分公司固定资产管理制度
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分公司固定资产管理制度
为加强对分公司固定资产的管理,保证固定资产保管的安全性和使用
的有效性,关于固定资产保管、使用、维修、调配、封存及报废等事项,
规定如下:
一、固定资产管理部门:由行政人力部负责固定资产的全面管理,没有设
立行政人力部的分公司,由总经理指定除财务以外的其他部门负责固定资产管理。
二、固定资产保管:
a)行政人力部负责分公司固定资产的购置、入库、出库、调配、盘点、
封存、处置以及其他管理工作,定期和财务部门进行对账。同时,行
政人力部负责分公司公共使用的资产(如投影仪、复印机、传真机、
会议室等)的日常管理工作。
b)对固定资产的日常保管,实行“归口管理”的原则,即实行“谁使用,
谁保管”的办法,一旦发生遗失、毁损,具体使用人、部门主管承担
相应的责任。
c)财务部门负责登记固定资产账务,定期和行政人力部进行对账,确保
“账账相符”,定期或不定期组织对固定资产进行实物盘点,以核对
行政人力部的账务是否和各部门的实际资产相符,如有盘盈、盘亏,
查明原因,提出处理报告,作出相应处理。
d)为便于审查、核对,行政人力部对所有属于公司的可移动的固定资产即
“动产”进行编号,并贴上相应的标签,归口管理部门、个人必须注意
保管,一旦发生毁损,立即到行政人力部索要新标签,重新粘贴。
三、固定资产使用。
a)属于个人专用的资产。员工仅拥有有限的使用权和有限的维护权,
只能用于处理与工作相关的业务。
b)公用办公设备,如电脑、复印机、打印机、传真机、服务器、投影仪、
扫描仪等。
i.部门公用设备由部门经理指定专人负责,主要处理本部门之内的
办公业务,公司其他部门需要使用该部门设备时,经行政人力部
许可后,该部门必须无条件提供,但其他部门、个人在使用过程
中损坏机器设备时,责任由损坏人承担。
ii.公司公用办公设备由由行政人力部指定专人负责,负责为总公司所有部门、员工提供服务,行政人力部在提供服务时,必须在“XX
设备使用记录”上进行登记,注明使用项目、数量等事项,并经使
用人签字认可。行政人力部按部门、按月出具机器设备使用情况报
告,计算出办公设备的使用效率、设备耗材使用数量等情况。
c)公用车辆:
i.部门公用之车辆,由部门主管直接管理或指定专人管理,车辆在本
部门之内统一调度。每次出车的事由、路线、里程必须有详细记载,
分公司按一定的标准(如“基数 + 销售收入 X 一定比例” ),给
该部门核定燃油费以及行使里程,燃油费用超出自付,节约留作下
月使用,里程超出,按“0.3 元/公里”计算,扣除奖金。
ii.公司公用之车辆,由行政人力部统一调度,服务于所有没有配备车辆的部门或个人,行政人力部对外派车辆必须记录事由、路线、
里程等项目。并按月出具分车辆、分部门的车辆行使里程的报告,
以供比较分析。
d)公用会议室:
i.部门公用会议室,由部门主管直接管理或指定专人管理,各部门
可以根据实际情况制订相应的管理制度,在本部门会议室比较紧
张,或不能满足要求时,可以向行政人力部提出使用公司公用会
议室的申请。
ii.公司公用会议室,由行政人力部负责管理,使用部门必须在前一天下午三点之前以电话或书面的形式,通知行政人力部,说明使
用会议室的类型以及起至时间,由行政人力部统一安排。安排有
冲突时,行政人力部负责在下午五点之前通知使用部门,告知新
的安排,没有冲突时不再另行通知。行政人力部根据每月汇总使
用情况,出具会议室使用情况报告。
e)除经分公司总经理同意,并经总公司总经理批准以外,凡属本公司
的固定资产一律不得外借给其他单位或个人,也不得用以办理与公司工作无关的事宜。
f)对于员工个人、部门专用的资产,个人、部门只有有限的使用权和
保养义务,不论何种原因发生的资产损坏,必须报知行政人力部安排维修,不得擅自拆卸机器维修、更换配件。
g)公司行政人力部有权对资产使用情况进行审查,对违反本条款规定的
员工,处以 200~500 元的罚款,具体金额由行政人力部确定。
四、固定资产调配。
a)同一部门个人专用资产之间的调配,因岗位职责发生变化,需要将一
个员工专用的资产,调配到另一个员工使用时,由部门提出申请报告,经部门经理批准后,行政人力部给转出资产的员工办理资产入库手续,证明该员工已经退还资产,同时给接受资产的员工办理资产领用手续。
手续完毕后,进行实物交接时,由部门经理指定监交人,进行实物交
接。交接表、出库单、入库单一并转到财务、行政人力部,以便进行
相应的账务处理。
b)部门间的资产调配,因部门职能发生变化,一个部门需要一项资产,
而另一个部门刚好富余一项资产时,由行政人力部负责出具资产调配
报告,先经转出资产的部门经理签字同意,再经过接受资产的部门经
理签字后,再办理入库、出库以及实物交接等手续。
c)公司公用资产和部门公用资产的交接程序和前款规定相同。
五、固定资产维修参见“维修费管理制度”,固定资产的封存、报废、处
置等事项,参见“分公司报废、闲置资产管理制度”。
六、固定资产用途变更管理:因情况发生变化,需要对固定资产的用途加
以改变时,例如:原来用于办公的房屋改作会议室,库房改作办公室等业务。
a)变更方案的确定:由行政人力部提出书面申请,注明更改的理由、相
关费用、修改时间、以及修改后的使用寿命等情况,报分公司总经理
以及财务经理同意,并将资金支出列入“分公司资金支出计划”。
b)方案的批准:经总公司批准同意后,实行资产改制。
c)方案实施及其他:财务部门根据申请报告,监控实际费用的支出,并