外贸单据制作注意要点
外贸制单应注意哪些事项
外贸制单应注意哪些事项一、前言外贸制单是外贸企业日常运营中必不可少的环节，它直接关系到货物进出口的顺利进行。
因此，对于外贸从业人员来说，制单工作必须要做到严谨、细致、规范。
本文将从以下几个方面为大家介绍外贸制单应注意的事项。
二、订单确认1. 核对订单信息在开始制单之前，首先需要核对订单信息是否正确。
包括货物名称、数量、价格、收货人信息等等。
如果有任何错误或疑问，需要及时与客户沟通确认。
2. 确认付款方式在确认订单信息的同时，还需要与客户确认付款方式及时间。
不同的付款方式对应着不同的操作步骤，因此需要提前了解清楚并妥善安排。
三、报关资料准备1. 准备报关资料清单根据海关要求，需要准备好相应的报关资料清单。
具体包括：发票、装箱单、合同等文件。
2. 确认商品编码和税率在报关时，海关会根据商品编码和税率来计算进口税费。
因此，在准备报关资料时需要确认商品编码和税率是否正确。
四、装箱和标记1. 合理安排装箱在装箱时，需要根据货物的特性和数量合理安排。
对于易碎或者贵重的货物，需要特别注意保护措施。
2. 标记清晰每个包裹都需要标记清晰的货物名称、数量、重量等信息。
这有助于海关和物流公司准确识别货物，并避免出现误运或丢失。
五、文件整理1. 文件归档制单完成后，需要将所有相关文件进行归档。
这有助于日后查询和备案。
2. 保密措施外贸制单涉及到商业机密，因此需要做好保密措施。
将所有文件存放在安全可靠的地方，并限制员工使用权限。
六、总结外贸制单是外贸企业日常运营中必不可少的环节，只有做好了制单工作，才能保证货物进出口的顺利进行。
因此，在制单过程中，必须要做到严谨、细致、规范。
希望本文对大家在外贸制单方面提供一些参考和帮助。
单据制作细节
单据制作一，报关单据（一）报关单据的制作报关所需要的单据有箱单，发票，合同，报关单，依次有以下要点：报关单位：通常是谁采购谁报关，单据上抬头即是谁报关合同合同号、发票号，报关吨数和捆数，中文品名，税号，规格结算方式：依据报关数据执行表起运港：实际运输港口目的港：与原外贸合同一致单价：FOB价=实际采购单价/1.17*1.02/汇率CFR价= FOB价+海运费英文品名：和提单上货物的品名一致（如果不能确定，可先依据外贸合同上品名）（二）报关预录的审核报关单据给货代后，他们的报关行把报关明细录入系统，回传预录单给我们，上面的内容我们需要一一核对，报关单位是否正确，货物信息看是否与报关单据（报关数据执行表）一致，吨数和千克数是否对应，支数和套数计价的产品更加要注意。
二，信用证项下议付单据（一）信用证的审核（对来证的审核）许多不符点单据的产生以及提交后被银行退回，大多是对收到的信用证事先检查不够造成的，往往使一些本来可以纠正的错误由于审核不及时没能加以及时地修改。
因此，一般应在收到信用证的当天对照有关的合同认真地按下列各条仔细检查，这样可以及早发现错误采取相应的补救措施。
收到信用证后检查和审核的要点：1. 信用证表明不可撤销，信用证若毋须通知受益人或未经受益人同意可以随时撤消或变更，应该说对受益人是没有付款保证的，对于此类信用证，一般不予接受2.“三期”货物能否在船期前出运，能否在信用证规定的交单期限内并在信用证有效期内交单，信用证没有规定的，向银行交单的日期不得迟于提单日期后21天，如信用证中的装期和效期是同一天即通常所称的“双到期”，在实际业务操作中，应将装船期提前一定的时间，以便有合理的时间来制单结汇。
3.检查信用证受益人和开证人的名称和地址是否完整和准确，如果受益人的名称不正确，将会给今后的收汇带来不便4. 看信用证金额和信用证货描内货物的金额是否一致5. 金额的溢短装，货物数量上的溢短装6. 分批装运和转运是否允许,结合实际看能否达到要求7. 起运港，目的港的正确性及相关单据能否显示8. 货描部分的正确性9. 