办公室工作实务
办公室工作实务讲解(表格)
目录一、文书档案管理1、集团公文处理办法12、档案管理责任制度173、公司文件管理办法26二、信息化管理1、公司信息员管理办法（暂行）442、关于明确综合信息管理员的通知483、关于规范公司企业邮箱管理的通知484、关于组织新上项目使用综合项目管理系统的通知52三、印信证照管理1、关于修订下发公司“印信证照”管理使用规定的通知572、关于进一步明确印章管理有关事项的通知61四、办公设施管理1、公司办公用品管理办法682、项目部（分公司）电脑配置暂行办法793、关于明确使用机关会议室有关问题的通知814、公司机关节能降耗暂行办法83五、合同信访纠纷管理1、公司合同管理办法852、公司机关信访事项受理和答复处理有关问题的规定125六、其他关于加强请示汇报工作的通知126公司公文处理办法第一章总则第一条为提高公司公文处理的质量和效率，实现公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《总公司公文处理办法》制定本办法。
第二条公司公文，是企业实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。
第三条公文处理指公文的拟制、办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。
第五条公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全。
第六条各单位领导应当高度重视公文处理工作，认真执行本办法并加强对本单位公文处理工作的领导和检查。
第七条各级办公部门是公文处理的管理机构，主管本单位并负责指导下级单位的公文处理工作。
第八条各级办公部门要分工一名领导分管公文处理工作，并应配备专职人员负责公文处理工作。
各业务部门也要有兼职人员负责公文处理工作。
专兼职人员应当相对稳定。
每个机关工作人员都应当学习掌握公文处理办法。
第二章公文种类第九条公司的公文种类主要有：一、决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项。
办公室工作实务课件
• 报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让领导及时了解下情，随时 作出指导；二是工作中发生的重大问题，让领导及时作出处理；三是合 理化建议，供领导改进工作是参考；四是应领导的要求汇报情况。主动 汇报情况，区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰领导的 工作。
• 报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可 以附上自己对情况的看法和意见，提出处理问题的建议和方案，供领导选择、 参考。
办公室管理名言
• 把每一件简单的事做好就是不简单 • 把每一件平凡的事做好就是不平凡
第一章 办公室实务概述
1、办公室的含义与职能 （1）办公室的含义
特指：党政机关、企事业单位内的综合办事机构 （2）办公室的职能
两大职能：政务（或业务）服务 事务管理
2.办公室工作的基本原则
• （1）准确的原则。（ 2）迅速的原则。 • （3）保密的原则。 • （4）密切联系群众的原则。 • （5）精简高效的原则。 • （6）严谨科学的原则。 • （7）协作配合的原则。
（2）计划方法和总结方法
• 计划方法：①要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、 标准、完成的时间。②分清轻重缓急，决定工作顺序，有条有理地去进行。 受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集 中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活 性，使计划有一定余地。
决定优先做。
3.工作方法
（1）请示方法与报告方法
• 请示内容：必须是自己难以处理或者无权处理的 事，请求领导给予指示或授权办理。
• 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。 重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示， 领导书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一 般的事，事务性工作，只需解决一些疑难的事， 可用口头请示，领导只作口头答复或指示。紧急 的事，可以先做口头请示，及时办理，事后再补 写书面请示，留档备查。
办公室实训实务总结报告
一、引言随着社会的不断发展，办公室作为企事业单位的重要部门，其工作质量直接影响着单位的整体运作。
为了提高我们的办公技能和实际操作能力，学校组织了一次办公室实训活动。
本次实训使我们深入了解了办公室的日常工作，掌握了各项实务操作，以下是我在实训过程中的总结和体会。
