【推荐】案例分析备用金管理及会计处理
备用金会计分录
备用金会计分录第一章1．现金⑴备用金①开立备用金筹钱：其他应收款－备用金贷：库存现金②缴费时补足原订现金借：管理费用等贷款：库存现金③撤销或减少备用金时筹钱：库存现金贷：其他应收款－备用金⑵现金长短款①库存现金大于账面值筹钱：库存现金贷：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢查明原因后并作如下处置：借：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢贷款：其他应付款－应付现金溢余（x单位或个人）营业外收入－现金溢余（无法查明原因的）②库存现金大于账面值借：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢贷款：库存现金查明原因后作如下处理：筹钱：其他应收款－应收账款现金紧缺（xx个人）其他应收款－应收保险赔款管理费用－现金溢余（无法查明原因的）贷：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢2．银行存款①企业有确凿证据表明存在银行或其他金融机构的款项已经部分或全部不能收回筹钱：营业外开支贷：银行存款3．其他货币资金（外埠存款）①开立采购专户筹钱：其他货币资金－外埠存款贷：银行存款②用此专款购货借：物资采购贷款：其他货币资金－外埠存款③撤销采购专户筹钱：银行存款贷：其他货币资金－外埠存款4．坏账损失⑴直接转销法①实际出现损失时借：管理费用贷款：应收账款账款②重新收回时筹钱：应收账款账款贷：管理费用筹钱：银行存款贷：应收账款⑵备抵法①提取坏账准备金时筹钱：资产资产减值损失贷：坏账准备②出现坏账时借：坏账准备贷款：应收账款账款③重新收回时筹钱：应收账款账款贷：坏账准备筹钱：银行存款贷：应收账款5．应收账款票据(见到后)第二章存有货1.材料（1）获得①发票与材料同时到筹钱：原材料应交税金－增（进）贷款：银行存款②发票先到筹钱：在途物资（不含运费）应交税金－增（进）贷款：银行存款③材料已到，月末发票账单未到筹钱：原材料贷：应付账款－暂估应付账款备注：下月初，用红字弹回，等接到发票再处置（2）发出平时备案数量，月末扣除借：生产成本/在建工程/委托加工物资/…贷款：原材料⒉委托加工物资①收到委托加工物资借：委托加工物资贷款：原材料②支付加工费、运杂费、增值税筹钱：委托加工物资应交税金－应交增值税（进）贷款：银行存款等③交纳消费税（见应交税金）④加工顺利完成归还加工物资借：原材料（验收入库加工物资+剩余物资）贷款：委托加工物资3.包装物（1）生产领有用，形成产品组成部分借：生产成本贷款：包装物（2）随产品出售且筹钱：营业费用（不单独计价）其他业务支出（单独计价）贷款：包装物（3）包装物的出租、出借①第一次领用崭新包装物时借：其他业务支出（出租）营业费用（放贷）贷：包装物备注：租赁、放贷金额很大时可以分期折旧②收取押金筹钱：银行存款贷：其他应付款③缴纳租金借：银行存款贷款：揽税金－减（订货）其他业务收入④归还包装物（不管与否除役），借：其他应付款（按退还包装物比例退回押金）贷款：银行存款⑤损坏、缺少、逾期未归还等原因没收押金筹钱：其他应付款其他业务支出（消费税）贷款：揽税金－减（订货）应交税金－应交消费税其他业务收入（押金部分）⑥不能使用而报废时，按其残料价值筹钱：原材料贷：其他业务支出（出租）营业费用（放贷）⑤摊销（略）——一次、五五、分次4.低值易耗品（处置同包装物）5.存货清查⑴盘盈①确认筹钱：原材料贷：待处理财产损溢－待处理流动资产损溢②按程序委托生产借：待处理财产损溢贷款：管理费用⑵盘亏或毁损①证实借：待处理财产损溢贷款：原材料应交税金－增（转出）②按程序委托生产i属于自然损耗产生的定额内损耗筹钱：管理费用贷：待处理财产损溢ii属通话计量、核算、管理疏于导致的损耗借：原材料（残料）其他应收款（保险、责任人赔款）[管理费用]贷款：待处理财产损溢iii属于自然灾害或意外事故造成的存货损耗筹钱：原材料（残料）其他应收款（保险、责任人赔款）营业外开支－非常损失贷：待处理财产损溢备注：待处理财产损溢在结帐前必须将其转平。
备用金 会计分录
备用金会计分录备用金的设立需要有明确的依据和规定。
