物业服务档案的建立与管理方案
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理
1. 简介
物业管理档案是物业公司或物业管理部门用于记录和管理物业
管理工作的文件集合。
建立和管理好物业管理档案对于提高物业管
理工作的效率和质量至关重要。
2. 物业管理档案的建立
2.1 归档原则
物业管理档案的建立需要遵循一定的归档原则，包括按照时间、地点、项目等分类归档，确保档案的有序和易查性。
2.2 归档内容
物业管理档案的内容包括但不限于以下几个方面：
物业权属证明文件
投资、建设和规划文件
客户合同和租赁协议
物业设备维护记录
日常巡视巡查报告
报修和投诉记录
安全和消防检查报告
突发事件处理报告
物业费收款记录
3. 物业管理档案的管理
3.1 档案存储
物业管理档案应统一存放于专门的档案室或档案柜中，确保档案的安全和完整性。
3.2 档案管理职责
物业管理公司或物业管理部门应指定专人负责档案管理工作，包括档案的整理、归类、索引、借阅和销毁等工作。
3.3 档案查询和调阅
任何人员需要查询或调阅物业管理档案时，应填写相关申请，并经过相关负责人的批准，确保档案的安全和保密。
3.4 档案备份
为了防止档案的丢失和损毁，物业管理部门应定期进行档案备份工作，确保档案的安全性和可持续性。
4. 结论
建立和管理好物业管理档案对于物业管理工作的高效和有序进行至关重要。
物业公司或物业管理部门应遵循归档原则，建立完善的物业管理档案系统，并加强档案管理和保护工作，以确保物业管理工作的顺利进行。
物业服务档案的建立与管理方案
物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
1、档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档办理。
（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；6）每类扶植工程竣工必须有兼职档案兼职客服办理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反应卷内文件内容，并区分保管限期；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。
住宅物业档案的建立与管理方案
住宅物业档案的建立与管理方案一、物业档案建立的内容档案建立的内容包括，业主入住资料，客户家庭资料，客户联系电话，包括，正常情形下的联系电话和紧急情形下的联系电话，如家庭电话、单位电话、手机、邮箱地址等，客户室内装修管理资料包括：装修申请表、装修进程情形记录、管线变动情形等；客户日常修理资料包括：修理、修理回访等记录情形；客户反馈资料包括：服务质量回访记录、客户投诉及处理记录、客户意见征询、统计记录等。
二、物业档案管理的具体措施客户档案资料是在客户入住以后逐渐建立起来的，其内容包括客户的姓名、家庭情形、工作单位、联系方法、管理费收缴情形、室内装修管理资料及物业独用部分使用及保养修理情形等。
三、客户档案的收集设立档案室，建立相应规章制度，对客户档案进行严格管理。
资料收集坚持内容丰富的原则。
在实际工作中从需要动身，扩大资料来源，从时间上讲是在业主入住时开始收集归档，实行客户一户一档。
四、客户权籍资料管理从客户入住开始，应着手权籍资料的收集工作，权籍资料的收集、整理、归档，应做到条理清楚、完全齐全，便于查阅。
管理和使用好权籍资料，动态反应客户权籍状态，为客户需求提供服务。
五、客户档案的整理各个业务范畴上收集到的信息资料，统一交档案员集中整理，整理的重点根据资料内容、来源进行分类，做到条理清楚、便于查阅。
六、客户档案的归档小区物业管理中心的业务接待将收集到的客户资料每个月五日条件交档案中心。
物业档案中心员依照物业管理自身的内在规律和联系，将资料分类有序地储存，并输入运算机存档，运用运算机的先进手段进行档案资料的管理。
七、档案的利用为客户服务工作及时提供档案资料，直接或间接地为客户管理服务，从而有效地提高服务质量和服务水平。
八、客户档案的管理客户档案的使用有严格的规定，借阅必须由具有规定条件的人员经登记后方可借出，归还时须由专人进行检查，如有破旧，立刻修复，严重时追究有关人员的责任。
客户档案存放时要做好防火、防潮、防蛀工作，运算机使用时应避免电脑病毒侵入。
物业公司档案建立与管理方案细则
物业公司档案建立与管理方案细则物业公司档案建立与管理方案细则第一节项目管理档案的建立一、建立项目管理档案的要求1、由档案室负责立卷，归档制度规定，物业服务中心形成的各类资料文书应于次年第一季度内归档于档案室。
立卷归档工作需接受指导、协调和监督。
2、由各责任部门负责立卷，归档制度规定，在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案应于次月月初归档于物业服务中心档案室。
专业性较强或需要保密的档案可以延长移交期限。
3、由责任部门负责立卷，归档制度规定，各质量记录应按月归档于物业服务中心档案室。
4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查，对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理，以保证档案的完整性和实用性。
