建设工程公司合同档案管理办法
工程合同档案管理措施
工程合同档案管理措施一、合同档案的建立1. 合同签订后，应立即建立合同档案，并由专人负责管理。
2. 合同档案应包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件、会议纪要、往来函件等。
3. 所有合同文件应当按照项目名称、合同编号等信息进行分类、编号和归档。
二、合同档案的保管1. 合同档案应存放在专门的档案室内，该环境应干燥、通风、避免阳光直射，以防档案材料受潮或褪色。
2. 合同档案应实行封闭管理，非经授权人员不得随意查阅或借阅。
3. 对于电子版的合同档案，应做好数据备份，并设置访问权限，确保信息安全。
三、合同档案的使用与借阅1. 需要查阅合同档案的人员应提前提出申请，并说明查阅的目的和内容。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅登记簿，明确借阅人、借阅日期、归还日期等。
3. 借阅人应当爱护档案资料，不得涂改、撕毁或丢失。
4. 借阅结束后，应及时归还档案，并由档案管理人员检查档案的完整性。
四、合同档案的更新与维护1. 合同履行过程中产生的新文件，应及时归档到相应合同档案中。
2. 合同变更或解除时，应更新档案记录，并保存相关变更协议或解除证明。
3. 定期对合同档案进行检查和维护，确保档案的完整性和有效性。
五、合同档案的保密性1. 合同档案中可能包含敏感信息和商业秘密，因此必须严格遵守保密原则。
2. 未经授权，任何单位和个人不得泄露合同档案中的任何信息。
3. 对于涉及国家安全、商业机密等特殊内容的合同档案，应采取额外的保密措施。
六、合同档案的法律责任1. 合同档案管理人员应遵守国家有关档案管理的法律法规，对于违反管理规定造成的后果承担相应的法律责任。
2. 对于故意损毁、篡改或丢失合同档案的行为，将依法追究责任。
(增加附录条款)建设工程公司合同档案管理办法
建设工程公司合同档案管理办法目录一、前言二、合同档案管理的目的和原则三、合同档案管理的范围和内容四、合同档案的收集和整理五、合同档案的归档和分类六、合同档案的借阅和利用七、合同档案的保密和安全八、合同档案的销毁和保管期限九、合同档案管理的监督和检查十、合同档案管理的培训和宣传十一、合同档案管理的信息化建设十二、合同档案管理的奖惩机制十三、附件一、前言为加强建设工程公司合同档案的管理，确保合同档案的完整性、准确性和安全性，根据相关法律法规，结合公司实际情况，特制定本办法。
二、合同档案管理的目的和原则1.目的：规范合同档案管理，提高合同档案的利用价值，为公司经营决策提供依据。
2.原则：遵循真实性、完整性、准确性和安全性原则。
三、合同档案管理的范围和内容1.范围：本办法适用于公司所有建设工程项目的合同档案管理。
2.内容：包括合同文本、合同附件、合同履行过程中的往来函件、会议纪要、签证单、结算单等。
四、合同档案的收集和整理1.合同签订部门负责合同档案的收集和整理。
2.合同档案应包括原件、复印件、扫描件等不同形式的档案。
五、合同档案的归档和分类1.合同档案按照合同类型、项目名称、签订时间等进行分类。
2.合同档案归档应遵循一事一档的原则。
六、合同档案的借阅和利用1.借阅合同档案需填写借阅申请表，经批准后方可借阅。
2.合同档案借阅者应爱护档案，不得涂改、损坏、遗失。
七、合同档案的保密和安全1.合同档案管理人员应保守合同档案的秘密。
2.合同档案存放地点应具备防火、防盗、防潮、防虫等条件。
八、合同档案的销毁和保管期限1.合同档案的销毁应按照国家相关规定执行。
2.合同档案的保管期限根据合同类型和金额确定。
九、合同档案管理的监督和检查1.公司定期对合同档案管理工作进行监督和检查。
2.对违反本办法规定的行为，予以通报批评，并追究相关人员责任。
十、合同档案管理的培训和宣传1.公司组织开展合同档案管理培训，提高员工档案管理意识。
建设工程合同档案管理制度