检查所需要单据的可操作性（是否要求特殊单据），信用证前后要求是否矛盾，检查信用证中有无陷阱条款，确保能清洁出单（二）信用证单据的制作汇票(DARFT)每个银行对应的汇票格式不同，但是需要填内容基本一样发票号，金额依据发票填写付款期限依据信用证，看是即期还是远期信用证（远期信用证的承诺付款天数）出票条款信用证号，日期，开证行付款人依据信用证DRAWEE,信用证没有的填写开证行信息出票人盖章签字信用证要求表明和证明的内容发票(COMMERCIAL INVOICE)抬头必须是信用证规定的受益人，由受益人签发（有的发票需要商会认证）发票日期不得晚于起运日期合同号：依据信用证的规定，信用证中没有规定的依据原外贸合同发票号：通常显示为合同号加批次（例如合同MYSOM806的第二票，显示为MYSOM806-2）商品的描述，价格条款必须完全符合信用证的要求商品的数量符合信用证规定的规定，依据货物总表填写规格，单价依据信用证的规定，信用证中没有规定的依据原外贸合同信用证要求表明和证明的内容箱单(PACKING LIST)基本框架与发票一样，但是注重的是货物的信息基本信息有货物的规格，捆数，每捆的支数，吨数（这些信息基本都从总表里面获取）有的信用证要求显示每捆的重量，这个可以计算得出：每捆的重量(MT)=每米的理重(KG/M)*米数(M)*每捆的支数/1000信用证要求显示装箱明细的按照实际的装箱填写表格，最终要核对每个规格的总捆数、每个箱子对应提单的捆数是否是对的（如果不对做出相应的调整）产地证(CERTIFICATE OF CHINA ORIGIN)分为三种，分清信用证要求的是哪一种，①我们自己出具的产地证，基本信息与箱单一致，证明货物属于中国原产，然后显示信用证要求表明和证明的内容②贸易促进委员会出具的（CCPIT），依据提单和发票填制，显示信用证要求表明和证明的内容，HS CODE 信用证有规定的根据信用证，信用证没规定可根据实际货物选择③检验检验局出具的（FORM E）, 依据提单和发票填制，显示信用证要求表明和证明的内容，HS CODE 只能填写我们申请过的，如果信用证规定的编码我们不能做，只能要求改证提单(BILL OF LADING)Shipper：如果信用证接受第三方单据一般用报关公司（科伟/华信/汇业）作shipper，如果不接受第三方单据（在没有要求做FORM E，CCPIT的情况下）用信用证上的益人作为shipperConsignee，notify：依据信用证要求显示（Consignee显示的内容决定提单是否要背书）Shipping mark：信用证中有规定的按照信用证显示，信用证中没规定唛头但是要求显示唛头的问业务员怎么显示，没有要求显示的就直接显示N/M件、重、尺：按照时间报关数显示，注意包装单位④货描内容：除了显示货物的主品名，还要显示信用证要求表明和证明的内容船证(SHIPPING COMPANY’S CERTIFICATE)船证是由船公司在签提单的时候同时签发的一个证明，证明信用证上要求船证证明的内容，然后表明信用证其他要求显示的内容，还有一些固定信息（日期、发票号、合同号、船名航次、提单号、提单日期）受益人证明，装船通知都是由受益人签发，按照信用证的要求显示内容即可，固定信息有（日期、发票号、合同号、船名航次、提单号、提单日期）材质单（MTC）首先注意信用证要求出具人是谁，然后根据货物和合同的实际情况填写，最后显示信用证要求表明和证明的内容。
外贸单证工作的基本要求
外贸单证工作的基本要求外贸单证工作是外贸业务中至关重要的一环，其准确性和高效性直接影响着企业的运营效率和市场竞争力。
为了确保外贸单证工作的顺利进行，企业需要遵循以下基本要求：一、认真核对合同条款外贸单证工作的前提是有一个完整、明确的合同，因此企业需要在签订合同时认真核对各项条款，确保合同内容与实际操作一致。
同时，企业还需要关注合同的有效期限、付款方式、货物数量、质量标准等重要信息，以便在后续的单证工作中能够准确无误地操作。
二、及时准确填写单证信息在单证填写过程中，企业需要认真核对单证的各项信息，确保填写准确无误。
尤其是在填写发票、装箱单、提单等重要单证时，需要仔细核对货物名称、数量、单价、总金额、收货人、发货人等信息，以避免因单证填写不当而导致的后续问题。
三、注意单证的规范性和统一性外贸单证是国际贸易中的重要凭证，其规范性和统一性直接关系到企业的信誉和声誉。
因此，企业需要在单证的制作过程中严格遵循国际贸易惯例和相关法律法规，确保单证的规范性和统一性。
四、加强单证管理和保管外贸单证是企业的重要资产，需要加强单证管理和保管。
