第08章 档案工作标准与标准化
浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化
汇报人： 2023-12-13
目录
• 引言 • 档案管理工作规范化的实施 • 档案管理工作标准化的实施 • 提高档案管理人员的素质和能
力 • 推进档案管理的信息化和数字
化 • 总结与展望
01
引言
档案管理工作的重要性
01
02
03
记录历史
档案是记录历史、文化和 知识的宝库，对于传承和 弘扬民族文化具有重要意 义。
晋升激励
通过设立晋升通道，让档案管理人员有更多的发展机会和空间。
精神激励
通过给予荣誉、表扬等方式，激发档案管理人员的工作积极性和创 造力。
05
推进档案管理的信息化和数字 化
建立档案管理信息化系统
档案管理信息化系统的定义和功能
该系统是利用信息技术手段，对档案进行分类、编号、存储、检索等全过程管理 的系统。它具有自动化、智能化、网络化等特点，能够提高档案管理效率和质量 。
建立档案管理信息化系统的步骤
首先，需要制定信息化系统的建设方案，明确建设目标、技术路线、实施步骤等 ；其次，进行系统设计和开发，包括数据库设计、界面设计、功能开发等；最后 ，进行系统测试和上线运行，确保系统的稳定性和可用性。
实施档案数字化管理
档案数字化管理的定义和意义
将传统的纸质档案通过扫描、拍照等方式转化为数字档案，实现档案的数字化存储和管理。数字化管 理能够提高档案的存储效率、降低存储成本、方便检索利用，是档案管理现代化的重要手段。
制定完善的档案管理流程
明确档案收集流程
制定档案收集规范，明确收集范围、 时间和方式，确保档案及时、完整地 收集。
制定档案保管和利用流程
明确档案保管要求和利用程序，确保 档案安全、有效利用。
档案学概论重点
===========================================================================================档案学概论重点知识梳理第一章：档案概念与档案现象一、对已有档案定义的剖析（一）直观描述型档案定义的优势与劣势直观描述型定义：是从档案的形成转化过程、档案的实体存在形态等较具体、较直观的角度来描述档案这一概念的内涵和外延。
这类定义的优势是直观、易理解，能使人的现实中识别什么东西是档案；劣势是没有从档案在社会生活中的根本作用、价值等角度去揭示档案的本质所在。
（二）抽象揭示型档案定义的优势与劣势抽象揭示型定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值相对性角度来定义档案这一概念的内涵与外延，且大都试图揭示档案这一事物的本质特性。
目前档案界及社会上所使用得档案定义大多是这种定义。
其优势是能揭示事物本质的含义；劣势是其抽象度较高，所以理解难度大、确指性差，易产生无谓的学术纷争。
二、对档案定义的理解1.《档案工作基本术语》定义：档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2.一种确切揭示其内涵的定义“档案是社会组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的具有清晰、确定的原始记录的固化信息”。
①社会性：档案是人们在社会实践中直接形成的，其内容为社会实践活动的内容、过程及结论的原始记录，而非自然界的产物。
②历史性：从时态上来讲，档案是过去已经形成的而不是正在形成或尚未形成的东西。
“让过去告诉现在”、“让历史告诉未来”，维系人类社会的时空统一性和连续整体性。
③确定性：档案内容信息的清晰、确定性和其载体的固化、恒定性。
★④原始记录性：档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录，对以往社会活动具有直接的原始记录作用。
这是档案的本质特性，是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质所在，具有明显的相对性、动态性特点，只要对人们了解、考证以往的历史事实聚成程度最高、最可信赖的原始记录作用，就会将其视为档案，作为档案来保存、使用，这也是实存形态复杂、多种多样的根本原因。
