外贸单据制作精华汇总
外贸单据---汇总
外贸单据一、外贸单证的种类与使用单证是整个外贸工作的核心。
新手通过学习单证，可以很清晰地将整个外贸环节串联起来。
1．合同（CONTRACT）CONTRACT是统称，买卖双方均可出具。
如系卖方制作，可称为销售确认书（SALES CONFIRMATION），买方出具则可称为采购确认（PURCHASED CONFIRMATION）。
除了与国内销售合同相同的要素如买卖双方名址，签订时间、地点、交易货物品名、付款方式、违约责任以外，还可以根据不同产品的特点附加条款。
此外，正式的外贸合同，往往还有更详细的约定，比如信用证条件下的信用证开证要求，对各种不可抗力的规定等细则。
对于容易在装卸和储运过程中发生短缺的散货如矿产、粮农副产品等，合同中往往还会附加”溢短装”条款，即允许在合同总数量和金额的基础上，有若干幅度的差异，最后按照实际交货量来结算。
比如”5% MORE OR LESS ALLOWED”，即允许多交或少交5%。
理论上，合同应该”一式两份，双方各执一份经签章的正本为凭”，可在外贸实务中不大苛求照搬执行，一般的传真件也就行了，作为备忘录。
更多的还是依靠商业信用，以及预付款、信用证等实质的把控手段。
合同本身反倒显得不重要了。
也正因为如此，一些国家的客户甚至制作固定合同，并留下”信用证开出后生效”等条款，进一步淡化合同的约束力，到处散发作为询价工具。
碰到这样的合同，不必当真，预留时间，等到信用证收到再有所行动不迟。
2．发票（INVOICE）或称商业发票（Commercial Invoice）。
外贸的”发票”概念和国内的财务发票完全不同。
外贸发票是出口商自己制作、出具的文件，用于说明此票货物的品名、数量、单价、总值等，以及其他一些说明货物情况的内容。
发票格式不拘，但必须包括上述要素，并全名落款。
发票必须注明一个发票号码（自己拟定），出票时间。
可以按照需要一式几份，由若干正本和副本组成的，应注明”ORIGINAL”、”COPY”字样。
单据制作总结
装箱单分析出口货物订舱委托书海运提单：保险单PICC中国人民财产保险股份有限公司PICC Property and Casualty Company Limited总公司设于北京一九四九年创立Head Office: BEIJING Established in 1949货物运输保险单CARGO TRANSPORTATION INSURANCE POLICY发票号码：保险单号次注释：保险单号码INVOICE NO. POLICY NO.此栏填写保险公司指定号码被保险人：注释：即投保人，一般为出口商中国人民财产保险股份有限公司 (以下简称本公司) 要求, 以被保险人向本公司缴付约定的保险费为对价, 按照本保险单列明条款承保下述货物运输保险, 特订立本保险单。
THIS POLICY OF INSURANCE WITNESSES THAT PICC PROPERTY AND CASUALTY COMPANY LIMITED(HEREINAFTER CALLED “THE COMPANY”) AT THE REQUEST OF THE INSURED AND IN CONSIDERATION OF THE AGREED PREMIUM PAID TO THE COMPANY BY THE INSUREDUNDERTAKES TO INSURE THE UNDERMENTIONED GOODS IN TRANSPORATION SUBJECT TO THE CONDITIONS OF THIS POLICY总保险金额：TOTAL AMOUNT INSURED：SAY U.S. DOLLARS SIXTY SIX THOUSAND ONE HUNDRED AND THIRTY TWO ONLY 保费注释：一般已由保险公司印启运日期PREMIUM ：AS ARRANGED注释：（如约定）字样 DATE OF COMMENCEMENT： AS PER B/L DATE装载运输工具PER CONVEYANCE：.DALONG 03自：至：FROM：SHANGHAI , CHINA TO: TORONTO , CANADACONDITIONS：注释：此栏系保险单的核心内容，填写时应注意保险险别及文句与信用证严格一致所保货物如发生保险单项下可能引起索赔的损失，应立即通知本公司或下述代理人查勘。
十四套外贸必备实用表格模板
