项目合同档案管理操作规程
项目工程档案管理制度
项目工程档案管理制度第一章总则第一条为规范项目工程档案管理工作，提高工程项目管理水平，保障项目工程档案的完整性、真实性、准确性和完整性，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的所有工程项目档案管理工作。
第三条项目工程档案管理的目标是确保项目工程档案的安全保存，便于查阅和利用，促进项目成果的维护和传承。
第四条项目工程档案管理工作必须遵守国家有关法律法规和政策规定，严格执行工程建设相关规范标准。
第五条项目工程档案管理实行“责任明确、分级管理、全员参与、监督有力”的原则。
第二章档案管理机构第六条项目工程档案管理机构设立档案管理办公室，负责项目工程档案的管理工作。
第七条档案管理办公室设立档案管理人员岗位，明确档案管理人员的职责和权限。
第八条档案管理人员要具备相关专业知识和技能，具备一定的工程实务经验和管理经验。
第九条档案管理办公室负责制定和修订档案管理制度、规章制度，监督和指导项目工程档案管理工作。
第十条档案管理员要做好档案管理工作的日常监督和检查，及时发现问题并进行整改。
第三章档案的分类和归档第十一条项目工程档案根据内容和形式的不同，分为设计文件档案、施工文件档案、质量检验档案、工程变更档案、竣工验收档案等类别，进行分类管理。
第十二条档案管理人员要严格按照规定的流程和标准进行档案的整理、装订、登记和归档工作。
第十三条档案管理办公室要定期清理、整理和更新档案，确保档案的及时性和准确性。
第四章档案的保存和保管第十四条档案管理办公室要制定档案保存和保管制度，明确档案的保存期限和保存地点。
第十五条档案保存期限根据档案的不同内容和形式而定，要按照规定的时间进行归档和盘点工作。
第十六条档案的保管要采取物理保管和电子保管相结合的方式，确保档案的安全性和完整性。
第十七条档案管理人员要做好档案的防火、防水、防震等安全保管工作，防止档案损坏和丢失。
第五章档案的利用和传承第十八条档案管理办公室要制定档案利用和传承制度，便于工程项目相关人员进行查阅和利用。
合同档案管理办法(2017最新)
遇到建筑工程纠纷问题？赢了网律师为你免费解惑！访问>>合同档案管理办法(2017最新)合同档案管理办法合同档案管理办法（一）规章概述合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段。
通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。
（二）主要内容合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。
（三）制作要求制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。
由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。
因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。
（四）范本_________公司合同档案管理办法年月日发布（）法合档案字第号1．总则1．1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法（司合字第号）的规定，制定本办法。
1．2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管。
1．3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。
2．归档2．1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。
同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。
2．2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。
2．3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。
3．档案借阅3．1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。
3．2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。
确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。
4．诉讼与仲裁4．1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。
合同档案管理办法(合作协议)