企业需要建立完善的单证管理制度，规范单证的流转和使用，确保单证的安全和准确性。
同时，企业还需要加强单证的保管工作，确保单证的完整性和可追溯性。
五、加强对外贸政策和法规的学习和了解外贸单证工作是受到国际贸易惯例和相关法律法规的影响的，企业需要加强对外贸政策和法规的学习和了解，及时掌握相关政策和法规的变化，以便在单证工作中能够准确无误地操作。
六、注重团队协作和沟通外贸单证工作是一个团队协作和沟通的过程，需要各个部门之间密切合作，及时沟通。
企业需要建立良好的沟通机制和合作机制，确保单证工作的高效顺利进行。
总之，外贸单证工作是外贸业务中不可或缺的一环，需要企业高度重视和认真对待。
企业需要遵循以上基本要求，加强单证工作的管理和保管，提高单证工作的准确性和效率，以便为企业的发展和壮大提供有力的保障。
外贸出口单据的制作
外贸出口单据的制作国际贸易中，主要使用的是跟单汇票，作为出口方要求付款的凭证。
制作汇票时应注意下列问题。
出票条款。
信用证名下的汇票，应填写出票条款。
包括：开证行名称，信用证号码和开证日期。
汇票金额。
托收项下汇票金额应与发票一致。
若采用部分托收、部分信用证方式结算，则两张汇票金额各按规定填写，两者之和等于发票金额。
信用证项下的汇票，若信用证没有规定，则应与发票金额一致。
若信用证规定汇票金额为发票的百分之几，则按规定填写。
这一做法，通常用于以含佣价向中间商报价，发票按含佣价制作，开证行在付款时代扣佣金的情况。
付款人名称。
托收方式的汇票，付款人为买方。
信用证方式下，以信用证开证行或其指定的付款行为付款人。
若信用证未加说明，则以开证行为付款人。
收款人名称。
汇票的收款人应是银行。
信用证方式下，收款人通常为议付行；托收方式下，收款人可以是托收行，均作成指示式抬头。
托收中也可将出口方写成收款人（已收汇票），然后由收款人作委托收款背书给托收行。
B.商业发票商业发票（Commercial Invoice）是出口商开立的发货价目清单，是装运货物的总说明。
发票全面反映了合同内容。
发票的主要作用是供进口商凭以收货、支付货款和进出口商记账、报关纳税的凭据。
在不用汇票的情况下（如付款信用证、即期付款交单），发票代替汇票作为付款的依据。
发票没有统一的格式，其内容应符合合同规定，在以信用证方式结算时，还应与信用证的规定严格相符。
发票是全套货运单据的中心，其它单据均参照发票内容缮制，因而制作不仅要求正确无误，还应排列规范，整洁美观。
制作内容及注意事项如下：出口商名称。
发票顶端必须有出口商名称、地址、电传、传真和电话号码，其中出口商名称发票名称。
在出口商名称下，应注明“发票”（Cormercial Invoice或Invoice)字样。
发票抬头人。
通常为国外进口商。
在信用证方式时，除非另有规定，应为开证申请人。
发票号码，合同号码，信用证号码及开票日期。
国际外贸单证制作注意事项
国际外贸单证制作注意事项国际外贸单证制作注意事项国际贸易单证员在国际贸易结算业务中，根据销售合约和信用证条款从事审核、制作各种贸易结算单据和证书，在制作过程中也有很多需要注意的细节问题，我们一起来了解一下!一、单证“严格符合”要求国际贸易中如果提交的单据与买方通过银行开出的信用证不一致，银行有权拒绝付款，所以单证从业人员制作和提交的单据应做到与信用证要求“严格符合”，这项要求主要体现为：1、单单一致，单证一致单单一致指信用证项下提供的所有单据的相关内容的一致，单证一致指所有单据的有关规定与信用证中的要求不应矛盾。
2、表面一致主要指单据和信用证之间在文字体现上没有冲突。
实践中如采用CIF条件成交，在有关单据完全符合信用证规定但货物在运输途中损失的情况下，银行仍须付款;而如单据不符合信用证的要求，即使货物一点儿问题没有，银行也有100%的权利拒绝履行义务。
3、一致原则的灵活处理业务中对单单一致、单证一致的要求不可以机械的理解为一字不差，完全照搬照抄，应根据实际情况加以灵活处理。
4、银行“四不管”银行在处理信用证业务时坚持不管货物、不管当事人、不管合同、不负责审核单据的真伪，在这种情况下，受益人必须按单单一致、单证一致的要求履行义务，否则就难以向银行主张权利。
