医药企业采购内部控制问题及对策研究

医药企业采购内部控制问题及对策研究
采购是企业经营活动的起点，成本对于提高利润至关重要。

采购活动不仅关系着企业商品的生产和流通，还和企业的经营与销售息息相关。

所以，完善的采购内部控制有利于防范舞弊，节约成本，实现企业的经营目标。

近年医药企业面临着前所未有的变革，医药行业的市场竞争正逐步加剧，在此基础上诠释完善采购内部控制对增强医药企业竞争力有着重要作用。

通过研究医药企业普遍的采购内部控制业务流程，挖掘大部分医药企业采购管理中存在的问题，深入透彻分析并提出合理的对策建议。

标签：采购；内部控制；控制点
在产业链加速整合、信息化不断发展的今天，医药企业内部采购步骤的多样化关系着企业的经营效率和营运成本。

医药企业所处的行业地位的特殊性，决定了其采购与生产经营活动需要受到更严格的规范。

2016年财政部发布了第99号文件《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》，深入贯彻《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》的重要举措，对于深化政府采购制度改革和推进依法采购具有重要意义。

面对日新月异的外部环境，医药企业应该更加重视对采购内部控制的管理，提高企业的抗风险能力，以确保企业采购与付款业务和会计信息系统能够正常、安全地运行。

1SAP环境下的采购业务流程
采购业务的顺利与否关系着“实物流”、“物流”、“资金流”能否正常的经营，还与企业的生存和发展密切相关。

本文根据《企业内部控制应用指引—采购业务》以及对几家医药领导企业进行走访，梳理出医药企业的采购内部流程一般为：设立采购预算、建立采购申请、新建供应商、招标方式选择、专家小组评审建立、选定供应商、批准采购申请、建立采购订单、物资采购、采购订单跟踪、收货以及发票检验。

2医药企业采购内部控制存在的问题
2.1规章制度建立不完整、职责模糊
目前国内很多医药企业虽然都设立了专门的采购部和质检部，但是采购部门和质检部门之间的权责划分不够明确，也缺少相应的部门对采购部进行复核和监督。

这就造成了采购验收不规范，出现问题时相互推脱，可能会引起企业采购物资的损坏或减少，导致企业信用受损。

职责界限模糊的主要原因就是缺少科学完善的规章制度，大部分企业只是简单的根据采购需要制定了采购简章，未能形成一个良好的管理体系，这就很容易出现采购业务的流程重叠、职责分配不合理、采购人员徇私舞弊等问题，影响了整个采购内部控制有序运转。

