工程资料编制与归档的指南

第一章总则

第一节建设项目档案编制的意义及依据

一、编制竣工档案的重要意义（略）

二、编制竣工档案的依据

为规和统一公路建设项目档案编制及档案整理，全面、系统、准确、及时完成项目档案编制工作，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规》（DA/T28-2002）、《省实施公路建设工程项目文件材料立卷归档管理办法》（粤交办〔2002〕404号文）、《公路工程竣（交）工验收办法》（交通部〔2004〕第3号令）、《关于贯彻执行公路工程竣交工验收有关事宜的通知》（交公路发〔2004〕446号）、《关于印发市重点建设项目档案管理办法的通知》（佛府办〔2005〕116号）、《转发国家档案局国家发展和改革委员会关于印发<重大建设项目档案验收办法>的通知》（佛档〔2006〕48号）、现行公路工程标准、规、规程之规定，制定本《指南》。交通基础设施建设项目档案须遵照执行的部分规详见附件1～6。

第二节建设项目档案编制组织机构及职责一、建设单位组织机构与职责

（一）建设单位组织机构

建设单位在项目建设进入施工阶段时，必须做好项目各阶段文件的统筹规划、协调管理。明确一位负责人分管档案工作，确定专门的档案工作机构和人员（专职或专责应视项目建设规模而定）负责项目档案材料的积累和监督指导工作。随着项目建设的展开而开展档案工作。同时把档案工作网络扩展到项目参建的每一个单位，建立与项目相适应的档案管理网络机构。参照图1：

图1 档案管理网络机构图

（二）档案管理机构的职责（略）

二、勘测设计单位组织机构与职责（略）

三、监控单位组织机构与职责（略）

四、施工单位组织机构与职责

（一）施工单位必须成立与项目档案管理相适应的管理机构和人员，明确分管工程档案的

领导，在管理全过程中不允许随意更换项目档案管理人员（工程文件管理组要求更换除外）。

（二）按时完成与工程施工有关的档案收集、整理、保管和移交工作；按项目档案的规要求进行自检，提供计量附件档案（开工报告、自检自评档案、工程图纸等）、计量档案、进度计划及执行情况报告、提交变更申请、施工总结（包括阶段总结和工程总结）。

（三）对上报的项目档案的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、工程文件管理组和业主的签认，施工单位仍不能免除在该方面的责任。

（四）施工单位应参与项目档案预验收和正式验收会。

五、监理单位组织机构与职责（略）

第三节文件的收集与整理

一、文件收集

文件收集应注意以下事项：

1、档案工作人员必须具备一定的专业水平和工作经验，特别须熟悉相关的工作流程、施工工艺，切实将被动收集变为主动收集。

2、应区别文件收集与档案整理是两个不同概念，部分文件在过程中需要收集，但在档案整理过程中应予以剔除（如消防、卫生防疫、防洪防旱等普发性文件，且施工过程中未造成后果的）。

3、文件收集顺序应尽可能遵循档案整理的规律，以减少后期档案整理的工作量。如来往文件的收集必须遵循“闭合原则”，施工技术文件必须依据经过批准的单位、分部、分项工程划分为主线进行收集。

4、收集过程应注意审查提交的文件是否符合档案管理的相关要求，如签名是否齐全、字迹是否清晰、纸是否规等。

二、文件整理

项目档案的整理一般按如下步骤进行：组卷——卷文件排列——案卷编目——案卷装订——案卷排列。

（一）组卷的基本方法

总体原则按照形成主体、事件、专业、时间为主线划分类别，项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。各类别按以下基本方法进行组卷：

1、案卷及卷文件不重份；同一卷有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。

2、综合管理性文件的组卷方法：这类型文件的立卷首先应按事件分类，然后同类时间形成材料按时间先后（或重要程度）进行排序。如立项、征地拆迁、报建是几项不同的工作，形成的文件也自然分成几个问题，可把反映不同问题的文件分开。同一问题形成的文件按时间顺序排列，若文件数量多，可按问题组成若干个案卷，如数量不多，可组成一卷。卷反映同一问题的文件应排列在一起，可按时间顺序或重要程度排列。如征地拆迁包括征地拆迁合同协议、征地批文、征用土地数量一览表、占地图及土地证等，这些材料不能与招、投

标文件放在一起，它们不仅形成的时间不同，最主要的是它们的容完全不同，所以应单独组卷。

3、图纸的组卷方法：各阶段形成的图纸应单独组卷，各卷按图纸目录控制其排序。如果一施工图由若干单位施工，建设单位要指定汇总人，各施工单位完成自己负责的部分后交有关单位汇总。竣工图与施工图数量不一致（有增加或减少）时应重新填写目录，同时保留原施工图纸目录。

