办公自动化的特点

办公自动化OA的特点

办公自动化OA在企业应用和发展定位上主要以“办公自动化”为核心，包括了公文审批、办公管理功能。其特点是以企业在行政办公上审批、批阅文件为线索，实现符合企业行政要求的审批结构体系，达到“审批自动化”的目的，从而节省纸质文件传递在时间和人力成本上的浪费，提高审批的工作效率。包括以下特点：

第一、以强大的审批工作流为核心。

从办公自动化OA的技术开发平台发展过程来看，主要是运用了流转技术，实现对文件实体在网络上的传递，并通过定义接收者的先后顺序，实现审批流转路径的定制功能。结合企业在行政组织架构上的要求，在流程定制中融入组织结构、人员、组别、角色、岗位等特征，实现灵活强大的定制结构体系，以满足企业在公文审批方面的要求。

第二、专注于办公事务处理。

由于办公自动化OA发展起步较早，因此在其定位上专注在企业办公综合事务处理，如文件管理、车辆管理、办公用品管理、会议管理、档案管理等，其所体现出来的价值表现就是对企业办公事务的处理。

第三、实施范围较为广泛，要控制得当。

随着企业信息化建设的发展，信息系统实现业务管理方面的能力要求越来越受到重视，不少企业在实施办公自动化OA的同时提出了很多具有企业业务特色的功能要求。而这些功能要求往往已经超越了传统的办公自动化OA所能解决的范畴，造成了对办公自动化OA在实施范围控制上的一个“模糊边界”。因此，如果不控制好这个范围的界定，极大可能造成项目的风险和失控。在对这个范围的控制上，总结出以下几点考虑的因素供参考：投入的成本效益比：只有那些对企业真正起到效益的功能我们才值得投入成本去实现，否则只会带来时间和成本的浪费，而获益不大。

用户使用范围：在考虑到一个功能是否值得开发的时候，其中也要考虑到用户群对象，如果只是个别用户在使用的功能，而这些业务又非关键业务的话，我们可以考虑先不列在此范围内。

使用的频度：对于一个使用频度很低的功能要求，尽管可以实现，但是考虑到最终的使用只是一年几次或者一年一次的，我们也没有必要纳在实施范围内。

是否可以解决：部分用户的功能其实可以利用一些现有的软件和系统的功能就能解决的，这样也没必要重新开发一个新的功能。通过上述几个因素的统一考虑，确定出一个合适的“度”，围绕着这个“适度”一步一步实现，才能合理控制成本和发挥办公自动化OA的最大效益。

第四、二次开发量较大。

由于上述第三点的特点，必然会出现对原有办公自动化OA的二次开发要求，开发量需要根据提出的功能要求复杂程度而定。这个过程中也会牵涉到对所选择的办公自动化OA技术架构上的问题，如果这个核心架构不能满足企业业务上的灵活要求，那么就意味着全新开发的可能性。

把知识管理融入OA

今天，OA的一系列的变革令人瞩目，其中之一便是OA的管理核心正在由单纯的事务处理转向融合知识的多层次办公管理，换言之，知识管理是OA系统的革命性进展，是新一代OA系统的发展方向，而OA将为知识管理提供基础环境，成为实现知识管理的协同工作平台。

OA管理核心的转变：知识管理

OA经过十几年的发展，已经进入到新一代的协同OA时代。协同OA不仅可以实现企业各组织、各部门以及人员之间的协同，还能够很方便的将各种内外资源结合在一起，从而让人们越来越多的体会到协同所带来的高效；而接下来的问题就是：如何从现有的OA中挖掘更多的信息、创造更多的价值？我们的答案是引入知识管理思想。

事实上，知识管理正是新一代的OA区别于传统OA的应用之一。在传统OA中，企业的所有动作都是围绕着具体的事务来进行的，而OA的目的也在于帮助企业摆脱部分手工工作，在一定程度上提升业务效率。传统OA中的信息是以单纯的文档、或静态数据等形式存在，信息的覆盖面和覆盖深度十分有限，难以将其凝练成知识，更无法建立很好的知识管理体系。而新一代OA不仅提供基本的信息和事务管理平台，还关注这些信息和业务过程中所包含的知识，并利用一系列知识管理工具实现对其的获取、转化、存储和利用，以支持企业知识型组织的建立。应该说，引入知识管理是OA的一场革命，必将给OA带来更高层面的应用价值。

OA对知识管理的支撑

知识的获取：除了现成的文档资料外，知识更多的存在于的日常活动的过程中，并不断的在产生和更新的过程中。因此OA应扩大其对企业管理的涵盖面，深入企业的运营，同时将知识管理贯穿于企业运作的各个环节，让企业可以随时随地的关注、跟踪和攫取业务过程中产生的知识，并进行及时的记录，而不

必从头撰写文档或单纯的以文档的形式展现。例如对一个客户从获得信息到签单的销售过程可以很方便的随时被记录，签单结束后便可自动形成知识库的一部分；另外就是OA也可以进一步扩展成为搜索、整合和组织各种外部信息的平台，并将其中的信息转化为知识供访问者共享。