二、实训目的与内容1. 实训目的通过本次实训，我们旨在：（1）熟悉办公室的基本工作流程，提高办公效率；（2）掌握办公室各项实务操作，如文书处理、档案管理、会务组织等；（3）提高沟通协调能力，培养团队合作精神；（4）增强责任心，树立良好的职业素养。
2. 实训内容（1）办公室基本工作流程：包括日常办公、文书处理、档案管理、会务组织、接待工作等；（2）办公软件应用：Word、Excel、PowerPoint等；（3）公文写作与格式规范；（4）沟通协调技巧；（5）团队协作与人际关系处理。
三、实训过程与收获1. 实训过程（1）理论学习：通过课堂讲解、案例分析等形式，我们了解了办公室工作的基本理论和方法；（2）实践操作：在指导老师的带领下，我们进行了各项实务操作，如文书处理、档案整理、会务组织等；（3）模拟演练：通过模拟真实办公场景，我们锻炼了沟通协调能力和团队协作精神。
2. 实训收获（1）提高了办公技能：通过实训，我们掌握了Word、Excel、PowerPoint等办公软件的应用，熟悉了公文写作与格式规范，提高了办公效率；（2）培养了责任心：在实训过程中，我们严格遵守各项规章制度，认真完成工作任务，培养了强烈的责任心；（3）增强了沟通协调能力：在团队协作中，我们学会了倾听、表达、协调，提高了沟通协调能力；（4）树立了良好的职业素养：通过实训，我们明白了作为一名办公室工作人员，应具备良好的职业素养，如严谨的工作态度、礼貌待人、团结协作等。
四、存在问题与改进措施1. 存在问题（1）部分同学对办公室工作认识不足，对实务操作不够熟练；（2）沟通协调能力有待提高；（3）部分同学责任心不强，工作态度不够端正。
办公室工作实务1--1【2024版】
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办公室的工作职能
1、参谋咨询 2、事务处理 3、沟通协调 4、宣传公关
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办公室的工作职能
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工作职能
释义
内容
参谋咨询
主任等。
也称操作执行层，如行政
助理、办公室文员等。
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体现了办公室 的辅助性、综 合性、服务性 和专业性的工 作性质。
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相关链接
从事办公室秘书工作的思想准备
一、充分发挥主观能动性 二、提高工作的含金量 三、充分发挥职务优势 四、在“打杂”中创造机会
一、以踏实的工作态度，适应办公室工作特点
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实践训练
办公室是公司运转的一个重要枢纽部门，对公司内外的许多工作进行协 调、沟通，做到上情下达，这就决定了办公室工作繁杂的特点。每天除了本 职工作外，还经常有计划之外的事情需要临时处理，而且通常比较紧急，让 我不得不放心手头的工作先去解决，因此这些临时性的事务占用了很多工作 时间，经常是忙忙碌碌的一天下来，原本计划要完成的却没有做。但手头的 工作也不能耽误，今天欠了帐，明天还会有其他工作要去处理，因此，我经 常利用休息时间来进行“补课”，把一些文字工作带回家去写。
办公室工作实务培训
办公室工作实务培训办公室工作实务培训一、培训背景和目的办公室是一个企业运转的核心部门，办公室人员负责处理各项日常事务，确保企业的日常运作顺利进行。
为了提高办公室人员的职业素养和工作能力，本次培训旨在系统地介绍办公室工作实务知识和技巧，从而帮助办公室人员更好地应对工作中的挑战和困难。
二、培训内容1.办公室文书处理办公室文书处理是办公室工作中不可或缺的一部分。
培训将重点介绍各种常见文书的写作格式和注意事项，包括公告、通知、备忘录、报告等。
掌握正确的文书处理方法可以提高工作效率和减少沟通误差。
2.办公设备的应用办公室工作需要熟练使用各种办公设备，培训将向参与者介绍办公设备的基本操作方法和常见问题的解决办法，包括复印机、传真机、打印机等。
在实践中熟练掌握这些设备的使用技巧，可以加快工作进度和减少设备故障。
3.会议组织和记录办公室人员常常需要组织会议，并负责会议记录。
本次培训将详细介绍会议的组织流程和技巧，包括会议前的准备、会议中的主持和引导、会议后的记录和归档等。
通过培训，办公室人员可以更好地组织和记录会议，提高会议的效率和质量。
4.时间管理和优先级排序办公室工作往往繁杂多样，时间管理和优先级排序能力是办公室人员必备的能力。
培训将介绍时间管理的基本原则和方法，并向参与者提供优先级排序的实际案例。
通过培训，办公室人员可以学会更好地合理规划工作时间，提高工作效率和自我管理能力。
5.公文处理和档案管理办公室人员常常需要处理各种公文和文件，并负责档案管理工作。
本次培训将向参与者介绍公文处理的基本要求和档案管理的方法，包括文件的分类、编号和归档等。
通过培训，办公室人员可以更好地处理和管理公文和文件，提高工作的整体效率和质量。
三、培训方法1.理论讲授培训将通过讲师进行理论讲解，向参与者介绍各项实务知识和技巧。