十四套外贸必备实用表格模板1. 销售合同模板：- 双方名称：______和______- 货物描述：______- 数量：______- 价格：______- 交货日期：______- 付款方式：______- 运输方式：______- 运费负担方：______- 签署日期：______2. 报价单模板：- 公司名称：______- 报价日期：______- 产品描述：______- 数量：______- 价格：______- 交货方式：______- 有效期：______3. 装箱清单模板：- 出口商名称：______- 运输方式：______- 装箱日期：______ - 目的地：______- 货物描述：______ - 数量：______- 重量：______- 尺寸：______4. 发票模板：- 货物描述：______ - 数量：______- 总金额：______- 付款方式：______ - 开票日期：______5. 采购订单模板：- 采购商名称：______ - 供应商名称：______ - 产品描述：______ - 数量：______- 价格：______- 交货日期：______ - 付款方式：______6. 运输保险单模板：- 出口商名称：______ - 运输方式：______- 货物描述：______- 保险费用：______- 保险期限：______7. 质量检验报告模板：- 产品名称：______- 检验日期：______- 检验地点：______- 检验结果：______- 备注：______8. 售后服务报告模板：- 客户名称：______- 产品名称：______- 售后服务日期：______ - 问题描述：______- 解决方案：______9. 收款确认书模板：- 收款人名称：______ - 付款人名称：______ - 付款金额：______- 付款日期：______10. 库存管理表格模板：- 产品名称：______- 入库数量：______- 出库数量：______- 剩余数量：______- 日期：______11. 投诉记录表格模板：- 客户名称：______- 投诉日期：______- 投诉内容：______- 解决方案：______ 12. 市场调研表格模板：- 产品名称：______- 目标市场：______- 市场需求：______- 竞争对手：______- 市场份额：______ 13. 客户信息表格模板：- 客户名称：______- 地址：______- 联系人：______- 电话：______- 邮箱：______14. 进口清关文件模板：- 进口商名称：______- 出口商名称：______- 货物描述：______- 数量：______- 价格：______- 清关日期：______- 清关费用：______请注意，以上模板仅作为参考，具体情况可以根据实际需求进行调整和修改。
主要结汇单据的制作
12.Certification
It is hereby certified that the declaration by the exporter is corrected.
卖方签字，盖章（日期等同于或晚于发票日期，但不迟于提单 日期）
出证部门签字，盖章（日期等于或晚于发票日期，但不迟于 提单日期）
例如： Ctn No. 1-100 Ctn No. 101-200 Ctn No. 201-300
2.ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ 商业发票
XXXX Import & Export Co., Ltd（出口方公司名称、地址） Add: No. 1, xxx Road, xxx District, xxx City, xxx Prov. 310000, P R China Tel:86-571-85022088 Fax:86-571-85020000
唛头
DESCRIPTION
描述 （产品名称、 详细 的规格型号等）
QUANTITY
数量 （产品的计价单位）
PRICE
产品单价，
AMOUNT
价格术语（FOB、CFR、CIF） 该产品的总价，
例如：100 PCS
例如：USD100.-/PC
例如：USD100,000.-
TOTAL (全部货物价值)
USD100,000.-
2.3 汇票 BILL OF EXCHANGE
No.____发票号码________________