5、档案室管理人员在接受各归档案卷时，应按要求做好交接登记。
6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。
7、任何人调阅档案都必须填写申请单，由所在部门领导同意签字，批准后方可调阅。
所有档案为核心机密。
8、档案一律不准带出档案室，复印、借用需经同意并办理完登记手续后方可带出档案室。
所有档案由档案室管理人员负责调取、归还，并做好记录。
9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认，以保证档案资料的可追溯性。
10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人，一经发现，将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。
11、档案室管理人员根据工作需要，编制必要的目录、卡片、索引等检索工具，编辑档案文件汇集和各种参考资料，积极主动地开展档案的利用工作，为物业服务中心各项工作服务，并注意掌握档案的利用效果。
12、档案分长期、短期档案；销毁档案时，应由行政人事部负责人监销，并办理销毁/监销手续，以防止档案遗失和泄密。
二、档案资料的内容1、工程档案：包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸，要求长期保存。
2、业主档案：从交楼开始的全部所需资料，包括交楼资料、变更材料、过户资料等，需长期保存。
物业管理服务档案管理方案
物业管理服务档案管理方案标题：物业管理服务档案管理方案引言概述：物业管理服务档案管理是物业管理公司日常运营中非常重要的一环，有效的档案管理方案可以提高工作效率、降低风险，并为业主提供更好的服务。
本文将介绍一个完善的物业管理服务档案管理方案，以帮助物业管理公司更好地管理和维护档案。
一、建立档案管理制度1.1 确立档案管理责任人：明确档案管理的责任人员，包括档案管理员和相关部门负责人。
1.2 制定档案管理规范：制定档案管理的标准操作流程，包括档案的分类、归档、借阅和销毁等规范。
1.3 定期培训和考核：定期对档案管理责任人员进行培训，确保他们了解并遵守档案管理规范，并进行考核评估。
二、建立档案管理系统2.1 选择合适的档案管理软件：选择适合物业管理公司的档案管理软件，实现档案的电子化管理和查询。
2.2 建立档案管理数据库：建立档案管理数据库，包括档案目录、档案存储位置和档案借阅记录等信息。
2.3 定期备份和维护：定期对档案管理系统进行备份和维护，确保档案数据的安全和完整性。
三、档案管理流程优化3.1 简化档案借阅流程：优化档案借阅流程，提高借阅效率，减少借阅误差。
3.2 提升档案查询速度：通过档案管理系统的查询功能，提升档案查询速度，减少工作时间浪费。
3.3 加强档案保密管理：建立档案保密管理制度，对涉密档案进行严格管控，确保信息安全。
四、档案管理质量监控4.1 定期档案质量检查：定期对档案管理工作进行质量检查，发现问题及时整改。
4.2 建立档案管理绩效评估制度：建立档案管理绩效评估指标，对档案管理工作进行评估和考核。
4.3 档案管理风险评估：定期进行档案管理风险评估，发现潜在风险并采取措施加以防范。
五、持续改进和创新5.1 推动档案管理数字化：积极推动档案管理的数字化转型，提高管理效率和服务质量。
5.2 引入新技术和工具：不断引入新技术和工具，如人工智能、大数据分析等，提升档案管理的智能化水平。
5.3 建立档案管理创新机制：建立档案管理创新机制，鼓励员工提出改进建议，推动档案管理工作的持续改进和创新。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理1. 引言物业管理是指对房地产物业进行维护、管理和运营的一系列活动。
对于物业管理公司来说，建立和管理物业管理档案是一项关键工作。
物业管理档案记录了物业的信息、维护保养记录、业主信息等重要内容，对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务至关重要。
2. 物业管理档案的建立物业管理档案的建立是物业管理公司的首要任务。
以下是建立物业管理档案的几个关键步骤：2.1 收集物业信息物业管理公司需要收集物业的基本信息，包括物业的地质、面积、楼层分布等。
还需要了解物业的产权情况、使用性质等相关信息。
2.2 记录维护保养信息物业管理公司还需要记录物业的维护保养信息，包括维修记录、保养计划等。
这些信息对于及时维修和保养物业非常重要。
2.3 归档业主信息物业管理公司需要归档业主的信息，包括业主的姓名、、房屋信息等。
这样可以方便与业主进行沟通和联系。
2.4 建立档案管理系统物业管理公司需要建立档案管理系统，对物业管理档案进行分类和整理。
合理的档案管理系统可以提高档案的查找和管理效率。
3. 物业管理档案的管理物业管理档案的管理是物业管理公司的重要任务之一。
以下是物业管理档案的管理内容：3.1 档案分类与整理物业管理公司需要对物业管理档案进行分类和整理，确保档案能够快速地被找到和查找。
常见的分类方式有按物业地质、按物业类别等。