一般来说，企业会在内部管理制度中明确备用金的设立条件、用途和金额，并经过相关部门批准或决策。
一、备用金设立阶段的会计分录：1. 借：备用金（流动资产类科目）：根据内部管理制度规定的金额，将相应的备用金金额计入流动资产类科目“备用金”中；贷：银行存款（流动资产类科目）：将备用金金额从企业的银行账户划拨出来，转入备用金账户。
这样，企业的银行存款减少了，而备用金账户的余额增加了，体现了备用金的设立。
二、备用金使用阶段的会计分录：2. 借：备用金支出（费用类科目）：根据备用金的用途和实际支出情况，将备用金的支出金额计入费用类科目“备用金支出”中；贷：银行存款（流动资产类科目）：将备用金的支出从备用金账户中划拨出来，转入企业的银行账户。
这样，企业的银行存款增加了，而备用金账户的余额减少了，体现了备用金的使用。
三、备用金补充阶段的会计分录：3. 借：备用金（流动资产类科目）：根据内部管理制度规定的补充金额，将相应的备用金补充金额计入流动资产类科目“备用金”中；贷：银行存款（流动资产类科目）：将备用金的补充金额从企业的银行账户划拨出来，转入备用金账户。
这样，企业的银行存款减少了，而备用金账户的余额增加了，体现了备用金的补充。
需要注意的是，备用金的会计处理要遵循会计准则和内部管理制度的规定。
同时，备用金的设立和使用应当有相应的凭证和经过相应的审批程序，以确保资金的合理使用和合规性。
备用金的设立和使用应当有相应的备查凭证和备查账簿，以便于日后的审计和查验。
企业应当建立健全的备用金管理制度，明确备用金的使用范围、审批权限、报销程序等，加强对备用金的监督和控制，确保备用金的合理使用和防止滥用。
备用金是企业用于应对紧急需求的资金，对于企业的经营和风险管理具有重要意义。
企业在设立备用金时，应当严格按照会计准则和内部管理制度的规定进行会计处理和记录，确保备用金的合规性和透明度。
往来账会计拟定的备用金管理制度
备用金管理制度一、中心所发生的付款，绝大部分应通过银行进行转账结算，只有很小的部分并在规定范围内的付款进行现金结算。
备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。
二、备用金是指为了满足中心各科室和职工工作需要，而暂时付给科室和个人使用的资金。
备用金分为定额备用金和临时备用金。
（一）定额备用金是指职工因支出频繁等原因而需要周转的资金，具有时间长、固定性强的特点，适用于我中心结算中心收费人员零币周转金等其他一些零星支出。
（二）临时备用金是指职工因临时的需要而借支的资金，具有时间短、一次性的特点，适用于各科室采购物资、日常维修支出，适用于职工携带差旅费等支出。
三、备用金管理原则（一）严格定额原则。
备用金使用部门与规划财务科根据业务情况共同协商后确定各岗位所需备用金额度。
（二）事前审批原则。
使用部门的经办人根据业务情况按最低限度金额提出借支备用金申请，经办人不得编造借款理由，套取使用备用金，提出的申请由使用部门负责人、分管领导、审计科负责人、往来账款会计、规划财务科负责人、总会计师、主管领导审批，才能予以借支，没有经过审批的备用金不得借支。
（三）专人管理原则。
使用部门必须对备用金指定专人管理，并明确管理人员必须执行的现金管理制度、按规定的使用范围和开支权限使用、接受规划财务科的管理及定期报账的各项责任制度。
经管人员发生变动前，使用部门负责人要及时通知经管人还清备用金，并同时通知规划财务科收款。
（四）专款专用原则。
经管人保证备用金按最低限度的金额用于相应业务，不得挪用和滥用，使用部门负责人做到日常的监督检查。
（五）定期与不定期清查盘点原则。
审计科必须对备用金建立定期与不定期相结合的清查盘点，保证备用金的安全完整。
（六）严格审查入账原则。
对备用金使用部门报销的所有票据，规划财务科都要如同对其他原始凭证一样，进行严格的审核后方能付款记账。
定额备用金制度会计处理
定额备用金制度会计处理定额备用金制度这个话题，听起来是不是有点晦涩？别担心，我来给你简单明了地讲讲。
咱们得知道，定额备用金就像咱们平常生活中的小金库，随时可以用来应付那些突发的小开支。
比如说，你突然肚子饿了，想吃个炸鸡，哎呀，手头上正好有点备用金，就可以马上解决问题。
说白了，这个制度就是为了让咱们在紧急情况下不至于手忙脚乱，方便得很。
在企业里，定额备用金也是一门大学问，得好好管理。