知识的整理：知识的原始形态是杂乱无章的，因此需要对各种结构化和非结构化知识的有序管理。这包括提供对各种形式（PPT、EXCEL、WORKD、图片、扫描）文档的存储；对各种数据和信息的转化；提供可高度定义的知识目录；提供可细分的，多角度的共享权限安全设定；提供各种知识展现平台；提供知识与知识之间的关联等。

知识的分发：完成了知识的获取和整理后，下一步就需要将这些有价值的知识通过各种手段进行广泛的传播。因此一方面，知识可以以各种形式展现，例如内外网站、企业新闻、电子期刊、相关文档等；另一方面还可以通过知识订阅、交流社区、即时通讯、网络学校、工作流程等进行分发；分发对象可以为某个部门的人员，也可以为整个企业或外部的合作伙伴等。

利用知识：完成了知识分发后，下一步的工作就是促进人员有效的对知识进行汲取，并对知识的转化进行评估和分析。这包括知识的查询，如提供出色的信息检索功能、知识关联、知识地图等使企业在业务过程中可以迅速地获得需要查找的信息；学习评估和考核，提供各种学习和测验工具；知识分析和统计，从各种角度分析知识的结构、内容以及被阅读的情况，判别知识的价值和人员的趋向等。

创新知识：知识被汲取并加以利用后，又会在实践中产生新的知识。因此知识管理还需要利用创建、沟通、交流等手段让新的知识显性化，补充到原有的知识体系中，并重新进入知识获取、存储、共享、利用、创新的新一轮循环，以实现知识的不断更新和积累。这包括在日常工作中随时和便利的创建知识；新知识能够迅速进入原有的知识体系；与人力资源管理相结合，对知识积累的考核和激励；突破组织界限，进行动态的灵活的沟通交流，联合内外部的知识力量等。

就知识管理的平台来看，新一代OA将拓展和深化其应用，围绕整个的知识管理过程，提供内容管理、知识检索、知识推送、知识创建、知识激励、知识分析等一系列的工具，同时将知识管理从狭隘的文档管理扩展到企业的整个业务管理和运作环节中，并与其紧密的融合在一起，从而以知识管理有效的提升个人和组织的能力！

OA与ERP的区别

OA与ERP是信息化产品当中的两大主角，经常会有用户问到，他们之间到底有什么区别呢？现就这个问题作如下阐述：

OA，即企业办公自动化（文档管理系统），它具有文档信息的采集、查询、统计等功能。企业管理人员只需通过OA，就可以便捷、快速的查询到所需文档，为企业管理者查询工作执行的情况提供方便。

ERP，企业资源计划（信息管理系统），它是“一套集企业营销、制造、采购、人力资源、财务、后勤保障等业务功能为一体的高度集成的应用管理软件系统。”它的主要作用是将企业的整体资源进行优化组合，达到资源的充分利用，加强企业内外协调，使企业在激烈的市场竞争中发挥最大的效能，从而取得更好的经济效益。

ERP与OA有本质上的区别，它们的区别体现在以下方面：

1、系统定位的不同：

OA是一个整合了知识管理机制的门户。OA是个人的办公桌面，通过OA 快速获取工作所需的各种有效信息,与组织成员随时随地进行实时工作协同、处理个人事务。

ERP内核是解决企业业务关系数据链，它的强大在于系统自身复杂的逻辑数据关系，能够为企业提供打开“数据宝藏”的解决方案。

2、工作流定位的不同：

OA着重于行政结构上的审批，其中一个重要的特点之一就是强大的工作流定制功能，并且能提供一个较灵活的图形化定制工具，可以适应于企业各种形式的审批表单、流程的需求。

ERP产品的工作流更多实现的是业务上的逻辑数据流，对于国内很多无法摆脱行政审批结构的企业来说，ERP软件在这一方面就显得逊色。

3、适用性的不同

OA工作流定制的强手，属于普及型的大众应用；

ERP系统是挖掘企业内部业务数据的高手，属于专业化操作的应用。

4、工作流定制的不同

图形化界面配置流程、方便、灵活；ERP工作流定制工具庞大、边界条件多。OA满足多层次的审批结构和支持复杂的审批层次；ERP审批架构较为简单、审批层次较浅。

总而言之，现阶段的信息产品市场中，OA不能取代ERP，同样道理ERP 也不能取代OA。

选择OA系统时应考察的重要方面

OA系统虽然已经逐渐被国内用户所认知，但对于OA系统能做什么事情，能给使用者带来什么？能理智对待的人却不多。概括来说，好的OA系统能利用现有的符合实际的办公硬件、利用电子信息技术构成人机信息系统，最大限度地改善办公决策的自动化，改善办公环境，辅助办公人员进行办公活动。不同公司的OA系统其性能侧重点也不相同，