合同档案管理办法（合作协议）1. 引言2. 适用范围3. 档案管理流程3.1 合同签订阶段•确定合同的类型和内容；•确定合同签署方以及签约日期；3.2 合同档案存储阶段在合同签订完毕后，需要进行档案存储，具体步骤如下：1.创建合同档案存储系统，包括电子存储和实物存储。
电子存储采用云端存储，实物存储采用合适的档案柜；2.为每份合同标注唯一的编号，该编号由公司内部制定，遵循一定的规则；3.将合同相关的信息录入合同档案管理系统，包括合同编号、甲方、乙方、签约日期等，以便于查询和管理。
3.3 合同档案检索阶段1.使用合同档案管理系统进行查询，输入相应的合同编号或关键字进行检索；2.根据查询结果找到相应的合同档案；3.查看合同档案中的相关信息，并进行必要的复印或打印。
3.4 合同档案销毁阶段对于已经过期或不再使用的合同档案，需要进行销毁，具体步骤如下：1.审查合同档案的保管期限，如果超过保管期限，即可进行销毁；2.将合同档案标记为“销毁”状态，并记录销毁日期；3.按照公司的相关规定进行合同档案的销毁，可以采用彻底破坏或其他合适的销毁方式。
4. 相关责任与权利4.1 合同管理部门职责•制定合同档案管理办法，并进行监督和执行；•确定合同档案管理系统的具体操作规程；•对合同档案进行维护、整理和销毁。
4.2 各部门和员工权利与义务•遵守合同档案管理办法的相关规定；•合同档案查询和使用需提前向合同管理部门进行申请。
5. 异常处理•合同档案变损：如果合同档案在存储过程中出现损坏或变形的情况，需要进行修复或复制，保证档案的完整性。
6. 附则本合同档案管理办法根据公司实际情况进行制定，如有需要，可以进行适当的修改与补充。
档案管理作业操作规程
档案管理作业操作规程档案管理作业操作规程一、引言档案管理是对组织或个人所产生、使用和保管的档案进行系统管理和综合利用的过程。
为了规范档案管理的操作，提高档案管理的效率和质量，特制定本操作规程。
二、档案管理流程1. 档案收集（1）确定收集对象和范围：根据档案管理的具体要求，确定需要收集的档案对象和范围。
（2）采用合适的方式进行收集：可以通过收集表、电子邮件等方式收集档案，确保信息的准确性和完整性。
（3）将收集到的档案进行分类整理：按照档案的性质和用途，将档案进行分类整理，便于后续的管理和利用。
2. 档案登记（1）对每个档案进行编号：为每个档案分配唯一的编号，方便查找和管理。
（2）登记档案的基本信息：记录档案的名称、所属部门、创建日期、密级等基本信息，以便于后续的查询和管理。
3. 档案归档（1）确定归档位置：按照档案的重要性和使用频率，确定档案的归档位置，方便后续的存取和保管。
（2）正确放置档案：将档案按照文件夹或盒子的形式放置在归档位置，确保不会受到损坏或遗失。
4. 档案借阅（1）填写借阅申请单：需要借阅档案的人员填写借阅申请单，包括借阅目的、借阅期限等信息。
（2）审批借阅申请单：相关负责人对借阅申请单进行审批，确认借阅的合理性和必要性。
（3）借阅档案：将已审批通过的借阅申请单交给档案管理员，由其发放借阅档案。
5. 档案归还（1）按期归还档案：借阅人员在规定的借阅期限内归还档案，确保档案的及时归还。
（2）确认档案完整性：档案管理员在归还档案时进行确认，确保档案的完整性和准确性。
6. 档案销毁（1）确定销毁的档案：根据档案管理的要求和规定，确定需要销毁的档案。
（2）填写销毁申请单：填写销毁申请单，包括销毁的原因、档案的编号等信息。
（3）审批销毁申请单：相关负责人对销毁申请单进行审批，确认销毁的合理性和必要性。
（4）销毁档案：由档案管理员将已审批通过的销毁申请单交给相关部门进行档案的销毁。
三、档案管理注意事项1. 保密性：对于涉及机密或敏感信息的档案，应加强保密措施，确保信息的安全性。
档案管理制度职责权限
一、总则为加强档案管理工作，保障档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我国实际情况，制定本制度。
二、档案管理机构及其职责1. 档案管理机构档案管理机构是负责档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作，保障档案安全、完整、准确、系统和高效的专门机构。
2. 档案管理机构职责（1）贯彻执行国家档案法律、法规和政策，制定本单位的档案管理制度和操作规程。
（2）组织开展档案宣传教育，提高全单位档案管理意识。
（3）负责档案的收集、整理、鉴定、保管和利用工作。
（4）建立健全档案检索系统，方便档案的查阅和利用。
（5）负责档案的数字化、信息化建设，提高档案管理效率。
（6）对档案进行定期检查、清理，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（7）参与本单位重大活动、项目、合同的档案管理，提供档案咨询和服务。