企业每个月会设置一个定额，像是给员工发的小红包，保证大家在需要的时候能迅速支出。
这钱可不是说想花就花的，得记录得清清楚楚，花在哪里，买了什么，大家都得明明白白。
这就像咱们日常生活中记账，买个包、吃顿饭，得把账本翻开，不能糊弄。
说到这里，可能有人会问，万一备用金不够怎么办？嘿，别着急，咱们可以随时补充。
比如这个月花得多了，下个月就得把定额调整上去。
这就像是家里买菜，今天买得多，明天就得看着点，不然下个月钱包可就见底了。
企业还得定期对备用金进行审核，确保一切都在掌控之中，不然可就像玩火了。
这时候，有些小伙伴可能就会犯愁了：“哎呀，万一用错了怎么办？”其实这也是可以避免的。
咱们得提前制定好制度，像是给这个小金库立个规矩，哪些情况可以花，哪些情况不可以。
这样一来，大家就不会随便拿来用，大家心里都有数，免得日后麻烦。
就像家里有个铁的家规，大家都得遵守，过日子才能和和美美。
定额备用金的报销流程也得简单明了，不能让人觉得麻烦。
咱们可以设计一个方便的表格，花了多少钱，买了什么，一目了然。
这样一来，报销的时候就像是在填个小单子，轻松得很，不用再纠结半天。
毕竟，时间就是金钱，谁都不想在报销上浪费时间，对吧？定额备用金的管理不仅仅是花钱那么简单，咱们还得学会控制成本。
这个得靠大家一起努力，就像打游戏，团队合作才能赢。
要是每个人都能自觉节约，把这个小金库用得当当的，那企业的财务状况肯定会更好，大家也能更安心。
这样的话，企业能发展得更快，咱们的福利也就更好了，双赢嘛。
备用金使用的会计处理流程
备用金使用的会计处理流程1. 引言备用金是企业用于应对短期资金需求的一种资金形式，用于支付一些突发的和紧急的费用。
在企业中，备用金的使用需要进行会计处理，以确保资金的合理使用和记录。
本文将介绍备用金使用的会计处理流程，并提供示例。
2. 备用金的设立和使用企业在设立备用金时，需要按照内部控制制度的规定，提供备用金申请、备用金设立审批和备用金使用审批等文件。
备用金的使用需要符合企业的财务管理制度和内部控制要求。
3. 备用金的会计处理流程备用金的会计处理主要包括备用金的核算、备用金的支付和备用金的结算。
下面是备用金使用的会计处理流程的具体步骤：3.1 备用金的核算•企业在设立备用金时，需要在会计科目中设置相应的备用金科目，用于记录备用金的发生和变动。
•每月或每季度，财务部门根据备用金的使用情况，对备用金进行核算，包括备用金的期初余额、期末余额和本期增减数额。
•备用金的核算需要记录在备用金账户中，用于日常的管理和监控。
3.2 备用金的支付•当有紧急费用需要支付时，申请人需要填写备用金支付申请书，并提供相关的费用明细和合规文件。
•财务部门根据备用金支付申请书，审核费用明细和合规文件的真实性和合法性。
•审核通过后，财务部门根据备用金支付申请书，支付相应的备用金。
3.3 备用金的结算•支付备用金后，申请人需要提供费用报销申请书，并提供相关的票据、发票和费用明细。
•财务部门根据费用报销申请书，核对票据、发票和费用明细的真实性和合法性。
•核对无误后，财务部门将报销的费用从备用金账户中扣除，并记录在相应的会计科目中。
4. 示例下面是一个备用金使用的会计处理流程的示例：1.备用金的核算：•本期备用金期初余额：10,000元•本期备用金发生增加：5,000元•本期备用金发生减少：3,000元•本期备用金期末余额：12,000元2.备用金的支付：•申请人：张三•备用金支付申请书：ABC001•支付金额：2,000元•支付日期：2022年1月1日3.备用金的结算：•报销人：李四•费用报销申请书：DEF001•报销金额：1,500元•报销日期：2022年1月5日5. 结论备用金的使用是企业日常经营的一部分，合理的会计处理流程可以保证备用金的合理使用和核算。
备用金管理的制度范文（三篇）
备用金管理的制度范文备用金管理制度一、目的与基本原则为了保障企业经营活动的正常进行，预防和应对紧急情况，提高企业应急反应能力，特制定本备用金管理制度。
本制度的目的是规范备用金的申请、审批、使用和监督等程序，确保备用金的合理使用，避免滥用和浪费，保证备用金的有效运用，最大化地发挥其作用。
本制度的基本原则是依法合规、公开透明、公平公正、责任到人、风险可控。
