论行政公文的结构特点和结构方式

论行政公文的结构特点和结构方式行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

《国家行政机关公文处理办法》严格规定了公文的种类、格式、行文规则和苏州市职业大学管理系王敏杰［摘要］行政公文的结构要符合完整性、连贯性、严密性的要求。

本文结合行政公文实例探讨公文的结构特点和结构方式。

［关键词］行政公文结构特点结构方式!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!观的根本原因。

作者赞同，“判断一门学科的学科性质的方法，应从其研究方法、研究内容、研究对象及其运动形式四个方面加以考虑”，并以此推断档案学是“集科学性、技术性和人文性为一体的综合性或交叉性应用学科”。

其实，档案现象是社会现象，档案学是社会科学，这一结论在档案学界已基本不存在分歧。

当今的科学学科，往往都是“集科学性、技术性和人文性为一体的”，譬如，即使数学、计算机科学等自然科学、技术科学也关涉伦理等人文社会问题领域，即使哲学、历史学等人文社会科学研究也离不开自然科学、技术科学方法。

什么是“综合性或交叉性应用学科”，恐怕不能简单的以多种方法的运用为依据，而且，“社会科学、应用科学、方法科学、自然科学、交叉科学和人文科学”这些学科门类的划分，在概念上并不构成逻辑上的并列关系，如果按照作者的逻辑，可能现代科学体系中的绝大多数学科都要划归为“综合性或交叉性学科”。

同时，为了增强说服力，作者还大量引述了其他学者的许多观点，但是，对这些观点的理解却是断章取义的和片面的。

譬如，张辑哲教授承认档案学“具有综合性、交叉性或曰边缘性”，但是结论仍然是“（档案学）基本上属于社会科学范畴中的综合性、交叉性或曰边缘性的应用学科”，④该文在引用时则小心保留了档案学“综合性或交叉性”的特点，大胆忽略了档案学的“社会科学范畴”，简单理解为“应用学科”，这不能不让人对其论证的严肃性感到怀疑。

不知该文作者以为然否？其次，并不存在所谓优于理想主义与现实主义的“以促进和推动人类社会的持续全面发展为目标”的第三种价值观，档案学研究应该坚持既追求真理又关注现实需求的多元化价值取向。

自然界与人类社会有着基本的连续性，社会发展过程在性质上与生物发展过程是相同的，社会现象不过是自然现象的高级阶段，生命是一个从最简单的自然现象延伸到最高级的社会有机体的巨大链条。

因此，可以用自然规律来解释社会现象，用自然科学的模式与方法来建立社会科学，但是，社会科学家的任务不仅是描述客观事实、寻求客观规律、追求研究结果的客观性及科学性，并非要严守价值中立不可。

诚如作者所言，档案学研究既要重视科学的认识论问题，又要关心科学应用的可能性和效用性问题，还要考虑科学的人文价值问题。

也就是说，档案学理论研究不仅要追求“真理”，而且要讲究“价值”，以实现“真理论”与“价值论”的统一。

简单地说，科学研究的目的绝不是阻碍、破坏与颠覆人类发展。

促进和推动人类社会的持续、全面、和谐发展，是所有科学研究的基本要义。

可见，《思考》一文的主要理论依据、逻辑思路与论证方法是非理性的、有瑕疵的甚至是错误的，而其最终结论———档案学理论研究应该以促进和推动人类社会的持续全面发展为价值取向———是合乎理性的但是没有实际价值的，———包括贝尔纳在内的科学哲学家，还没有谁为科学研究的价值取向提供第三种思路或者指明第三条道路。

理想主义与现实主义的价值观不存在谁否定谁，谁排斥谁的问题，以真理为目标的价值取向，对“是什么”的问题做出回答；以实用为目标的价值取向，则回答“应该怎么样”的问题。

二者既相互区别又相互联系，正是在追求真理并力求为我所用的过程中，科学研究才不断地发展完善，人类社会才不断地进步。

注释：①管先海：《档案学理论研究价值取向的理性思考》，《浙江档案》2006年第2期，第4页。

本文中的引述凡未“———”标注者，均出自该文。

②[英]贝尔纳著，陈体芳译：《科学的社会功能》，商务印书馆1982年版，第37页。

③胡鸿杰：《从档案学的“濒危学科”谈起》，《档案学通讯》，2006年第5期，第9页。

④张辑哲：《当代中国的档案学基础理论研究》，《档案学通讯》1996年第4期，第23页。

（湘潭市，邮编：411105）办理程序，明确要求公文处理工作要做到规范化、制度化、科学化，以提高公文质量和工作效率。

公文与文学作品相比较，在主题方面，文学作品要求主题含蓄，公文主题则要求集中明确；在内容方面，文学作品要求以情动人，公文则要求以实告人；在材料方面，文学作品允许虚构，来源于生活而高于生活，公文材料要求真实而准确；在结构方面，文艺创作要求结构起伏，情节引人入胜，并留下一些空白由欣赏者来填补，激发读者的阅读兴趣，而公文的结构要求严密完整，不能采用虚实相生、意到笔不到的写法，否则，将会给落实处理带来许多不便。

笔者在机关和企事业单位进行行政公文培训过程中，了解到公文写作者在结构安排上存在较多问题。

如开头部分内容堆砌，不能开门见山，直入主题。

主体部分层次安排不清楚，结构层次序数使用混乱等。

本文将结合一些行政公文实例探讨公文的结构特点和结构方式。

一、公文的结构特点公文的结构安排不要求标新立异，一般按照既定模式展开，以最清晰、最简洁、最便于阅读和理解的面目出现，为贯彻执行提供便利。

公文的结构一般要符合以下几个特点：（一）结构完备，首尾照应公文全文必须是一个完整的统一体，中心线索要连贯，结构要周密。

组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。

眉首部分由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人等部分组成。

主体部分由公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、附件、成文日期、附注等部分组成。

版记部分一般由主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

公文的标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文的正文部分一般由开头、主体和结尾三部分组成，开头部分交代写作公文的缘由、目的和依据，主体部分明确写作公文的主要事项，结尾部分陈述写作公文的要求等。