二、单证制作“五要求”1、正确/准确正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次，各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求;第三，单据还应与所代表的货物无出入。
2、完整从某种意义上讲主要指一笔业务所涉及全部单据的完整性。
可从以下几方面理解：第一、内容完整;第二、份数上完整;第三、种类的完整。
凭单据买卖的合同/信用证都会明确要求出口方需提交哪些单据、提交几份、有无正副本要求、需否背书及应在单据上标明的内容，所有这些都必须得到满足。
3、及时指单据制作不迟延。
具体可以这样理解：及时制单、及时审单、及时交单、及时收汇。
缮制外贸单据的基本要求
缮制外贸单据的基本要求外贸单据是国际贸易中的重要文件，对于企业的经营和运营起到至关重要的作用。
缮制外贸单据的基本要求是确保单据的准确性、完整性和合法性。
下面将从单据的准确性、完整性和合法性三个方面逐一介绍外贸单据的基本要求。
一、单据的准确性外贸单据的准确性是指单据上所记载的内容要真实准确，与实际交易一致。
其中包括以下几个方面：1.合同信息的准确性2.价格的准确性外贸单据中的价格信息应准确无误。
包括商品的单价、总价、付款方式和时间等。
同时，还需要考虑到其他费用，如运输费用、保险费用、关税等。
3.货物信息的准确性外贸单据应准确记录货物的名称、数量、重量、尺寸等信息。
同时，还需包括货物的包装方式、标识等细节。
4.日期信息的准确性外贸单据上的日期应该准确无误，包括合同签署日期、发票日期、装运日期等。
日期的准确性有助于追溯交易记录和提供证明材料。
二、单据的完整性外贸单据的完整性是指单据的格式要完整、清晰。
主要包括以下几个方面：1.文件的齐全外贸单据应完整包含所有必需的文件，如合同、发票、装箱单、提单、保险单等。
确保文件的完整性有助于交易的开展和后续的跟踪管理。
2.单据的清晰度外贸单据应清晰易读，内容不可模糊、污损或涂改。
字体大小适中，不宜过小或过大。
保持单据的清晰度有助于避免因可读性不佳而产生的纠纷和争议。
3.单据的规范化外贸单据应按照国际贸易惯例进行规范化的缮制。
例如，合同应使用常见的国际贸易合同格式，发票应按照国际商事惯例进行编制。
三、单据的合法性外贸单据的合法性要求单据的内容和形式符合相关法律法规和国际贸易规则。
主要包括以下几个方面：1.合同的合法性外贸单据中的合同必须符合相关法律法规和国际贸易规则。
合同双方要有充分的权利和能力签署合同，并按合同的约定履行义务。
2.贸易规则的遵守外贸单据须符合国际贸易规则，如国际商会发布的《国际贸易术语解释通则》（Incoterms），以确保交易的规范和顺利进行。
3.付款方式的合法性外贸单据中的付款方式必须合法有效。
简述制单的基本要求。
制单的基本要求及流程制单是外贸业务中的一个重要环节，涉及到货物的交付、运输、保险、商检、结算等工作。
制单的质量高低，反映了企业的管理水平，也是处理争议和索赔的依据。
因此，制单工作应遵循以下基本要求：一、正确/准确（CORRECTNESS）正确是所有单证工作的前提，要求制作的单据应首先满足单单、单证一致，其次各种单据应符合国际贸易惯例、各国/行业法律和规则的要求，第三单据还应与所代表的货物无出入。
在制单过程中，应注意以下几点：信用证与贸易合同相符；单据与信用证相符；各种单据之间相符；单据中所描述的货物与实物相符；单据上的日期、金额、数量、规格、包装、船名、航次等信息无误；单据上的签名、盖章、背书等手续齐全。
二、完整（COMPLETENESS）完整指一笔业务所涉及全部单据的完整性。
具体可以从以下几方面理解：内容完整：单据上应包含所有必要的信息，不遗漏任何细节；份数上完整：按照合同或信用证的要求，提交足够数量的正本和副本；种类的完整：按照合同或信用证的要求，提交所有需要的单据种类，如发票、提单、装箱单、保险单、原产地证等。
三、及时（INTIME；PUNCTUALITY）及时指单据制作不迟延。
具体可以这样理解：及时制单：在收到客户订单或信用证后，尽快准备好相关的单据，并与客户或银行确认无误；及时审单：在收到货代或船公司提供的运输单据后，及时检查是否符合要求，并及时修改或补充；及时交单：在满足合同或信用证的有效期限内，将全部合格的单据向有关方面提交，如银行、客户、商检部门等；及时收汇：在交单后，密切关注汇款情况，并及时催促或确认收汇。