2.2预算制定形式重于实质
每个医药企业在物料采购之前都会制定采购预算，预算的制定一般在每年年初，后续会将实际采购的金额控制在预算以内。

但是很少有企业真正的将预算发挥作用。

建立采购预算就是为了明晰企业资源配置，针对性的实施风险控制。

我们可以通过细化预算来提高业务的执行力，通过对比预算与实际发生的差异来发现问题，分清主次，调整重点。

但是大部门企业在预算编制前期阶段就粗糙敷衍，不予重视。

编制期间为了预算报表的美观性，会不断地根据实际发生情况去调节预算表，并没有将实际与预算的差异对比找出原因，这样就丧失了预算的意义。

2.3供应商管理不规范
供应商是采购业务中的重要部分，一个优秀的供应商管理能够降低企业成本，实现业务流程一体化并提高合作效率。

供应商是滋生采购舞弊的源头，一旦采购人员与供应商串通将给公司带来极大的风险。

因此供应商的选择上一定要做到公平、合理、公正、透明。

除此之外，目前部分企业的供应商机制还不健全，缺乏合理的价格准入制度，也没有及时建立完善供应商档案。

2.4以销定产、收货环节价格变动大
医药企业一般会根据物料需求计划和每月销量来预估产量，然后根据产量来确定采购量。

在制作物料需求计划时市场人员常常盲目乐观，夸大预期销量。

每月的销量由于受到广告、公关、新产品的影响浮动较大，导致销量波动较大，实行以销定产，致使采购量变动较大。

企业如果按月收购，那么就会造成收购时价格变动很大，原材料的价格一旦升高就会造成利润的减少。

比如以A商品为例，今年由于A商品的主要原材料白糖价格产量大幅度减产，甘蔗收购价格持续提高，白糖的期货价格又炒得比较高，导致A商品的成本持续上升。

除此之外，采购部门人员按部就班，缺乏积极性，忽视库存问题。

3加强医药企业采购内部控制的具体措施
3.1完善规章制度、加强全责分配
医药企业应当针对采购业务制定一个合理的规则制度和规范的授权审批流程。

合理的规则制度主要是为了从更高的角度对采购行为进行引导和控制，以确保企业采购内部控制制度及流程的有效实施。

规范的授权审批流程是要明确审批方式、权限、责任和服务。

公司应明确质量管理部门、采购部门的岗位职责划分与权限，采购部门主要负责供应商的引入、供应商的选择、供应商信息的维护与更新、采购方式的选择、合同价格的确定、物资采购的商务活动（合同签订、合同履行、异议协商）等；质量管理部门主要负责材料质量、公司分管领导负责监督管理整个采购过程。

3.2实行预算对比跟踪方案
医药企业首先应加强管理层对预算管理的认识。

同时要实施预算对比跟踪方案，对预算按年度、月度、季度进行对比分析，查看预算完成情况，找出预算与实际差异的根本原因，对发生的实际情况做出详细解释及评价，发挥预算的实质作用。

对于无预算的紧急采购，需公司分管领导同意，同时公司财务总监同意解决预算问题，采购部方可执行采购。

3.3规范供应商管理
采购部提议新增供应商，经主管领导批准后报制造部审核。

采购部搜索符合公司质量标准的供应商，向供应商索取相关资质资料。

采购部向符合资质要求的供应商索取样品提交质量部门，质量部门协同总工办等技术部门根据GMP要求进行检验和试验。

根据检验和试验结果，制造部书面批复是否成为合格供应商，同意后，进入合格供应商名单。

采购部不定期牵头组织质量部门、财务部、使用单位等相关人员在质量审计的基础上对合格供应商进行全面评价，了解供应商的基本情况（质量合格率、供货及时率、使用好评率、经营状况等方面）按评估要素进行打分，根据结果拟定供应商全面评估报告。

采购部将合格供应商目录交由质量部确定。

采购部负责建立供应商档案，供应商信息若有变更，须由采购部采购主管在线提交变更申请，经采购部经理审核后提交到总经理进行系统内维护。

3.4建立合理的安全库存和采购价格波动预警机制
把产量控制在合理的范围之内，比如：（销量-产量）/产量≤10%。

尽量把安全存储量量化管理，设置安全存储量公式。

对于采购环节价格波动较大，可以采取建立采购价格波动预警机制。

市场人员根据市场行情和行业判断力分析期货价格的涨幅度，从而为采购部提出合理的采购建议。

比如：以某一时点的原材料价格作为参考基準，预先设定一个价格上涨或下跌的百分比作为提醒的标准，一旦大幅度变化超过此标准就采取相应的措施。

除此之外，还要设立采购人员激励机制，在采购部成立专门的项目组对主要原材料进行考核，把原材料考核和库存管控分析考核一并列入绩效激励中。

4结论
采购作为医药企业经营管理活动中不可或缺的一环，完善采购管理能够使得企业在骤然变化的市场中夺得先声，占据行业竞争战的高地。

采购管理的完善给企业带来的不仅仅是营业成本的降低，而且能够从源头上增强企业容错率，为企业创造新的竞争力。

因此，企业管理者应该时刻用发展的眼光看问题，及时关注采购业务流程中的关键控制点，完善相关规章制度，做好事前防范和事中控制，从而保证采购和付款循环业务正常有效的运行，形成一个良好循环。

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