（8）负责档案的统计、分析和报告工作。
三、档案管理人员职责1. 档案管理人员是档案管理工作的执行者，应当具备以下职责：（1）认真学习档案法律、法规和政策，提高档案管理业务水平。
（2）严格执行档案管理制度和操作规程，确保档案的完整、准确、系统和安全。
（3）负责档案的收集、整理、归档、保管和利用工作。
（4）做好档案的数字化、信息化工作，提高档案管理效率。
（5）协助档案管理机构开展档案宣传教育活动。
（6）及时向档案管理机构报告档案管理工作中存在的问题和困难。
2. 档案管理人员权限（1）对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作进行监督和指导。
（2）对档案的数字化、信息化工作提出意见和建议。
（3）对档案管理人员和档案工作人员进行培训和考核。
（4）对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。
四、档案管理权限1. 档案管理权限分为档案收集权、整理权、保管权、利用权、鉴定权、销毁权。
2. 档案收集权：档案管理机构负责对档案的收集工作，包括纸质档案和电子档案。
3. 档案整理权：档案管理机构负责对收集到的档案进行分类、编目、整理等工作。
工程档案电子档案管理制度
第一章总则第一条为规范工程档案电子档案的管理工作，确保电子档案的完整、准确、安全，提高工程档案电子档案的利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及有关法律法规，结合我公司实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我公司所有工程项目的电子档案管理，包括工程立项、设计、施工、监理、验收等各阶段形成的电子档案。
第三条工程档案电子档案的管理应遵循以下原则：1. 完整性：确保电子档案的完整性，不得遗漏、损坏或篡改；2. 准确性：保证电子档案内容真实、准确；3. 安全性：采取必要的技术和管理措施，确保电子档案的安全；4. 可用性：方便快捷地提供电子档案的查询、借阅和利用；5. 可持续性：适应技术发展，持续改进电子档案管理工作。
第二章组织与管理第四条成立工程档案电子档案管理领导小组，负责公司电子档案管理工作的统筹规划、组织协调和监督实施。
第五条设立电子档案管理部门，负责电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第六条电子档案管理部门的主要职责：1. 制定电子档案管理制度和操作规程；2. 组织实施电子档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作；3. 负责电子档案的备份、恢复和迁移；4. 对电子档案进行安全检查和评估；5. 提供电子档案查询、借阅和利用服务；6. 培训相关工作人员，提高电子档案管理水平。
第三章收集与整理第七条工程档案电子档案的收集应按照以下要求进行：1. 收集齐全，确保电子档案的完整性；2. 收集及时，按照工程进度同步收集；3. 收集规范，按照电子档案格式要求进行收集。
第八条工程档案电子档案的整理应遵循以下要求：1. 分类整理，按照工程档案类别进行分类；2. 编号排序，对电子档案进行编号和排序；3. 档案命名，按照统一格式进行命名；4. 格式规范，确保电子档案格式符合要求。
第四章保管与利用第九条电子档案的保管应遵循以下要求：1. 采取物理和逻辑安全措施，确保电子档案的安全；2. 定期对电子档案进行备份，确保数据不丢失；3. 建立电子档案的查阅、借阅和复制制度，规范查阅、借阅和复制行为；4. 定期对电子档案进行安全检查，发现问题及时整改。
工程合同档案制度
工程合同档案制度一、合同档案的建立合同档案的建立是工程合同管理的第一步。
所有工程项目必须签订书面合同，并且合同内容应当全面、明确，包括工程项目的基本信息、双方的权利义务、合同金额、工期、质量要求、违约责任等关键条款。
合同签订后，应当由项目负责人负责收集并整理合同原件及附件，建立合同档案。
二、合同档案的分类与编号为了便于管理和检索，合同档案应当进行合理的分类与编号。
可以根据工程项目的性质、规模、地点等因素进行分类，每个类别赋予一个唯一的编号。
编号系统应当简洁明了，便于理解和使用。
三、合同档案的存储与保管合同档案应当妥善存储与保管。
建议采用电子化管理，将所有合同文档扫描成电子版，存储在专用的服务器或云端，确保数据的安全性和可访问性。
同时，纸质合同原件应当存放在防火、防潮的安全环境中，并由专人负责管理。
四、合同档案的使用与借阅合同档案的使用与借阅应当有严格的规定。
任何需要查阅合同档案的人员，都必须经过项目负责人的批准，并在借阅登记簿上签字。
借阅时间应当有所限制，并在规定时间内归还。
