服务工作程序一般可分为五个 步骤，见图10-13。
图10-10 内部借阅的借阅制度
三、复制服务
（一）复制服务的概念 随着办公室自动化程度的提高，各种现 代办公工具的普及，特别是照相、复印技术 以及电脑文字处理技术的推广运用，档案 复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方 式。
（二）档案复制服务的优点
档案复制服务的优点很多，见图10-11。
图10-11 档案复制服务的优点
档案的利用是档案工作的目的， 也是档案工作的出发点和归宿。
第一节 档案提供利用的形式 与特点
第二节 档案的直接利用工作
第三节 档案的间接利用工作
第一节 档案提供利用的形式 与特点
本节点睛 一、档案提供利用的一般形式 二、档案提供利用工作的要求 三、档案用户的特点和利用规律
我们认识人，只不过像看一个由虚线点画 而成的轮廓，也就是说，在我们认识当中，还 有空缺之处，须由我们自己尽可能地予以填补。
图10-5 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
3. 从利用档案的目的来分，档案用户 可分为三类，见图10-6。
图10-6 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用分为三类，见图10-7。
图10-7 档案用户的分类
（二）档案用户的利用规律
档案用户除了具有一定的特点外，在利用中往往还 会表现出共同的规律，比如在重大事件、重要活动发生 前后，相应会有一些用户来查找与之相关的或相类似事 件的材料；又如一些部门在编史修志过程中往往会按时 间顺序逐步查找一定范围的档案，而一些研究型用户除 了要用到一些直接反映某一问题的材料以外，还需要一 些相关的参考材料。档案工作者如能在实际工作中注意 发现和研究这些规律，并以此为契机，做好利用前的准 备工作，将会给利用者带来极大的便利，也会使自己的 工作更加主动。
第十一章 档案的提供利用
学习目标 本章点睛 主要内容 知识框架图
1 了解档案的提供利用的形式与特点。 2 熟悉档案的间接利用工作以及常用参考资料
的编撰。
3 掌握档案利用工作的基本概念和常用方式。 4 了解网络信息服务。 5 会用档案咨询服务，档案目录服务，档案编
研服务。
6 掌握档案原件服务，档案复制服务。
（四）文件汇编
文件汇编，又称现行文件汇编。顾名思 义，它汇编的都是正在发生效力的现行文件， 可以说是现行文件汇集的统称。
文件汇编
（四）文件汇编
1.发文汇编 它是发文机关将每年制发的公文按发文顺 序号排队集中成册的一种编纂形式。发文汇编 一般按年度编辑，根据发文数量一年编一册或 数册。发文汇编内的文件一般按文件形成日期 先后或文号顺序排列，并重新统一编写页号， 加上目录、封面装订成册。
（四）文件汇编
2. 重要文件汇编 它是以现行文件重要程度为依据而形成的一种编 纂成果。编辑重要文件汇编一般需要经过以下步骤， 见图10-22。
图10-22 重要文件汇编的步骤
（四）文件汇编
3. 会议文件汇编 会议文件汇编是收录机关某一次或几次 会议的全部或主要文件汇集成册的编纂形式。 会议文件汇编是帮助人们统计查阅机关有关 会议文件的一种参考资料。
用户分类入手，根据不同类型的档案用户， 加以区别对待。从不同的划分标准出发，可 以把档案用户划分为以下四类。
三、档案用户的特点和利用规律
1. 按基本性质分，档案用户可分为两 类，见图10-4。
图10-4 档案用户的分类
三、档案用户的特点和利用规律
2. 按与档案部门的关系分，档案用户可 分为三类，见图10-5。
（一）全宗指南
1. 全宗指南的概念与作用 全宗指南，又称全宗介绍，它是以本机关全宗 为对象范围，以叙述的形式对立档单位及其档案的 内容和成分等情况进行报道的材料。
全宗指南
（一）全宗指南
2. 全宗指南的结构 全宗指南的结构有三部分构成，见图10-17。
图10-17 全宗指南的结构
（二）大事记
1. 大事记的概念及编写要求 大事记是一种以时为经，以事为纬，简明地记 载和反映一定范围内各种重要史实的资料书和工具 书。大事记的编写要求如下，见图10-18。
图10-20 大事时间的写法要求
（三）组织沿革
组织沿革也叫组织机构沿革，是以 文字或者图表形式，系统地记述和反映 某一独立机关（包括党政机关、社会团 体、企事业单位）自身发展演变情况的 参考资料和工具。
（三）组织沿革
组织沿革的编写体例可采用四种方法， 见图10-21。
图10-21 组织沿革的编写体例的方法
间接利用工作的特点有三点，见图10-16。
图10-16 间接利用工作的特点
二、间接利用工作的主要形式
档案间接利用工作的重点是对档案资料 进行编辑研究，形成各种参考资料。常用参 考资料可以分为两种：一种是档案文献报道 型资料。它包括全宗指南、专题指南、档案 文摘等；另一种是档案文献撰述型资料，包 括大事记、组织沿革等。
（二）阅览服务的特点
阅览服务的优点主要有三点，见图10-8。
图10-8 阅览服务的优点
（三）阅览服务的分类
档案阅览服务可分为两种形式， 见图10-9。
图10-9 阅览服务的分类
二、外借服务
（一）外借服务的概念 档案外借服务是将档案原件借出档案 部门使用的一种利用方式。
（二）外借服务的特点
对于内部借阅，应该建立规范的借阅制度， 见图10-10。
二、档案提供利用工作的要求
档案提供利用工作是档案工作中一个十分关键 的工作环节，应该按照以下要求进行，见图10-3。
图10-3 档案提供利用工作的要求
三、档案用户的特点和利用规律
《档案用户是档案工作的服务对象，是
利用档案、实现档案价值的主体。 （一）档案用户的特点 要掌握档案用户的特点，首先应从档案
（三）档案复制服务的方法
档案复制的方法很多，有静电复印、 缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。
档案复制的方法。
复印、传真、打印一体机
缩微复制
（三）档案复制服务的方法
在具体方式上还可以根据利用档案的不 同用途和不同利用范围，档案复制分两种， 见图10-12。
图10-12 档案复制的分类
（三）档案复制服务的方法
（五）机关基础数字汇集
机关基础数字汇编是以数字的形式反映一个机关 或机关某一方面工作基本情况的参考资料，又称 “ 基 本情况统计表 ” 。
基础数字汇集从内容上分有综合性和专题性两种。 综合性基础数字汇集是记载某一机关各方面情况 的资料，它内容广泛，项目较多，篇幅较大。 专题性基础数字汇集则是记载某一机关某一个方 面情况的资料，它所汇集的数字主要反映某项工作活 动的发生、发展、规模、变化、结果等情况。