___汇票填制日期_______________
EXCHANGE FOR ________金额小写 USD10,000.-_______________________ At xxx days sight of this SECOND OF EXCHANGE (First of the same tenor and date unpaid) pay to the order of _______Bank of China ,Shanghai Branch_______________ The sum of__US DOLLAR TEN THOUSAND ONE HUNDRED AND THIRTY AND CENTS FIFTY ONLY._ ___________________________________________________________________ Value received Drawn under ____xx Bank Irrevocable Doc. Credit No. Dated:___(信用证汇票)______ ________Sales Contract No. dated:______(托收汇票)_____________________________ To ___付款银行（信用证）__________________ _____付款人（托收）_____________________ _____________________________ 出票人（盖章）__________ Authorized Signature 信用证－受益人 托收――卖方
单据制作要点
第三讲：单据制作要点一、合同：1.销售合同:双方的约定用书面形式固定。
2.收购合同:条款、格式3.PO/SALES CONFIRMATION/PI:合规性二、托单单据：1.发票、装箱单、明细单、申报要素（盖公章）等；2.报关单:一般贸易、进料、来料加工3.商检单:海关新规二、托单单据：操作：系统提交，信用险额度使用，租船订仓三.海关查验海关相关科室：• 审单中心• 通关科• 查验科• 物流监控科(风险管理,调整查验率,多数只面向海关)• 缉私科(不隶属于当地海关)（一）海关通关基本流程• 报关单电子数据申报报关员输入海关录入系统->发送海关(有箱封号,件数) • 审单中心集中审单海关系统核对无误后电子回复（退单扣分）• 接单审核/征收税费报关员打印纸质报关单->在海关大厅报关（扣分）• 查验• 放行送场站收据(海关放行后)到港区报关操作流程报关操作流程上海海关通关操作流程（二）海关查验分类查验指令的来源• 布控查验a.通关科放行人员开出查验(事先可知)海关统计局或物流监控科给通关科资料保证某些敏感物品的查验率b.物流监控科、稽私科查验有人举报,或某些敏感物品(岛上查验等)• 随机抽查(事先不可知)电脑随机跳号(概率低)（三）知识产权《中华人民共和国商标法》《中华人民共和国著作权法》《中华人民共和国专利法》《奥林匹克标志保护条例》《世界博览会标志保护条例》1、与知识产权海关保护有关的法律行政法规规章（1）海关法律行政法规《中华人民共和国海关法》第四十四条：海关依照法律、行政法规的规定，对与进出境货物有关的知识产权实施保护。
需要向海关申报知识产权状况的，进出口货物收发货人及其代理人应当按照国家规定向海关如实申报有关知识产权状况，并提交合法使用有关知识产权的证明文件。
• 《中华人民共和国知识产权海关保护条例》• 第三条：国家禁止侵犯知识产权的货物进出口。
• 第四条：知识产权权利人请求海关实施知识产权保护的，应当向海关提出采取保护措施的申请。
单据制作细节
单据制作一，报关单据（一）报关单据的制作报关所需要的单据有箱单，发票，合同，报关单，依次有以下要点：报关单位：通常是谁采购谁报关，单据上抬头即是谁报关合同合同号、发票号，报关吨数和捆数，中文品名，税号，规格结算方式：依据报关数据执行表起运港：实际运输港口目的港：与原外贸合同一致单价：FOB价=实际采购单价/1.17*1.02/汇率CFR价= FOB价+海运费英文品名：和提单上货物的品名一致（如果不能确定，可先依据外贸合同上品名）（二）报关预录的审核报关单据给货代后，他们的报关行把报关明细录入系统，回传预录单给我们，上面的内容我们需要一一核对，报关单位是否正确，货物信息看是否与报关单据（报关数据执行表）一致，吨数和千克数是否对应，支数和套数计价的产品更加要注意。
二，信用证项下议付单据（一）信用证的审核（对来证的审核）许多不符点单据的产生以及提交后被银行退回，大多是对收到的信用证事先检查不够造成的，往往使一些本来可以纠正的错误由于审核不及时没能加以及时地修改。
因此，一般应在收到信用证的当天对照有关的合同认真地按下列各条仔细检查，这样可以及早发现错误采取相应的补救措施。
收到信用证后检查和审核的要点：1. 信用证表明不可撤销，信用证若毋须通知受益人或未经受益人同意可以随时撤消或变更，应该说对受益人是没有付款保证的，对于此类信用证，一般不予接受2.“三期”货物能否在船期前出运，能否在信用证规定的交单期限内并在信用证有效期内交单，信用证没有规定的，向银行交单的日期不得迟于提单日期后21天，如信用证中的装期和效期是同一天即通常所称的“双到期”，在实际业务操作中，应将装船期提前一定的时间，以便有合理的时间来制单结汇。