借阅期间，借阅人应当对档案负有保管责任，不得损坏、丢失或泄露给无关人员。
五、合同档案的更新与维护随着工程项目的进展，合同内容可能会发生变更。
此时，应当及时更新合同档案，确保档案内容的准确性。
所有变更事项应当有书面记录，并按照原有编号系统进行归档。
六、合同档案的审计与评估为了确保合同档案管理的有效性，应当定期进行审计与评估。
审计团队可以对合同档案的完整性、准确性进行检查，并提出改进建议。
评估结果应当作为项目管理改进的重要依据。
七、结语一个规范的工程合同档案制度是项目管理成功的基石。
通过上述范本的实施，可以有效地规范合同档案的管理流程，确保项目信息的透明和双方权益的保护。
每个工程项目都是独特的，因此在实际操作中，还需要根据项目的具体情况，对合同档案制度进行适当的调整和完善。
重大建设项目档案管理办法资料
（8）财务、器材管理文件
①工程概算、预决算、审计等文件齐全； ②固定资产、流动资产、无形资产、递延资产 清册等齐全（缺一项）。
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（9）涉外文件
①合同及附件、谈判协议、议定书、谈判记录 齐全完整； ②设计阶段联络文件、技术问题等来往函电、 审查议定书齐全完整； ③设备随机文件、开箱记录、海关、商检、索 赔及国外技术人员现场提供的文件等齐全 （没有形成涉外文件不作要求）。
（6）工艺设备、科研等文件
①设备采购、开箱、安装调试、性能鉴定等文件材 料的齐全完整（包括使用说明书、装箱单等）； ②科研项目立项、研究过程、技术鉴定成果申报、 审批、推广等文件材料的齐全完整； ③考察报告、重要课题研究报告齐全（包括项目建 设过程中没有形成设备、科研文件材料） 。
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（7）生产技术准备、试生产文件
重大建设项目档案管理办法
何 明
1
一、重大建设项目档案的几个重要 规范性文件
1、2002年，国家档案局《国家重大建设项目文件材 料归档要求与档案整理规范》 DA/T28—2002。 2、国家档案局、国家发改委《重大项目档案验收办 法》(档发[2006]2号)，2006.4.14。 3、四川省档案局、四川发改委、四川省经委、四川 省建设厅《四川省重大项目档案管理办法》（川档 发[2008]45号），2008.7.1。
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（5）监理文件
①监理合同、大纲、规划、细则及批复、备忘 录、会议纪要、日志、月报等文件材料的齐 全完整； ②质量控制、进度控制、投资控制等文件材料 的齐全完整； ③合同管理、组织协调等文件材料的齐全完整； ④其他应归档监理文件材料的齐全完整； ⑤监理单位对项目文件质量审查记录的齐全完 整。
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项目合同档案管理操作规程
1．0 目的
规范各公司及项目合同档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。
2．0 适用范围
适用于各公司及项目合同档案的管理。
3．0 职责
3.1集团法律部负责本规程的组织实施和检查。
3.2各公司及项目合同专管员执行本规程。
3.3各公司及项目合同履行部门协助合同专管员执行本规
程。
4．0 程序要点及标准
4.1合同档案的定义
合同档案，是指公司在从事生产、经营、科技等活动中与自然人、法人或其他组织就设立、变更、终止民事权利义务关系而形成的合同或意向文书、信件、数据电文（包括电报、传真、电子数据交换的电子邮件）等可以有形地表示所载内容归档的所有文字材料。
4.2 合同档案资料包括：
4.2.1有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议及上级有关批复文件；
4.2.2合同谈判会议纪要；
4.2.3对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；
4.2.4合同项目的增减凭证及我方人员的签证；
4.2.5合同纠纷处理的协议书、调解书、仲裁书、判决书；
4.2.6合同履约过程中的催货函、违约通知书和往来函件；
4.2.7合同的变更、解除协议书；
4.2.8其它有关材料。
4.3合同的编号
4.3.1 各公司及项目简称：以公司及项目第一个字识别，但集团公司第一个字有重名的，则以前两个字识别，如华际物业与华麟产业则其简称应为“华际”“华麟”；
4.3.2 部门简称：识别方法同上；
4.3.3 年份编号：引用年份序号——2000、2001、2002……