建设工程合同档案管理制度第一条总则为加强建设工程合同档案的管理，保障档案的完整性、准确性和安全性，根据《中华人民共和国档案法》、《建设工程质量管理条例》等法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。
第二条管理范围本制度适用于本公司在建设工程项目中所涉及的合同档案管理工作。
合同档案包括合同文本、补充协议、变更协议、结算资料、验收报告、质保资料等相关文件。
第三条管理职责1. 公司档案管理部门负责合同档案的统一管理工作，确保档案的完整、准确、安全和有效利用。
2. 各部门应按照职责分工，负责收集、整理和归档本部门形成的合同档案。
3. 合同承办部门应确保合同档案的及时归档，并对档案的准确性、完整性负责。
第四条归档要求1. 合同档案应按照合同类别、项目名称、合同编号等要素进行分类，并建立索引目录。
2. 合同档案应包括合同文本及其附件、补充协议、变更协议、结算资料、验收报告、质保资料等。
3. 合同档案应使用统一的档案封面，封面应包括合同名称、项目名称、合同编号、签订日期、归档日期等。
4. 合同档案应逐页编写页码，并标明页眉、页脚，页眉、页脚应注明项目名称、合同编号、页码。
5. 合同档案应使用耐久性较好的书写材料和装订材料，确保档案的长期保存。
第五条归档流程1. 合同承办部门在合同履行完毕后，应按照归档要求整理合同档案，并提交给档案管理部门。
2. 档案管理部门对提交的合同档案进行审核，确认档案的完整性、准确性和合规性。
3. 审核通过的合同档案，由档案管理部门负责编号、装订、归档，并建立电子索引。
4. 档案管理部门应定期对归档的合同档案进行清点、检查，确保档案的安全、完整。
第六条档案利用1. 合同档案原则上不对外提供借阅，确需借阅的，应经过档案管理部门负责人批准。
2. 借阅合同档案时，应填写借阅单，并按照规定的期限归还。
3. 借阅人应妥善保管合同档案，不得涂改、污损、拆装、复印、拍照或以其他方式损坏档案。
4. 档案管理部门应建立健全合同档案的查询系统，方便内部各部门查询、利用。
建设工程合同资料管理规定
建设工程合同资料管理规定一、总则1. 本规定旨在明确建设工程合同资料的管理职责、流程和要求，以确保合同执行的合法性、有效性和可追溯性。
2. 所有参与建设工程项目的单位和个人，必须遵守本规定，并按照要求进行合同资料的归档、保管和使用。
二、合同资料的归档1. 合同签订后，应立即建立合同档案，包括但不限于合同正本、附件、变更协议、相关批复文件等。
2. 合同资料应由专人负责管理，确保资料的完整性和安全性。
3. 合同资料应分类编号，便于检索和管理。
三、合同资料的保管1. 合同原件应妥善保管在指定的安全场所，防止丢失、损坏或泄露。
2. 电子版合同资料应备份存储在安全可靠的电子设备中，并定期更新备份。
3. 对于涉密合同资料，应实行严格的保密措施，限制访问权限。
四、合同资料的使用1. 使用合同资料应遵循“必要知情”原则，非相关人员不得随意查阅。
2. 在合同执行过程中，如需引用合同条款，应确保引用的准确性和相关性。
3. 对于合同的修改、补充或终止，应及时更新合同资料，并通知所有相关方。
五、合同资料的更新与维护1. 合同管理部门应定期对合同资料进行检查和维护，确保资料的最新性和有效性。
2. 如遇合同资料损坏或丢失，应立即采取措施恢复，并记录事件经过。
3. 合同履行完毕后，应将合同资料归档存档，作为历史记录保存。
六、违规处理1. 违反合同资料管理规定的个人或单位，将根据情节轻重，给予警告、罚款或其他纪律处分。
2. 如因合同资料管理不善导致重大损失或法律风险，相关责任人应承担相应的法律责任。
七、附则1. 本规定自发布之日起生效，由项目管理办公室负责解释。
2. 各参与单位应根据本规定制定具体的实施细则。
建筑建设公司档案管理办法
建筑建设公司档案管理办法为了加强建筑建设公司档案管理工作，规范管理流程，提高工作效率，保证档案管理工作的质量和安全性，特制定本文件。
一、档案管理工作职责1. 建筑建设公司档案管理工作负责人应根据公司制定的档案管理制度，负责全面协调、管理公司档案管理工作。