3.检查信用证受益人和开证人的名称和地址是否完整和准确，如果受益人的名称不正确，将会给今后的收汇带来不便4. 看信用证金额和信用证货描内货物的金额是否一致5. 金额的溢短装，货物数量上的溢短装6. 分批装运和转运是否允许,结合实际看能否达到要求7. 起运港，目的港的正确性及相关单据能否显示8. 货描部分的正确性9. 检查所需要单据的可操作性（是否要求特殊单据），信用证前后要求是否矛盾，检查信用证中有无陷阱条款，确保能清洁出单（二）信用证单据的制作汇票(DARFT)每个银行对应的汇票格式不同，但是需要填内容基本一样发票号，金额依据发票填写付款期限依据信用证，看是即期还是远期信用证（远期信用证的承诺付款天数）出票条款信用证号，日期，开证行付款人依据信用证DRAWEE,信用证没有的填写开证行信息出票人盖章签字信用证要求表明和证明的内容发票(COMMERCIAL INVOICE)抬头必须是信用证规定的受益人，由受益人签发（有的发票需要商会认证）发票日期不得晚于起运日期合同号：依据信用证的规定，信用证中没有规定的依据原外贸合同发票号：通常显示为合同号加批次（例如合同MYSOM806的第二票，显示为MYSOM806-2）商品的描述，价格条款必须完全符合信用证的要求商品的数量符合信用证规定的规定，依据货物总表填写规格，单价依据信用证的规定，信用证中没有规定的依据原外贸合同信用证要求表明和证明的内容箱单(PACKING LIST)基本框架与发票一样，但是注重的是货物的信息基本信息有货物的规格，捆数，每捆的支数，吨数（这些信息基本都从总表里面获取）有的信用证要求显示每捆的重量，这个可以计算得出：每捆的重量(MT)=每米的理重(KG/M)*米数(M)*每捆的支数/1000信用证要求显示装箱明细的按照实际的装箱填写表格，最终要核对每个规格的总捆数、每个箱子对应提单的捆数是否是对的（如果不对做出相应的调整）产地证(CERTIFICATE OF CHINA ORIGIN)分为三种，分清信用证要求的是哪一种，①我们自己出具的产地证，基本信息与箱单一致，证明货物属于中国原产，然后显示信用证要求表明和证明的内容②贸易促进委员会出具的（CCPIT），依据提单和发票填制，显示信用证要求表明和证明的内容，HS CODE 信用证有规定的根据信用证，信用证没规定可根据实际货物选择③检验检验局出具的（FORM E）, 依据提单和发票填制，显示信用证要求表明和证明的内容，HS CODE 只能填写我们申请过的，如果信用证规定的编码我们不能做，只能要求改证提单(BILL OF LADING)Shipper：如果信用证接受第三方单据一般用报关公司（科伟/华信/汇业）作shipper，如果不接受第三方单据（在没有要求做FORM E，CCPIT的情况下）用信用证上的益人作为shipperConsignee，notify：依据信用证要求显示（Consignee显示的内容决定提单是否要背书）Shipping mark：信用证中有规定的按照信用证显示，信用证中没规定唛头但是要求显示唛头的问业务员怎么显示，没有要求显示的就直接显示N/M件、重、尺：按照时间报关数显示，注意包装单位④货描内容：除了显示货物的主品名，还要显示信用证要求表明和证明的内容船证(SHIPPING COMPANY’S CERTIFICATE)船证是由船公司在签提单的时候同时签发的一个证明，证明信用证上要求船证证明的内容，然后表明信用证其他要求显示的内容，还有一些固定信息（日期、发票号、合同号、船名航次、提单号、提单日期）受益人证明，装船通知都是由受益人签发，按照信用证的要求显示内容即可，固定信息有（日期、发票号、合同号、船名航次、提单号、提单日期）材质单（MTC）首先注意信用证要求出具人是谁，然后根据货物和合同的实际情况填写，最后显示信用证要求表明和证明的内容。
结汇单据的制作
结汇单据的制作核对提单（主要有海运提单、铁路联单、航空运单、多式联运单据，目前我们只接触到前两种）（这里我们详细介绍下海运提单Ocean Bill of Lading），何为提单呢，提单是承运人收到货物后出具的货物收据，也是承运人所签署的运输契约的证明，提单还代表所载货物的所有权，是一种具有物权特性的凭证。
提单是货物所有权的凭证。
谁持有提单，谁就有权要求承运人交付货物，并且享有占有和处理货物的权利，提单代表了其所载明的货物。
那我们该如何完成如此重要的一份单据呢？如果做T/T 或者D/P可以看看以前的提单样本，如果是同一客户以上信息是基本一致的；如果是做L/C那所有的信息都来自于信用证。
当然在提交样单给货代前，所有的信息都必须经由客户的确认。
现在提单的核对越来越要求速度，基本上都要提前2-3天把准确的数据提供给船公司。
这就要求我们在截AMS/ENS前一定要落实清楚具体数据，如果可能的话必须要求仓库一定不能有短装的情况。
还有一种情况是客人对毛重有特别要求的，一定要跟报关数据一致，特别是比方的提单。
如果数量否则将会有不必要的费用产生。