讲师将针对每个内容模块进行详细讲解，并结合实际案例进行说明。
参与者可以通过听讲和提问的方式与讲师互动，理解和掌握培训内容。
办公室工作实务培训课件
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小技法
秘书的工作责任范围日益扩大，工作累积繁杂，往往每天加班还不 见得能够做完工作，结果不是事情没有办好，便是错误不断。如何才能 使工作顺利进行呢？有如下建议可供参考：
1、掌握工作的整体概况。若是忽略了这一点，而把目光集中于特 定细节，就会忽略真正重要的部分。唯有对工作有通盘的了解，才能进 行有效率的规划。
秘书知识素养
基础ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ识
1 汉语知识 2 科学知识 3 外语知识 4 5 6
办公室秘书最起码的 知识面
专业知识
1 秘书业务知识
2
行业领域的业务 知识
3
4
5
6
相关知识
1 经济学知识 2 法学知识 3 心理学知识 4 社会学知识 5 行政学知识 6 领导科学
办公室秘书区别于其他专 边缘学科知识的掌握有助于办
小技法
“反思”与“慎独”
秘书应该继承前人在道德修养中注重“反思”和“慎独”的 好传统。古人讲“日三省乎己”，秘书应该把职业道德标准作 为一面镜子，定期检查自己。所谓“慎独”，就是说即使在个 人独立工作，无人监督的情况下，也要坚持按道德规范的要 求做事，在“隐”和“微”的地方，能够自觉地控制自己，防微 杜渐，加强自我教育、自我磨炼、自我改造和自我完善，努 力使自己成为一个具有较高道德修养的人。
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办公室秘书的心理调适
为了有效地工作和正常的生活，办公室秘书要善于 调适自己的心理，保持稳定、乐观、健康的心态，行之 有效的调适方法是： ⑴ 培养广泛兴趣，丰富业余生活，以陶冶性情，培养乐 观情绪； ⑵ 博览群书，以拓宽视野，开阔胸襟； ⑶ 主动与人交流、沟通，利用各种心理咨询服务，通过 倾诉、宣泄以调节情绪； ⑷ 正确地评估自己，培养高尚的人格修养； ⑸ 劳逸结合，坚持锻炼身体； ⑹ 学会转移注意力，其中学会克制与忘记很重要，不良 情绪容易得以排解；
办公室实务基本内容（合集五篇）
办公室实务基本内容（合集五篇）第一篇：办公室实务基本内容第一章办公室实务概述【教学要求】通过本章教学，使学生对办公室的基本职能、业务范围和主要工作内容有比较全面的了解和认识，能够比较熟悉一般办公室常用设备的基本性能，并能够较为熟练地进行运用和操作，正确管理办公室及接待室。
一、一般了解：1．办公室的含义。
2．办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
3．我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。
4．办公室环境的布置和管理二、基本掌握: 1．办公室的职能：政务（或业务）服务和事务管理。
2．办公室实务，就是指办公室的工作事务和操作实务。
办公室工作人员以文员和文秘人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或文秘人员工作。
3．主要办公器械的使用。
4．办公用品的准备。
5．办公室和接待室的管理【教学建议】1．组织学生对我国文秘及国际文秘人员的工作实务进行对比讨论；2．模拟开展办公室环境的整治； 3．模拟开展常用办公设备的操作演练；第二章文员实务知识与能力1．文员工作指导思想2．“优先顺序”处理工作3．文员管理时间的方法4．文员的工作方法：请示方法与报告方法；计划方法和总结方法；受意方法；传达方法；进言方法；变通方法和挡驾方法；分工方法与合作方法；第二章文员实务教学要求【教学要求】通过本章教学，使学生了解文员工作的基本程序，特别注意掌握“优先顺序”处理工作的原则，能够较好地运用和管理时间，能够较好地了解和运用各种工作方法。
一、一般了解：1．计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤；2．传达方法； 3．进言方法； 4．变通方法和挡驾方法二、基本掌握: 1．文员管理时间的方法； 2．受意方法； 3．分工方法与合作方法三、重点掌握： 1．“优先顺序”处理工作 2．请示方法与报告方法；3．计划方法和总结方法；【教学建议】1．指导学生合理计划和安排工作时间；2．对各种工作方法进行分类对比，如请示与报告、计划与总结、受意传达与进言、变通与挡驾等。
办公室实务
办公室实务办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。
事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作事务管理的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。
办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。