《档案学概论》[1]
![《档案学概论》[1]](https://img.taocdn.com/s3/m/d8726feb52ea551811a68754.png)
• 档案的第二价值，指档案对社会即除档案形成者
之外的其他利用者所具有的价值，其价值主体是 非档案形成者。
⒉1档案的价值形态
• 档案的现实价值和长远〔历史〕价值
• 档案的现实价值，又称现行价值，是指档
案对现实的社会实践活动所具有的有用 性．
• 档案的长远〔历史〕价值，是指档案价值
4.3我国档案工作的根本原那么
• 我国档案工作的根本原那么是统一领导，
分级管理，维护档案的完整与平安，便于 社会各方面的利用。这三局部内容是辩证 统一的有机整体。前者是核心，中者是手 段，后者是目的。
⒋４档案信息化建设
• 档案信息的数字化 • 档案信息的数字化是指利用数据库技术、
数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段， 将纸质文件、声像文件等传统介质的文件 和已归档保存的电子档案，系统组织成具 有有序结构的档案信息库。
6档案事业
• 6.1档案事业及其构成 • 6.2国家档案事业管理
6.1档案事业及其构成
• 一、档案事业概念 • 档案事业是以管理和开发国家档案信息资
源、效劳于国家各项事业为宗旨的，由档 案事业管理工作、档案室工作、档案馆工 作、档案教育、档案科学技术研究、档案 宣传出版、档案界国际交流与合作等各个 局部组成的一项事业系统。
• 二、档案工作地位和意义 • 档案工作在社会历史开展过程中，在社会的政治、经济、
科学、文化活动中，占有一定的重要位置，不是可有可无 的，今天已经开展成一项巨大的事业，在当今社会主义物 质文明和精神文明建设中不呆或缺。
• 三、档案工作的效益 • 社会对档案工作的投入与档案部门对社会档案信息需求的
有效满足程度之间的比例关系。或者说，是档案工作的劳 动消耗与劳动成果之间的关系。其根本特点是：
试析档案工作的规范化与标准化
寸规格要统一、规范、标准，符合国 要注意解决好三个问题 ： 一是要准确 化与档案工作规范化 、标准化同行的 家的有关规定。 排版形式为横写横排， 把握文件立卷归档的时效性，完成现 工作指导思想。不断深化的工作实践 左侧装订。二是注意检查制发公文是 行文件阶段任务的，才能予 以立卷或 证明，案卷材料收集的质量决定了案
致，有无 日期等。三是公文字迹要牢 和进行合理 的立卷分工 。要在 “ 以我 的因素 ； 而立卷方法与案卷装订质量
固清晰。不论是草拟公文， 缮印公文， 为主 ”原则指导下，确立立卷归档的 问题 ，则可能是决定和影响档案工作
还是作 出的各 种记录、报表 、签字、 重点，在实际工作中要注意区分文件 规范化、标准化质量的操作性因素 。 批注等， 都不应使用容易褪色的笔种、 与资料。特别是要注 意区分在 内容 、 因此，在推进档案工作规范化 、标准 墨水和纸张，以保证字迹鲜 明、清晰 ， 形式和作用等方面，都具有很多相似 化的工作进程中，我们必须一方面要 有利于 日后长久保管利用。四是使用 之处的文件资料之别，具体 问题具体 注意解决好立卷方法问题，以利于档
怎样，不仅仅 决定公文本身的质量， 的立卷归档 原则，即归档的文件要以 了档案工作规范化、标准化的质量 问 是在我国文书归档工作实践中形成并
三 、提高案卷质量是推进档案工
档 案工作 是维护 党和 国家历 史
同时，也影响 日后档案 的质量，决定 本单位形成的文件为主的原则，不仅 作规范化、标准化的可靠保证 题。因此 ，我们在公文制发中必须注 坚持下来的一条原则，而且还是推进 真实面貌的重要事业，是党和国家各
浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化
浅谈如何实现档案管理工作规范化和标准化【摘要】档案管理在现代社会中扮演着重要的角色，如何实现其规范化和标准化成为了当前急需解决的问题。
本文首先介绍了建立档案管理制度的重要性，其次探讨了规范档案管理流程和加强档案管理培训的实践方法。