例如函的结构就包括发函缘由、发函事项、结尾语等；请示的结构包括请示理由、请示事项、结尾语等。

公文结构的各部分要求严密完整，安排公文结构时要把写作公文的材料加以整理，按照一个内在的脉络，井然有序地组织在一起，构成一个整体。

公文的结构还应注意前后内容之间的关照和呼应。

公文中照应的最常见形式是首尾照应，如通知开头写明“根据……，特作如下通知”，结尾要求“望各单位严格按照通知要求贯彻执行”。

为使公文条例清楚，方便阅读，公文写作常采用事项排列式，因此还采用序列照应的形式，《国家行政机关公文处理办法》明确结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“l.”，第四层为“（1）”。

序列的外部标志之间会产生前后呼应。

（二）层次清楚，过渡自然公文的各个部分之间，在内容上要相互连贯，井然有序，在语言形式上要有紧密的衔接和合理的过渡。

一篇公文，必然是由若干层次构成的。

开头、主体、结尾，就是公文的三大层次。

其中主体部分，通常也不会只有一个层次，而是由既互有区别，又互有联系的几个部分组成。

这些层次之间，不管是在内容上还是在文气上，都要有内在的联系。

在外部的语言形式上，不管采用序号衔接还是采用自然过渡，也都必须自然流畅。

如召开会议的通知，开头明确召开会议的依据和目的，正文部分依次写明会议的主题、会议的议程、会议的时间和地点、与会人员、会议的要求和注意事项，正文部分一般用序号衔接。

即使是单位内部发布会议通知，也要避免一段到底的结构方式，便于阅读者一目了然地了解公文的有关内容。

又如会议纪要，开头写明会议的概况，主体部分采用自然过渡的方式。

用“会议听取了”、“会议讨论了”、“与会代表一致认为”、“会议指出”、“会议号召”等语言引出会议要点。

（三）段首撮要，行至自如公文的各个部分之间要有严密的逻辑联系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容相互矛盾的现象。

文章的部分与部分之间，或呈现因果关系，或呈现主次关系，或呈现并列关系，或呈现表里关系，各部分互相弥补、互相协助。

为使公文阅读者快速把握公文的主要内容，公文的自然段前一般用观点句归纳整个自然段所要表达的主要内容。

如劳动和社会保障部发布的《关于进一步加强创业培训推进创业促就业工作的通知》(劳社部发〔2007〕30号)开头部分介绍创业培训的意义，主体部分用以下几个观点句引出自然段的主要内容，“一、提高认识，加强领导”、“二、健全机构，明确职责”、“三、加强管理，打造品牌”、“四、加强协调，搞好合作”、“五、抓住重点，以点带面”、“六、广泛宣传，营造氛围”。

阅读者可根据观点句把握整段的要点，提高了公文的阅读速度。

二、公文的结构方式公文正文一般包括开头、主体和结尾三个部分。

公文开头不能像文学作品那样极尽铺张渲染之能事，必须开门见山，一落笔就直接指向要处理的事件或要解决的问题。

开头要文笔简练，多数只有一个自然段。

（一）公文开头的常见方式1.根据式开头。

在开头表明发布公文的根据，所根据的一般是上级文件、领导指示、有关规章和现实情况。

这类开头一般用“根据”、“遵照”、“按照”等介词领起，例如：“根据国务院关于成品油、电力价格调整有关工作的部署和要求，为保障失业人员和低收入职工的基本生活，现就进一步做好失业保险和最低工资有关工作通知如下：”———《关于进一步做好失业保险和最低工资有关工作的通知》（人社部发〔2008〕69号）这种把行文根据放在前面做开头的写法，在公文写作中运用得十分普遍。

运用根据式开头要避免把上级文件、有关规章等原文照搬，而要提炼出主要观点，作为写作公文的依据。

2.目的式开头。

开头提出发布公文的动机、缘由、目的，称为目的式开头。

这种开头常以“为”、“为了①”等介词作为领起。

例如：为深入贯彻党的十六大精神，适应新形势、新任务的要求，提高大学生的思想政治素质，促进大学生的全面发展，现就进一步加强和改进大学生思想政治教育提出以下意见。

———《中共中央国务院关于进一步加强和改进大学生思想政治教育的意见》，（中发〔2004〕16号）目的式开头也是公文写作中运用较多的一种开头方式，每发布一篇公文总有一个明确的目的，开门见山，直入主题。

3.叙述式开头。

开头运用概括叙述的方式，把公文所指向的主要事实作一个简要的交待，然后在事实的基础上展开主体部分的表达。

例如：“创业培训是提高劳动者创业能力的重要手段，是推进创业促就业工作的重要内容。

近年来，我部与国际劳工组织联合实施的‘创办和改善你的企业’项目取得了显著成果。

各地将创业培训与落实就业政策紧密结合，帮助和带动了一批创业者成功开办和经营企业，并产生了积极的就业倍增效应。

在总结国际合作项目成功经验基础上，为贯彻落实劳动保障部“能力促创业计划”，进一步加强创业培训，打造中国SYB创业培训品牌，全面推进创业促就业工作，现就有关事项通知如下：”———《关于进一步加强创业培训推进创业促就业工作的通知》，(劳社部发〔2007〕30号)叙述式开头可以使读者对基本情况、主要事实有一个大致的了解，在此基础上，理解公文下一步展开的内容就比较容易。