二、备用金的定义和金额备用金是指企业为应对紧急情况而设立的专门资金，用于快速解决突发事件、应急事故、紧急维修等紧急情况下的费用支出。
备用金的金额由企业内部管理部门根据实际情况进行评估，并报经企业领导层审批确定。
备用金的金额应根据企业规模、经营特点、行业特点等因素进行合理设定，可以根据需要进行适当的调整。
三、备用金的申请和审批流程1.备用金的申请（1）备用金的申请应由具体负责相关业务的部门提出，申请内容应详细描述紧急情况的性质、原因和所需资金的用途等。
（2）备用金申请文件应包括备用金申请书、相关证明材料和其他必要的附件等。
2.备用金的审批（1）备用金的审批由企业领导层负责。
审批结果应以书面形式通知申请部门。
（2）备用金申请可能涉及到金额较大的情况，对于这类情况，应组成备用金管理委员会进行讨论，并报企业领导层最终决策。
四、备用金的使用和监督1.备用金的使用（1）备用金的使用应与紧急情况的性质和用途相符，严禁滥用和浪费。
（2）备用金的使用应由备用金申请部门负责，使用时应按照相关规定填写备用金使用登记表，并随时保持备用金的使用情况的记录和备份，确保备用金使用的明晰和准确。
2.备用金的监督（1）备用金的使用情况应接受内部审计和财务监管的监督，确保资金的合理使用。
（2）备用金使用情况应按照相关制度和规定进行年度汇总和报告，接受企业领导层的信息披露和监督。
五、其他1.备用金的结余应及时返还企业财务系统，用于其他用途。
2.备用金的使用范围和金额禁止违法、违规行为，如有违反，责任人将承担相应的法律和经济责任。
备用金的管理制度(四篇)
备用金的管理制度为了加强公司备用金的管理，提高资金利用效率，有效控制资金占用，明确借款审批、支用、核销规定，特制定本制度。
一、备用金的管理1.备用金是单位内部工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费、收银找零等以现金方式借用的款项。
2.实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用和____，一经发现将严肃处理，如若丢失，由本人承担。
3.备用金应严格执行前款不清后款不借的原则。
4.备用金借款要一事一单，以保证专款专用，不允许一款多用或多比备用金交叉使用。
5.备用金采用双重管理模式，财务部门负责全公司备用金的管理，各部门负责本部门备用金的管理。
6.财务部门应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、建立备用金明细账，情况发生变化要及时清理。
二、备用金的范围备用金使用的范围。
①因公出差所需的费用。
②办公用品等零星的购置。
③因公需要的财务费用（年检、审计报告等）④领导安排其他应急所需资金。
属于上述结算范围的支出，部门可使用备用金支付，不属于上述结算范围的款项支付一律由财务部门进行支付。
三、备用金借款和报销手续1.工作人员和部门需借用备用金时，借款人应按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经分管领导签字同意，财务负责人签字，王总批准后，方可到财务办1理借款手续。
2.备用金借支原则上由借支人亲自办理，由于特殊原因由非借支人本人的其他员工代为办理的，须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名，否则视同代办人的备用金，由此产生的一切责任由代办人负责。
3.借支的备用金在完成业务后应及时到财务部门办理报销手续，出差人员应在回来后三天内报销，一笔备用金未使用完，要及时到财务部报账冲销，不能挪作他用，否则不予报销。
4.借款人办理报销手续时，财务人员应查____销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
备用金规范性管理及使用分析
二、备用金使用流程
2 备用金的审批流程
经办人申请→部门负责 人审核→单位负责人（公司 为主管领导）审批→财务负 责人核准。
人民币一次性借款超过 2 万元（含 2 万元），外币 一次性借款超过 5000 美元 （含 5000 美元）以上的备 用金，即为大额备用金。
中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司