2. 公司部门应按照档案管理制度，主动配合协助公司档案管理工作负责人，对本部门筹备、形成、移交或调查使用的各类档案，按照规定及时报送和移交。
3. 公司档案管理部门应建立档案管理制度和档案管理手续，做好各种档案移交、登记、整理、保管、利用、借阅与安全管理等工作，加强档案工作的规范与专业化。
二、档案管理流程1. 建设公司实行“所有部门有档案管理，档案管理有责任人”的管理模式。
每个部门应有自己独立的档案管理负责人。
2. 建设公司档案管理负责人日常工作主要包括：档案的登记、存储、发放、接收、整理、借阅、归还、销毁等工作。
对公司档案的调查、检索、对外借阅等工作，如需归档管理负责人负责协助和处理。
3. 公司档案管理流程：（1）档案登记：凡属公司范围内的文件资料，必须按照档案管理制度规定的登记手续进行登记，包括收文、发文、会议纪要、合同、工程资料等。
（2）档案存储：建立规范的存储系统，区别存储，防鼠防虫防潮，避免档案损毁或丢失。
（3）档案整理：对于档案的存储，应采取分类、编号、出版等方式进行各类档案资料的整理管理。
（4）档案借阅：外部人员进入公司借阅档案必须携带证件，内部人员借阅必须经过登记和审核。
（5）档案归还：档案借阅归还时必须进行登记和核实。
（6）档案销毁：公司档案管理负责人应定期对公司档案进行清理和删除，以确保档案的时效性和准确性。
三、档案管理注意事项1. 建筑建设公司档案管理必须严格遵守公司规定的档案管理制度，遵循相关法律法规。
2. 建筑建设公司档案管理要建立清晰的档案存储地点、档案整理排序规则、档案借阅制度和档案文件定期清理、销毁机制。
3. 建筑建设公司档案管理必须对档案管理负责人进行定期的业务培训和管理考核，确保档案管理工作的高效和规范。
工程公司合同档案如何管理
工程公司合同档案如何管理合同档案的整理与归档是管理工作的起点。
每份合同签订完成后，应由专人负责将合同原件进行扫描，形成电子文档，并与相关的补充协议、附件等一并保存。
同时，应建立合同档案目录，详细记录合同的名称、编号、签订日期、合同金额、履约期限、相关方信息等关键数据。
合同档案的存储要求安全且方便检索。
采用电子化管理系统是现代企业的首选，它能够提供多重备份和加密保护，确保资料的安全性。
同时，通过关键词搜索功能，可以快速定位到所需合同，提高工作效率。
对于纸质合同，应放置在专门的防火、防潮的存档室内，并定期检查其物理状况，防止因保存不当而导致的信息丢失。
合同的借阅与使用应有严格的制度规定。
任何借阅行为都需要经过审批，并由档案管理人员进行登记。
借阅者应当在限定时间内归还，并确保档案的完整性。
在使用过程中，严禁涂改、折角或做任何可能损害档案原貌的行为。
定期的合同审查是必不可少的环节。
公司应设立专门的合同审查小组，对现有合同的执行情况进行检查，评估是否存在违约风险，以及是否需要调整合同条款以适应新的市场环境。
审查结果应详细记录，并根据需要更新合同档案。
在合同履行完毕后，并不意味着档案管理工作的结束。
完成项目的合同需要进行结项处理，包括收集最终的项目报告、验收文件等，作为合同履行的证明。
这些文件应与原合同一并保存，作为完整的历史记录。
为了应对可能发生的法律诉讼或争议，公司应制定应急预案，确保在紧急情况下能够迅速找到所需的合同档案。
这包括建立合同档案的备份机制，以及训练员工熟悉应急流程。
建设工程公司合同档案管理办法2024
建设工程公司合同档案管理办法（二）一、引言建设工程公司作为一种大规模项目管理的机构，合同档案的管理显得尤为关键。
本文旨在进一步规范合同档案的管理办法，以保证文件的准确性、安全性和可检索性。
二、档案分类与整理1. 合同档案的分类根据合同档案的内容和用途，将其分为采购合同、施工合同、劳务合同等不同类别。
采取分类的方式能够使档案管理更加有条理，方便后期使用和查询。
2. 档案整理的基本步骤（1）收集：建设工程公司应收集所有与合同相关的文件和资料，并按照相关分类进行归档。
（2）整理：对收集到的文件和资料进行整理，确保文件的顺序正确、齐全性强。