3.2 定期更新档案物业管理档案需要进行定期的更新和维护。
物业管理公司应设立专人负责定期检查档案，并及时更新档案中的信息。
3.3 保密管理物业管理档案中包含了大量的敏感信息，物业管理公司需要建立严格的保密制度，确保档案的安全性。
3.4 档案备份与归档物业管理公司需要定期进行档案的备份，以避免档案丢失。
已经不再使用的档案需要进行归档，以节省存储空间。
4. 物业管理档案的应用价值物业管理档案的建立和管理对于提高物业管理工作效率和提供良好的服务具有重要意义。
它可以帮助物业管理公司更好地了解物业的情况，及时发现和处理问题。
小区物业档案的创建与管理规定
小区物业档案的创建与管理规定
一、背景
为了规范小区物业档案的创建和管理，保障物业信息的安全和有效使用，制定以下规定。
二、档案创建
1. 小区管理办公室是小区物业档案的管理单位，负责物业档案的创建和维护工作。
2. 物业档案应当包括小区各种设施设备的资料、房屋拥有者信息及合同档案、小区规划设计图纸等相关资料。
3. 物业档案的创建应当遵循法律法规的规定，确保信息真实、完整、准确。
三、档案管理
1. 物业档案应当建立电子和纸质两个版本，并进行相互备份，确保信息不会因意外事件丢失。
2. 物业档案的管理人员应当严格遵守保密原则，对档案信息进行保密，并不得擅自将其透露给外部人员。
3. 物业档案的管理应当定期进行检查和整理，发现问题及时采取措施进行纠正。
4. 物业档案的使用应当符合相关规定，不得用于违法违规的行为。
四、信息共享与查询
1. 物业档案的信息应当向小区业主、业委会及相关政府部门提供，以促进信息的透明与共享。
2. 物业档案的查询应当便利、快速，业主和相关部门可以通过指定方式进行查询，并获得及时、准确的答复。
五、违约处理
对于未按照规定创建和管理物业档案，或者擅自泄露档案信息的单位及责任人员，将依法进行追责，承担相应的法律责任。
六、附则
1. 在物业档案的管理中，应当遵守国家、地方有关法律法规和政策的要求。
2. 物业档案的创建和管理应当符合信息保护和隐私保护的相关规定。
3. 本规定自发布之日起生效，并可根据需要进行修订。
以上为《小区物业档案的创建与管理规定》的内容，希望各相关部门和小区业主能共同遵守和落实，确保物业档案的有效管理和使用。
物业管理档案的建立与管理
物业管理档案的建立与管理物业管理档案的建立与管理是物业管理工作的重要组成部分，它涉及到物业的各个方面，包括但不限于物业的基本信息、业主资料、物业设施设备、维修记录、安全记录等。
以下是对物业管理档案建立与管理的一些关键点：1. 档案分类：- 将档案分为基本资料、业主资料、设施设备、维修保养、安全监控等类别。
2. 档案收集：- 收集物业的基本信息，如物业名称、地址、建筑面积、产权情况等。
- 收集业主的基本信息，包括姓名、联系方式、房屋面积等。
3. 档案整理：- 对收集的资料进行归类整理，确保信息的准确性和完整性。
4. 档案存储：- 选择合适的存储方式，可以是纸质档案或电子档案，确保档案的安全和易于检索。
5. 档案更新：- 定期更新档案信息，特别是业主变动、设施设备更换或维修等情况。
6. 档案保密：- 保护业主的隐私，对敏感信息进行加密处理，限制档案的访问权限。
7. 档案利用：- 档案应便于物业管理人员查询和使用，以提高工作效率。
8. 档案审计：- 定期对档案进行审计，确保档案的准确性和合规性。
9. 档案数字化：- 利用信息技术，将纸质档案数字化，提高档案的检索效率和安全性。
10. 档案培训：- 对物业管理人员进行档案管理培训，提高他们的档案管理能力。
11. 档案法规遵守：- 遵守相关的法律法规，确保档案管理的合法性。
12. 应急预案：- 制定档案丢失、损坏等情况下的应急预案，确保档案的安全。
通过上述步骤，物业管理档案的建立与管理将更加规范和高效，有助于提升物业管理的整体水平。
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物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规，提炼形成的物业管理制度，使各管理项目有章可循，有规可依，有据可查，保证各项工作的顺利进行，确保工作目标的全面实现。
1、档案资料的归档管理（1）文件（包括印制品和音像制品等）材料的归档范围：凡是反映公司活动和基本历史面貌，具有查考利用价值的文件材料均应归档，不能有各部门保管，应直接交存档案室。
l）文件档案的归档范围，包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容；2）档案的归档范围：兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容；3）专项档案的归档范围，包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案，如：会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等；4）财务资料由财务部门归档管理。