进一步探讨了利用信息化技术和监督评估档案管理工作的手段。
结论部分强调了规范化和标准化档案管理工作的重要性，并展望了未来的发展方向。
通过本文的阐述，读者可以更深入地了解如何实现档案管理工作的规范化和标准化，从而提升工作效率和保障信息安全。
【关键词】关键词：档案管理、规范化、标准化、制度、流程、培训、信息化技术、监督、评估、重要性、发展、总结。
1. 引言1.1 背景介绍档案管理是一项非常重要的工作，它涉及到组织内部的信息资产，对于保障组织的正常运转和发展起着至关重要的作用。
由于各种原因，许多组织的档案管理工作并不规范和标准化，存在着诸多隐患和问题。
随着信息化技术的不断发展和普及，档案管理工作也面临着新的挑战和机遇。
加强档案管理工作的规范化和标准化，成为当前许多组织需要认真思考和努力解决的问题。
本文将就如何实现档案管理工作的规范化和标准化进行探讨，旨在为各个组织提供一些建议和思路，使档案管理工作更加科学高效，为组织的可持续发展提供有力保障。
1.2 问题意义档案管理工作规范化和标准化是当前社会发展的必然要求，具有重要的实践意义和现实意义。
随着社会信息化的不断推进和信息技术的飞速发展，各种信息数据在组织和管理中扮演着愈发重要的角色，档案作为信息的一种重要形式，其管理工作的规范化和标准化显得尤为重要。
规范化和标准化的档案管理工作能够提高信息资源的利用效率，为组织决策和工作提供可靠的信息支持。
通过建立科学的档案管理制度和流程，能够使得各类档案信息得到更好的保护和利用，确保信息的完整性和准确性，提高工作效率和决策质量。
规范化和标准化的档案管理工作有利于加强组织内部的管理和监督，提升工作的透明度和合规性。
档案工作标准与标准化课件
档案目录编制要求
目录结构
设定合理的目录结构，包括卷内目录、案卷目录和全 宗目录等，方便检索和利用。
目录内容
详细记录档案的基本信息，如题名、责任者、时间、 文号等，确保信息准确无误。
目录格式
统一目录格式和著录规则，提高目录编制效率和质量 。
04
档案鉴定与保管标准
档案鉴定原则和方法
要点一
鉴定原则
全面、客观、科学、历史、法律
要点二
鉴定方法
直接鉴定法、比较鉴定法、分析鉴定法、综合鉴定法
档案保管设施要求
01
02
03
档案库房
专用库房，防盗门窗，防 火、防水、防潮、防尘、 防虫等设施
档案柜架
结实耐用，尺寸规范，排 列整齐，方便存取
档案盒
无酸纸制作，规格统一， 标签齐全，方便检索
档案安全防护措施
防火措施
配备灭火器材，定期检查电线电器，禁止烟 火
协调
对档案工作的各个环节进行协调， 确保工作顺畅进行。
03
02
统一
对档案工作的术语、符号、格式等 进行统一，便于交流和理解。
优化
对档案工作的流程和方法进行优化 ，提高工作质量。
04
03
档案分类与整理标准
档案分类体系建立
分类原则
01
遵循逻辑性、系统性和实用性原则，确保分类体系清
晰易懂。
分类方法
02 采用按照机构、年度、问题、地域等分类方法，满足
档案服务创新 拓展了档案利用方式，如跨地区 汇集档案资源、开展在线展览、 提供个性化服务等，提升了档案 服务水平。
档案数字化与信息化 推动了纸质档案的数字化进程， 实现了档案信息资源的在线查询 、共享和利用。
档案管理工作规范化标准化
档案利用流程应规范化，包括申请、审批 、登记、归还等环节，确保档案的安全、 合规使用。
保密要求
对档案的利用情况应进行详细记录，包括 利用人、利用时间、利用目的等，以便于 后续跟踪管理和统计分析。
对于涉及国家秘密、商业秘密等敏感信息 的档案，应严格执行保密规定，确保档案 内容不被泄露。
实现档案管理规范
存放有序
档案存放应按照分类和编号顺序进行，保持档案存放的有序性和易 查性，方便后续档案的查找和利用。
环境要求
档案存放环境应符合一定的温度、湿度和光照要求，以确保档案的 长期保存和保护。
档案检索与利用标准化
检索工具
利用流程
应提供统一、高效的档案检索工具，支持 按照分类、编号、关键词等多种方式进行 档案检索，提高档案利用效率。
合理利用
制定档案利用规定，明确 利用方式和范围，确保档 案的合理利用，同时防止 档案的滥用和损坏。