4.3.4 合同顺序号：采用阿拉伯数字，取3位有效数字——001、002、003……
4.3.5合同编号举例：
X
4.4合同档案的归档要求
4.4.1 合同档案的归档编号与合同编号相一致。
4.4.2每一份履行完毕的合同或不再履行的合同，或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将合同资料整理清楚，交承办人整理清楚，然后交法律事务部归档。
合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。
4.4.3法律事务部对签订完毕的合同及承办部门所送的有关合同资料，应在五个工作日内审核完毕，确认无误后整理、并按机密程度专门归档。
送交人在移交合同文本及相关文件材料的同时,应附所交资料清单两份，送交人和接收人在资料清单上签名确认，移交清单由送交部门和法律事务部各执一份。
4.4.4法律事务部审核后如发现需统一建档的合同及文件资料有差缺，应立即通知送交人核对、补足，再行归档。
4.5 立卷与编制目录。
4.5.1 立卷：同一份合同的档案集中一个文件夹立卷：
a)为文件夹准备档案标贴纸；
b)在档案纸上打印出标准黑二号字体的档案类别名称，
其格式一般是由合同编号组成；
c)将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（或文件夹）左侧
正面距项部3cm位置处，并排列在档案柜中或贴在文件；
d)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后顺序存
放于相应档案盒（或文件夹）内。
4.5.2 编制目录
a)合同专管员在档案盒内首页位置准备活页《档案目录》；
b)每一份档案在归档时，均需将每份档案资料登记在《档
案目录》中。
4.6 合同档案保管期限
4.6.1 合同档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。
4.6.2 各公司及项目应依据合同履行情况及其它有关操作规程，对档案的保存价值进行鉴定并定出相关标准，但一般保存期不得少于合同履行完毕后3年。
4.7 合同档案的保管
4.7.1合同档案保管的工作要求是：
a)便于查阅；
b)保证合同档案的安全；
c)防止合同档案的损坏；
d)采取修复技术，延长合同档案寿命。
4.7.2 合同档案保管的责任部门及人员：
a)合同履行部门；
b)各公司及项目合同专管员。
c)财务部门保存合同文本原件。
4.7.3 档案保管程序：
a)各合同履行部门将合同的相关履行记录等需保管的合
同资料经文书处理程序后，移交给合同专管员；
b)合同专管员根据合同履行档案及移交来的资料在《合同
档案目录》上登记；
c)合同专管员定期将《合同档案目录》输入电脑，以便查
询；
d)合同档案原则上保管原件。
4.8 合同档案均为保密资料，保管人不得向无关人员泄露合同资料或相关内容。
4.9 合同档案的查阅权限
4.9.1 总经理可查阅公司所有的合同档案。
4.9.2 副总经理可查阅分管工作的合同档案。
4.9.3 部门负责人可查阅该部门所有的合同档案。
4.9.4 其他人员根据审批查阅有关合同档案。
公司人员如需借用或复印合同资料，必须持所在公司或部门的负责人书面签章的借用单，并按照资料的秘密程度报有关主管领导批准，否则法律事务部以及总公司（集团）办公室档案室等部门不得办理。
合同借用人必须对需借用的合同资料提交书面说明文书：
a）合同资料的借用用途；
b）合同资料的借用与返还时间；
c）其他须说明的借用情况。
公司的合同资料、合同信息是公司的商业秘密，任何人不得随意泄漏。
4.10 合同档案的查阅/借阅/复制
4.10.1 合同查阅/借阅/复制人在《文件查阅/借阅/复制登记表》中登记。
4.10.2 合同专管员审核其查（借）阅资格：
a)权限内（经授权/审批）的按正常手续办理；
b)权限外的，查阅人应按《档案查阅/借阅/复制审批单》
要求办理审批手续。
4.11 在合同档案归还日期前，合同专管员应督促借阅人将合同档案完好交还。
4.12 合同档案的销毁
4.12.1 超过保管期限的合同档案，由合同专管员依据合同档案的保管期限，每年编制销毁计划及清单，报合同履行部门、行政部及集团法律部审批；
4.12.3审批同意后，由行政部、法律部指出3名监销人员（合同专管员、行政部秘书或文员、法务专员）将超过保存期限的合同档案销毁。
4.12.3 监销人员确认销毁合同文件无误签字后，选择安全地点销毁合同档案。
5．0 相关表格与记录
5.1 《合同档案目录》
5.2 《合同档案查阅/借阅/复制审批表》
5.3 《合同档案查阅/借阅/复制登记表》5.4 《合同档案销毁清单》
6．0 附录
合同档案目录
合同档案查阅/借阅/复印登记表
合同档案查阅/借阅/复印审批表
合同档案销毁清单。