办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。
我国文秘工作内容可以分为15项：1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收上司交办的事项；4、照料上司身边的琐事；5、接待宾客和员工的来访；6、记录上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；8、收集及整理各种信息；9、保管办公文员怎样管理好自己的时间取决于工作性质。
请示方法：（1）文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示；（2）无权处理时，向上司请求批准；（3）上合作方法) m' o, n7 M. D* X* b! y( P分工方法应贯彻“集中领导，分工负责”的原则。
/ D2 B5 u! X0 k, |会议资料的准备。
（1）文秘人员要向上司确定会议需要的材料（2）重新收集资料。
（3）制作复印件，为参加者准备好需要的份数。
（4）制作资料时，尽可能逐项列出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。
（5）资料如果和通知一起送出，有关部门或人员就能提前知晓情况，要作什么准备，更能节省会议的时间。
; M3 S g% k: G; }9 ]+ ~8 a) V 密、商业秘密、组织内部秘密。
3 a+ L! P) H0 `2 W5 f7 ?: l 打电话的方法：1将要谈的内容及说话的顺序记录下来，并准备必要的文件（因为使用电话必须付费，同时不可浪费对方太多时间，因而事先要做准备，谈话也应简明扼要）。
整理成卡片，以便使用）。
3当对方接听电话时，先问好，接着告知自己的单位名称、姓名，并请问对方姓名。
或：（代上司打电话给上级或长辈3-1：对方也由文秘人员接听3-2：在电话已拨通，对方尚未讲话时，便将话筒交给上司。
办公室工作实务
入职流程 (1)离职流程 (2)请、休假流程 (3)公章使用流程 (4)文件档案的归档管理及借阅流程 (5)公文办理流程 (6)公文传阅 (7)文件资料发放流程 (8)办公用品及日常用品的采购、发放流程 (9)日常故障处理 (10)处理突发事件 (11)会议室的使用及管理 (12)车辆使用流程 (13)来宾用餐流程 (14)填写《报名登记表》部门负责人组织面试合格者试工三天(应聘部门)相关负责人允许试用进入试用期填写《录用登记表》正式入职上交公司所需入职资料人力资源管理员录入人事档案存档上交《离职申请书》填写《员工离职交接表》填写《解除劳动合同协议书》各分公司、部门负责人、财审部、人力资源部签名分管领导签名公司领导签名填写《员工离职流程表》人力资源部办理员工档案移交存档填写《员工请(休)假申请表》直接主管审批各分公司、部门负责人审批分管领导审批(2－3 天假期) 人事部审核、填写意见(年假、婚假等超过 3 天长假期)分管领导审批总经理审批2 天以上假期销假(病假销假时需将医院证明附上)填写《印章申请表》各分公司、部门负责人审批办公室审批总经理审批办公室监印人员盖章、登记各类合同(含意向书)、协议书、上报文件综合办公室留存一份备案文件、资料采集分类整理编号立卷归档装订成册存放借阅文件、档案借阅登记签收、登记(急件、特急件随到随办)审核拟办公司领导批示办复存档公文登记、分类传阅处理签办存档文件、资料接收分类整理办公室审阅上传下达各单位、部门签收各部门、分公司办公用品等故障处理申请办公室工作负责人查明原因、联系相关维修人员处理完办公室人员登记维修记录待事后备查各分公司、部门填写《物品采购申请表》办公室、财审部等相关负责人审批总经理审批物品采购检查验收领用登记表公司领导使用会议室办公室安排会务准备工作会后清理工作检查设备设施各分公司、部门使用会议室填写《会议室使用申请表》(使用前一天)使用分公司、部门申请总经理审批办公室登记、借车突发事件浮现主要情况采集及时汇报领导妥善解决处理处理结果汇报定期盘点库存帐物相符监督检查检查车辆、设备用车补贴申请(1 元/公里)执行报销程序申请用餐事项(时间、地点等)相关负责人、总经理审批办公室安排就餐事项简餐 30 元/人、普通酒席 60 元/人、贵宾席 100 元/人引导就餐。
办公室工作实务实践报告
一、引言随着社会经济的不断发展，办公室工作已成为各类企事业单位运营的重要组成部分。
办公室工作实务涉及诸多方面，包括文件处理、会议组织、沟通协调、信息管理等。
为了更好地了解和掌握办公室工作的实际操作，提高工作效率，本人特进行为期一个月的办公室工作实务实践，以下是对实践过程的总结和反思。
二、实践内容1. 文件处理（1）学习文件格式、排版及规范在实践过程中，我首先学习了各类文件的格式、排版及规范。
通过查阅相关资料，了解了公文、报告、请示等文件的写作要求和格式规范。
（2）文件收发与管理在文件收发与管理方面，我学会了如何正确接收、登记、分类、传递和归档各类文件。
同时，对文件进行了定期清理，确保文件资料的安全与完整。
2. 会议组织（1）会议筹备在会议筹备方面，我参与了会议通知、会场布置、设备调试等工作。
通过学习，掌握了会议筹备的流程和方法。
（2）会议记录与整理在会议记录与整理方面，我学会了如何准确记录会议内容，整理会议纪要。