用户友好
从用户的角度出发，优化 档案管理流程，提供用户 友好的档案服务，满足用 户的实际需求。
档案管理标准化的
03
内容
档案分类与编号标准化
分类明确
档案分类应按照统一的标准进行 ，确保分类明确、逻辑清晰，方
档案管理工作规范化标 准化
汇报人： 日期:
目 录
• 档案管理规范化的意义 • 档案管理规范化的基本原则 • 档案管理标准化的内容 • 实现档案管理规范化标准化的措施 • 档案管理规范化标准化的实践案例 • 总结与展望
档案管理规范化的
01
意义
提高档案管理效率
流程优化
档案管理规范化能够通过优化档案管理流程，消除冗余和不必要的环节，从而 提高管理人员的工作效率。
促进档案管理的现代化和信息化建设
档案管理工作的规范化和标准化
档案管理工作的规范化和标准化作者：王瑜来源：《环球市场信息导报》2016年第03期档案管理工作是一个相对复杂的档案整理工作，档案管理工作的规范化和标准化有助于提高档案管理水平，提高工作效率和质量。
档案管理的主要工作意义是便于以后工作中需要查找档案，实现档案规范化和标准化是现代化档案管理工作的必然要求。
本文从多个方面对档案管理工作的规范化和标准化进行了深入的分析研究，总结出了档案管理的重要措施，以促进档案管理工作现代化的发展。
档案整理工作相对比较繁琐，且枯燥无味，主要的工作内容是对档案资料和数据的收集及整理，并对档案数据的完整性和安全性进行日常的维护。
传统的档案管理工作主要是靠管理人员人工分类整理，工作量较大，随着科学技术的不断发展，计算机技术得到了很大的应用，档案管理工作现代化的发展要求，需提高档案管理工作的规范化和标准化，提高档案管理工作的效率和质量。
档案管理工作规范化和标准化基础工作研究档案管理工作繁琐性提高了档案管理工作的难度，对于档案管理工作要遵循其规范化和标准化管理原则，保证档案资料和数据的完整性和安全性，便于档案资料和数据的搜寻。
档案的前身是公文，公文制发对档案管理有着一定的影响力。
公文纸质的质量决定着档案资料的存放时长，对档案资料的安全性和完整性有着重大影响。
档案纸质的尺寸规格要统一规范，便于存放和档案室资料质量的整洁性。
在档案的标准过程中不易使用容易褪色的笔种或墨水，要考虑到后续长久保管，保证字迹经过长时间保存仍然清晰如初。
公文档案标题要明确，不可采用简化的形式进行标注，要经过多方审核审批公文标题的准确性，根据公文标题对档案进行分类整理。
根据档案整理需求，对档案的文中要规范化和标准化，制定统一的标准，方便后续档案的查找。
档案管理工作人员的规范化管理档案管理工作人员是档案整理的执行者，其工作素质的培养将关系着档案管理的规范化和标准化。
首先是档案管理人员专业素养的管理，现代化的档案管理工作随着计算机科学技术的应用，进入了信息时代，档案管理人员要具有专业的操作技术，能够很好的完成档案管理工作需求。
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四、通用化
通用化是指在不同的标准化对象之间 可以互相通用的档案工作标准。
五、典型化
典型化就是以最先进、最合理的工作 方式、工作程序、技术指标、技术参数、 技术手段或管理规定等为样板，要求或倡 导以后的有关方面的档案工作均参照此执 行、取得统一的过程。
六、格式化
目前，各企事业单位正在大力建设文 档一体化信息管理系统，此项工作的关键 环节就是建立一套标准的、覆盖整个组织 的数据库结构，而在这一结构之中，合理 地规定文档信息的格式和信息链接的逻辑 关系又是至关重要的内容。
一、档案工作标准的涵义 档案工作标准，是以档案工作领域中 的重复性的事物和概念为对象而制定或修 订的各种标准的总称；它是档案工作中有 关单位和个人应当遵守的共同准则和依据。
二、档案工作标准的种类、属性与作用
档案工作标准的具体表现形式是各种 相关的标准文件(或称标准文献)，是指按照 规定的工作程序制定，经公认权威机构(主 管机关)批准的一整套在文件与档案工作范 围内必须执行的规格、规则、技术要求等 规范性文件。
二、统一化
统一化是把同一事物的两种以上的表 现形态归并为一种或限定在一个范围内的 标准化形式。
三、系列化