四、简明（CONCISENESS）简明指所制作的单据简单、明了。
不添加与单据本身无关的内容，避免造成混淆和误解；使用规范和通用的贸易术语和缩写，避免使用模糊和歧义的词语；使用清晰和易读的字体和格式，避免使用花哨和难辨认的字体和格式。
五、整洁（TIDINESS）整洁指单据应清楚、干净、美观、大方。
制作单证的原则
制作单证的原则制作单证的原则单证是指在国际贸易中，为了证明合同的履行、货物的装运和支付的完成等情况而制作的各种文件。
制作单证是国际贸易中必不可少的环节，其准确性和及时性直接关系到交易双方的利益。
因此，本文将从以下几个方面介绍制作单证的原则。
一、合同原则1.合同规定：单证应严格按照合同规定制作，包括货物名称、数量、价格、交货期限、付款方式等内容。
2.合同一致：单证应与合同内容完全一致，任何误差都会影响到交易双方的利益。
3.合同履行：单证应反映出合同履行情况，如装运日期、装运数量等。
二、法律原则1.法律规定：单证应符合国际贸易法律法规和当地法律法规。
2.法律效力：单证具有法律效力，任何虚假信息都可能涉嫌违反相关法律。
三、准确性原则1.准确无误：单证应准确无误地反映货物的实际情况，包括数量、品质等信息。
2.精细制作：单证应精细制作，避免出现笔误、错别字等错误。
四、及时性原则1.及时制作：单证应在货物装运后及时制作，以确保交易双方能够及时了解交易情况。
2.快速传递：单证应快速传递给交易双方，以便其能够及时处理相关事宜。
五、标准化原则1.标准化格式：单证应采用标准化的格式，以便于交易双方的理解和处理。
2.标准化流程：单证的制作流程也应采用标准化的流程，避免出现混乱和错误。
六、保密性原则1.保密信息：单证中包含有关交易双方的敏感信息，应严格保密。
2.防止泄露：单证应妥善保存，并采取必要措施防止泄露。
七、审查原则1.审查内容：单证在制作完成后，应进行审查，确保其内容无误。
2.审查人员：审查人员应具备专业知识和经验，能够对单证进行全面细致的审查。
八、完整性原则1.完整无缺：单证应完整无缺，包括各种证明文件、批文等。
2.保留备份：单证的备份应妥善保留，以防止遗失或损坏。
九、便捷性原则1.便于处理：单证应采用便于处理的方式，如电子邮件等。
2.便于查阅：单证应采用易于查阅的方式，如归档分类等。
综上所述，制作单证是国际贸易中必不可少的环节。
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读书破万卷，下笔如有神
外贸单据制作注意要点
我觉得，单据制作还要遵循“从上到下,从左到右”的原则,这样不容易出错.
所谓从上到下,即从一张单据的最上面的项目开始,做完上一行的项目再做下一行的项目,遇到一行有多个纵向项目,则要遵循从左到右的原则.这样,一不容易把需要改动的项目漏改;二把整张单据划分成单元小块完成制作可以提高精确度.因为我们在做单据时,每个公司都有其一套固定格式,通常每次都会套用固定格式,但在套用的同时容易出现“应该修改的项目而没有改过来”的错误.比如同一种商品不同订单批次的出口单据,往往套用相同格式、抬头、品名的单据, 但由于是不同批次订单的票据在日期,数量,和编号等小方面有细微的差别, 这些差别很容易被忽略.然而,只要奉行从上到下,从左到右的原则来制作单据, 并在这个原则下切实做到“心想口读眼盯笔点尺比逐行逐字母一一核对”基本上就可以避免这方面的错误.
前面是做单据的基本思路,但具体怎幺做是非常灵活多变的,要视不同业务的具体情况而定.
外贸单据是记录整笔外贸业务的见证，应该与合同和实际相符合。
在非信用证业务项下的单据虽然没有在信用证项下的单据要求严格，但也要求正确、准确、精确。
在信用证业务项下,对单据的要求很严格,除了要符合单据间的逻辑关系和国际习惯,最重要的是要符合信用证规定.这就使得审理信用证对单据的要求工作变得尤为重要.
首先是发票。
发票是整套外贸单据中的核心单据，在制作发票时，
1. 最重要的是正确的输入收货人的名址，精确到标点、空格和字母。
但这好记性不如烂笔头。