（2）归档要求：1）归档的文件必须是原件、正本，符合文件格式；2）归档的文件必须签字、审批手续完备，自己清楚，图面整洁；3）归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理；4）是传真件的应复印后以复印件归档；5）归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求，必须字迹清楚工整，要用耐久的自己材料书写，如碳素墨水、蓝黑墨水，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料；6）每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加，对其文件材料（含有关图纸等）完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收；7）保持归档文件材料之间的历史联系，并进行科学分类、立卷和编号；8）档案题名应确切反映卷内文件内容，并区分保管期限；9）文件材料的归档必须办理移交手续；10）声像档案归档要求如下：①归档的声像材料必须是原件、原版，各部门或个人不得私留声像档案；②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确；③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物；④归档的照片底片，必须详细说明发生的时间、地点、时间内容；⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容；⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。
（3）归档时间：1）文书档案在第二年上半年内归档；2）建设项目在竣工验收后一个月内归档；3）各项管理工作形成的文件材料，在当年上半年内，要将应当归档的文件材料交各职能部门负责人审定后，由档案部门归档。
（4）归档份数：1）各类文件材料一般归档一式一份；2）重要的和使用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加其归档份数。
（5）不归档文件材料的范围：1）重份和无参考利用价值的事务性、临时性文件；2）上级机关任免、奖惩非物业中心工作人员的文件、供参阅的文件材料；3）上级单位发来供参考的抄件和征求意见未定稿的文件；4）未经会议讨论和领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件、定稿除外）影印文件的多次校对稿（主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；5）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；6）参加非主管单位召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；7）非本单位抄送的不需要办理的文件材料；8）下级单位送来参阅的简报、情况反映、不应抄报和不必备案的文件材料。
（6）经理要经常对物业中心的文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
2、档案资料的保管（1）所有档案资料均由物业中心档案室保管，同时建立电子档案库；实行原始档案和电脑数据库存档双轨制。
（2）存放档案必须有专用柜、架，档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案总目录,并按内容、部门、年度、保存期限及保密程度的分类顺序进行组卷、逐一编号, 登记造册、编制目录、分柜保存，以便于管理和查看。
业主/物业使用人档案资料的分类原则是组团按柜、每栋按位、每单元按盒、每户按册建挡。
（3）必须维护档案的完整性（质量上的完整和数量上的完整）安全性（物质的安全和法律的安全）。
（4）底图除修改、送晒外，不得外借。
修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜；（5）存入胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盘和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防火柜内。
必要时采取译制、拷贝；（6）定期每半年进行档案的清理核对和保管质量检查工作，做到账册相符。
对破损或载体变质档案，要及时进行修补和复制，经常进行虫害消杀；（7）为保证档案的安全和完善,档案室应随时保持干燥、通风、清洁,并加装防盗门和防盗网。
同时配备合适的文件柜、文件盒以及消防器材等,确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。
（8）声像档案的保管如下：1）按不同类别和载体使用不同的装具，分别排列保存；2）照片档案一般放在相册中，录音带、录像带、磁盘宜放在专用声像档案柜或密封盒中，竖放远离磁场。
3、档案资料借阅和复制管理物业中心所有工作人员都必须严格遵守公司保密制度有关规定，保守公司档案秘密。
物业中心所有工作人员都有保护档案权利和义务；经批准授权后都有借阅档案、复制档案的权利。