所以选择OA系统时，关键是要清楚自己的企业需要什么样性能的OA系统，下面是企业在选择OA系统时应该考查的几个重要方面。

适用与安全

由于OA系统是一个面向最终用户的管理系统，客户在选择OA系统的时候首先应考虑产品的成熟度和适用性，是否有成功的实施经验，能否真正解决用户的日常办公和业务处理的问题。其次是考虑安全性，OA系统覆盖面广，处理信息多，因此设计完善的安全性保护方案对于OA系统非常重要。安全性应该既能有效地阻止用户之间的非法侵入、非授权访问等，同时要保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。

兼容与标准

同样是Office软件，不同产品和版本之间，仍不免因为版本不兼容而出现文件打不开、格式错误等问题，造成延误工作甚至重复工作的情况。因此办公软件产品产生的文件格式能否能被对方接受（即格式兼容问题），是企业用户关注OA系统的焦点。还有OA系统主要和文字有关，所以字库很重要，选择OA系统要注意该产品的字库是否符合国家标准，能否解决编排文挡时无法输入和显示生僻人名、地名、汉字等问题。

价格与决策

用户在选择OA系统时不要觉得越贵越好，那种期望通过大投资，立竿见影地提高管理水平，立刻有经济回报的想法是不实际的。选择OA系统还要注意其办公决策能力，OA 系统要考虑到使用者的基本信息环境，包括MRPII、ERP、CRM、MIS等，为其提供高效率的接口或提供优秀的集成方案，有效地利用有用信息为其服务。

通用与开放

现在OA系统应用的现状及存在的主要问题是公共基础设施缺乏，信息交换困难，导致用户感觉使用不便，进而使企业重复开发系统，造成资源浪费。所以企业选择OA系统

时，首先要关注所选系统是否具有通用性，看它是否能满足企业内各类办公人员的办公与管理需求，其次是看其开放性与可扩展性，以方便今后进行系统升级和扩充。

习惯与维护

在应用OA系统过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。建议企业在选择OA系统时，一方面要调整自身企业的工作流程，同时也要挑选那些和自己原有办公习惯和办公制度相适应的系统。还有很关键的是可维护性，好的OA系统要具备故障诊断和分析工具，能帮助维护人员判断故障原因，具备有效的维护工具和系统自动恢复工具。

OA系统虽然已经逐渐被国内用户所认知，但对于OA系统能做什么事情，能给使用者带来什么？能理智对待的人却不多。概括来说，好的OA系统能利用现有的符合实际的办公硬件、利用电子信息技术构成人机信息系统，最大限度地改善办公决策的自动化，改善办公环境，辅助办公人员进行办公活动。不同公司的OA系统其性能侧重点也不相同，所以选择OA系统时，关键是要清楚自己的企业需要什么样性能的OA系统，下面是企业在选择OA系统时应该考查的几个重要方面。

适用与安全

由于OA系统是一个面向最终用户的管理系统，客户在选择OA系统的时候首先应考虑产品的成熟度和适用性，是否有成功的实施经验，能否真正解决用户的日常办公和业务处理的问题。其次是考虑安全性，OA系统覆盖面广，处理信息多，因此设计完善的安全性保护方案对于OA系统非常重要。安全性应该既能有效地阻止用户之间的非法侵入、非授权访问等，同时要保证不同用户高效、快速地访问控制授权范围内的系统资源。

兼容与标准

同样是Office软件，不同产品和版本之间，仍不免因为版本不兼容而出现文件打不开、格式错误等问题，造成延误工作甚至重复工作的情况。因此办公软件产品产生的文件格式

能否能被对方接受（即格式兼容问题），是企业用户关注OA系统的焦点。还有OA系统主要和文字有关，所以字库很重要，选择OA系统要注意该产品的字库是否符合国家标准，能否解决编排文挡时无法输入和显示生僻人名、地名、汉字等问题。

价格与决策

用户在选择OA系统时不要觉得越贵越好，那种期望通过大投资，立竿见影地提高管理水平，立刻有经济回报的想法是不实际的。选择OA系统还要注意其办公决策能力，OA 系统要考虑到使用者的基本信息环境，包括MRPII、ERP、CRM、MIS等，为其提供高效率的接口或提供优秀的集成方案，有效地利用有用信息为其服务。

通用与开放

现在OA系统应用的现状及存在的主要问题是公共基础设施缺乏，信息交换困难，导致用户感觉使用不便，进而使企业重复开发系统，造成资源浪费。所以企业选择OA系统时，首先要关注所选系统是否具有通用性，看它是否能满足企业内各类办公人员的办公与管理需求，其次是看其开放性与可扩展性，以方便今后进行系统升级和扩充。

习惯与维护

在应用OA系统过程中，必然会对原有的一些办公习惯、办公制度有所冲击。建议企业在选择OA系统时，一方面要调整自身企业的工作流程，同时也要挑选那些和自己原有办公习惯和办公制度相适应的系统。还有很关键的是可维护性，好的OA系统要具备故障诊断和分析工具，能帮助维护人员判断故障原因，具备有效的维护工具和系统自动恢复工具。