（3）编目：对整理好的文件和资料进行编目处理，为后续的管理和查询提供方便。
（4）装订：将编目好的文件和资料进行装订，以确保档案的安全与完整性。
三、档案管理流程与要求1. 档案管理流程（1）档案的存放：建设工程公司应设立专门的档案室，对合同档案进行存放，确保环境干燥、通风良好，避免受潮、损毁等情况的发生。
（2）档案的归档与借阅：每一份合同档案都应有相应的编号和档案标签，以便于归档和借阅时进行识别。
同时，建设工程公司应制定借阅规定，确保档案的安全性。
（3）档案的保管期限：建设工程公司应根据法律法规和内部规定，对合同档案的保管期限进行明确。
到期后，根据规定进行相应的销毁或转移。
2. 档案管理要求（1）准确性：合同档案应真实、完整地反映合同的内容和过程。
建设工程公司应认真核对每一份文件和资料，确保其准确性。
（2）可检索性：建设工程公司应制定合理的档案编目和索引，方便用户根据不同的查询需求快速定位所需要的文件。
（3）保密性：合同档案涉及到企业的商业秘密和个人隐私，建设工程公司应加强档案的保密工作，确保合同档案不被泄露。
（4）安全性：建设工程公司应制定相应的安全措施，确保合同档案的安全储存和交换，避免档案意外遗失或损毁的情况。
四、档案管理的信息化建设随着信息技术的发展，建设工程公司可以通过信息化手段提升合同档案的管理效率和便捷性。
建筑公司合同档案管理制度
建筑公司合同档案管理制度在建筑公司里呀，合同档案就像是一部部历史书，记录着公司一路走来的点点滴滴。
这合同档案管理制度呢，那可太重要啦，就好比一个家庭的家规，是让一切井井有条的关键。
咱先说这合同档案是啥吧。
那就是从项目开始谈的时候，到最后竣工结算，所有跟合同有关的文件。
比如说谈项目的时候，双方往来的那些信件呀、传真呀，就像两个人谈恋爱时互相写的小纸条，虽然看起来不起眼，可都是重要的证据呢。
还有合同的正本副本，这就好比是结婚证书的原件和复印件，是最最核心的东西。
那怎么管理这些合同档案呢？这得有个专门的地方来存放，就像给这些珍贵的历史书找个图书馆。
这个地方得安全，不能随随便便什么人都能进去翻。
要是随便让人翻，那就像家里来个小偷，把重要的东西翻得乱七八糟的。
要有专门的柜子，把不同类型的合同档案分开存放。
比如工程承包合同放一起，材料采购合同放一起，这就像把衣服和鞋子分开放在不同的柜子里，找的时候才方便嘛。
档案的收集也很有讲究。
从合同开始谈判起，就得多留个心眼儿。
负责谈判的人呀，就像个勤劳的小蜜蜂，要把每一个有用的文件都收集起来。
要是漏了一份文件，就好比做饭的时候少放了一味调料，到时候菜的味道就不对了。
比如说，谈判时提到了一些特殊的要求或者变更，这些要是没记录下来，到后面执行合同的时候就可能出大问题。
这就像两个人说好了一件事，结果没写下来，过段时间一个说东一个说西，那不就乱套了吗？对于合同档案的整理，那也是个细致活儿。
得按照一定的顺序来，就像给一群小朋友排队，高的在前矮的在后。
可以按照时间顺序，先签的合同放在前面，后签的放在后面。
也可以按照项目的重要性来排列，重要的项目合同放在显眼的位置。
整理的时候还得给每个档案做个标记，就像给每个小朋友都贴上名字标签一样。
这样找起来就快多了，不用在一堆文件里像没头的苍蝇一样乱找。
还有档案的保管期限。
不是所有的合同档案都要永远保存着的。
有些短期项目的合同，就像夏天的衣服，过了这个季节就不需要了，可以按照规定的时间处理掉。
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合同档案管理办法
第一条为了加强本公司的合同档案管理，方便合同的查阅，督促检查合同的履行，制定本办法。
第二条合同档案的保存期限为10年，公司法务合同部作为公司的合同归口管理部门负责保管，留存合同档案资料。
项目及其他需要部门留存复印件，同样按此要求管理。
合同档案管理应特别重视保密工作，合同档案管理人员不得泄露合同档案内容，不得违反规定私自给任何人查阅、摘抄、复制。