同时，对会议纪要进行分类归档，方便查阅。
3. 沟通协调（1）内部沟通在内部沟通方面，我学会了如何与同事、上级进行有效沟通，确保信息传递的准确性。
通过学习，提高了自己的沟通技巧和表达能力。
（2）外部沟通在外部沟通方面，我参与了与客户、供应商等单位的沟通协调工作。
通过实践，掌握了如何处理外部关系，提高企业形象。
4. 信息管理（1）信息收集与整理在信息收集与整理方面，我学会了如何从各类渠道获取信息，并对信息进行分类、整理和归档。
（2）信息传递与利用在信息传递与利用方面，我掌握了如何将信息传递给相关部门，提高信息利用率。
三、实践总结1. 提高了工作效率通过实践，我掌握了办公室工作的各项实务操作，提高了工作效率。
在文件处理、会议组织、沟通协调、信息管理等方面，都能迅速、准确地完成任务。
2. 增强了团队协作能力在实践过程中，我与同事相互配合，共同完成各项工作。
这使我认识到团队协作的重要性，增强了团队凝聚力。
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办公室工作实务办公室工作实务目录第一章概述 (1)第一节办公室工作的性质和特点 (1)第二节办公室工作的基本原则 (2)第三节办公室工作的基本任务 (3)第二章工作人员 (5)第一节办公室工作人员的素养 (5)第二节办公室工作人员能力素质要求 (5) 第三节办公室工作人员职业道德要求 (7) 第三章公文写作 (9)第一节公文的分类 (9)第二节公文的规范与写作 (9)第三节公文的撰制程序 (15)第四章会议和会务 (17)第一节会议的构成要素和种类 (17)第二节会务工作的要求 (18)第三节会议的组织程序 (19)第五章行政接待 (23)第一节接待工作的原则及要求 (23)第二节常见的礼宾活动 (24)第六章值班工作 (27)第一节值班工作的制度和要求 (27)第二节值班工作应注意的几个问题 (28) 第七章社交礼仪 (29)第一节办公室人际交往的技巧 (29)第二节日常基本礼仪 (30)第三节服饰礼仪 (32)附件:1.党委办公室,校长办公室工作职责2.院,系(部)办公室岗位职责3.分管档案工作部门领导职责4.专职档案员岗位职责5.部门兼职档案员岗位职责6.主席台就座简图第一章概述办公室是党政机关,社会团体和企事业单位内设立的办理行政性事务的办事机构,是设在领导身边,直接为领导服务的综合部门,是沟通上下,联系左右的桥梁和枢纽,是领导工作的辅助性机构.第一节办公室工作的性质和特点办公室是一个单位的综合管理机构,具有明显的综合性和服务性.一,综合性.办公室工作是多方面基础工作的组合,是多方面信息的组合,是多知识多技能结构人员的组合,是多学科组成的综合体.二,服务性.办公室工作无论是参与政务,还是管理事务,都是为了搞好服务,即为领导工作服务,为同级,上下级单位服务,为人民群众服务."三服务"是做好办公室一切工作的指导思想.办公室工作较其它部门工作相比,具有以下几个明显的特点:一,政策性强.办公室的重要任务是处理公文,传递信息,办理公务,解答问题,这些都是政策性很强的工作.二,头绪多,综合性强.一是接触面广,既要承上,又要启下,还有横向联系;二是工作范围广,既要参与政务,又要管理事务,办公室有"不管部"之称.三,要求高,时间性强.办公室工作必须从单凭老经验办事转变为实行科学化管理,从被动服务转变为主动服务,因此,效率和质量成为办公室工作的首要要求.四,内容杂,服务面宽.办公室是综合办事机构,上下左右,大大小小的事情都要汇集到办公室来,工作内容复杂.作为单位的窗口,服务工作优劣直接反映着单位的精神面貌和管理水平.五,联系广,协调任务重.办公室处于枢纽中心地位,工作头绪多,涉及面广,来往人员复杂,特有的协调平衡作用,要求办公室必须坚持整体观念的原则,熟悉全面业务工作,扩大知识面,增强适应能力,只有这样才能及时协调部门之间的矛盾,调动各方面的积极性.六,机要保密性强.办公室人员在领导身边,接触机密的机会比较多,势必要求办公室人员有很强的保密意识,自觉遵守保密制度,不徇私情.七,被动性与突发性.办公室工作作为领导的辅助层和各基层部门的枢纽,主要做好协调,服务,工作带有从属性质.另外,办公室还要经常完成领导交办的突发性工作.第二节办公室工作的基本原则一,准确的原则.即办文要准,办事要稳,情况要实,主意要慎."准确"是提高工作实效的基础,也是反对官僚主义,文牍主义作风的重要保证.二,迅速的原则.工作要及时高效,尽量缩短工作完成时限,简化过程.三,保密的原则.要求工作中采取措施保证文件,资料安全,工作人员要保证自己知密不泄密. 四,密切联系群众的原则.办公室是领导联系师生的纽带和桥梁,必须坚持群众利益高于一切,时刻倾听群众呼声,真实,准确,及时,全面地反映群众地意见和建议,善于发挥群众的积极性,集中群众智慧开展工作.五,精简高效的原则.办公室人员配备要坚持按需设岗,努力提高人员素质,优化人员队伍结构,最大程度调动工作人员的积极性,不断提高工作效率.六,严谨科学的原则.在分析和处理问题时,要严密部署,精心筹划,做到每一件事都要落实到人,有布置,有检查,有总结,细致入微,确保各项工作万无一失.七,协作配合的原则.