由于美线实行AMS,欧线实行ENS,这就要求我们必须在船开之前的两、三天提供精准的数据给船公司，这样的制度给提单的核对增加了难度，同时也可能增加些许不必要的改单费用，这就要求我们在核对提单时务必问清楚数量，要求仓库不能短装。
以下我们了解一下当前所说的AMS及ENS吧。
ENS（Entry Summary Declaration），是“入境摘要报关单”的英文缩写，指的是欧洲海关提前舱单规则。
自2011年1月1日起，欧盟将对前往或途径欧盟港口的所有货运强制执行“舱单提前申报”的规则，该规则适用于全部27个欧盟成员国（以下附上了欧盟成员国名单）。
欧盟国家列表：奥地利，比利时，保加利亚，塞浦路斯，捷克，丹麦，爱沙尼亚，芬兰，法国，德国，希腊，匈牙利，爱尔兰，意大利，拉脱维亚，立陶宛，卢森堡，马耳他，荷兰，波兰，葡萄牙，罗马尼亚，斯洛伐克，斯洛文尼亚，西班牙，瑞典和英国。
出口单据制作(精)
海 装 商 汇 运 箱 业 票 提 单 发 单 票
经济与管理实验教学中心
,
汇票填制要点
出票人(Drawer）—— 一般汇票由信用证受益人签发。 付款人(Payer) 即 受票人(Drawee)。汇票付款人的填写要按 照信用证的要求
例如：*汇票条款中规定：“...drawn on us”， 或“...on ourselves” 则付款人为开证行 *汇票条款中规定：“...drawn on xx bank” (非开证行） 则付款人为该银行（即信用证付款行） *汇票条款中规定：“...on yourselves” 则付款人为通知行，而此时，通知行 往往又是信用证的保兑行。
代理人代表船长签发提单
ABC Co. Ltd.
经济与管理实验教学中心
提单背书
记名背书： * Endorsed to： DEF Co.或 Delivered to: DEF Co. ABC Co.(签章） December 11, 1998 空白背书： ABC Co.(签章） December 11, 1998
经主要的议付单据种类
……
装 运 通 知 副 本
受 益 人 证 明
商 检 证 书
海 关 发 票
领 事 发 票
普 惠 制 原 产 地 证
一 保 邮 空 多 不 般 险 包 运 式 可 原 单 或 单 联 转 产 快 运 让 地 递 提 海 证 收 单 运 据 单 或
Amount
US$10,000.00 US$500.00 US$9,500.00
经济与管理实验教学中心
提单填制要点
提单托运人(Shipper)、收货人（Consignee)、通知人 （Notify Party)要与信用证的规定一致。 装货港（Port of Loading)和卸货港（Port of Discharge) 要与信用证规定的起运地、目的地一致。 提单要按信用证规定加注运费条款。即“Freight Prepaid” 或“Freight to Collect”。并且注意与所用贸 易术语的一致性。 提单表面必须显示承运人名称。 提单正本份数与信用证规定一致。 备运提单必须要有装船批注，并且签署。 提单背书要符合信用证之规定 提单签署必须符合UCP500之规定
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
读书破万卷，下笔如有神
外贸单据制作精华汇总
我觉得，外贸单据制作还要遵循“从上到下，从左到右”的原则，这样不容易出错。
所谓从上到下，即从一张单据的最上面的项目开始，做完上一行的项目再做下一行的项目，遇到一行有多个纵向项目，则要遵循从左到右的原则。
这样，一不容易把需要改动的项目漏改；二把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度。
因为我们在做单据时，每个公司都有其一套固定格式，通常每次都会套用固定格式，但在套用的同时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”的错误。
比如同一种商品不同订单批次的出口单据，往往套用相同格式、抬头、品名的单据，但由于是不同批次订单的票据在日期，数量，和编号等小方面有细微的差别，这些差别很容易被忽略。
然而，只要奉行从上到下，从左到右的原则来制作单据，并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误。
前面是做单据的基本思路，但具体怎幺做是非常灵活多变的，要视不同业务的具体情况而定。
外贸单据是记录整笔外贸业务的见证，应该与合同和实际相符合。
在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格，但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下，对单据的要求很严格，除了要符合单据间的逻辑关系好记性不如烂笔头。