第三条合同订立后，法务合同部应将签订后的合同文本进行整理归档。
一份完整的合同档案应当包括：签订后的合同文本，合同签订会签表，中标会议纪要或询价记录单或情况说明，合同相对方营业执照及资质等级证书，委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等资料；
第四条合同实行分类归档，按项目进行归类，将每个项目（如承朝、大广五等）的合同按照合同编号（小号在上，大号在下依次排序）放置在一个档案盒内。
如果合同较多，放置不开，可分盒放置，但亦应按合同编号归档，在档案盒正侧签标明序号（如承朝Ⅰ、承朝Ⅱ等）。
每个档案盒的正面签与侧面应当有明显标记标明盒内合同的类别。
第五条每个档案盒都应有合同目录，标明该档案盒放置合同的情况。
合同目录包括：合同编号，合同名称，合同类别，我方名称、对方名称、合同金额，签订日期等。
第六条所有合同（包括合同目录）及资料都应留存电子版。
电子版的同样按分项目放置，具体要求按本办法第四条、第五条规定执行。
第七条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管副总经理批准同意后，办理借阅手续。
借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出，特殊情况需复制带走的需经总经理批准。
第八条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。
第九条档案管理人员未能按本办法办理归档手续或者不符合要求的，视情节对直接责任人按每份10—50元进行处罚。
档案管理人员泄露档案内容，违反规定让他人私自查阅、摘抄、复制的，视情节给予100—2000元的罚款。
借阅档案人丢失档案的，视情节给予100—2000元的罚款；情节严重的解除劳动合同，给公
司造成损失的，应当赔偿损失。
第十条本办法自发布之日起施行。
合同查阅审批表
合同查阅审批表
合同查阅审批表
合同查阅台帐
5
项目部
合同履行情况半月报表（劳务分包合同）NO：
一二
联联
项报
目公
部司
留法
存务
合
同
部
3716项；机物部填写第○1○6○8项；财务部填写第○3○15○16项；合同部填写第○11○12○13○14○18○19○20○21项；试验室填写第○9项；工程部填写第○1○2○4○5○6○10○11○12○17项；项目副经理填写第○1○2○4○5○6○7○8○9○10○11○12○18项；项目总工填写第○4○5○6○7○14项；项目经理填写第○3○14○15○16项。
2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。
项目部
合同履行情况半月报表（租赁合同） NO：
一二
联联
项报
目公
部司
留法
存务
合
同
部
备注：1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件专述。
其中机物部填写第○1○2
○3○4○5○6○8○9○12项；财务部填写第○10项；合同部填写第○10○13○14○15项；工程部填写第○6○7○11项；
项目副经理填写第○6○7○11项；项目总工填写第○6项；项目经理填写第○7○10○11项。
2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。
项目部
合同履行情况半月报表（采购合同） NO：
一二
联联
项报
目公
部司
留法
村务
合
同
部
备注：1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件专述。
机物部填写第○1○3○6项；财务部填写第○7项；合同部填写第○5○7○8○9○10○11项；试验室填写第○2项；工程部填写第○4○5○8项；项目副经理填写第○4项；项目总工填写第○5○8项；项目经理填写第○2○7项。
2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。