办公室工作是建立在协作基础上的分工,工作人员既要明确分工,各负其责,又要相互补位,协调配合,发挥整体合力.第三节办公室工作的基本任务办公室工作的任务是参与政务,管理事务,搞好服务,具体包括:一,辅助决策.帮助领导制定工作规划,参与目标管理,协助领导抓好中心工作,搞好调查研究,及时发现新问题,掌握新情况,总结新经验,提出新思路,这是办公室最重要的任务.二,信息管理.办公室工作要建立一个围绕学校工作中心的信息网络,保持信息渠道的畅通,做好信息的收集,传递,处理,利用,汇报等工作.三,公文起草.完成领导交办的各种命令,决定,公告,通告,通知,报告,请示,会议纪要,工作总结,计划以及领导重要讲话初稿等各种文字材料的起草工作.四,协调关系.办公室要协调好单位内部门与部门之间的协调,上级与下级之间的协调,本单位与外单位的协调.五,建章立制.组织制定以岗位责任制为中心的各项管理规章制度,做到有章可循,有法可依. 六,会议管理.办公室对会议工作的主要任务是:会前材料准备,通知,会场布置,会间的严密组织和各项服务工作以及会后的各项材料整理等工作.七,督促检查.做好领导批示,重大决策,会议决议以及重要工作部署的督促落实工作.八,机要保密管理.做好上级来文,资料,部门内重要信息的保密工作.九,信访工作管理.办公室应安排专门人员或兼职人员具体承办来人来访工作,处理好反映事项,务求做到件件有交代,事事有着落.十,档案管理.对于本单位所形成的文书档案,人事档案,财会档案等进行妥善的管理和保管. 十一,日常事务管理.办公室的业务范围除文秘,信息,督查等工作外,还包括值班,大事记编写,接待,车辆调度等日常事务性工作.十二,办公室自身建设.办公室工作要整体提高档次和水平必须加强人员素质能力建设和制度建设,要通过有计划的人员学习和培训,提高办公室人员的政治,业务,能力素质,以适应办公室工作对人员素质的要求.第二章工作人员办公室工作人员是掌管文书并协助机关或部门负责人处理日常工作的人员,是办公室工作的主体.第一节办公室工作人员的素养一,思想政治素质.要有坚定正确的政治方向,强烈的事业心,较高的理论政策水平,实事求是的思想作风.二,办公室工作人员的知识结构.办公室工作人员应具备相当广博的知识与合理的知识结构,既要掌握丰富扎实的基础知识,又应精通办公室文秘,档案管理,接待等方面的知识.三,办公室工作人员的心理素质.在办公室工作要树立正确的人生观,保持积极健康的心态,有适度的抱负水平,能自主地克服不良心理,学会正确调节自己的心理,积极培养健康的兴趣爱好,积极参加各种形式的社交活动和体育锻炼,坚决克服与办公室工作不相适应的不良嗜好. 第二节办公室工作人员能力素质要求一,分析判断能力.办公室人员要善于从观察现象到看清本质,由此及彼,由表及里,进行分析研究,作出符合客观规律的推理,并对结果进行正确的判断.办公室人员分析判断能力越强,在处理问题,辅助决策上就越得心应手.二,表达能力.办公室人员的表达能力包括口头表达能力和文字表达能力两方面.说话讲究艺术,一要清楚明白,二要注意分寸,三要生动活泼,四要反应敏捷.办公室人员还要经常根据领导授意撰拟各种文稿,因此需要具备各种文体的写作能力.三,协调能力.协调是办公室工作的重要内容之一,办公室人员要善于处理人际关系,善于发现不同层面之间存在的矛盾和问题,及时加以沟通,协调,从而发挥辅助管理作用.协调能力主要包括五个方面:一是能融洽人际间的情感,达到统一认识,调动积极性的目的;二是能运用相关的政策,规定和制度进行协调;三是善于把握全局,从全局出发分析处理问题,又能把全局和局部有效的结合起来;四是善于沟通信息,使矛盾双方能彼此了解,消除误会;五是善于处理好与各方面之间的关系.四,调研能力.办公室人员应及时为领导决策提供准确全面的信息,并提出意见和建议.调研能力包括调查和研究的能力,调查能力指与被调查者沟通的能力,研究能力是对现有的材料运用各种演绎,归纳,推理,对比等方法加以综合分析,从而得出科学的调查结论.五,办事能力.办公室人员在处理事务时,应根据领导要求,培养自己独立处理问题的能力.办事能力包括组织能力和应变能力等,要善于团结协调,注意调动各方面的积极性,处事果断,讲求效率.六,应变能力.在现实工作中,教条主义行不通,必须把原则性与灵活性相结合,在不违背原则的前提下变通处理.七,交际能力.待人接物是办公室工作的重要组成部分,办公室人员要掌握人际交往的原则和方法,处理好同各个方面的关系,建立起和谐,融洽的工作环境和良好的心理气氛,为顺利开展各项工作创造必要条件.八,使用现代办公设备的能力.办公室人员除具备普通技能以外,还要熟练掌握各种现代办公设备的操作和应用.主要包括计算机,复印,录音,录像等现代化办公手段.在条件允许时,还应掌握文字编排,扫描,传真,网络办公等更高级的办公手段,从而向更方便,快捷的办公方式迈进.第三节办公室工作人员职业道德要求一,忠于职守.办公室工作人员要忠于办公室这个特定的岗位,职责,工作人员要工作认真,办事负责,工作中及时请示,汇报,检查,总结,执行领导指示要一丝不苟,反映信息要及时准确,在处理公务时不渎职,不越权,甘当配角,恪守本分.二,廉洁奉公.办公室人员身在领导身边,拥有委托代办权,经常为领导传达指示,办理事务,联系工作,因此必须正确履行岗位职责,做好领导的参谋和助手,坚决防止假借领导之名滥用职权,以权谋私.