所谓标准的系列化，是档案工作标准的高级形 式，它是根据档案事业发展的需要，通过对某些标 准化对象的发展规律的深入、全面的分析研究以及 对国内外同一对象的发展趋势的合理预测，结合我 国的档案工作的不同发展条件，将有关的标准指标 加以适当归并简化，并按照一定的规律排列起来， 作为指导我国档案事业发展的依据。
第三节 制定档案工作标准的原则、 要求与方法
一、制定档案工作标准的原则
(一)统一性原则 (二)优化原则 (三)适时性原则 (四)继承性原则
二、档案工作标准制定的一般要求
档案工作标准的制定同其他工作领域 的标准制定工作一样，都应当遵守如下几 点基本要求。
三、档案工作标准的立项与标准的制定
国务院标准化行政主管部门每年都要 根据实际工作和社会需要安排标准计划项 目，用以指导国家标准的制定。
(一)档案工作基础标准
1、档案专业基本术语标准 2、档案馆代码编制标准 3、档案种类划分标准 4、档案计量单位标准 5、档案统计工作标准
(二)档案工作业务技术标准
1、档案收集标准 2、档案整理标准 3、档案编目与检索标准 4、档案统计标准 5、档案鉴定标准 6、档案保管与保护标准
(三)与档案工作标准相关的标准
主要是指与档案工作关系密切，但又 不完全属于档案管理领域的有关国际标准、 国家标准、行业标准和企业标准等。
第五节
档案工作标准的贯彻实施
根据《标准化法》的规定：“国家标准、 行业标准分为强制性标准和推荐性标准。 保障人体健康，人身、财产安全的标准和 法律、行政法规规定强制执行的标准是强 制性标准，其他标准是推荐性标准。
10、我国的现行档案工作标准体系主要存在 哪些方面的问题？应当如何解决？ 11、制定档案工作标准的一般程序是什么？ 12、简述我国档案工作标准体系的基本建设 历程。 13、说明我国档案工作标准体系的构成。 14、档案工作标准的贯彻需要注意哪些问题？ 档案行政主管部门制定的档案工作标准能 否在实践中强制推行？为什么？
【复习思考题】
1、制定档案工作标准应当注意哪些方面的问 题？ 2、档案工作标准的种类有哪些？ 3、档案工作标准的属性是什么？ 4、档案工作标准有哪些方面的作用？
5、什么是档案工作标准化？实现档案工作标 准化应当注意哪些方面的问题？ 6、是不是所有有保管期限的档案，都需要按 照统一的标准来整理，而不必考虑管理成 本呢？ 7、档案工作标准化的主要形式有哪些？其中 哪些属于初级形式？哪些属于高级形式？ 8、制定档案工作标准应当坚持哪些原则？ 9、制定档案工作标准的一般性要求有哪些？
第八章 档案工作标准与标准化
【本章要点】 ●解释档案工作标准的涵义，明确档案的种类、属 性与作用。 ●说明档案工作标准化的涵义与形式。 ●介绍制定档案工作标准的原则、要求与方法。 ●说明我国档案工作标准体系的建设历程及其内容 构成。 ●介绍档案工作标准的贯彻实施应当注意的问题。
第一节 档案工作标准概述源自(三)档案工作标准的作用1、协调作用 2、简化作用 3、统一与优选作用
第二节 档案工作标准化的涵义与形式
标准化的涵义主要包括：第一，标准 化工作的范围广泛，它涉及技术、科学、 管理等各个社会工作领域。第二，标准化 是一种特定的社会活动。第三，制定标准 往往具有十分现实的目的性。
一、简化
简化，就是在一定范围内缩减对象的 类型数目，使之在既定的时空范围内足以 满足一般需要的标准化形式。
(一)档案工作标准的种类
第一，按照标准的性质，可以分为管理标准 和技术标准。 第二，按照标准的实际法定效力，可以分为 强制性标准和推荐性标准。 第三，按照标准的相关程度，可以分为正式 标准和参照标准。
(二)档案工作标准的属性
档案工作标准同其他社会行业所制定 的工作标准一般均具有以下几方面的特征。
第四节 档案工作标准体系
一、我国档案工作标准体系的建设历程
我国的档案工作标准化建设大体经过 了以下三个主要阶段： (一)草创阶段 (二)发展阶段 (三)法制化建设阶段
二、我国档案工作标准体系的构成
“体系”是指“若干有关事物互相联 系、互相制约而构成的一个整体”。档案 工作标准体系是由若干档案工作基础标准 和业务技术标准构成的互有联系、互相制 约的一个动态性、指导性的文件整体。