4、施工文件的组卷方法。施工文件的开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷；各项施工原始记录（施检表）、试验检测报告（试验表）、评表和检表按照单位、分部、分项工程划分整理组卷；原材料按批量形成，单独组卷。

5、工程变更文件的组卷方法。由于工程变更文件的特殊意义和作用，它们不能直接附在被变更的竣工图的次页，应以单项（单位）工程为单元，把涉及该单项（单位）工程的所有变更通知单集中起来，前面附上该单项（单位）工程的变更通知单目录。如修改通知单数量少，可组成一卷，卷可按文号顺序排列；如数量多，则要按文号或专业（标段或单位工程）分别组卷。若一更改通知单涉及多图多处修改，图纸又不在同一单位工程的，应将复印件附在有关卷册或在备考表中说明；若一图纸有多修改通知单修改的，这些修改通知单应集中顺序排列。在施工过程中的工程联系单也可按文种组卷（做法与修改通知单相同）。

6、监理文件的组卷方法。

（1）项目监理依据性文件的整理：监理依据性文件包括《监理大纲》、《监理规划》和各专业的《监理实施细则》等，这些监理依据性文件应该在项目批准实施后整理归档，排列方法一般按专业的先后顺序。

（2）监理工作性文件：项目监理工作性文件产生于整个项目建设的各有关方面，它反映项目建设参建各方的有关建设项目情况，是建设项目的实质性文件。在项目开工前要统一规定不同文种的文号编排方式，如开工令、复工令等可设文种，围绕工程质量、支付、会议纪要、备忘录也应分别设文种、文号。不同的专业和业务围应分别设立文种，这样一来文件管理才能有序。监理文件排列时按发文程序，一份文件如有拟稿、签发、审批记录，应将请示、批复放一起，以便于文件的管理。同时，也便于随时了解发文数量等。

对于监理过程中产生的文件材料，应按文种（或专业）——时间整理组卷。如变更支付、进度款支付、索赔支付要分别单独组卷，同时应把过程文件材料作为附件一并归档。监理月报按年度组卷。与项目有关的来往文件应整理归档，与工程有关的但没有批文，没有结果的报告，应单独立卷，待竣工验收后处理。具体组卷的排列方法参考如下：①监理依据性文件归档时间在其形成后组卷，如：监理大纲、监理合同、监理规划、监理实施细则；②监理工作性文件的组卷工作在次年第一季度或积累到一定厚度及时组卷，如：开工、停工、复工令、监理文件、会议纪要、备忘录、工程款项支付、监理简报、监理日志等；③监理工作中形成的照片、录音、录像带可按形成容随时组卷。

（二）卷文件排列

1、管理性文件按问题、时间或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依据、建设、安装、检测实验记录、评定、验收排列。

3、设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。

4、竣工图按专业、图号排列。

5、卷文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；批复在前，请示在后；结论性文件在前，依据性文件在后。

（三）案卷的编目

1、编页号的目的是为了巩固卷文件的顺序和确切地统计案卷文件材料的数量，确保其完整性。装订的案卷一律依序编制页号，顺序均从“1”开始，一页一号。正面在右下角编号，反面在左下角编号。每一卷（册）一个序号，均从“1”开始（不能若干卷一个序号）。有些技术说明书，如果已经是装订成册的出版物并拥有序号，可以不重新编页号，只需在备考表中说明此卷号的总页数。

2、卷目录的编制

卷目录式样如下：

（1）序号：应用阿拉伯数字从1起依次标注卷文件材料件数的顺序，一份文件一个号。

（2）文件编号：应填写文件材料的文号或图样的图号、项目代号等。

（3）责任者：应填写文件材料的形成部门或主要责任者。可采取通用的标准简称。

（4）文件材料题名：对于文件类的资料，应每一份文件列一条目录；对于原始施工记录、原材料试验等非文件性的资料，不必细分到一记录表列一条目录，也不能粗略到一盒档案就一条目录，可按桩号围、工程部位、工艺顺序等拆分每一盒档案的容，例如对桥梁而言，可以一座桥每一根桩或一个承台或一条立柱等列一条目录。如果文件形成时对工程名称填写不准确的，编制卷目录时要纠正如：会议纪要、变更通知单中每一份文件没有题名的要拟卷题名，主要揭示会议主题、修改容等。