三,严于律己.办公室人员要遵守时间和恪守诺言,严格按照领导的意图办事,工作中努力做到"三不",即不可不经授权,利用领导人的名义批文件,写条子,发命令;不可假托领导人的意图写条子,打电话,发命令,为个人办私事,以权谋私;不能自作主张,擅自按自己的想法回答处理问题. 四,严守机密.办公室人员要严守机密,不该说的机密绝对不说,不该知道的机密不要打听;私人通信,电话,不得涉及秘密内容;不得在不利于保密的场所谈论秘密内容;私人笔记本或电脑不记录秘密内容;未经领导批准,不得随意公布秘密内容.五,团结合作.办公室人员上接领导,下联各界各方,能否善于合作,处理好人际关系是至关重要的一环.办公室人员要谦虚,平等待人,尊重同事,主动配合他人的工作,充分发挥"部分之和大于整体"的优势.六,文明礼貌.要把文明礼貌贯穿于整个办公室工作之中,包括待人接物要文明礼貌,举止大方,衣着整洁,谈吐文雅,常带微笑;不轻易打断对方的谈话,不随便打扰别人的工作;对人热情,言语得体,不阿谀奉承,不傲慢冷淡,让人真切感受到真诚,恳切,纯朴可信.第三章公文写作公文,即公务文书.行政机关的公文,是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具.公文一般在公务活动中形成并使用,撰制,印发,存档,销毁等都有特定的规则.第一节公文的分类由于公文具有特殊的权威性,严肃性和通用性,因此,公文的分类都比较严格统一和规范.一,根据活动的领域不同,公文可分为通用公文和专用公文.二,根据公文的来源划分,有收文和发文.三,根据文件的传递方向来划分,有下行文,平行文,上行文.四,根据公文秘密等级划分,有周知性公文,限知性公文.五,根据文件处理的时间要求来划分,有平件,急件.六,根据书面文件表达形式划分,有文章式,表格式,图形式.七,根据公文载体的材料划分,有纸质文件,磁介质文件,感光介质文件和电子文件.第二节公文的规范与写作一,通用规范性公文通用规范性公文是指国家机关,企事业单位,人民团体在公务活动中经常使用的,在制发程序,执行落实上比较规范,约束力较强的文体.常见通用规范性公文有:(一)决定.决定是对重要事项作出决策,对重大问题作出定论,对重大行动作出安排,对重要工作作出部署,对重大贡献表彰奖励等使用的公文文种.(二)通知.通知是一切机关,社会团体,企事业单位传达上级指示,部署安排工作,实施管理措施,处理公共事务,任免聘任干部,批转,转发,印发下级机关与上级机关及不相隶属机关有关公文,要求下级机关需要周知事项等使用的公文文种.(三)通报.通报是上级机关向下级机关或者有关单位传达重要情况,重要事项,表彰先进,批评错误使用的公文文种.通报一般分为四种类型:指示性通报,工作情况通报,表彰通报,批评通报.(四)报告.报告是向上级机关汇报工作,反映情况,提出意见和建议,答复咨询,上报备案,报送材料等使用的公文文种.(五)请示.请示是下级机关在工作中发生的不能自行决定的重大问题,不属于本机关权限审批范围的事项,需要上级机关审批,解决或帮助解决的重大事项,以及对上级指示要求中不明确的问题等向上级请求批准,指示时使用的公文文种.(六)批复.批复是上级机关在答复下级机关的指示事项同意或不同意时使用的公文文种.(七)意见.意见是对重大问题提出见解,对重要事项提出解决办法,或上级机关对重要问题,重要工作提出意见和建议时使用的公文文种.(八)函.函是平行机关,不相隶属机关,单位之间相互商洽工作,通报情况,询问和答复问题,征询意见,向有关主管部门请求批准事项时使用的公文文种.(九)会议纪要.会议研究确定的事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行的,行文使用"会议纪要".(十)命令(令).命令(令)是依照有关规定公布行政法规和规章,宣布重大强制性行政措施,任命,嘉奖有关单位及人员等使用的公文文种.(十一)决议.决议是指按一定法定组织程序组成,召开的会议对会议通过的重要事项,商讨定论的重大问题,研究作出的重大决策,要求贯彻执行的意见,对工作做出的部署安排时使用的公文文种.(十二)公告.公告是向国内外宣布重要事项或者法定事项时使用的公文文种.(十三)通告.通告是权力机关,行政机关在一定范围内向社会公布有关方面需要周知或遵守的事项时使用的公文文种.二,非规范性公文在公文中,除有"红头","红章",制发程序,行文格式比较规范,约束力较强的规范性公文外,还有很大一部分公文"白头无章",其制发程序,行文格式无严格规定,我们称之为非规范性公文,也就是平时所说的白头文件.(一)调查报告.调查报告是就某地区,某行业,某系统,某单位,某问题的情况进行调查研究,综合分析后所形成的书面材料.调查报告的结构一般分三部分:起因部分,调查部分和事实,结论和建议部分.(二)工作计划.工作计划是对今后一定时间内的工作,活动做出安排时使用的文种.计划类公文包括规划,纲要,方案,意见,要点,打算,安排,设想等.计划的结构一般分两部分:一是目标,任务和要求;二是实施方法和措施.长期计划,规划等往往在第一部分前面加上指导思想.(三)工作总结.工作总结是机关,单位或个人对前一段时间内的工作回顾,检查,反思,进行综合,归纳,分析,从中找出经验,教训并使之条理化,系统化,以便指导今后工作时形成的文字材料.