中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司
四、备用金管理常见问题及改进措施
03
加强备用金借出后的跟踪管理
财务人员把款项借出后，要及时了解相关借款 人员业务办理情况，一旦借款人员所经办事项终结 ，就要求其在规定期限内及时到财务部门报销清帐 。
财务部门对备用金余额进行经常性清理，查清 欠款原因，分别不同情况按规定处理。对于一些额 度较大，拖欠时间较长的借款要专项管理，限时清 理。
3 备用金逾期处理
借款人在规定时间内未归还的备用 金视为逾期备用金。
由财务部门书面通知人事劳资部门 和借款人，并自逾期之日起，按每日万 分之五计收取资金占用费，从员工的工 资、奖金及其他收入中扣除借款人的备 用金及资金占用费。
中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司
三、备用金核销、归还和清理流程
通过财务系统查询“个 人往来余额表”，可以清晰 反映项目上所有人员借支备 用金的整体情况。
02
业务取消
03
年度结清
（2） 所借备用金须自业务取消之日起 3 个工作日内，存入 公司指定账户，凭银行收款证明到财务部门办理备用金核销 手续；所借转账支票须自业务取消之日起 3 个工作日内退还 财务部门。
（3） 为确保财务决算的正常进行，年度备用金结清日期为每年的 12 月 25 日。
中国石油天然气第一建设公司第六工程分公司
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案例分析备用金管理及会计处理
备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。
预算单位为办理日常零星开支，需要保持一定数量的库存备用金，一般不超过3-5天零星支付所需现金。
各预算单位应根据本单位的业务量、规模大小及零星开支情况提出备用金额度申请，支付中心依据预算单位的申请及具体业务情况审定备用金额度，并签订备用金管理责任书。
一、使用范围
备用金主要用于小额零星报销费用支出，其使用范围为：除工资统发项目外的国家规定对个人的其他支出；出差人员必须随身携带的差旅费；其他确需支付现金的支出等。
二、备用金的管理
（一）定额管理
定额管理是指按用款部门的实际需要，核定备用金定额，并按定额拨付现金的管理办法。
用款部门按规定的开支范围支用备用金后，凭有关支出凭证向财会部门报销，财会部门如数付给现金，使备用金仍与定额保持一致。
一般对用于费用开支的小额备用金，实行定额管理的办法；对用于销售找零用的备用金，按营业柜组核定定额，并拨给现金。
各柜组可从销货款中经常保留核定的找零款，不存在支出和报销的问题。
（二）非定额管理
非定额管理是指用款部门根据实际需要向财会部门领款的管理办法。
在凭有关支出凭证向财会部门报销时，作为减少备用金处理，直到用完为止。
如需补充备用金，再另行办理拨
款和领款手续。
对用于收购农副产品的备用金，在集中收购旺季时一般采用非定额管理的办法，在淡季零星收购时则采用定额管理的办法，实行交货补款。
无论实行哪种管理办法，都要建立健全备用金的领用、保管和报销等手续制度，并指定专人负责经管备用金。
经管人员发生变动时，必须办理交接手续，以明确经济责任。
具体如下：
1．因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部办事处根据实际情况核定，拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围；使用部门必须设立专人经管定额备用金，备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证，并设备用金登记簿，记录各种零星支出。
2．财务部办事处应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账，按月及时清理。
3．借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部办事处发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从工资中抵扣，不再另行通知。