（5）日期：应填写文件材料的形成日期。填写文件的年、月、日。若是一份文件材料里有多个日期的，则应填起讫日期如：2006.01.07—2006.06.30。

（6）页号：应填写每份文材料首页上标注的页号,最后一份文件应标注首尾页号。

（7）备注：需要时填写

（8）卷目录：排列在卷文件材料首页之前。

3、案卷封面和脊背的编制

案卷封面包括案卷外封面（档案盒）和案卷封面。

（1）案卷题名：应简明、准确地揭示卷文件材料的容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟写。主要由建设工程全称、子项工程

名称、容、文种或载体形式（如录像带、照片）等四部分组成。如“××工程（分部或分项）混凝土（砂浆）抗压统计汇总表”

（2）立卷单位：应填写负责建设项目文件材料组卷的部门或项目负责部门。

（3）起止日期：应填写案卷建设项目文件材料形成的起止日期。

（4）保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限。

（5）密级：应依据规定填写卷建设项目文件材料的最高密级。

（6）档号：应填写分类号（项目代号）、案卷号。分类号是指按统一的分类规则划分本大类全部档案后所给定的类别号；项目代号是指项目档案所反映的工程的代号；案卷号是指项目档案按一定顺序排列后的流水号。

4、卷备考表

（1）说明：包括案卷科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

（2）立卷人：应由责任立卷人签名。

（3）立卷日期：应填写完成立卷的日期。

（4）检查人：应由案卷质量审核者签名。

（5）检查日期：应填写审核的日期。

（6）互见号：应填写反映同一容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。

（7）卷备考表：排列在卷文件材料之后。

5、临时档号编制规则：

第一个字母表示合同工程编号；

第二个字母为大类代号：l—综合性文件，2—设计文件，3—施工文件，4 —监理文件，5 —竣工图表，6—科研文件，7 —设备文件；8—试运行类、财务器材管理类第三个字母表示流水序号。

例如某项目是由A、B、C 三个单位分包的，A、B、C分别把各自编制完毕的施工文件、竣工图向总包单位移交。

其编号模式：A·3—1（A 表示第一合同工程；3表示施工文件；1表示施工文件的第一卷）。

总包单位应按照项目档案整理的有关要求，把A、B、C三个单位形成的施工文件按单项、单位工程理顺其排列顺序，归入施工阶段形成的文件；把A 、B 、C三个单位分别编制的竣工图按设计图纸的排列顺序理顺，归入竣工图表中。根据项目档案形成特点，需要建设单位在接收施工、设计、监理单位移交的项目档案后，进行案卷的汇总整理。

（四）案卷装订要求

1、案卷采取装订与不装订两种形式；文字材料一般要装订，图纸不装订。装订的案卷，厚度以3cm 左右为宜；不装订的案卷，厚度不要超过3cm 。

2、案卷不同幅面的文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）。

3、案卷装订一般采用“三孔一线”结扣法，要求整齐、牢固、美观，不能出现脱页、压字、文件倒置的现象。

4、文件采用不装订时，应在卷每份文件首页右上方加盖和填写档号章。档号章容有：档号、序号。其中档号应填写分类号（项目代号）和案卷号；分类号按事先编制的分类编号方案填写档案的分类号和案卷顺序号；案卷号是指项目档案按一定顺序排列后的流水号；序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷文件材料件数的顺序。档号章用红色印泥盖“档号章”，档号、序号的代号及代字用黑色墨水填写或盖数字、字母章。

5、外文资料应保持原来的案卷及文件排列顺序、文号及装订形式。

（五）案卷的排列

1、建设项目案卷按依据性材料、基础性材料、工程设计（含初步设计、技术设计、施工图设计）、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列。

2、项目竣工图按建筑、结构，水电、消防，环保等顺序排列。

（六）复制图（蓝图）的折叠方法

1、竣工图图幅应按GBT10609.3—8 要求统一折叠。

2、幅面采用国际标准A4型（297mm×210mm），图样折叠时应将图面折向方，标题栏露在右下角。

3、图纸采用不装订的折叠方法。

4、应在每图纸的右上角加盖档号章。

（七）底图的整理

底图不能装订，也不能折叠，组卷后一般是装在大牛皮纸袋中平放在专用底图柜中，或卷成筒装入硬纸筒保存。不管用哪种方法，底图进行整理、排列时，其编目可利用原目录，但应另以为单位编底图目录。

（八）档案盒、卷皮、卷文件目录及卷备考表的规格

所有档案盒、卷皮、卷文件目录及卷备考表，全部采用国家标准（GB/T 11822—2000）标准式样。