总结的结构一般分为三部分:第一部分,总结概述,提纲携领地用最精练的语言对前一段的工作做出评价.第二部分是总结的核心,把工作成绩,经验条理化,系统化,使之重点突出,眉目清晰.第三部分是存在问题和今后打算.(四)讲话稿类1,工作报告.工作报告是某一部门负责人就一个时期的工作向代表会,委员会报告工作,提请代表,委员审议.2,工作会议,专业会议讲话.是向与会人员阐明会议的指导思想,任务,需要研究的问题以及会议明确的政策,决定的问题,需要贯彻落实的事项等,工作会议讲话,内容力求简明扼要,条理清晰.3,开幕词.开幕词一般是在正式大型重要会议上由会议主持人宣布会议开幕同时向与会人员介绍会议的组织情况,指导思想,意义,任务,议程等并对参加会议的人员表示欢迎,祝贺,祝愿等.开幕词的基本要求是简洁明快,语言流畅,使会议之始即形成隆重热烈的气氛.4,闭幕词.闭幕词是会议结束时由会议主持人对整个会议作简要总结,评价,同时对会议贯彻落实提出会后的工作任务,要求,提出意见,发出号召等.5,主持词.主持词是会议主持人主持会议时有关会议议程等内容的讲稿.一般工作会议,不单独致开幕词,主持词即作为开幕词,大型重要会议,需要安排开幕词.6,发言稿.发言稿是发言人在公众场合发表意见时事先准备的文字材料.常见的发言稿有典型发言,向会议介绍经验的发言等.7,祝词.祝词是举行典礼,大型会议,宴会时主持人或祝贺人表示良好愿望或祝贺之意的讲话.有祝酒词,奠基祝词,庆典祝词,会议祝词,开业祝词等.祝词的要领是简短得体,恰如其分,热情洋溢,言真意切.(贺词的应用范围和要求同祝词)8,说明.说明是在会议上就某一问题作情况介绍时使用的讲话材料,说明要以第三者的态度陈述事实经过,一般不加说明人的观点和倾向.9,汇报提纲.汇报提纲是由汇报人就一个阶段的工作或某个问题向领导机关或有关方面的人员介绍情况时使用的发言材料.汇报提纲要条理清晰,提出问题,谈出汇报人的意见以及解决问题的措施办法等.(五)简报.简报信息类公文是最常见的非规范性文书材料,常用于向上级机关,平行机关,不相隶属机关单位或个人送阅,通报有关情况,信息形成的文字材料.(六)书信类公文.1,贺信(电).贺信(电)是向有关单位或个人表示祝贺时使用的文书材料.下列情况一般可以发送贺信:某项工作取得突破性进展或获得巨大成功时,上级机关可发贺信;重大会议召开,有关单位致贺;某单位,公司,团体成立,周年致贺;某人当选荣任要职,有关方面致贺等.贺信结构一般由事由和贺词两部分组成,事由部分主要评价事由的意义,作用,贺词部分除表示祝贺外,要表示祝愿和希望.贺信往往在公众场合当众宣读,因此其语言特点应便于上口,篇幅不宜过长,一般不超过1000字,落款全称,不鉴印.2,慰问信(电).慰问信(电)是机关单位或个人向做出突出成绩或遭受不幸,困难或挫折的地区,单位或个人表示慰劳,问候,致意,安慰时使用的文书资料.慰问信(电)应有明确全面的称谓,一般由事由,慰问之意和希望,祝愿三部分组成.希望,祝愿部分为重点,目的在鼓起被慰问者的信心,要言真意切,使对方感到温暖,受到鼓励.落款一般用机关单位全称,以示庄重.3,公开信.公开信一般是为推动某项工作,由组织,社会团体或以个人,个人联名的名义向有关人员宣传政策,发出号召,提出建议时使用的文书材料.一般由两部分组成:一是起因,即公开信的原因,目的,意义等;二是公开信的内容,即以公开信的形式宣布的政策,规定,要求以及发出号召,提出的建议等.要求文风朴实,要具有一定的煽动性,要以理服人,以情动人.(倡议书写作要求同公开信)4,申请书.申请书是个人向领导或组织表达个人愿望,请求解决问题时使用的非规范性文字材料.申请书内容一般由两部分组成:一是提起申请的事由;二是个人愿望和需要解决的问题.理由应充分,个人要求应明确具体.申请书落款处多用个人签名.(七)其他类公文.1,讣告.讣告是死者的亲属或治丧单位向亲朋好友或社会公众报告死讯时使用的一种非规范性文书.一般采用"讣告"二字标题,内容简单明了,只要把死者的姓名,身份,死因,时间,享年,丧事安排,联系电话等简要情况,遗体告别仪式,追悼会的时间,地点写清即可.语言应深沉,凝重,以寄托哀思.死的说法一般用"病故".为表示对死者志哀,讣告印刷时习惯加印黑框.2,唁电,唁函.是向死者家属或单位发出的表示哀悼,慰问的电报,信件.一般以"唁电(唁函)"作标题,发给死者亲属.主要内容包括:一是对死者的不幸去世表示深切哀悼,可将听到噩耗后的悲伤之情略加叙述.二是追述,回忆死者生前的业绩,恩情,一般用高度概括的语言追述一下即可.三是对死者亲属表示慰问的内容以及希望其亲属忍痛节哀,化悲痛为力量一类的内容.语言应深沉,凝重,以表达哀悼之意,切不可用华丽词藻对唁电过分修饰.3,生平.生平是向参加吊唁,遗体告别仪式的有关人员或向社会公众介绍死者一生简要经历,组织对死者生前工作,业绩作简要评价的文字材料.生平相当于追悼会悼词,是组织上对死者"盖棺定论".内容结构分三部分:第一小节介绍死者的基本情况,身份,籍贯,出生年月,去世时间,享年;第二小节介绍死者的简要经历及工作表现和成绩;第三小节是组织上对死者的评价.生平一般以"×××同志永垂不朽(永垂千古)"作结.生平落款以治丧委员会名义为妥,不以亲属或机关组织名义发出.。