4．跨年度使用备用金时，年底必须重新办理借款手续，并冲销年借款。
三、备用金申请流程
（一）备用金领用人
1．领用手续：
单位内部各部门或工作人员因零星开支、零星采购等需要领用备用金，一般应由经办人填写借款凭证。
借款凭证一式三联，第一联为付款凭证，财务部门作为记账依据；第二联为结算凭证，借款期间由出纳员留存，报销时作为核对依据，报销后随同报销单据作为记账凭证的附件；第三联交借款人保存，报销时由出纳员签字作为借款结算及交回借款的收据。
工作人员需先到财务部办事处索取“借款单”，财务人员根据实际需要向借款人发放“借
款单”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经部门负责人和总经理签字同意，再由财务负责人签字批准后，方可到财务部处办理借款手续。
财务人员审核签字后的“借款单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。
2．业务完成后，报销流程：
（1）备用金支出后在报销时，需要在费用明细栏写明具体用途和支出明细（如用途跟申请时不同，必须详细解释），同时必须提供发票。
（2）借款人办理报销手续时，财务人员应查阅“备用金”台账，查明报销人员原借款金额，对报销的超支款项应及时付现退还本人，对报销后低于备用金金额款项的，应让其退回余额以结清原借款单所借账款。
（3）其他部门临时借款范围（审批额度按照第二项标准执行）：员工出差借款时，需要根据具体情况申请借款额度，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批。
并在员工出差回公司后七天内报销冲账。
其他因公借款，首先由备用金保管人填写备用金申请，然后部门经理审批，再交由财务总监或总经理审批，在费用支出后需七天内到财务报销冲账。
（二）备用金保管人
备用金保管人填写备用金申请，写明具体用途部门经理审批财务部复核财务总监或总经理审批。
如备用金是作一次性支出，部门备用金保管人需在支出后七天内报销；如备用金作为经常零星支出，部门备用金保管人需在每月月底前到财务部报销。
如有需要，可再申请。
1．无超出个别及累计额度，财务部发放备用金。
2．超出个别额度但不超出累计额度，经财务总监或总经理审批，财务部发放备用金。
3．超出累计额度，财务部不发放备用金
四、备用金会计处理
（一）定额管理
1．按定额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金
贷：库存现金
2．使用后报销时（花多少补多少，花掉的计入成本费用，“补”是指用现金补足花掉的）借：管理费用（销售费用等）
贷：库存现金
（二）非定额管理财务部门根据企业内部某部门或个人的实际需要，一次付给现金，使用后持有关原始凭证报销，报销时财会部门根据所付款项和应报销的金额进行清算，若有余款全部收回，若不足，则补足差额。
1．按实际数额拨付备用金：
借：其他应收款——备用金（××）
贷：库存现金
2．使用后报销时（实报实销，多退少补）
借：管理费用（销售费用等）库存现金（原借多了，由经办人员退回的现金）
贷：其他应收款——备用金（××）
或：
借：管理费用（销售费用等）
贷：其他应收款——备用金（××）库存现金（原借少了，应补给经办人员的现金）
（实行定额管理“备用金”科目的金额平时不做变动，只有企业改变备用金的定额时才做变动。
）
【案例】
某公司对行政科采用非定额备用金制度，行政科为购买办公用品预借备用金1600元，预借时，财务部门根据借款凭证编制现金付款凭证，其会计分录为：
借：其他应收款——备用金(行政
科)
1600
贷：
1600
行政科购买办公用品1520元后凭发票和验收入库单到财务部门报销，交回多余现金80元，财务部门编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费
用
1520
现
金
80
贷：其他应收款——备用金(行政
科)
1600
如果行政科实际购买办公用品1780元，自己垫付了180元，则在报销时除按规定编制转账凭证一张，其会计分录为：
借：管理费
用
1780
贷：其他应收款——备用金(行政
科)
1600
现
金
180
出纳员付给行政科现金180元，退还行政科经办人员其垫付的现金180元。