（1）档案资料的借阅1）借阅档案必须向领导审批；2）对业主/物业使用人和管理服务中心利益影响较大的档案应加密保存。
这些档案在电脑中按授权级别检索，对保存在档案室的原始资料应严格控制借阅；3）严格档案的出、入室规定：出室必须由具备资格的人员经审批登记后方可借出；入室时，须由专人进行检查，若有破损，立即修复，并按规定追究有关人员责任。
档案管理人员应及时收回在外文件，严防文件流失；4）物业中心人员查阅档案，都必须办理登记手续。
档案管理员必须将借阅情况存档，同时将其输入电脑中保存；5）在借阅档案时应做到以下几点：①按规定办理登记手续，定期归还，借阅时间不得超过10天，确实因工作需要不能按时归还者，应办理延期手续；②要爱护档案，不得丢失；③所借档案不得随意折叠和拆卸，不得对档案随意更改，涂写。
6）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚；7）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事者责任；8）借阅者在归还档案时必须填写档案利用效果记录；9）调离本部门的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续；10）出差、请长假（半月以上）或辞职者应把所借阅档案及时归还，每年春节前夕所有外借档案一律归还档案室；11）因工作需要（如档案更改、报废）档案员通知归还档案时，应在24小时内归还，如不及时归还，所造成的后果由借阅人员负责。
（2）档案复制管理1）档案复制必须向领导审批；2）档案复制由借阅人员持有关批准到指定复印员处复印；3）未经批准的，复印员一律不得帮其进行复印。
4、电脑化的管理为保证电脑网络系统的正常运行，保证档案资料数据的安全、真实、可靠，采取如下措施进行管理：（1）各主管部门，建立自身的网络管理制度，负责对其所属部门的档案工作实行监督、指导，实行分级管理。
（2）档案管理员必须做到档案信息录入化、档案智能检索化、利用光盘实现档案的全文存储。
（3）对电脑系统进行定期维护，为不同的操作人员设置不同的授权代码，防止档案资料的流失；定期组织管理人员、使用人员及操作人员进行系统使用及安全信息的培训，制订严格的系统管理规定，随时监督电脑使用人员的执行情况。
（4）定期对系统使用人员进行培训最新的安全技术培训，实现安全管理，有效降低网络信息系统的运行风险。
（5）对操作和使用人员进行控制，当有授权的员工离职或改变工作岗位时，要及时进行安全系统的更新维护。
（6）通过定期将相关系统备份磁盘、配备良好的服务器电源保护等措施确保系统的可靠性和档案资料数据的完整。
5、档案鉴定和销毁（1）档案的鉴定1）档案鉴定工作由物业办公室负责进行，鉴定由物业经理、档案资料管理员和有关业务管理人员组成。
日常的鉴定工作由档案资料管理员负责；2）鉴定工作人员的任务：①负责制订本单位档案保管期限表；②对到期档案提出存、毁意见。
3）确定保管期限原则：①对本单位有长远利用价值并能反映单位职能活动和历史面貌的档案应永久保存；②凡是在一定时间内有利用价值的档案，采用长期或短期保存。
4）鉴定工作应该定期进行；5）档案通过鉴定，要求达到划定保管期限准确，保管单位质量达到标准规定鉴定中发现档案不准确、不完整，单位应及时责成有关人员和部门负责修改、补充。
（2）销毁档案的程序包括：l）鉴定工作人员应列出需销毁档案的清单和撰写销毁报告单位主管领导审批，销毁清单及报告由档案室保存；2）档案销毁时，由单位派二人以上进行监销并在销毁清册上签章；3）销毁档案时要严格执行保密规定，对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的，将根据国家有关规定进行处理。
6、档案管理人员的岗位责任制（1）档案管理人员工作守则1）热爱本职工作，忠于职守，严守纪律，保守公司的秘密，按照规定管理好公司的档案；2）坚持公司的组织原则，识大体，顾全局，兢兢业业作奉献；3）要有耐心热情的态度、文明礼貌的作风，全心全意的服务精神；4）要努力学习，钻研业务，勤奋工作，善于思索，勇于开拓，不断开创档案工作新领域；5）要有民主、团结、互助、友爱、高效的精神风范和工作作风；6）工作严谨、实事求是，坚持真理、忠于历史，维护档案的完整和安全。
（2）档案管理人员的工作要求1）资料归存、借阅、复印、保密的规范完善；2）贯切《物业档案资料的建立与管理制度》（文件资料的收集管理，归档范围，平平时归卷、立卷）；3）应积极配合各部门工作的正常开展，保证每一卷中都有卷内目录；4）对于公司档案所有内容均必须同时备份存档；5）档案管理人员均应与企业签订保密协议；（3）保密守则1）不该说的机密，绝对不说；2）不该问的机密，绝对不问；3）不该看的机密，绝对不看；4）不该记录的机密，绝对不记录；5）不在非保密本上记录机密资料；6）不在私人通信中涉及机密；7）不在公共场所和家属子女、亲友面前谈论机密；8）不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；9）不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；10）带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。